Cómo Reynders redujo las reclamaciones de calidad en un 60% y aumentó la eficacia de las instrucciones de trabajo en un 50%.

Reynders Label Printing ha implantado Azumuta como solución para las instrucciones de trabajo digitales y la trazabilidad de los productos. Descubra cómo esta solución ayudó a Reynders a agilizar sus operaciones, aumentar la eficiencia y mantener los más altos niveles de calidad en su línea de productos. 

50% Instrucciones de trabajo más eficaces

60%

Menos reclamaciones de calidad

3

meses de aplicación

Logotipo de Reynders
Empresa

Reynders Pharmaceutical Labels NV forma parte del Grupo Reynders y fabrica etiquetas farmacéuticas personalizadas para las 10 principales empresas farmacéuticas.

Sede central

Reynders Pharmaceutical Labels NV tiene su sede en Boechout, Amberes.

Empleados

+550 empleados en el Grupo Reynders

INDUSTRIA

Industria farmacéutica

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Desafío

El desafío

Contexto

Reynders Pharmaceutical Labels (RPL), que forma parte del Reynders Label Printing Group, está especializada en la producción de etiquetas para clientes que son líderes del mercado en el sector farmacéutico, como Pfizer, Janssen Pharmaceutica, Schering-Plough, Alcon-Couvreur, GlaxoSmithKline y Baxter. Reynders Pharmaceutical Labels lleva 25 años trabajando en una planta de producción independiente para fabricar una amplia gama de productos de etiquetado farmacéutico estándar y personalizados. Ya sea para viales, jeringuillas, tubos, plumas inyectoras o frascos, Reynders Pharmaceutical Labels imprime con precisión clínica todo tipo de etiquetas, como las de cuadernillo o las de percha.

En la declaración de objetivos de Reynders podemos leer: " [...] Tomamos decisiones basadas en datos y hemos automatizado multitud de procesos para alcanzar un control de calidad casi perfecto. [...]"

Durante mucho tiempo, Reynders Pharmaceutical Labels se ha apasionado por actuar en esta misión, y el resultado es que la planta de producción funciona ahora altamente digitalizada, donde el seguimiento en cualquier momento es la piedra angular. Estamos, por tanto, muy orgullosos de que Azumuta encaje en este propósito y de que podamos ser una parte importante de su ciclo de producción. La historia entre Azumuta y Reynders Pharmaceutical Labels comenzó en 2020. En ese momento, RPL ya contaba con un marco sólido para gestionar las instrucciones en papel, pero seguía luchando con la naturaleza inflexible y lenta de mantener instrucciones de trabajo no digitales. Además del deseo de cambiar esta situación, también querían obtener más información sobre cómo se ejecutaban estas instrucciones de trabajo en el taller para crear un circuito de retroalimentación bien informado. Por lo tanto, RPL buscaba un socio que les guiara para digitalizar aún más sus instrucciones de trabajo y que también les proporcionara.

Los principales retos que llevaron a RPL a Azumuta pueden agruparse en tres grandes pilares.

Gestión y flexibilidad de las instrucciones de trabajo intensivo en tiempo 

Antes de la introducción de Azumuta, RPL ya disponía de un marco sólido para elaborar y aprobar las numerosas instrucciones específicas de papeleo. Sin embargo, debido a la naturaleza inflexible de las instrucciones de papeleo, la gestión de las instrucciones solía costar una enorme cantidad de tiempo. Descubramos los aspectos que más tiempo consumían y cómo Azumuta aportó una solución.

