Hoe maak je aansprekende werkinstructies?

Hoe maak je aansprekende werkinstructies?

Hoe maak je aansprekende werkinstructies?

De productie-industrie verandert snel. Bedrijven houden rekening met trends en maken gebruik van nieuwe technologieën. Toch is het vreemd dat veel werkinstructies er nog hetzelfde uitzien als 10 jaar geleden. Alles binnen de fabriek is digitaal geëvolueerd, maar op het gebied van werkinstructies gebruikt men nog steeds onduidelijke formulieren. Tijd voor verandering! Dit blogartikel is bedoeld voor professionals die zich willen inzetten voor werkinstructies die door iedere medewerker in het bedrijf begrepen en gewaardeerd worden.

Arbeidsmarkttrends beïnvloeden de manier waarop werknemers communiceren. Internationalisering van de arbeidsmarkt leidt bijvoorbeeld tot meer taal- en cultuurverschillen op de werkvloer. Werkinstructies moeten hier dus op inspelen. Zijn ze goed leesbaar voor werknemers met een andere moedertaal? Op dit moment hebben veel bedrijven in België werknemers die geen Nederlands spreken. Daarom hebben we werkinstructies nodig die gemakkelijk vertaald kunnen worden.

Bovendien moeten wij er rekening mee houden dat er vaak geen gelegenheid is om rustig en geconcentreerd een lange werkinstructie door te nemen. De boodschap en de impact moeten in enkele seconden duidelijk worden. Voor werkinstructies betekent dit: kort en bondig. Een belangrijke trend in onze samenleving is het visuele aspect dat naar voren komt. Foto's, video's met instructies en korte teksten worden nu ook op de arbeidsmarkt gebruikt.

Kijk maar naar social media, werknemers hebben een ander kijk- en leesgedrag dan tien jaar geleden. Door veel beeld te gebruiken kun je daar met je werkinstructies op inspelen. Kortom, een werkinstructie moet rekening houden met trends. Een aansprekende werkinstructie in 2020 zal er daardoor anders uitzien dan de werkinstructies van tien jaar geleden.

Gebruik nieuwe technologie

Welke mogelijkheden biedt nieuwe technologie voor het maken van aansprekende werkinstructies? Denk bijvoorbeeld aan startups die volop inspelen op nieuwe, digitale trends. Azumuta maakt het mogelijk om werkinstructies online te raadplegen met je smartphone of tablet door middel van QR-codes. Met QR-codes op specifieke locaties en objecten (zoals een machine) kunnen medewerkers de werkinstructie ter plekke bekijken op hun smartphone. Het voordeel is dat u de werkinstructies op een centrale plek actueel kunt houden en dat het relatief eenvoudig is om een groot aantal vertalingen aan te bieden.

Stel uw werknemers centraal

Waar draait het om bij het maken van werkinstructies? Azumuta stelt twee dingen voor: werkinstructies moeten werknemers helpen om het werk correct uit te voeren. Werknemers zijn het uitgangspunt en de sleutelfactor van het bedrijf. Een tweede belangrijk punt is dat een werkinstructie alleen werkt als ze na het lezen van de instructie heel concreet weten wat ze moeten doen, hoe ze het moeten doen en het hem motiveert omdat hij of zij het relevant, waardevol en werkbaar vindt.

Hoe maak je aansprekende werkinstructies?

We delen 5 tips in deze blog.

Tip 1: maak het concreet

Voor wie is de werkinstructie bedoeld? Ga na wat u van hen weet:

  • Kent u hun taalvaardigheid?
  • Kunnen ze Nederlands lezen?
  • Is er culturele diversiteit?

Beschrijf in welke situatie de werkinstructie wordt gebruikt. En maak dit zo concreet mogelijk:

  • Hoeveel tijd hebben ze om de werkinstructie te lezen?
  • Welk platform ga je gebruiken (tablet, remote screen, smartphone).
  • Beschrijf wat dit betekent voor tekst en afbeeldingen.

Bijvoorbeeld:

Werkinstructies voor chauffeurs die goederen komen laden en lossen moeten in verschillende talen worden beschreven. Omdat hun taal vaak niet van tevoren bekend is. Bovendien moeten deze werkinstructies worden voorzien van pictogrammen die universeel worden begrepen.

Language mode signs azumuta

Tip 2: Beschrijf wat de gebruiker moet doen

Geef aan wat de gebruiker eigenlijk moet doen, op basis van de werkinstructie.

Bijvoorbeeld:

"Draag, waar nodig, relevante persoonlijke beschermingsmiddelen." Liever: "Draag veiligheidsschoenen in hal A en draag bij het schoonmaken de handschoenen, hard hat, hi-vis met nummer XYZ." Wees concreet.

materialen azumuta

Tip 3: wees zo duidelijk mogelijk

Zet de gevraagde actie op de eerste plaats - vat alles samen op één plaats. Maak een overzicht van problemen.

Bijvoorbeeld:

Werkomschrijving: Maak je eigen mondmasker (Btw, je kunt je eigen mondmasker maken met behulp van deze blog) Start - knip materiaal - maak plooien - naai hoes

tablet azumuta Issues azumuta

Tip 4: Gebruik afbeelding

  • Kun je gemakkelijk tekst vervangen door afbeeldingen? Doe het!
  • Kun je tekst verbeteren met afbeeldingen? Doe het ook.
  • Gebruik video indien mogelijk

(Alle bovenstaande aspecten gemakkelijk toe te voegen met Azumuta)

Bijvoorbeeld:

 Work instructions tablet

Tip 5: Test, test en nog eens test

Test samen met uw medewerkers of ze volledig begrijpen wat ze moeten doen. Vraag feedback en stuur bij. Voeg zoveel mogelijk info toe aan een werkinstructie, zodat iedereen in de fabriek een volledig overzicht krijgt van wat er moet gebeuren.

Test gewoon wat werkt in uw fabriek.

Azumuta heeft een all-in-one platform dat alles automatisch voor u laat verlopen. Werkinstructies worden een fluitje van een cent. Wilt u uw fabrieksvloer eens van dichtbij bekijken?

Neem contact met ons op en wij helpen u graag verder.