L'excellence des opérateurs chez Novy : Découvrez comment les instructions de travail numériques ont permis de réduire de 60 % les réclamations des clients

Découvrez le parcours remarquable de Novy avec Azumuta - une solution numérique transformatrice qui a révolutionné leurs processus de production. Confrontée à des problèmes de saisie manuelle des données, d'incohérence et de documentation fastidieuse, Novy recherchait une approche de pointe pour améliorer le contrôle de la qualité et l'efficacité.

20%
Gain de temps en ETP

60%

Moins de réclamations sur la qualité

1

mois de mise en œuvre

novy
Entreprise

Novy NV, qui fait partie du Middleby Groep et qui est spécialisée dans les hottes de cuisine et les tables de cuisson. 

Siège social

Le siège de Novy NV est situé à Kuurne, en Belgique.

Salariés

+260 employés à Novy

INDUSTRIE

Industrie de la cuisine

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Défi

Le défi

Contexte

Ce cas client met en lumière Novy, le premier spécialiste belge et un véritable leader dans la production de hottes de cuisine. Mais Novy ne s'arrête pas là. L'entreprise propose également une gamme de tables de cuisson à induction et d'extracteurs de plan de travail de qualité supérieure, ce qui en fait une puissance complète sur le marché des appareils de cuisine. Poussée par une expansion mondiale, Novy a pris le monde d'assaut au cours des dernières décennies, établissant des filiales en France, en Allemagne, aux Pays-Bas, au Royaume-Uni et en Suisse et des partenaires de distribution en Italie, en Espagne, en République tchèque, en Israël et en Scandinavie.

Depuis sa création, Novy a prospéré grâce à son engagement continu en faveur de l'artisanat et de la qualité, associé à une forte volonté d'innovation. Cette culture axée sur l'innovation a conduit à la mise en place d'un atelier numérisé où le contrôle continu est essentiel. Dans cette révolution numérique, Azumuta est devenu l'un des piliers fondamentaux de l'usine de Novy, lui permettant de repousser les limites de la numérisation et de révolutionner les opérations de son atelier. Il en résulte la capacité de produire des produits révolutionnaires qui non seulement garantissent une ventilation inégalée, mais qui fonctionnent également dans un silence bienheureux.

Le parcours remarquable d'Azumuta at Novy a commencé en mai 2021. Alors que l'entreprise étendait ses activités et diversifiait ses gammes de produits, elle s'est heurtée à des difficultés dans ses processus de travail. Des méthodes manuelles obsolètes et incohérentes pour la création d'instructions de travail et de listes de contrôle ont exercé une pression sur leur processus de production, entraînant des erreurs, des plaintes de clients et des retards de production coûteux. Novy a reconnu que la modernisation de ses opérations en atelier pouvait potentiellement améliorer la productivité et réduire les erreurs. Voyons comment Novy y est parvenu en introduisant Azumuta dans l'atelier.

Globalement, les défis de Novy tournaient autour de l'amélioration de la documentation et de la gestion des processus, de l'amélioration du contrôle de la qualité et de la satisfaction des clients, et de l'optimisation de la formation et du transfert de connaissances. L'adoption d'une plateforme numérique comme Azumuta offre la possibilité de relever ces défis en rationalisant les processus, en garantissant des instructions actualisées et cohérentes, en facilitant les possibilités de formation et en améliorant la gestion des données pour le contrôle de la qualité. Voyons en détail comment nous avons relevé les principaux défis de Novy.

LA GESTION DE LA DOCUMENTATION ET DES PROCESSUS

1. Création et adaptation des instructions de travail

Traditionnellement, Novy distingue deux types d'instructions utilisées dans l'atelier :
1. les instructions de travail qui guident l'opérateur dans la réalisation d'une commande de produit

2. Listes de contrôle de la qualité exécutées après la production et garantissant la qualité des produits

La création de ces instructions/liste de travail présentait traditionnellement des défis en termes d'efficacité, car le processus nécessitait beaucoup de temps et d'efforts pour être maintenu à jour. Chez Novy, de nombreuses parties prenantes sont impliquées dans ce processus et, en particulier, le service qualité a dû consacrer énormément de temps et d'efforts à la mise à jour des instructions/liste de contrôle.

