DOCUMENTACIÓN Y GESTIÓN DE PROCESOS
1. Creación y adaptación de instrucciones de trabajo
Tradicionalmente, Novy tiene dos tipos de instrucciones que se utilizan en el taller:
1. Instrucciones de trabajo que guían al operario para producir un pedido de producto
2. Listas de control de calidad que se ejecutaban después de la producción y garantizaban la calidad de los productos.
Tradicionalmente, la creación de estas instrucciones de trabajo/listas de comprobación planteaba retos en términos de eficiencia, ya que el proceso requería una cantidad significativa de tiempo y esfuerzo para su mantenimiento. En Novy, hay múltiples partes interesadas en este proceso y, en particular, el departamento de calidad tenía que dedicar una enorme cantidad de tiempo y esfuerzo a mantener actualizadas las instrucciones/listas de comprobación.
Uno de los principales factores fue que, antes de la introducción de Azumuta, todas las instrucciones se creaban con Word o Excel. Aunque estas herramientas tienen sus ventajas, resultaba muy difícil obtener coherencia entre las instrucciones, lo que provocaba problemas de formato con el texto y las imágenes. Además, su naturaleza no dinámica en términos de creación y adaptación de instrucciones de trabajo suponía una gran carga para el departamento de calidad y la eficiencia de la planta.
Por este motivo, Novy realizó de forma proactiva varias auditorías de procesos para descubrir los mayores puntos débiles en términos de documentación y gestión de procesos para las instrucciones de trabajo. El principal resultado de estas auditorías fue que descubrieron que las instrucciones de trabajo y las listas de comprobación no solían estar actualizadas en el taller. Debido al proceso engorroso y no dinámico de realizar cambios en Word/Excel, se producía un retraso importante entre la actualización y aprobación de las instrucciones y su entrega a la estación de trabajo adecuada en el taller en el momento oportuno. A veces, la versión actualizada estaba disponible en la estación de trabajo, pero la versión antigua no se eliminaba, lo que causaba confusión y problemas de producción.
¿Cómo ayudó Azumuta?
Tras descubrir los puntos débiles del proceso de documentación, Novy introdujo Azumuta en el taller. Azumuta ofrecía una plataforma centralizada para todas las instrucciones de trabajo y listas de comprobación a las que podían acceder fácilmente todas las partes interesadas, incluidos el departamento de calidad, el departamento de I+D y el departamento de ingeniería. La solución basada en la nube de Azumuta permitía actualizaciones dinámicas, lo que significaba que la planta de producción tenía acceso a las versiones más recientes y aprobadas de las instrucciones y listas de comprobación en todo momento.
Además, el proceso de creación y actualización de instrucciones y listas de comprobación se hizo mucho más eficaz, lo que redujo considerablemente la carga de trabajo del departamento de calidad. Según Joris Cuvelier, responsable del departamento interno de calidad, el tiempo dedicado a crear y gestionar instrucciones y listas de comprobación se redujo en un 50%. Un factor que contribuye en gran medida a esta asombrosa métrica es que crean instrucciones/listas de comprobación directamente en el taller y cargan al instante vídeos y fotos en las instrucciones a través de la sencilla aplicación de Azumuta para tabletas. El formateo final se hace a través de la interfaz de administración, pero esto sólo supone el 20% de la carga de trabajo para hacer una instrucción. Además, la coherencia de Azumuta en el formato y las imágenes facilitó que las instrucciones fueran fáciles de entender para los operarios. Estas mejoras se tradujeron en un aumento de la productividad, una reducción de los errores y una mayor satisfacción de los clientes.