Wat is de Kanban-methode?
Het woord ‘Kanban’ komt van het Japanse ‘kan’, visueel en ‘ban’, kaart of bord. In de jaren 40 ontwierp Toyota een systeem om aan te geven wanneer iets gedaan moet worden en noemde het de Kanban-Methode. Deze methode is ontworpen om werk- en bedrijfsprocessen te beheren, te verbeteren en te definiëren.
De werknemers van Toyota maakten gebruik van kaarten om stappen in hun processen te visualiseren. Het resultaat was een betere communicatie tussen teamleden. Processen werden ook gestandaardiseerd en verbeterd, wat leidde tot minder verspilling en meer toegevoegde waarde.
Op het werk communiceren we meestal via tekst. Denk maar aan mailing, lijsten, rapporten en de hoeveelheid informatie die je op het internet kunt vinden. Met al die informatie verliezen mensen vaak het overzicht.
De regel geldt dat een beeld meer zegt dan duizend woorden. Het is wetenschappelijk bewezen dat ons hersenen de voorkeur geven aan visuele beelden. Geen wonder dat Kanban een populaire tool is binnen Lean en Six Sigma.
4 principes van Kanban
De Kanban-methode is een manier om werk- of productieprocessen te definiëren en te beheren, om met uiteindelijk doel te komen tot een efficiëntere aanpak van projecten. Het is een vorm van flexibel werken en wordt vaak gebruikt in combinatie met het bekende scrummen, hoewel ze op papier worden gezien als concurrenten.
Het is gebaseerd op 4 belangrijke principes:
Visualiseer werk: Een belangrijke stap aan het begin van het kanban proces is het visualiseren van werk op een fysiek of virtueel bord. Je kan nadenken over wat er gedaan moet worden en wie er betrokken zal zijn bij de processen. In de eerste stap is het belangrijk dat werknemers samen brainstormen, zodat de status van de activiteiten voor iedereen duidelijk wordt.
Beperk ‘work in progress’’: Stap twee richt zich op het efficiënt maken van processen. Focus op de belangrijkste activiteiten. Om succesvolle resultaten te bereiken, is het in elk project belangrijk dat prioriteiten worden gesteld en eerst worden afgewerkt alvorens verder te gaan.
Analyseer de workflow: Door de Work-in-Progress (WIP)-tijd te verminderen en regels voor het team op te stellen, kan je toekomstige problemen elimineren. Zorg ervoor dat je een oogje in het zeil houdt voor eventuele problemen die kunnen voordoen en gebruik ze als kansen voor verbetering. Je workflow moet vlot verlopen. Kies enkele flow-metrics om bij te houden en analyseer ze.
Aanpassen en verbeteren: Wanneer een Kanban-systeem goed werkt, zal het de basis vormen van een cultuur van constante verbetering. De doeltreffendheid van het team kan worden bepaald door regelmatig de workflows, de kwaliteit en de doorlooptijden te meten en te analyseren.
Hoe gebruik je Kanban?
Kanban kan op veel verschillende manieren worden toegepast. Maar het basisprincipe blijft altijd hetzelfde: efficiënt produceren. Met behulp van post-its op een (digitaal) bord schetst Kanban een duidelijk beeld van het werk. Dit overzicht maakt het makkelijker om met elkaar te communiceren over de status en voortgang van de taken.
Kanban wordt vaak toegepast op een groot whiteboard met behulp van gekleurde magneten, stickers of post-its. Zo kan je gemakkelijk categorieën aanmaken en worden taken veel overzichtelijker.
De meeste productiebedrijven gebruiken een online bord. Dat betekent dat medewerkers vanaf hun computer of tablet eenvoudig gegevens kunnen inzien en hun eigen input kunnen geven. Met Azumuta krijgt je een overzicht van de verbeteracties en bijbehorende status. Op die manier kunnen medewerkers gemakkelijk verbetermogelijkheden of problemen melden.
De voordelen van Kanban
Werken met een Kanban-systeem kan organisaties veel voordelen opleveren. Het is transparant, duidelijk, toegankelijk en draagt bij tot een betere samenwerking. Met Kanban bespaar je ook kostbare tijd.
Transparant overzicht: Een whiteboard of online verbetersysteem zorgt ervoor dat alle medewerkers in één oogopslag weten wat er van hen verwacht wordt en wat er op de planning staat. Ook zien ze gemakkelijk met wat een collega of teamleider bezig is. Medewerkers zullen sneller geneigd zijn om hulp te vragen en de algehele samenwerking verloopt soepel.
Meer efficiëntie: Je kan de borden ook personaliseren en inzicht krijgen in de efficiëntie op de werkvloer. Zo kan je taken overnemen van medewerkers waar de werkdruk hoog is en help je burn-outs of stress te voorkomen.
Betere samenwerking: Gestructureerde workflows en volledige transparantie dragen bij tot een betere samenwerking. Het zorgt ervoor dat het hele team de verantwoordelijkheid deelt en samenwerkt richting de finish. Dit stelt teams in staat om veel flexibelere beslissingen te nemen die projecten vooruit helpen.
Azumuta met Kanban
Overtuigd van hoe Kanban werkt en enthousiast om aan de slag te gaan? Wij helpen je graag!
Wij passen technieken en methodes toe om verspillingen en verbeteringen zichtbaar te maken. Met Azumuta ben je in staat om Kanban eenvoudig te integreren op de werkvloer.