1. Gestión de las instrucciones de trabajo

En la industria farmacéutica, el cliente suele tener requisitos muy específicos. Esto se traduce en la necesidad de una gran flexibilidad en el taller, unida a una gran exactitud y precisión, típicas de un entorno de gran mezcla y bajo volumen. Como resultado, es necesario disponer de instrucciones de trabajo independientes por cliente, producto y formato... Estas cantidades extremas de variantes en los productos debido a las personalizaciones dan lugar a una enorme cantidad de combinaciones posibles de pasos de instrucciones de trabajo en el ciclo de producción. Mantener instrucciones de trabajo separadas en papel para cada una de estas combinaciones es una tarea interminable y, por tanto, puede provocar mucho estrés a las personas responsables. Como resultado, no siempre era posible proporcionar instrucciones de trabajo completamente personalizadas al operario que sólo indicaran los pasos específicos necesarios para la producción de un lote concreto.

¿Cómo ayudó Azumuta?

Gracias a Azumuta, RPL es ahora capaz de gestionar eficientemente una enorme cantidad de variaciones de producto de una manera altamente eficiente en tiempo a través de nuestra funcionalidad de variantes de fácil uso. RPL no sólo ha ganado una cantidad significativa de tiempo en la gestión de sus instrucciones de trabajo, sino que también ha aumentado su precisión en términos de lo que el operario ve en el taller. Con esta funcionalidad, RPL puede impulsar específicamente una instrucción de trabajo completamente configurada para el producto específico que debe producirse (por ejemplo, cliente, formato, etc.).

En esencia, RPL es ahora capaz de gestionar su enorme cantidad de variaciones de producto de forma eficiente y eficaz en Azumuta, al tiempo que es más preciso en cuanto al contenido que el operario ve en el taller.

"Como cliente de la industria farmacéutica, gestionar las cantidades extremas de variantes en los productos debido a las personalizaciones puede ser una tarea desalentadora. La interminable tarea de mantener instrucciones de trabajo separadas para cada combinación puede provocar mucho estrés a las personas responsables. La funcionalidad de variantes de Azumuta, fácil de usar, ha supuesto un cambio de juego para nosotros, ya que nos ha permitido gestionar eficazmente una enorme cantidad de variaciones de productos al tiempo que aumentaba la precisión de lo que el operario ve en la planta de producción."

Koen Catteeu - Director de Operaciones
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2. Cambios en las instrucciones de trabajo

En un entorno altamente flexible en el que la RPL está activa, no es de extrañar que las instrucciones de trabajo puedan cambiar con bastante rapidez. Esto se debe a que el ajuste de las instrucciones de trabajo puede originarse de tres maneras:

  1. La propia RPL puede decidir modificar sus instrucciones de trabajo debido a cambios en el proceso de producción, medidas de seguridad adicionales, nuevos materiales, etc.
  2. La decisión de fabricar una nueva variante de un producto existente o de introducir un producto totalmente nuevo puede hacer necesarias nuevas instrucciones de trabajo.
  3. Las exigencias de los clientes y otros parámetros pueden cambiar. En el sector farmacéutico se producen cambios con frecuencia, lo que se traduce en una gran presión para mantener actualizadas las instrucciones de trabajo.

La frecuencia de los cambios en las instrucciones de trabajo supuso un reto importante para RPL, ya que hacer un seguimiento de todos los cambios y asegurarse de que cada instrucción por separado estaba actualizada requería muchísimo tiempo. Por ejemplo, un pequeño cambio en un paso de una instrucción significaba que todas las instrucciones que utilizaban ese paso debían modificarse. En el caso de los pasos generales, esto podía llevar fácilmente a la necesidad de actualizar la documentación de las instrucciones de trabajo de más de 50 estaciones de trabajo diferentes. En el entorno dinámico en el que opera RPL, mitigar este reto era un objetivo clave para aumentar la agilidad mediante un seguimiento y actualización sencillos de los cambios en las instrucciones.

¿Cómo ayudó Azumuta a aumentar la flexibilidad de las instrucciones de trabajo?

