Hoe bedrijven er in slagen paperless audits uit te voeren: de PEMA- methodology

Hoe bedrijven er in slagen paperless audits uit te voeren: de PEMA- methodology

Digitale transformatie is tegenwoordig noodzakelijk voor elke onderneming. Bedrijven moeten een nieuwe balans vinden bij het inzetten van digitale technologie in alle bedrijfsaspecten. Ook interne audits voor product controls, onderhoudsprocedures of logistieke processen kan je digitaliseren. Daarom ontwikkelde Azumuta een eenvoudige oplossing dat kan worden ingezet bij het organiseren van checks en controles.

Waarom zou je een audit gebruiken? Het uitvoeren van een interne audit is een veel voorkomende activiteit binnen productiebedrijven. Het geeft je informatie over verschillende verbeteringen die je kunt doorvoeren en geeft je inzicht in de maatregelen die je moet nemen om kwaliteit te blijven garanderen.

Digitale checklists maken complexe processen inzichtelijk en bevrijdt de werknemers van onnodige administratieve rompslomp. Kijk eens naar hoe je werknemers het nu aanpakken: de manier waarop ze aantekeningen en foto’s doorsturen en hiervoor tools zoals WhatsApp of Sharepoint gebruiken. Een berg aan opmerkingen en side-notes waar ze maar moeilijk overheen komen. Bijgevolg gaat kennis verloren en wordt er vaak geen verdere navolging gegeven aan waarnemingen op de werkvloer.

Learn more about digital audits with Azumuta

PEMA-methodologie

Dit is waarom we binnen Azumuta geopteerd hebben om de PEMA-methodologie toe te passen. De wat-methodologie? Juist ja, de PEMA- methodologie.

Grosso modo is deze methodologie tot stand gekomen door samen met onze klanten hun hele auditproces te gaan digitaliseren zonder dat er nog op papier moet gewerkt worden. Het is een acroniem dat opgebouwd is uit volgende pijlers:

Plan:

Een succesvol auditproces begint met het (systematisch) in plannen van audits. Hiervoor kan men binnen Azumuta gebruik maken van de planningskalender waar audits eenmalig of als terugkerend event kunnen worden ingepland.

digital planning boards for internal audits

Execute:

De operator verkrijgt een overzicht van de geplande audits in zijn takenoverzicht. Wanneer de operator of kwaliteitsmanager de interne audit uitvoert kan hij stapsgewijs door de digitale checklist gaan en de bijhorende vragen beantwoorden. Nood aan het ad hoc oproepen van een audit procedure? Geen probleem, de operator kan snel en eenvoudig een auditprocedure oproepen en uitvoeren. Deze wordt overigens ook zichtbaar in de planning kalender.

Overview of digital checklists and internal audits

Monitor:

Je kan in een oogopslag nagaan of de audit al dan niet succesvol is uitgevoerd. Dit met behulp van een eenvoudige kleurindicatie waarin audits worden uitgelicht.

Heeft de auditor tijdens de interne audit opmerkingen aangemaakt, dan kunnen deze worden opgevolgd met de hulp van een verbeterbord. Op deze manier gaan opmerkingen niet verloren en is men zeker dat er acties worden ondernomen indien nodig.

digital improvement boards for internal audits

Analyze:

Het regelmatig uitvoeren van een audit heeft als doel de performantie op de werkvloer te verbeteren. Het analyseren van de gegeven antwoorden en scores gebeurt adhv het reporting dashboard. Deze geeft de evolutie weer over tijd van de verschillende geplande controles.

reporting dashboards for internal audits

Spring de digitale trein op met Azumuta

Bedrijven digitaliseren aan een sneltempo. Digitale tools zoals Azumuta kunnen helpen bij het ondersteunen van je medewerkers. Als bedrijf mis je deze trein beter niet. Het toepassen van de PEMA- methodologie binnen Azumuta helpt je al aardig op weg. Dit voor het inplannen van audits tot het opvolgen van problemen op een gecentraliseerde en digitale manier.

Goesting gekregen om digitaal te gaan? Vooraleer je start vraag ons een gratis demo aan en leer dé tool kennen om jouw audit-systeem helemaal te digitaliseren!