Cette situation s'explique en grande partie par le fait qu'avant l'introduction d'Azumuta, toutes les instructions étaient créées à l'aide de Word ou d'Excel. Bien que ces outils aient leurs avantages, il était très difficile d'assurer la cohérence des instructions, ce qui entraînait des problèmes de formatage du texte et des images. En outre, leur nature non dynamique en termes de création et d'adaptation des instructions de travail a mis à rude épreuve le service qualité et l'efficacité de l'atelier.

C'est pourquoi Novy a réalisé de manière proactive plusieurs audits de processus afin de découvrir les points les plus problématiques en termes de documentation et de gestion des processus pour les instructions de travail. Ces audits ont surtout permis de découvrir que les instructions de travail et les listes de contrôle n'étaient souvent pas à jour dans l'atelier. En raison de la lourdeur et de l'absence de dynamique du processus de modification dans Word/Excel, un délai important s'écoulait entre la mise à jour et l'approbation des instructions et leur transmission au bon poste de travail dans l'atelier, au bon moment. Parfois, la version mise à jour était disponible au poste de travail, mais l'ancienne version n'était pas supprimée, ce qui entraînait une certaine confusion et des problèmes de production.

Comment Azumuta a-t-il aidé ?

Après avoir découvert les points problématiques du processus de documentation, Novy a introduit Azumuta dans l'atelier. Azumuta offre une plateforme centralisée pour toutes les instructions de travail et les listes de contrôle qui sont facilement accessibles par toutes les parties prenantes, y compris le service qualité, le service R&D et le service d'ingénierie. La solution d'Azumuta, basée sur le cloud, permet des mises à jour dynamiques, ce qui signifie que l'atelier a accès à tout moment aux versions les plus récentes et approuvées des instructions/liste de contrôle.

En outre, le processus de création et de mise à jour des instructions et des listes de contrôle est devenu nettement plus efficace, ce qui a permis de réduire considérablement la charge de travail du service qualité. Selon Joris Cuvelier, responsable du service qualité interne, le temps consacré à la création et à la gestion des instructions et des listes de contrôle a diminué de 50 %. Le fait de créer des instructions/liste de contrôle directement dans l'atelier et de télécharger instantanément des vidéos et des photos dans les instructions via l'application tablette facile à utiliser d'Azumuta contribue grandement à cette mesure stupéfiante. Le formatage final est effectué via l'interface d'administration, mais cela ne représente que 20 % de la charge de travail nécessaire à l'élaboration d'une instruction. En outre, la cohérence du formatage et des images d'Azumuta a permis de garantir que les instructions étaient faciles à comprendre pour les opérateurs. Ces améliorations ont permis d'accroître la productivité, de réduire les erreurs et d'améliorer la satisfaction des clients.

"La solution d'Azumuta, basée sur le cloud, a apporté un nouveau niveau de mises à jour dynamiques à notre atelier. Nous ne sommes plus confrontés à des retards dans la mise à jour et l'approbation des instructions. L'accessibilité et la disponibilité en temps réel des dernières versions ont amélioré notre efficacité et éliminé la confusion dans la production."

Création d'une instruction de travail

2. Optimiser la gestion des processus

Avant l'introduction d'Azumuta, il était très difficile de déterminer si l'opérateur travaillait avec les bons documents. Cet aspect étant crucial du point de vue de la gestion des processus, l'entreprise cherchait un moyen de s'assurer que l'opérateur travaillait avec des instructions de travail spécifiques pour le produit qu'il devait assembler.

Dans le processus de production de Novy, une commande de produit se compose souvent de plusieurs instructions de travail (par exemple, pré-assemblage, assemblage final, emballage, etc.) Cependant, il n'y avait pas de moyen concluant de s'assurer que le processus de production était exécuté exactement dans l'ordre établi par la direction. C'est pourquoi ils cherchaient également un moyen de s'assurer que l'opérateur suivait la bonne séquence d'instructions de travail.

Comment Azumuta a-t-il contribué à accroître la flexibilité de l'instruction au travail ?

