Hoe Reynders kwaliteitsklachten met 60% verminderde en de efficiëntie van werkinstructies met 50% verhoogde

Reynders Label Printing heeft Azumuta geïmplementeerd als oplossing voor digitale werkinstructies en producttraceerbaarheid. Lees hoe deze oplossing Reynders heeft geholpen hun activiteiten te stroomlijnen, de efficiëntie te verhogen en de hoogste kwaliteitsniveaus in hun productlijn te handhaven. 

50% Efficiëntere werkinstructies

60%

Minder kwaliteitsklachten

3

maanden van implementatie

Reynders logo
Bedrijf

Reynders Pharmaceutical Labels NV maakt deel uit van Reynders Group en produceert farmaceutische labels op maat voor de top 10 farmaceutische bedrijven.

Hoofdkantoor

Het hoofdkantoor van Reynders Pharmaceutical Labels NV is gevestigd in Boechout, Antwerpen.

Werknemers

+550 werknemers bij Reynders Group

INDUSTRIE

Farmaceutische industrie

landbot 1
Uitdaging

De uitdaging

Context

Reynders Pharmaceutical Labels (RPL), onderdeel van de Reynders Label Printing Group, is gespecialiseerd in het produceren van labels voor klanten die marktleider zijn in de farmaceutische sector, waaronder Pfizer, Janssen Pharmaceutica, Schering-Plough, Alcon-Couvreur, GlaxoSmithKline en Baxter. Reynders Pharmaceutical Labels heeft al 25 jaar een aparte productiefaciliteit om een breed scala aan standaard en op maat gemaakte farmaceutische labelproducten te produceren. Of het nu gaat om flacons, spuiten, tubes, injectiepennen of flessen, Reynders Pharmaceutical Labels drukt elk type etiket, zoals booklet labels of hangerlabels, met klinische precisie.

In de missieverklaring van Reynders kunnen we lezen: " [...] We nemen datagedreven beslissingen en hebben tal van processen geautomatiseerd om een bijna perfecte kwaliteitscontrole te bereiken. [...]"

Reynders Pharmaceutical Labels is al lange tijd gepassioneerd om deze missie waar te maken, met als resultaat dat de werkvloer nu sterk gedigitaliseerd draait, waarbij any-time opvolging de hoeksteen is. We zijn dan ook erg trots dat Azumuta hierbij past en dat we een belangrijk deel van hun productiecyclus mogen uitmaken. Het verhaal tussen Azumuta en Reynders Pharmaceutical Labels begon in 2020. Op dat moment had RPL al een robuust raamwerk voor het beheren van papieren instructies, maar worstelde nog steeds met de inflexibele en tijdrovende aard van het onderhouden van niet-digitale werkinstructies. Naast de wens om dit te veranderen, wilden ze ook meer inzicht krijgen in hoe de uitvoering van deze werkinstructies op de werkvloer verliep om een goed geïnformeerde feedbackloop te creëren. Daarom was RPL op zoek naar een partner die hen kon begeleiden bij het verder digitaliseren van hun werkinstructies en die ook kon voorzien in.

De belangrijkste uitdagingen die RPL naar Azumuta hebben geleid, kunnen worden gegroepeerd in drie hoofdpijlers.

Tijdsintensief werk Instructiebeheer & flexibiliteit 

Voor de introductie van Azumuta had RPL al een robuust kader om de vele specifieke papierwerkinstructies te maken en goed te keuren. Echter, door de inflexibele aard van de papierwerkinstructies kostte het beheer ervan enorm veel tijd. Laten we eens kijken wat de meest tijdrovende aspecten waren en hoe Azumuta hiervoor een oplossing bood.

