Doeltreffende communicatie is steeds belangrijker geworden. Toch zien we dat een groot deel van de werknemers ontevreden is over de interne openheid en communicatie binnen het bedrijf. Goede communicatie zorgt niet alleen voor een prettige sfeer en samenwerking, maar heeft ook een positieve invloed op de winstgevendheid van het bedrijf. Daarom: onze 6 tips voor een vlekkeloze communicatie op de fabrieksvloer.
1. Een goed gesprek, waarbij je 
Luister goed
Luisteren klinkt eenvoudig, maar is vaak moeilijker dan gedacht. Het gebeurt vaak dat we onze gesprekspartner onderbreken als we het niet met hem eens zijn. Probeer te voorkomen dat u alleen maar luistert en spreek dan zo snel mogelijk.
Iemand die de kans niet krijgt om uit te praten heeft het gevoel dat er niet naar hem of haar geluisterd wordt. Bovendien zal iemand die onderbroken wordt, nooit geloven dat u zijn punt volledig begrepen hebt. Door de ander zijn/haar verhaal te laten afmaken en door goed te luisteren naar de kern van het verhaal, zal uw gesprekspartner zich gewaardeerd voelen en meer begrip hebben voor het punt dat u maakt.
Denk aan oplossingen in plaats van problemen
Gesprekken of vergaderingen gaan regelmatig over problemen en hoe die ontstaan. Natuurlijk is het waardevol om hierover te praten, maar de oplossing is veel belangrijker. Als de focus op de problemen ligt, is de kans groot dat mensen gaan wijzen en dat er conflicten ontstaan.
Een betere aanpak is om op zo’n moment in oplossingen te denken en te communiceren. Oplossingsgericht communiceren is je uitspreken in de vorm van oplossingen.
De focus op oplossingen maakt de weg vrij voor een positieve en effectieve manier om vooruit te komen. Leg daarom geen problemen op tafel, maar oplossingen!
Blijf positief
Positief zijn is niet altijd gemakkelijk, iedereen heeft goede en slechte dagen. Toch zult u merken dat als u zelf een positieve houding aanneemt, u veel positiviteit om u heen zult ervaren. Dit werkt ook andersom, een negatieve houding trekt negativiteit aan.
Door een positieve houding aan te nemen, zorg je ervoor dat mensen zien dat je open staat voor contact. Hierdoor voelen je collega’s zich op hun gemak, vertrouwd en zijn ze eerder geneigd zich open te stellen. Houd een open lichaamshouding aan, gebruik positieve termen, glimlach veel en maak veel oogcontact.
2. Vraag en geef feedback 
Feedback speelt een grote rol in communicatie. Als feedback op een negatieve manier wordt gegeven, kan er veel frustratie vrijkomen en dit kan leiden tot verhitte discussies. Een andere grote fout is het vermijden van feedback. Als mensen op de werkvloer hun negatieve feedback niet uiten, zal dit de werksfeer zeker niet ten goede komen.
Een goede eerste stap is om feedback te vragen over je eigen gedrag en functioneren. En ja, ook hier zullen waarschijnlijk kritische dingen naar voren komen.
Probeer dit te zien als opbouwende kritiek en accepteer dat een ander het ook zo ervaart. Blijf luisteren, laat het bezinken en bedank de ander voor het geven van zijn/haar mening.
Door om feedback te vragen, zullen collega’s meer openstaan voor jouw feedback. Let altijd op de timing van je feedback. Zorg ervoor dat je voldoende tijd hebt en schiet het niet ergens tussendoor. Bespreek daarnaast altijd het gedrag van de persoon en niet de persoon zelf. Zoek een goede balans tussen positieve en negatieve feedback.
3. Betere training staat gelijk aan effectieve communicatie 
Betere training hoeft niet meer training te betekenen. Tijd is van essentieel belang op elke fabrieksvloer en wekenlang werknemers trainen is niet altijd haalbaar om effectieve communicatie te bieden.
Een manier om het inwerkproces in uw fabriek drastisch te verbeteren, is om elke nieuwe medewerker een trainingsmaatje te geven dat hem wegwijs maakt. Training buddy’s kunnen ook de gaten in de traditionele trainingsprotocollen opvullen. Deze vorm van training kan ook het verloop verminderen, omdat nieuwe werknemers onmiddellijk worden ondergedompeld in de cultuur van uw fabriek.
4. Geef prioriteit aan communicatie training op de werkplek 
Niet alleen nieuwe werknemers moeten worden opgeleid, ook managers moeten regelmatig worden bijgeschoold om een goede communicatiestrategie te handhaven.
Om effectiever met uw medewerkers te communiceren, moet u uw eigen vaardigheden vernieuwen en voortdurend voorkomen dat u slechte gewoonten ontwikkelt.
Het doel is om iedereen bewust te maken van de manier waarop we communiceren. Met de juiste technieken wordt het gemakkelijker om over de telefoon aan te pakken.
Goede communicatie helpt om werknemers te betrekken. Het helpt hen te begrijpen wat er gaande is in het bedrijf en wat er van hen verwacht wordt. Het helpt relaties op te bouwen en problemen op te lossen wanneer die zich voordoen. Communicatie is de rode draad van alle succesvolle teams.
5. Houd wekelijkse teamvergaderingen 
Plan, naast de maandelijkse één-op-één-vergaderingen, eenzelfde soort initiatief, maar dan voor het hele team in een open forum. In drukke tijden, zoals de huidige pandemie, zijn frequentere bijeenkomsten nuttig om doelen, doelstellingen en eventuele wijzigingen in de strategie opnieuw te communiceren. Het is ook een goed moment voor uw medewerkers om vragen te stellen en ervoor te zorgen dat iedereen begrijpt wat ze nodig hebben en wat er gaat komen.
6. Gebruik de juiste software 
Voor productiebedrijven is het tegenwoordig meer dan belangrijk om de juiste software te gebruiken. Digitaliseer uw fabriek en maak het slim. Azumuta kan u hier gemakkelijk bij helpen. Real-time communicatie is één van de vele functies van de Azumuta software die u helpt bij het creëren van een perfecte communicatiestrategie.
