Hoe schrijf je goede werkinstructies: Gratis sjabloon

Hoe schrijf je goede werkinstructies: Gratis sjabloon

Het belang van goede werkinstructies is niet te onderschatten, zeker niet wanneer je in de productie-industrie zit of wanneer je diensten aanbiedt waarbij je werknemers bepaalde ingewikkelde taken moeten uitvoeren. Als je wilt garanderen dat ze begrijpen wat ze moeten doen en hoe ze dat het beste kunnen doen, dan heb je digitale werkinstructies nodig, gemaakt met het juiste gereedschap of met behulp van een sjabloon voor het schrijven van werkinstructies.

Hier lees je hoe je effectieve werkinstructies schrijft met behulp van dit gratis werkinstructie sjabloon.

Wat zijn werkinstructies?

Wat is een werkinstructie? Waarvoor dienen ze? En waarin verschillen ze van normale instructies, beleidsregels, procedures en SOP's ?

Het digitaliseren van werkinstructies biedt verschillende voordelen. Werkinstructies zijn voor veel organisaties vaak een bijzaak, maar digitale werkinstructies kunnen je helpen het doel van je organisatie te bereiken: productiever en efficiënter worden. Met een effectieve aanpak kan je instructies maken die kosteneffectief, schaalbaar en gebruiksvriendelijk zijn.

Duidelijke digitale werkinstructies zullen resulteren in:

  • verhoogde efficiëntie;
  • verhoogde veiligheid;
  • een grotere nauwkeurigheid bij de productie van een product.

Verspil dus geen tijd aan het schrijven van een lange lijst instructies die je teamleden alleen maar in verwarring brengen - gebruik een eenvoudig hulpmiddel om duidelijke aanwijzingen te geven die tijd en geld kunnen besparen.

Voorbeeld van geslaagde digitale werkinstructies

Het schrijven van goede werkinstructies brengt veel uitdagingen met zich mee. Als je ze niet methodisch opstelt, kan het zijn dat je veel tijd verliest en dat je instructies mislukken of worden verwaarloosd door je werknemers. Bovendien, als je te algemene instructies schrijft, kan het zijn dat werknemers ze niet correct kunnen opvolgen. De beste manier om deze problemen op te lossen is een stap-voor-stap benadering die je zal helpen om goed geschreven werkinstructies sneller en makkelijker te schrijven.

Hoe schrijf je werkinstructies?

Schrijf duidelijke, eenvoudige instructies om je werknemers te helpen veilig en productief te werken. Of je nu aanwijzingen voor een assemblagelijn opstelt of een werknemer door een eenmalige procedure leidt, je instructies moeten duidelijk en gemakkelijk te volgen zijn. Vergeet niet dat fouten op het werk kostbaar zijn voor alle betrokkenen. Als je doeltreffende werkinstructies opstelt, hebben zowel nieuwe als ervaren werknemers een betere kans om hun taken correct - en veilig - uit te voeren.

Als ervaren professional weet je hoe je werkinstructies effectief en efficiënt moet schrijven. Maar geen paniek als je een newbie bent in het schrijven van werkinstructies. In een mum van tijd zorgen wij ervoor dat je goede werkinstructies kunt opstellen! Hier zijn enkele tips om te beginnen.

De eerste tip bij het opstellen van werkinstructies is kiezen welk type documentatie het beste werkt voor jouw specifieke taak. Gebruik digitale werkinstructies om collega's, operators of anderen te helpen die niet bekend zijn met een bepaalde taak of met de juiste manier om de apparatuur te gebruiken. Als je eenmaal hebt gekozen tussen papieren en digitale documentatie, is het tijd om over te gaan naar stap twee.