Azumuta a contribué à résoudre ce problème en introduisant un système de code-barres qui relie chaque commande de produit aux instructions de travail spécifiques correctes. L'opérateur scanne le code-barres de la commande de produits qu'il doit produire et Azumuta affiche instantanément la séquence correcte d'instructions de travail sur sa tablette. Cela permet non seulement d'améliorer la précision du processus de production, mais aussi de faciliter le suivi par les opérateurs de la bonne séquence d'instructions de travail. En outre, cela permet à la direction de suivre l'évolution du produit et de voir s'il se déroule comme prévu ou non. Dans l'ensemble, les solutions de gestion des processus d'Azumuta ont aidé Novy à rationaliser ses processus de travail et à optimiser ses opérations en atelier.

En conclusion, la mise en œuvre d'Azumuta chez Novy a permis de relever les défis liés à la création et à la mise à jour des instructions de travail et des listes de contrôle. Notre plateforme centralisée fournit des mises à jour dynamiques, améliore l'efficacité et réduit la charge de travail du service qualité, ce qui se traduit par une augmentation de la productivité, une réduction des erreurs et une amélioration de la satisfaction des clients. En outre, le système de code-barres d'Azumuta a permis un séquençage précis des instructions de travail, améliorant ainsi la gestion globale du processus, le suivi des progrès et l'optimisation des opérations de l'atelier pour Novy.

Étude de cas : Novy
La capacité à s'adapter rapidement aux modifications des instructions de travail nous a donné un avantage concurrentiel, tandis que la distribution entièrement automatisée des instructions de travail a réduit la complexité et les erreurs dans l'atelier. Azumuta a révolutionné notre processus de gestion des instructions de travail et a rendu nos opérations plus agiles".
Joris Cuvelier
Coordinateur de l'assurance qualité

RÉCLAMATIONS DES CLIENTS ET TRAÇABILITÉ DES PRODUITS

Le contrôle de la qualité va de pair avec la traçabilité des produits. Avant l'introduction d'Azumuta, l'un des principaux défis de Novy était l'insuffisance de la traçabilité des produits. En cas de réclamation d'un client, Novy disposait de peu d'informations sur la commande du produit et ne pouvait pas trouver de preuves adéquates telles que des accessoires manquants ou incorrects, de la documentation ou la livraison d'un mauvais produit. C'est pourquoi Novy a cherché un cadre qui lui permettrait de stocker toutes les informations essentielles de la commande de produits de manière numérique, ce qui se traduirait par une traçabilité complète et une approche efficace pour traiter les réclamations des clients.

Comment Azumuta a-t-il aidé ?

Lorsqu'il parcourt les instructions de travail pour assembler une commande de produit, l'opérateur est invité à remplir certaines informations par le biais de contrôles. Il peut s'agir d'un simple OK/NOK, de la lecture des codes-barres des composants ou de la prise de photos de la boîte envoyée au client. En arrière-plan, Azumuta stocke toutes les informations relatives à cette commande de produits et centralise ces données. En cas de réclamation d'un client, Novy peut facilement rechercher la commande de produit spécifique et traiter la réclamation en consultant les données. Par exemple, lorsque le client se plaint de l'absence d'accessoires, il peut facilement rechercher l'image du contenu de la boîte et vérifier si la plainte est fondée ou non. Cela permet de résoudre rapidement les réclamations des clients et d'adopter une approche plus efficace dans l'ensemble. Le stockage numérique des informations sur les produits garantit une traçabilité totale, ce qui est crucial pour la certification UL et l'entrée sur le marché américain. Le système d'Azumuta permet à Novy de répondre à ces exigences et de se positionner en vue d'une croissance future. En cas de tendances dans les réclamations des clients, le système dynamique d'instructions de travail d'Azumuta permet d'adapter rapidement les instructions et les contrôles de qualité fournis.

En ce qui concerne les réclamations des clients, Azumuta fournit un système de défense à deux niveaux. Comme expliqué précédemment, l'introduction de contrôles de qualité pendant l'assemblage garantit un contrôle de qualité en temps réel et réduit le risque de livrer des produits défectueux. La deuxième couche est la traçabilité : les informations relatives à la commande du produit sont stockées numériquement, ce qui permet à Novy de répondre rapidement à toute réclamation potentielle de la part du client et de la résoudre efficacement. Ce système à deux niveaux permet à Novy de maintenir ses normes de haute qualité et de fournir un service à la clientèle exceptionnel.