En Azumuta, nos esforzamos por estructurar las instrucciones de trabajo de la forma más eficaz posible. La funcionalidad de variantes, entre otras, nos permite ofrecer un nivel excepcional de flexibilidad en términos de adaptación de las instrucciones de trabajo. Por ejemplo, los cambios en los pasos generales que se utilizan en varias variaciones de productos ahora sólo tienen que modificarse en una ubicación, mientras que en el pasado un pequeño cambio podía conllevar la necesidad de ajustar varias instrucciones de trabajo. Con Azumuta, los cambios a corto plazo pueden realizarse ahora de forma rápida y digital, y estar disponibles para los operarios inmediatamente. Esta forma ágil de trabajar permite a RPL adaptarse muy rápidamente a los cambios sin dejar de mantener un nivel de calidad excepcional, lo que se traduce en una ventaja competitiva.

3. Distribución de instrucciones de trabajo

Además de la gestión de las instrucciones de trabajo, la distribución de estas instrucciones al taller también representaba un aspecto importante que costaba mucho tiempo a los jefes de producción. Antes de Azumuta, RPL disponía de un sistema eficaz para esta distribución, pero aun así, los jefes de producción consideraban que se tardaba mucho tiempo en hacer llegar la instrucción de trabajo correcta al lugar y al operario adecuados. Además, como ya se ha mencionado, estas instrucciones no siempre eran específicas, ya que no era posible proporcionar instrucciones de trabajo totalmente personalizadas para cada variación de producto.

¿Cómo ayudó Azumuta?

En Azumuta, creemos que la distribución de instrucciones de trabajo al taller debe estar completamente automatizada. Sin ningún paso manual, podemos enviar la instrucción de trabajo correcta, completamente configurada para el pedido específico, al operario adecuado en la estación de trabajo correspondiente. Esta disminución de la complejidad para el operario se traduce en menos errores y, a la larga, en un aumento de la productividad.

En conclusión, la introducción de Azumuta ha mejorado significativamente el proceso de gestión de las instrucciones de trabajo para RPL en varios aspectos. En primer lugar, la funcionalidad de variantes ha permitido gestionar eficazmente una enorme cantidad de variaciones de productos, al tiempo que ha sido más precisa en cuanto al contenido que el operario ve en el taller. En segundo lugar, la forma ágil de trabajar ha aumentado la flexibilidad para adaptarse a los cambios, lo que se traduce en una ventaja competitiva. Por último, la distribución de instrucciones de trabajo se ha automatizado por completo, lo que se traduce en una disminución de la complejidad para el operario, menos errores y un aumento de la productividad.

Estudio de caso: Reynders

Control de calidad

En el sector farmacéutico, el control de calidad es un aspecto muy importante del proceso de producción. Antes de la introducción de Azumua, RPL ya disponía de puntos de control adecuados durante el proceso de producción que garantizaban que la calidad del lote se ajustaba a la norma. Sin embargo, el reto de los controles de calidad en papel consistía en que los operarios anotaban sus observaciones en listas de comprobación en papel, y estos formularios eran revisados y analizados posteriormente por el departamento de control de calidad antes de la liberación final del pedido. Este método es reactivo, lo que significa que los problemas pueden no identificarse hasta después de que se hayan producido. Por tanto, el objetivo de RPL era introducir un marco que facilitara el control de calidad continuo y la retroalimentación mientras el operario sigue los pasos de la instrucción. El objetivo final era garantizar que los errores se detectaran y rectificaran en una fase temprana gracias a la retroalimentación en tiempo real, lo que reducía la posibilidad de que un lote contuviera productos defectuosos.

¿Cómo ayudó Azumuta?

En primer lugar, como primera línea de defensa contra los problemas de calidad, Azumuta es excepcionalmente potente en la visualización de instrucciones de trabajo. Esto ya disminuye la posibilidad de errores, pero en RPL querían más garantías en cuanto al control de calidad. Para ello, decidimos integrar el sistema ERP de RPL con Azumuta, de modo que los pedidos de los clientes en el sistema ERP pudieran sincronizarse con Azumuta en tiempo real con el contexto correcto. En el sistema ERP, se adjuntan muchos parámetros de calidad a un pedido de producto (por ejemplo, el tipo de barniz, la anchura de la etiqueta, la posición de la etiqueta, etc.). A través de la integración, estos parámetros de calidad se envían a Azumuta, donde finalmente podemos utilizarlos para proporcionar un control de calidad automatizado y continuo.