Schrijf jouw werkinstructie stappen. Maak individuele instructies voor elke stap in je proces, inclusief screenshots en video's. Hier zijn enkele algemene tips voor het schrijven van werkinstructies:

  1. Zorg ervoor dat je elke taak in detail uitlegt. Stap-voor-stap instructies zijn van groot belang om verwarring te voorkomen die tot fouten kunnen leiden.
  2. Let er ook op dat je taalgebruik duidelijk en gemakkelijk te begrijpen is voor alle leden van je team - elke zin moet worden geschreven met de lezers in gedachten, niet alleen jezelf of werknemers die al weten wat er moet gebeuren.
  3. Gebruik geen acroniemen of specifieke industrie vakjargon.
  4. Geef details over hoe dingen worden gedaan, gebruik visuals en symbolen.

En als je klaar bent met het opstellen van je werkinstructies... Hou ze zeker bij! Gebruik een tool zoals Azumuta om jouw werkinstructie-bibliotheek te organiseren zodat gebruikers ze later gemakkelijk kunnen terugvinden. Dit zal helpen giswerk te elimineren wanneer ze klaar zijn om taken uit te voeren.

Last but not least: zorg ervoor dat je werkinstructies volledig zijn. Zelfs als een of twee werknemers vertrekken voordat de opleiding is voltooid, moeten nieuwe werknemers het snel kunnen oppikken.

Bekijk ook zeker onze blogpost voor aanvullende tips en tricks voor het maken van effectieve en goede digitale werkinstructies.

Aangezien elk bedrijf anders werkt, kan je gewoon een geautomatiseerd tool gebruiken of het sjabloon bewerken (zie hieronder) om het geschikt te maken voor jouw bedrijf. Als je besluit om in plaats daarvan iets geheel nieuws te maken, zorg er dan voor dat je woorden en beelden altijd consistent zijn; nogmaals: geef genoeg details zodat ze duidelijk begrijpen wat er moet gebeuren, maar overdonder ze niet met onnodige informatie.

Schakel over van papieren naar digitale werkinstructies

Er zijn nog steeds bedrijven die werkinstructies graag op papier uitschrijven, maar digitale werkinstructies zijn efficiënter. Het stelt gebruikers in staat om te zoeken naar wat ze nodig hebben wanneer ze het nodig hebben; bovendien kunnen digitale bestanden gemakkelijk worden georganiseerd en bewerkt, zodat alles up-to-date is. Een ander voordeel van digitale werkinstructies is dat je bevoegdheidsniveaus kunt toekennen, zodat alleen het relevante personeel bepaalde documenten kan bewerken of zelfs bekijken. Ontdek hoe je technologie in je voordeel kunt laten werken bij het opstellen van effectieve documentatie over de werkplek.

Structuur

In Azumuta, bevindt de basis van elke instructie zich in de "Explore" sectie. Het kan nuttig zijn om de "Explore" voor te stellen als het volledige "papieren boekje" voor een product of fabriekszone - verschillende werkstations/machines. Het bestaat uit elk onderwerp, instructie, en stap die aangeeft hoe een reeks verschillende taken effectief kunnen worden uitgevoerd in een fabriek of met een bepaalde machine.

Article and factory structure in Azumuta

Een artikelcategorie of een fabriekszone

In veel situaties heeft een werkinstructie direct betrekking op een artikel. Als een werkinstructie richtlijnen bevat voor de fabricage van een specifiek artikel of artikelcategorie, kan een werkinstructie direct onder de "artikelcategorie" in Azumuta worden aangemaakt. In sommige gevallen hebben werkinstructies niet direct betrekking op de fabricage van een artikel, maar op een fabrieksruimte of machine. Dit is vaak het geval wanneer werkinstructies richtlijnen bevatten over een procedure die opgevolgd moet worden tijdens een controle, onderhoud, foutmeldingen en het gebruik van een machine.

Werkinstructies

Zodra het artikel- en fabrieksstructuur is gedefinieerd, kan je werkinstructies aanmaken en koppelen aan specifieke artikelcategorieën en zones in Azumuta. Het grootste voordeel van digitale werkinstructies is dat ze eenvoudig kunnen worden bijgewerkt en verspreid onder medewerkers. Digitale werkinstructies kunnen heel gemakkelijk worden bijgewerkt, of het nu gaat om een eenvoudige typfout of een update van een hele sectie. Deze digitale bestanden kunnen ook gemakkelijk in één keer onder alle werknemers worden verspreid, waardoor updates binnen een bedrijf gemakkelijk en zonder veel gedoe mogelijk zijn.

werkinstructies

Voeg instructiestappen toe aan een werkinstructie

Zodra een werkinstructie is gemaakt, kunnen de verschillende stappen binnen deze werkinstructie worden gemaakt.

