Continu verbeteren is de sleutel tot alles. Het is een proces. Een samenspel tussen kennis en ervaring delen. Soms is het ook een werk van lange adem, waarbij het moeilijk is het verbeterproces als onderdeel van de organisatiecultuur te zien.
Binnen iedere organisatie geldt: kwaliteitsmanagement op de werkvloer kan beter. Bedrijven zijn nooit de volle 100% tevreden over hun verbeterbeleid. Maar als je wilt timmeren aan de weg naar ijzersterke verbeteracties, lees dan even verder.
Back to basics: wat is de PDCA-cyclus?
Het PDCA-principe heeft zijn nut en belang ruimschoots bewezen. Toch blijkt dat de finesses van PDCA al bij al weinig gekend zijn en de aanpak in veel bedrijven nog steeds stroef verloopt.
Om de laatste twijfels van de baan te ruimen gaan we eerst wat dieper in op de betekenis van het woord:
PDCA is een creatief hulpmiddel voor kwaliteitsmanagement en probleemoplossing in organisaties. De cirkel beschrijft vier activiteiten die op alle verbeteringen in organisaties van toepassing zijn. De afkorting staat voor de belangrijkste stappen in de cirkel: Plan, Do, Check, Act.
Het is een essentieel onderdeel van de lean manufacturing-filosofie en een voorwaarde voor continue verbetering van mensen en processen in je organisatie.
De vier stappen
Plan
Hoe begin je aan het opstellen van een goed plan? Bepaal het resultaat dat je wenst te bereiken en gebruik hiervoor de juiste argumenten. Zeker in tijden van crises en onzekerheid, is een goed plan cruciaal om je bedrijf gezond te houden.
- Wat is het kernprobleem dat moet worden aangepakt of wat wil je veranderen?
- Welke middelen zijn er nodig?
- Welke middelen heb je ter beschikking?
- Wat is de beste oplossing om het probleem met de beschikbare middelen op te lossen?
- Wat zijn je doelstellingen?
- Definieer je aanpak en plan de verandering in.
Do
Na het plannen, is het tijd om actie te ondernemen. Als je bij voorbaat wilt winnen: that’s the way to go. In deze fase pas je alles toe wat je in de vorige fase hebt overwogen.
- Zet je problemen om in acties.
- Probeer de oplossingen uit.
- Test de verandering.
- Ga na wat wel of niet werkt.
💡 Tip: Probeer acties zo concreet mogelijk te omschrijven. Noteer in elk geval wat er gedaan moet worden, wie de actie uitvoert en wanneer deze persoon hierop terug komt.
Check
Misschien wel de belangrijkste fase van het PDCA gebeuren. Stop dus asjeblieft niet bij de vorige stap. Dat werkt niet. Voer checks uit voor uw klanten, collega’s en organisatie. Zorg ervoor dat zij iets leren uit de voorgaande stappen. Bouw aan boeiende, informatieve en creatieve verbeterideeën en vergelijk de resultaten met de vooropgestelde doelstellingen.
Als je je plan wilt verduidelijken, terugkerende fouten wilt vermijden en je organisatie continu wilt verbeteren, is het van belang voldoende aandacht te besteden aan de check-fase. (We kunnen het niet genoeg benadrukken.)
- Check de oplossingen.
- Vergelijk de uitkomst.
- Controleer of alles werkt.
- Beoordeel, analyseer en identificeer.
- Ga na of alles is gebeurd zoals voorzien.
Act
Last but not least, kom je terecht in de laatste fase van de cyclus. Ervaar je afwijkingen? Doorspek die op een sturende manier met de juiste maatregelen. Bouw aan een meerwaarde voor je werknemers, zodat ze ook effectief met plezier meewerken aan het verbeterproces.
Stuur bij waar nodig en borg het verbeterde resultaat.
Handel op basis van wat je in de vorige fase geleerd hebt.
Wat dient er bijgestuurd te worden, hoe kan het de volgende keer beter?
Het PDCA verbeterbord
In Azumuta maken we gebruik van digitale verbeterborden. Enerzijds krijg je een overzicht van de verbeteracties en hun status. Anderzijds kunnen productiemedewerkers verbeter ideeën of problemen op een laagdrempelige manier rapporteren.
Je krijgt een overzicht van alle issues via het PDCA-principe of een zelf te kiezen workflow. Want dat is nu het leuke aan onze verbeterborden: je kan er alle kanten mee op. Het enige waar je rekening mee moet houden, zijn je medewerkers. Wat écht telt, is dat het voor hen een efficient middel is.
Verbeterideeën gaan veel te vaak verloren
The ultimate truth. Gelukkig kunnen onze improvement boards hierbij helpen, want wanneer ideeën niet meteen worden opgeschreven, gaan ze jammer genoeg vaak verloren.
Een losse kabel, krassen, terugkerend gevaar… Het is vaak lastig om elk detail vast te leggen in enkele woorden. Het is nóg moeilijker om dat in één overzichtelijke tool te doen. Nochtans is net dát de bedoeling. Verbeterborden aanmaken en beheren met Azumuta hebben we daarom super flexibel gemaakt.
Neem bijvoorbeeld een audit als startpunt. Gebruik je smartphone of tablet om het probleem vast te leggen. En koppel hem aan de juiste issue met de juiste kenmerken. Op die manier gaan verbeter-ideeën nooit verloren.
Feedback op de productievloer
Maar wat minstens even essentieel is voor uw kwaliteitsmanagement? Feedback. Opvolging. En een onmiskenbare impact op uw werknemerstevredenheid.
Hoe maak je van kwaliteitsmanagement een oprecht gesprek met je werknemers? Hoe versterk je verbeteracties die er écht toe doen – en die niet in de vergeetdoos verdwijnen?
Feedback bepaalt de stem waarmee u het gesprek voert. Kiest de juiste tool, zodat ze aansluiting vinden. Meerwaarde kunnen bieden. Problemen kunnen aankaarten. Voor een optimaal beleid. En zo een verbetertool brengt die u wilt brengen. Mét effect.
We hebben het al ontelbaarkeren aangehaald, maar opnieuw, voorzie een goede feedbacktool voor je productiemedewerkers. Niets is zo frustrerend om een ideeën te lanceren en er nadien niets meer van te horen. Door de nodige motivering te communiceren zal elke werknemer gemotiveerd blijven om in de toekomst nieuwe initiatieven te registreren.
Meer weten?
Met het inschakelen van de juiste tool bereik je al een heel eind. We willen allemaal slimmer werken en “iets doen” aan het verbetermanagement. Bij Azumuta ondersteunen we het PDCA-verbeterbord met tal van andere zaken die nodig zijn om je operatoren optimaal te ondersteunen. En het leuke is, je hebt alles bij de hand, in één centrale tool. Bij vragen, geef of een seintje.
