LA GESTION DE LA DOCUMENTATION ET DES PROCESSUS
1. Création et adaptation des instructions de travail
Traditionnellement, Novy distingue deux types d'instructions utilisées dans l'atelier :
1. les instructions de travail qui guident l'opérateur dans la réalisation d'une commande de produit
2. Listes de contrôle de la qualité exécutées après la production et garantissant la qualité des produits
La création de ces instructions/liste de travail présentait traditionnellement des défis en termes d'efficacité, car le processus nécessitait beaucoup de temps et d'efforts pour être maintenu à jour. Chez Novy, de nombreuses parties prenantes sont impliquées dans ce processus et, en particulier, le service qualité a dû consacrer énormément de temps et d'efforts à la mise à jour des instructions/liste de contrôle.
Cette situation s'explique en grande partie par le fait qu'avant l'introduction d'Azumuta, toutes les instructions étaient créées à l'aide de Word ou d'Excel. Bien que ces outils aient leurs avantages, il était très difficile d'assurer la cohérence des instructions, ce qui entraînait des problèmes de formatage du texte et des images. En outre, leur nature non dynamique en termes de création et d'adaptation des instructions de travail a mis à rude épreuve le service qualité et l'efficacité de l'atelier.
C'est pourquoi Novy a réalisé de manière proactive plusieurs audits de processus afin de découvrir les points les plus problématiques en termes de documentation et de gestion des processus pour les instructions de travail. Ces audits ont surtout permis de découvrir que les instructions de travail et les listes de contrôle n'étaient souvent pas à jour dans l'atelier. En raison de la lourdeur et de l'absence de dynamique du processus de modification dans Word/Excel, un délai important s'écoulait entre la mise à jour et l'approbation des instructions et leur transmission au bon poste de travail dans l'atelier, au bon moment. Parfois, la version mise à jour était disponible au poste de travail, mais l'ancienne version n'était pas supprimée, ce qui entraînait une certaine confusion et des problèmes de production.
Comment Azumuta a-t-il aidé ?
Après avoir découvert les points problématiques du processus de documentation, Novy a introduit Azumuta dans l'atelier. Azumuta offre une plateforme centralisée pour toutes les instructions de travail et les listes de contrôle qui sont facilement accessibles par toutes les parties prenantes, y compris le service qualité, le service R&D et le service d'ingénierie. La solution d'Azumuta, basée sur le cloud, permet des mises à jour dynamiques, ce qui signifie que l'atelier a accès à tout moment aux versions les plus récentes et approuvées des instructions/liste de contrôle.
En outre, le processus de création et de mise à jour des instructions et des listes de contrôle est devenu nettement plus efficace, ce qui a permis de réduire considérablement la charge de travail du service qualité. Selon Joris Cuvelier, responsable du service qualité interne, le temps consacré à la création et à la gestion des instructions et des listes de contrôle a diminué de 50 %. Le fait de créer des instructions/liste de contrôle directement dans l'atelier et de télécharger instantanément des vidéos et des photos dans les instructions via l'application tablette facile à utiliser d'Azumuta contribue grandement à cette mesure stupéfiante. Le formatage final est effectué via l'interface d'administration, mais cela ne représente que 20 % de la charge de travail nécessaire à l'élaboration d'une instruction. En outre, la cohérence du formatage et des images d'Azumuta a permis de garantir que les instructions étaient faciles à comprendre pour les opérateurs. Ces améliorations ont permis d'accroître la productivité, de réduire les erreurs et d'améliorer la satisfaction des clients.