Het belang van goede werkinstructies

Het belang van goede werkinstructies

Stel: je brengt als productiebedrijf een kersvers product op de markt, heb je jezelf dan ooit al eens de vraag gesteld hoe je dit makkelijk aan de man brengt? Hoe zit het met onopgeleide assemblage werkers? Hoe gaan anderstalige operatoren snel en efficiënt aan de slag? Met andere woorden, hoe zorg je ervoor dat werknemers jouw producten moeiteloos gaan begrijpen? Het antwoord ligt in de werkinstructies van het bedrijf.

Goede werkinstructies zijn de basis van alles. Goed omschreven werkinstructies zorgen ervoor dat operatoren hun werk optimaal kunnen uitoefenen. Dat bespaart je als werkgever niet alleen héél veel tijd maar loont ook op termijn in een betere sfeer en werkomgeving. Gauw aan de slag dus!

Hoe bouw je een goede werkinstructie op?

Zonder de typische montagehandleiding van Ikea, realiseer je nooit je droomkeuken. Hetzelfde geldt voor het opstellen van jouw werkinstructies: er zijn een aantal elementen waar je rekening mee moet houden:

  1. Werk met categorieën

Logischerwijs, kan je geen ellenlange lijsten met werkinstructies publiceren. Je deelt ze best in volgens artikel categorie en werkpost. Daarnaast voorzie je best elke werkinstructie van een duidelijke titel. De titel moet instant duidelijk maken waarover de werkinstructie gaat en de voornaamste boodschap weergeven. Je zal merken dat jouw operatoren zin krijgen om verder te lezen.

  1. Gebruik geen dubbelzinnigheid

Zorg voor consistentie in je werkinstructies. Als je instructies steeds op dezelfde manier gaat onderbouwen zorgt dit voor duidelijkheid bij jouw werknemers. Ze herkennen de rode draad en kunnen er onmiddellijk mee aan de slag. Dit zorgt ervoor dat ze de instructies ook daadwerkelijk gaan gebruiken in de praktijk.

  1. Creëer overzicht

Een werkinstructie is laagdrempelig en makkelijk in gebruik. Vooraleer je begint met het opstellen van de zin, bepaal eerst het mikpunt. Plaats je doel dan aan het begin van de instructie. Verdeel vervolgens de verschillende stappen van de werkinstructie in kleine tussentitels. Hierdoor behoud je overzicht.

  1. Let op het taalniveau

Zoals een docent zijn studenten wil onderwijzen: is het voor iedereen duidelijk wat er staat? Begrijpt iedereen wat er wordt bedoeld? Beheerst iedereen wel de Nederlandse taal? Werkinstructies zouden voor de veiligheid van elke operator in meerdere talen beschikbaar moeten zijn. Hoe flexibeler een werkinstructie kan worden aangepast, hoe efficiënter in gebruik voor de operator.

Gouden tip: in plaats van zelf de werkinstructie te schrijven, kan je die ook samen met de gebruikers opstellen.

Wat je niet mag vergeten

Afbeeldingen en video’s ter ondersteuning

Een foto zegt meer dan duizend woorden, toch? En bij werkinstructies is dit zeker en vast ook het geval. Foto’s met aanwijzingen en videolessen zijn sneller en gemakkelijker te begrijpen voor werknemers. Ga daarom voor visuele ondersteuning van jouw werkinstructies.

Symbolen ter verduidelijking

Pictogrammen en symbolen zijn vaak overal op de productievloer aanwezig. Door hun signalerende werking zie je tenslotte meteen waar je op moet letten of waar wel of geen bescherming nodig is. Daarom maken we bij het opstellen van werkinstructies ook graag gebruik van symbolen. Operatoren krijgen meteen zicht op hetgeen wat ze nodig hebben of hetgeen waar risico's aan verbonden zijn.

Voeg checks toe aan de werkinstructie

In onze vorige blogpost haalden we reeds het belang van digitaal auditeren aan. Het is meer en meer duidelijk dat je audits en checks niet langer kan loskoppelen van werkinstructies. Tijdens het uitvoeren van instructies zouden operatoren bijvoorbeeld waarden of bepaalde parameters kunnen ingeven. Alsook, aan de hand van checks aangeven of het product fouten of krassen vertoond. Door audits digitaal aan te pakken opent een wereld aan nieuwe mogelijkheden:

  • De audit kan worden uitgevoerd op eender welk mobiel toestel (remote screen, tablet,…)
  • Het product voldoet aan alle kwaliteitsnormen doordat wijzigingen aan de audit steeds worden bijgehouden
  • Het resultaat van alle vorige audits zijn vlot raadpleegbaar, op elk moment en door iedereen
  • Je krijgt een transparante planning van alle toekomstige audits, met automatische herinneringen

Opleiding en leermodules

Tot slot willen we nog even het belang van opleidingen en leermodules aankaarten. Nieuwe taken vereisen nieuwe vaardigheden, en dus opleiding. Een LMS (learning management system) dient als motivator voor operatoren om werkinstructies levendig te houden. Hierdoor krijgen ze niet alleen inzicht in hun individuele vaardigheden maar krijgen ze ook rechtstreeks overzicht van modules en instructies die ze nog moeten aanleren.

Waarom zijn werkinstructies zo belangrijk?

Productiebedrijven kennen alleen maar een toekomst als de mens een centrale factor in de productie blijft. Waarom? Omdat de mens nu eenmaal de meest flexibele machine is die de werkgever heeft. Werkinstructies waarborgen de kennis binnen een organisatie. Daarnaast bieden ze enorme ondersteuning op de productievloer.

De operator staat bij Azumuta centraal. Wij willen aan de hand van onze software hun werk vergemakkelijken en hierbij het evenwicht bewaren tussen digitalisering en het menselijke aspect.

Met Azumuta heb je al je werkinstructies op één plek. Azumuta biedt naast digitale werkinstructies nog veel meer mogelijkheden, zoals bv. integratie van digitale audits en checklists, een LMS, enz.

Heb je zelf nog vragen over digitale werkinstructies of wens je meer info? Contacteer ons gerust.