¿Cómo utilizamos estos parámetros de calidad en la práctica? Con el software de Azumuta, es posible recoger datos críticos de calidad durante el proceso de producción gracias a nuestro sistema de Registro Electrónico de Lotes. Este sistema garantiza que determinados valores/parámetros del lote puedan capturarse durante el proceso de producción, ya sea dejando que el operario rellene determinadas comprobaciones o, en determinados pasos, leyendo automáticamente los valores de determinadas herramientas de hardware (por ejemplo, inclinómetro, báscula, ...). En cuanto a la primera opción, mientras el operario recorre los pasos durante la producción del lote, los pasos de instrucción se configuran de modo que el operario tenga que proporcionar información sobre determinadas métricas de calidad del lote. Esto puede ir desde un simple OK/NOK hasta la introducción de determinadas especificaciones del lote (por ejemplo, la posición en la que se imprime la etiqueta, el tipo de barniz utilizado, etc.).

Nuestra plataforma captura estos datos y los compara en tiempo real con los parámetros de calidad recibidos del sistema ERP. De este modo, se pueden tomar medidas en tiempo real mientras el operario sigue las instrucciones. Se trata de un sistema muy potente, ya que RPL puede garantizar la supervisión continua y la retroalimentación sobre las entradas del operario. De este modo, los errores pueden detectarse y rectificarse inmediatamente, con lo que disminuye la posibilidad de entregar lotes de productos con defectos.

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Certificado de calidad

El certificado de calidad no se percibía como un verdadero reto en el momento en que RPL se planteó la solución informática de Azumuta. Sin embargo, una de las mejoras notables que se implementaron fue el cambio de un certificado de conformidad en papel (certificado de calidad) a uno digital. Inicialmente, esta transición no formaba parte del alcance del proyecto, pero se hizo evidente que un certificado digital supondría una mejora significativa para los clientes de RPL. Este certificado de conformidad debe enviarse al cliente para demostrar la calidad del lote.

El paso a un certificado digital de conformidad fue una evolución natural de la digitalización del control de calidad dentro del software. A medida que los operarios realizaban sus controles de calidad con el software, los datos se capturaban digitalmente. A continuación, resultó evidente que estos datos podían exportarse a un informe personalizado y enviarse directamente al cliente cuando se produjera la liberación final.

Antes de la introducción de Azumuta, el operario rellenaba manualmente este certificado en papel durante y después del proceso de producción para capturar una lista de métricas de calidad del lote. Uno de los inconvenientes más significativos de un sistema basado en papel son:

  • Mayor riesgo de errores: Los certificados de conformidad escritos a mano son más propensos a errores en comparación con los registros digitales. Las posibilidades de cometer errores en la introducción manual de datos o en los cálculos son mayores, lo que puede dar lugar a que se registre información incorrecta.
  • Lleva mucho tiempo: Rellenar certificados de conformidad en papel es un proceso que lleva mucho tiempo y que puede restar tiempo a los operarios para realizar otras tareas importantes. Además, el mantenimiento manual de registros requiere tiempo y esfuerzo para organizar, revisar y recuperar los documentos cuando sea necesario.
  • Accesibilidad limitada: los certificados de conformidad escritos a mano pueden no ser fácilmente accesibles para todas las partes interesadas que necesiten revisar o analizar los datos. Los documentos físicos pueden tener una distribución limitada y puede ser necesario compartirlos mediante copias físicas o escaneadas, lo que aumenta los retrasos y reduce la accesibilidad.

