Bovendien moeten wij er rekening mee houden dat er vaak geen gelegenheid is om rustig en geconcentreerd een lange werkinstructie door te nemen. De boodschap en de impact moeten in enkele seconden duidelijk worden. Voor werkinstructies betekent dit: kort en bondig. Een belangrijke trend in onze samenleving is het visuele aspect dat naar voren komt. Foto’s, video’s met instructies en korte teksten worden nu ook op de arbeidsmarkt gebruikt.
Kijk maar naar social media, werknemers hebben een ander kijk- en leesgedrag dan tien jaar geleden. Door veel beeld te gebruiken kun je daar met je werkinstructies op inspelen. Kortom, een werkinstructie moet rekening houden met trends. Een aansprekende werkinstructie in 2020 zal er daardoor anders uitzien dan de werkinstructies van tien jaar geleden.
Gebruik Nieuwe Technologie
Welke mogelijkheden biedt nieuwe technologie voor het maken van aansprekende werkinstructies? Denk bijvoorbeeld aan startups die volop inspelen op nieuwe, digitale trends. Azumuta maakt het mogelijk om werkinstructies online te raadplegen met je smartphone of tablet door middel van QR-codes. Met QR-codes op specifieke locaties en objecten (zoals een machine) kunnen medewerkers de werkinstructie ter plekke bekijken op hun smartphone. Het voordeel is dat u de werkinstructies op een centrale plek actueel kunt houden en dat het relatief eenvoudig is om een groot aantal vertalingen aan te bieden.
Stel je Werknemers Centraal
Waar draait het om bij het maken van werkinstructies? Azumuta stelt twee dingen voor: werkinstructies moeten werknemers helpen om het werk correct uit te voeren. Werknemers zijn het uitgangspunt en de sleutelfactor van het bedrijf. Een tweede belangrijk punt is dat een werkinstructie alleen werkt als ze na het lezen van de instructie heel concreet weten wat ze moeten doen, hoe ze het moeten doen en het hem motiveert omdat hij of zij het relevant, waardevol en werkbaar vindt.
Hoe maak je Aansprekende Werkinstructies?
We delen 5 tips in deze blog.
Tip 1: maak het concreet
Voor wie is de werkinstructie bedoeld? Ga na wat u van hen weet:
- Kent u hun taalvaardigheid?
- Kunnen ze Nederlands lezen?
- Is er culturele diversiteit?
Beschrijf in welke situatie de werkinstructie wordt gebruikt. En maak dit zo concreet mogelijk:
- Hoeveel tijd hebben ze om de werkinstructie te lezen?
- Welk platform ga je gebruiken (tablet, remote screen, smartphone).
- Beschrijf wat dit betekent voor tekst en afbeeldingen.
Bijvoorbeeld:
Werkinstructies voor chauffeurs die goederen komen laden en lossen moeten in verschillende talen worden beschreven. Omdat hun taal vaak niet van tevoren bekend is. Bovendien moeten deze werkinstructies worden voorzien van pictogrammen die universeel worden begrepen.
Tip 2: Beschrijf wat de gebruiker moet doen
Geef aan wat de gebruiker eigenlijk moet doen, op basis van de werkinstructie.
Bijvoorbeeld:
“Draag, waar nodig, relevante persoonlijke beschermingsmiddelen.” Liever: “Draag veiligheidsschoenen in hal A en draag bij het schoonmaken de handschoenen, hard hat, hi-vis met nummer XYZ.” Wees concreet.
Tip 3: wees zo duidelijk mogelijk
Zet de gevraagde actie op de eerste plaats – vat alles samen op één plaats.
Maak een overzicht van problemen.
Bijvoorbeeld:
Werkomschrijving: Maak je eigen mondmasker (Btw, je kunt je eigen mondmasker maken met behulp van deze blog) Start – knip materiaal – maak plooien – naai hoes
Tip 4: Gebruik afbeelding
- Kun je gemakkelijk tekst vervangen door afbeeldingen? Doe het!
- Kun je tekst verbeteren met afbeeldingen? Doe het ook.
- Gebruik video indien mogelijk
(Alle bovenstaande aspecten gemakkelijk toe te voegen met Azumuta)
Tip 5: Test, test en nog eens test
Test samen met uw medewerkers of ze volledig begrijpen wat ze moeten doen. Vraag feedback en stuur bij. Voeg zoveel mogelijk info toe aan een werkinstructie, zodat iedereen in de fabriek een volledig overzicht krijgt van wat er moet gebeuren.
Test gewoon wat werkt in uw fabriek.
Azumuta heeft een all-in-one platform dat alles automatisch voor u laat verlopen. Werkinstructies worden een fluitje van een cent. Wilt u uw fabrieksvloer eens van dichtbij bekijken?
