Waarom ook jij moet digitaliseren

Waarom ook jij moet digitaliseren

Waarom ook jij moet digitaliseren

De afgelopen jaren hebben we te maken gekregen met heel wat vooruitgang. Naast automatiseren is ook digitaliseren een veelgebruikte term geworden. Langs alle kanten worden we bestookt met deze digitale innovaties; smartphones die elk jaar opnieuw stukken sneller en beter zijn, virtual reality, artificial intelligence en zoveel meer. De tijd van papier, pdf’s en allerlei andere zaken gaat stilaan aan ons voorbij, daarom is het voor ieder van belang om aan boord te gaan van deze innovatieve trein.

Ben jij digitaal?

We zien de digitale revolutie zowel thuis als op het werk passeren. Al heel wat mensen zijn de laatste jaren op een vaak onbewuste manier digitaal mee gegaan met de tijd. Denk aan zaken als Google Smart of een ‘slimme thermostaat’. We beschikken tegenwoordig over de mogelijkheid een heel huishouden te doen, met enkel en alleen onze smartphone in de hand. Ironisch dat we digitalisatie bij ons thuis omarmen terwijl er op de werkvloer nog wel wat weerstand is, wetende dat de toepassing ervan een nog veel groter voordeel zou teweegbrengen in diverse organisaties. De meeste organisaties maken wel al gebruik van digitale tools maar niet van digitale software. De software is de sleutel om de gegevens en data aan elkaar te koppelen. Data moet tenslotte voor jou werken en niet andersom.

Hoe digitaal gaan?

Vraag je je af hoe je jouw bedrijf kunt digitaliseren? Digitale transformatie is tegenwoordig meer dan een modewoord en bedrijven blijven in hoog tempo digitaliseren door nieuwe bedrijfsmodellen te innoveren. De inspanningen voor het digitaliseren van documenten hebben moderne bedrijven terugbetaald met een positieve ROI, lagere kosten, efficiënte workflows en tevreden klanten.

Enkele redenen om te digitaliseren:

1. Verhoogt de productiviteit

Digitale gegevens zijn zeer doorzoekbaar, gemakkelijk overdraagbaar en kunnen de efficiëntie van de werkgever verhogen, de workflow verbeteren en de klantrelaties verbeteren. Het kost een medewerker gemiddeld 12 minuten om het papieren document te vinden waarnaar hij op zoek is en dit kan worden teruggebracht tot een paar seconden. Dit verkort de doorlooptijd en verhoogt de werksnelheid voor uw bedrijf.

2. Stroomlijnt uw activiteiten

Het is zoveel gemakkelijker om een kopie van digitale gegevens te maken dan stapels afgedrukte facturen te kopiëren. Er zijn veel online tools beschikbaar voor een breed scala aan taken, zoals tijdregistratie, projectbeheer en samenwerking, digitaal vastgelegd zonder een enkel stuk papier af te drukken. Documenten die zijn geconverteerd, zijn gemakkelijk toegankelijk via de cloud of het systeem met elk apparaat, altijd en overal.

3. Bevordert kostenbesparing

Digitalisering kan de hoeveelheid betaald personeel verminderen die nodig is om papieren kopieën van documenten te verwerken en af te handelen. Elektronische bestanden minimaliseren of elimineren ook de transportkosten van bewegende documenten van plaats naar plaats. Het elimineren van papieropslag kan u meer ruimte, huurvermindering en lagere kosten voor documentopslag opleveren.

4. Verhoogt de efficiëntie van het bedrijf

Digitalisering kan de reactietijd van een bedrijf aanzienlijk verbeteren bij het omgaan met functies zoals vragen van klanten, logistieke problemen en verkoop. Dit verhoogde reactievermogen betekent operationele efficiëntie en winstgevendheid, aangezien uw klanten tijdig en nuttig zullen reageren.

Nu de bedrijfsomgeving snel overgaat naar wat sommige experts 'digitalisering 2.0' noemen, zijn er nieuwe mogelijkheden ontstaan voor het verzamelen en gebruiken van gedigitaliseerde bedrijfsgegevens om nieuwe lagen van producten en diensten met toegevoegde waarde te creëren. Deze kunnen op hun beurt het gamma aan beschikbare opties voor bedrijven vergroten om hun klanten en andere belanghebbenden aan te bieden.