El certificado digital de conformidad ofrece varias ventajas sobre el planteamiento en papel. En primer lugar, elimina la necesidad de introducir datos manualmente, lo que reduce la probabilidad de errores y ahorra tiempo. En segundo lugar, es más cómodo para los clientes recibir un certificado digital, ya que se puede almacenar fácilmente y acceder a él por vía electrónica. En tercer lugar, el certificado digital puede enviarse al instante, lo que reduce los plazos de entrega y mejora la eficacia del proceso de control de calidad.

¿Cómo ayudó Azumuta?

Como se ha explicado anteriormente, nuestro sistema de Registro Electrónico de Lotes reúne todos los datos capturados relacionados con la producción del lote. Teniendo esto en cuenta, Azumuta ha desarrollado, junto con RPL, una función de exportación que permite traducir automáticamente los datos digitales de los controles de calidad en un informe exportado en formato PDF o Word. Esta función permite a sus clientes recibir el certificado de conformidad como un informe detallado y preciso que destaca los resultados de los controles de calidad en un formato fácil de leer. Al exportar el informe directamente desde el sistema, los clientes pueden recibirlo en cuanto se produce el lanzamiento final en producción, lo que reduce los plazos de entrega y mejora la eficacia general del proceso de control de calidad.

Además, al ofrecer la función de exportación, hemos eliminado la necesidad de elaborar informes manuales y la posibilidad de discrepancias en los datos. Esto garantiza que los clientes de RPL reciban siempre un informe fiable y coherente". Además de exportar los informes digitales de conformidad a los clientes, el software Azumuta también ofrece una función de almacenamiento automático en un servidor que cumple las GMP (en caso necesario).

"Con la introducción de la solución de software de Azumuta, RPL pudo digitalizar su proceso de control de calidad, permitiendo a los operarios realizar comprobaciones de calidad mediante el software y capturar datos digitalmente. A continuación, estos datos podían exportarse a un informe personalizado y enviarse directamente al cliente cuando se producía el lanzamiento final, lo que eliminaba la necesidad de introducir datos manualmente y reducía la probabilidad de errores."

Koen Catteeu - Director de Operaciones
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Aplicación

Aplicación

Con los retos mencionados en mente, RPL buscó un socio que le ayudara a alcanzar sus objetivos. Tras evaluar varias opciones y realizar una demostración, Koen Catteeu, Mieke Sebrechts y su equipo eligieron Azumuta para esta tarea. En esta sección, exponemos brevemente cómo fue la implantación de Azumuta en RPL.

En primer lugar, el equipo de RPL decidió traducir sus instrucciones en papel al formato Azumuta, lo que supuso la mayor parte del trabajo. Después, probaron el sistema con un cliente para familiarizarse con el aspecto de Azumuta. Tras recibir una respuesta positiva, decidieron implantar el sistema para el resto de clientes y productos al cabo de dos semanas. Mientras tanto, también se estableció la conexión entre el sistema ERP de RPL y Azumuta. De este modo, los pedidos de los clientes en el sistema ERP podían sincronizarse con Azumuta en tiempo real con el contexto correcto (parámetros de calidad, variantes, etc.). Como ya se ha explicado, esto era necesario para facilitar el control de calidad digital.

Gracias a una buena cooperación, RPL pudo implantar el uso de Azumuta en toda la planta de producción al cabo de 3-4 meses. Según Koen Catteeu, una de las razones clave de esta rápida y eficaz implantación fue el hecho de que Azumuta es muy fácil de utilizar para personas que no tienen necesariamente conocimientos de informática. Esto significaba que personas cercanas al taller (por ejemplo, ingenieros de producción) podían dirigir este proyecto, lo que se tradujo en una capacidad de trabajo ágil. Por supuesto, hubo varios casos en los que tuvieron que hacer cambios rápidos durante la implantación. Sin embargo, se respondió eficazmente a ello mediante el apoyo y la colaboración entre todas las partes implicadas.