Novy Contrôle de qualité

LE CONTRÔLE DE LA QUALITÉ

Pour Novy, le contrôle de la qualité est un aspect très important du processus de production. Avant l'introduction de l'Azumua, Novy contrôlait la qualité de ses produits après la production en laissant les opérateurs remplir manuellement une liste de contrôle de la qualité. Cette méthode de contrôle de la qualité présentait plusieurs inconvénients. Découvrons comment Azumua s'attaque à ces inconvénients.

1. Saisie manuelle des données

La saisie manuelle des données est sujette aux erreurs humaines, telles que les fautes de frappe, la mauvaise interprétation des instructions ou l'omission accidentelle de détails importants. Ces erreurs peuvent entraîner l'enregistrement de données incorrectes ou peu fiables, ce qui fait que des problèmes de qualité potentiels passent inaperçus. En outre, les listes de contrôle contenaient souvent des informations manquantes (nom du contrôleur de la qualité, numéros de série illisibles, etc.)

Outre la difficulté de la saisie des données, Novy a également dû faire face à l'incohérence des données. Les listes de contrôle étant remplies manuellement par différents opérateurs, il y avait un manque de cohérence dans la manière dont les informations étaient enregistrées. Cette incohérence pouvait entraîner des difficultés de comparaison et d'analyse des données pour différents produits ou séries de production.

Avant l'introduction d'Azumuta, toutes les listes de contrôle manuelles étaient collectées par un représentant de la qualité et scannées, ce qui prenait environ une heure et demie chaque semaine. Ce processus prenait beaucoup de temps et était inefficace. Il entraîne des retards en cas de problèmes et un retard dans l'analyse des tendances.

Comment Azumuta a-t-il aidé ?

En abandonnant la saisie manuelle des données, le risque d'erreurs humaines a été considérablement réduit, ce qui a permis d'obtenir des données correctes et fiables. En outre, le contrôle de la qualité est désormais toujours complet, car les opérateurs ne peuvent pas terminer leur contrôle de la qualité sans remplir certaines vérifications obligatoires. Le passage au numérique avec Azumuta garantit une saisie standardisée des données, ce qui permet d'avoir une vision cohérente de la qualité. L'opérateur peut même joindre des images ou des vidéos à la liste de contrôle pour fournir des informations supplémentaires si nécessaire.

Le service qualité de Novy a économisé 1,5 heure par semaine sur la collecte et la numérisation des listes de contrôle manuelles depuis qu'Azumuta stocke automatiquement toutes les données saisies dans une base de données centralisée. Celles-ci peuvent être utilisées pour des analyses ultérieures, ce qui permet de suivre rapidement et facilement la qualité et de travailler sur des initiatives potentielles d'amélioration des processus.

"Le passage à la solution numérique d'Azumuta a apporté de la cohérence à notre processus d'enregistrement des données. Grâce à la standardisation de la saisie des données, nous avons une vision plus claire et plus fiable de la qualité des produits et des séries de production. L'analyse des données en vue d'améliorations n'a jamais été aussi facile !"

2. Retour d'information en temps réel à l'opérateur

Novy reconnaît l'importance cruciale du contrôle de la qualité dans son processus de production. Auparavant, avant la mise en œuvre d'Azumuta, la liste de contrôle de la qualité était effectuée manuellement et seulement après la production. Cette approche réactive signifiait que tout problème pouvait n'être identifié qu'après coup, car le service de contrôle de la qualité examinait et analysait les listes de contrôle à un stade ultérieur, avant de transmettre les commandes de produits au client.

Pour relever ce défi, Novy a cherché à mettre en place un système qui permettrait un contrôle continu de la qualité et un retour d'information en temps réel, pendant que les opérateurs suivaient les étapes de l'instruction. L'objectif était de détecter et de résoudre les erreurs à un stade précoce, en veillant à ce qu'elles soient traitées rapidement. En fin de compte, le but était de minimiser la probabilité de produits défectueux en détectant et en rectifiant les erreurs grâce à un retour d'information immédiat en temps réel.

Comment Azumuta a-t-il aidé ?