Schrijf duidelijke instructies. Het moet een enkele zin zijn, en het moet elke noodzakelijke stap bevatten. Tip: Als een werkinstructie uit een groot aantal te volgen stappen bestaat, kan je deze indelen in instructieblokken.

Instructiestappen toevoegen aan een werkinstructie

Instructie stap-editor

In het onderdeel "Editor" kan je visuals en extra informatie met betrekking tot een bepaalde stap toevoegen. De werkinstructie editor bestaat uit de volgende tabbladen:

  1. Algemeen: In het tabblad Algemeen wordt de tekst met betrekking tot de stap van de werkinstructie geplaatst.
  2. Tijdstudie: Een theoretische schatting van de duur van een werkinstructiestap kan worden ingevoerd in het tabblad Tijdstudie.
  3. Uitrusting en symbolen: Hier kan je de vereiste uitrusting en/of gereedschappen voor een bepaalde werkinstructie selecteren.
  4. Onderdelen: Selecteer de benodigde onderdelen voor de Bill of Material (BOM) voor een bepaalde werkinstructie, staat het onderdeelgereedschap nog niet in de onderdelenbibliotheek? Voeg nieuwe onderdelen toe.
  5. Beeldmateriaal: Binnen Azumuta kan je (meerdere) foto's toevoegen aan een specifieke werkinstructie. Afbeeldingen gekoppeld aan werkinstructies kunnen worden verduidelijkt met behulp van visuele elementen opgenomen in de werkbeschrijvingsblad editor.
  6. Checks: Binnen Azumuta is het mogelijk om verschillende soorten checks toe te voegen aan een werkinstructie.
  7. Wijzigingsgeschiedenis: Een werkinstructie kan snel en eenvoudig worden gewijzigd. Wanneer wijzigingen worden aangebracht in een werkinstructie, wordt de huidige versie van de werkinstructie automatisch opgeslagen als 'Concept'. Deze conceptversie kan worden omgezet naar een nieuwe officiële versie als een nieuwe revisie officiële versie.

werkinstructie editor

Deel werkinstructies

Binnen Azumuta kan een link naar een werkinstructie gedeeld worden. Op deze manier kunnen ook mensen zonder een Azumuta account specifieke werkinstructies bekijken.

Gebruik werkinstructies met Azumuta Vergeet niet dat een werkinstructie een digitaal document is, gemaakt door werknemers voor andere werknemers, waarin wordt beschreven hoe een taak of proces moet worden uitgevoerd. Deze instructies bevatten details over alles van materiaalvereisten en veiligheidsvoorzorgen tot opslagrichtlijnen en kwaliteitscontrolemaatregelen.

Overleg altijd met je team bij het schrijven van werkinstructies; zij zullen het beste begrijpen wat er gedocumenteerd moet worden. Ten slotte, vergeet niet dat geen twee processen gelijk zijn. Zorg ervoor dat werkinstructies elk aspect van een proces behandelen en gebruik waar nodig voorbeelden. Dit helpt niet alleen om de juiste procedures beter te illustreren, maar maakt de training ook praktijkgerichter en aantrekkelijker voor werknemers op alle niveaus.

Klaar om de overstap te maken van papieren werkinstructies naar digitale? Het gebruik van een digitaal formaat biedt vele voordelen. Of het nu gaat om eenvoudiger bewerken en controleren, geld besparen op papier of het verhogen van de veiligheid van werknemers, het is geen wonder dat iedereen op de digitale trein springt. Ontdek hoe Azumuta zorgt voor een hogere productiviteit en een betere efficiëntie op de werkvloer.