Según Koen Catteeu, fue muy agradable ver lo fácil que fue el cambio del papel a lo digital en términos de adopción por parte del operario. Al principio, el operario siempre podía recurrir a copias en papel de las instrucciones de trabajo que se mostraban en Azumuta, pero al cabo de un par de semanas, estas copias en papel ya casi no se utilizaban. Teniendo en cuenta que la esencia de Azumuta reside en el apoyo al operario, este fue un gran testimonio de lo comprensible y fácil de usar que es nuestra solución de software para el operario.

"Pasar del papel al formato digital con Azumuta fue pan comido. Nuestros operarios adoptaron rápidamente el nuevo sistema y pudieron realizar las tareas con precisión y eficacia gracias a las claras ayudas visuales y a la gestión proactiva del control de calidad. Nos impresionó la facilidad de uso de la solución de software, incluso para quienes no tienen conocimientos informáticos. El proceso de implantación fue rápido y eficaz, y cualquier cambio que necesitábamos hacer se resolvía rápidamente gracias a la colaboración y el apoyo del equipo de Azumuta.."

Koen Catteeu - Director de Operaciones

Desde el principio, los operarios se mostraron satisfechos con la solución implantada. Comprendieron que las instrucciones de trabajo digitales y la gestión proactiva del control de calidad aportan grandes ventajas en un entorno de fabricación en el que la precisión es crucial para garantizar productos de alta calidad. Con las instrucciones de trabajo digitales, los operarios pueden acceder fácilmente a ayudas visuales claras que proporcionan contexto para cada paso, lo que les facilita realizar las tareas con precisión y eficacia. Además, el sistema proactivo de gestión del control de calidad puede detectar cuándo un operario proporciona una respuesta incorrecta relacionada con la calidad y proporcionar inmediatamente información y acciones de seguimiento para garantizar que se cumple el requisito de calidad correcto. Esto no sólo ayuda a prevenir errores y defectos, sino que también permite a los operarios aprender de sus errores y mejorar continuamente su rendimiento. Como resultado, los operarios están más satisfechos con su trabajo y confían en su capacidad para realizar las tareas correctamente.

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Resultados

Resultados

Después de más de dos años, estamos orgullosos de ver cómo Azumuta está ahora profundamente integrado en el taller de RPL. He aquí un par de eficiencias clave que resultaron de esta implementación:

  • Disminución de la complejidad de las instrucciones de trabajo: el tiempo dedicado a la gestión de las instrucciones de trabajo ha disminuido en un 50% , ya que Azumuta permite a RPL gestionar una enorme cantidad de variaciones de productos de forma eficiente y eficaz.
  • Azumuta proporciona un nivel excepcional de flexibilidad en términos de adaptación de las instrucciones de trabajo. Esto permite a RPL adaptar las instrucciones de trabajo un 60 % más rápido, manteniendo al mismo tiempo un nivel de calidad excepcional.
  • La plataforma de Azumuta garantiza una estructura flexible y eficaz para la distribución de instrucciones de trabajo, lo que permite a RPL proporcionar al operario instrucciones de trabajo específicas completamente configuradas para el producto concreto que debe fabricarse. Además, el operario recibe información sobre la calidad en tiempo real mientras sigue las instrucciones. En conjunto, esto se tradujo en una disminución de las reclamaciones de los clientes relacionadas con errores humanos del 50-60%.
  • Azumuta permite el seguimiento en tiempo real en el taller, proporcionando a RPL información sobre la ejecución de las instrucciones de trabajo y creando un bucle de retroalimentación bien informado desde el taller.
  • La conexión entre Azumuta y el sistema ERP propició una sincronización entre la dirección y la planta de producción, lo que se tradujo en una mejor comunicación y menos errores de planificación.
  • El certificado digital de calidad, que antes se cumplimentaba en papel, se genera ahora automáticamente a través de Azumuta, basándose en los datos que se recogen a lo largo del ciclo de producción del lote.

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