Azumuta a joué un rôle essentiel en aidant Novy à mettre en œuvre ce cadre de contrôle de la qualité en temps réel. Lors du lancement d'une commande de produit, les opérateurs scannent simplement le numéro de série du produit, ce qui permet à Azumuta de créer la commande de produit correspondante et de récupérer instantanément toutes les informations pertinentes. Novy peut ainsi fournir aux opérateurs des instructions précises, adaptées à la commande de produit spécifique et comprenant tous les paramètres pertinents.

Tout au long du processus de production, les opérateurs utilisent l'application sur tablette d'Azumuta, qui les guide à chaque étape. Au fur et à mesure que les opérateurs progressent, il leur est demandé de fournir des informations sur des mesures de qualité spécifiques du produit en cours de fabrication. Par exemple, à une étape donnée, les opérateurs peuvent être amenés à insérer un moteur dans le produit. L'opérateur scanne le moteur, Azumuta saisit l'information et la compare immédiatement aux paramètres de qualité enregistrés dans la commande du produit. Cette surveillance continue et ce retour d'information permettent à Novy d'identifier et de rectifier rapidement toute erreur commise par les opérateurs, réduisant ainsi la probabilité de livrer des lots de produits défectueux.

3. Retour d'information de l'opérateur vers les superviseurs

Un autre défi majeur pour Novy était le fait qu'il était très difficile d'obtenir un retour d'information de la part de l'opérateur, en particulier lors de l'utilisation d'instructions sur papier. Essentiellement, ils voulaient introduire une boucle de retour d'information entre les opérateurs et les responsables de la production afin de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde et peut contribuer à l'amélioration de l'efficacité de l'atelier. C'est pourquoi ils se sont tournés vers Azumuta afin de disposer d'un système de billetterie qui leur permette de signaler certains problèmes ou idées d'amélioration, et de résoudre ces problèmes de manière adéquate dans le cadre d'une approche standardisée.

Comment Azumuta a-t-il aidé ?

Lorsqu'un opérateur détecte un écart lors de la fabrication d'un produit dans l'atelier, il peut le signaler en créant un ticket. Tout le contexte (commande de produit, instruction de travail, étape, ...) est automatiquement stocké sur le ticket, et l'opérateur peut ajouter du texte ou des photos au ticket afin de capturer toutes les informations pertinentes dans le ticket.

Au niveau de l'administration, Novy reçoit tous les tickets dans des tableaux personnalisés (8D, PDCA, KANBAN, etc.). Chaque semaine, le responsable de la qualité interne rencontre le chef de l'équipe d'assemblage pour examiner chaque ticket créé et évaluer s'il est pertinent ou non. Cette approche leur permet de prendre des mesures appropriées pour résoudre les problèmes rencontrés dans l'atelier. Par exemple, ces informations peuvent être utilisées pour identifier des améliorations potentielles dans leur processus de production ou pour résoudre des problèmes récurrents. Dans l'ensemble, la mise en œuvre du module d'amélioration continue d'Azumuta a entraîné une amélioration significative de l'efficacité, de la précision et de la productivité du service qualité.

En conclusion, la mise en œuvre d'Azumuta a permis de remédier aux inconvénients du contrôle manuel de la qualité pour Novy. En éliminant la saisie manuelle des données, Azumuta garantit l'exactitude et la fiabilité des données tout en encourageant l'enregistrement normalisé et cohérent des informations. En outre, Azumuta permet un retour d'information en temps réel aux opérateurs, ce qui permet de détecter et de résoudre rapidement les erreurs, réduisant ainsi la probabilité de livrer des produits défectueux. En outre, le système de ticketing fourni par Azumuta facilite une communication et une collaboration efficaces entre les opérateurs et les responsables de la production, ce qui permet d'améliorer l'efficacité et la productivité du département qualité de Novy.

Utilisation d'un périphérique dans l'atelier
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Mise en œuvre

Mise en œuvre

En mai 2021, nous avons lancé un projet pilote à Panorama, en commençant par 10 tablettes, 20 comptes d'opérateurs et 3 administrateurs. Novy a pu démarrer avec un minimum d'assistance, n'ayant besoin que d'environ 10 heures d'assistance à l'installation, selon les estimations de Joris Cuvelier. C'est surtout la disponibilité de guides complets qui leur a permis d'être efficaces. Selon Joris, l'une des principales raisons de la rapidité et de l'efficacité de la mise en œuvre est la nature conviviale d'Azumuta, même pour les personnes n'ayant pas de formation en informatique. Cela signifie que des personnes plus proches de la production, telles que les ingénieurs qualité, ont pu prendre la direction des opérations, ce qui a permis de réaliser des progrès efficaces.

Au cours de la phase pilote, nous avons décidé ensemble de nous concentrer sur le modèle de table de cuisson "Panorama" de Novy, car c'est sur ce modèle que les clients se plaignaient le plus. La composante de retour d'information en temps réel était essentielle pour éviter l'insertion incorrecte des plaques de cuisson dans les appareils. Grâce à l'introduction d'Azumuta, les réclamations des clients concernant le modèle Panorama ont disparu, ce qui a donné le feu vert à l'extension de sa mise en œuvre à plusieurs lignes de production.

L'une des principales préoccupations de Novy avant l'introduction d'Azumuta était de savoir comment les opérateurs réagiraient au processus de numérisation. Le personnel avait été habitué à utiliser du papier pour toutes les opérations, et il n'était donc pas certain qu'il s'adapterait. Cependant, une fois que le projet pilote a commencé en mai, tout le monde a rapidement adopté l'approche plus numérique. Les opérateurs ont apprécié les conseils améliorés avec des étapes spécifiques et la boucle de retour améliorée. C'était un début encourageant. Malheureusement, Novy a dû faire face à un revers inattendu au cours de l'été, lorsqu'un vol s'est produit, entraînant la perte de toutes les tablettes. À titre de mesure temporaire, il a fallu revenir au travail sur papier. Cependant, les opérateurs se sont montrés très réticents à l'idée de revenir à des flux de travail sur papier. Ils ont pu constater de visu l'efficacité des opérations numériques et ne voulaient plus avoir à chercher les bonnes instructions ou listes de contrôle et à tout écrire manuellement. Cela a confirmé la conviction de Novy qu'elle avait fait le bon choix en passant au numérique, en particulier avec Azumuta.

"Le projet pilote avec Azumuta a été un succès retentissant. Avec un minimum d'aide à l'installation, nous avons pu démarrer efficacement, grâce à la nature conviviale de la plateforme. Même les personnes n'ayant pas de connaissances en informatique ont pu prendre les devants, ce qui a permis une mise en œuvre rapide et efficace."

En conclusion, Novy a mis en œuvre Azumuta dans tous les environnements (complexes) où le transfert de connaissances et le suivi sont essentiels au bon fonctionnement de l'entreprise. Le projet pilote avec Azumuta au Panorama de Novy a été un succès, conduisant à des améliorations significatives de l'efficacité et de la satisfaction des clients. La convivialité d'Azumuta a permis à des personnes n'ayant pas de connaissances en informatique de prendre la direction de la mise en œuvre, ce qui a permis de réaliser des progrès rapides. L'accueil positif des opérateurs, qui ont adopté l'approche numérique et n'ont pas voulu revenir à des flux de travail sur papier, a confirmé la valeur d'Azumuta. La prochaine étape pour Novy est d'intégrer davantage Azumuta au système ERP, afin de renforcer la synchronisation et d'améliorer l'efficacité opérationnelle.

Azumuta : une formation sur mesure pour les travailleurs de première ligne
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Résultats

Résultats

Après plus de deux ans, nous sommes ravis d'assister à l'intégration d'Azumuta dans l'atelier de Novy. Au cours de cette période, plusieurs améliorations notables ont émergé en tant que résultat direct de cette mise en œuvre, y compris les efficacités clés suivantes :

  • Réduction de 60 % des réclamations des clients grâce au cadre de contrôle de la qualité en temps réel d'Azumuta.
  • Les réclamations sont résolues 40 % plus rapidement grâce au stockage numérique de la traçabilité des produits.
  •  Diminution de 50 % du temps consacré à la création et à la gestion des instructions de travail et des listes de contrôle.
  • Élimination de la nécessité de consacrer du temps à la transformation d'informations de qualité en format numérique (collecte et numérisation), ce qui représente un gain de temps de 20 % en ETP.
  • Amélioration de l'efficacité de la formation : Novy a réduit de 40 % le temps consacré à la gestion de la formation des nouveaux employés grâce au système de gestion de l'apprentissage d'Azumuta.

Participez à la révolution numérique des opérations en atelier