1. Beheer van werkinstructies

In de farmaceutische industrie heeft de klant vaak zeer specifieke eisen. Dit vertaalt zich in de noodzaak om zeer flexibel te zijn op de werkvloer, gekoppeld aan een hoge nauwkeurigheid en precisie, typisch voor een high-mix, low-volume omgeving. Als gevolg hiervan is er behoefte aan aparte werkinstructies per klant, product en formaat,... Deze extreme hoeveelheden varianten op producten als gevolg van maatwerk leiden tot een enorme hoeveelheid mogelijke combinaties van werkinstructiestappen in de productiecyclus. Het bijhouden van aparte werkinstructies op papier voor elk van deze combinaties is een eindeloze taak en kan daarom leiden tot veel stress bij de verantwoordelijke personen. Als gevolg hiervan was het niet altijd mogelijk om volledig op maat gemaakte werkinstructies aan de operator te geven die alleen de specifieke stappen vermeldden die nodig waren voor de productie van een specifieke batch.

Hoe heeft Azumuta geholpen?

Dankzij Azumuta is RPL nu in staat om een enorme hoeveelheid productvariaties op een zeer tijdsefficiënte manier te beheren via onze gebruiksvriendelijke variantfunctionaliteit. RPL won niet alleen een aanzienlijke hoeveelheid tijd bij het beheren van hun werkinstructies, maar ze verhoogden ook hun precisie in termen van wat de operator op de werkvloer ziet. Met deze functionaliteit kan RPL specifiek een werkinstructie pushen die volledig is afgestemd op het specifieke product dat moet worden geproduceerd (bijv. klant, formaat, enz.).

In wezen is RPL nu in staat om het enorme aantal productvariaties efficiënt en effectief te beheren in Azumuta en tegelijkertijd nauwkeuriger te zijn in wat de operator op de werkvloer te zien krijgt.

"Als klant in de farmaceutische industrie kan het beheren van de extreme hoeveelheid varianten op producten als gevolg van maatwerk een ontmoedigende taak zijn. De eindeloze taak van het bijhouden van aparte werkinstructies voor elke combinatie kan leiden tot veel stress voor de verantwoordelijke personen. De gebruiksvriendelijke variantenfunctionaliteit van Azumuta is een game-changer voor ons geweest, omdat het ons in staat heeft gesteld om een enorme hoeveelheid productvariaties efficiënt te beheren en tegelijkertijd de nauwkeurigheid te verhogen van wat de operator op de werkvloer ziet."

Koen Catteeu - Operations Manager
Pascal Vandecasteele fotografie Low Res geschaald

2. Wijzigingen in werkinstructies

In een zeer flexibele omgeving waar RPL actief is, is het geen verrassing dat werkinstructies vrij snel kunnen veranderen. Dit komt omdat de aanpassing van werkinstructies op drie manieren kan ontstaan:

  1. RPL kan zelf beslissen om zijn werkinstructies te wijzigen als gevolg van veranderingen in het productieproces, extra veiligheidsmaatregelen, nieuwe materialen, enz.
  2. De beslissing om een nieuwe variant van een bestaand product te produceren of een geheel nieuw product te introduceren, kan leiden tot de behoefte aan nieuwe werkinstructies.
  3. De eisen van de klant en andere parameters kunnen veranderen. In de farmaceutische sector vinden regelmatig veranderingen plaats, waardoor de druk op het up-to-date houden van de werkinstructies hoog is.

De frequentie van wijzigingen in werkinstructies was een grote uitdaging voor RPL, omdat het enorm tijdrovend was om alle wijzigingen bij te houden en ervoor te zorgen dat elke afzonderlijke instructie up-to-date was. Bijvoorbeeld, een kleine verandering in een bepaalde instructiestap betekende dat alle instructies die deze stap gebruikten moesten worden aangepast. Voor algemene stappen kon dit gemakkelijk leiden tot de noodzaak om de werkinstructiedocumentatie voor meer dan 50 verschillende werkstations bij te werken. In de dynamische omgeving waarin RPL opereert, was het beperken van deze uitdaging een belangrijk doel om de wendbaarheid te vergroten door wijzigingen in instructies eenvoudig te kunnen volgen en bijwerken.

Hoe heeft Azumuta geholpen om de flexibiliteit van werkinstructies te vergroten?

Bij Azumuta streven we ernaar om werkinstructies zo efficiënt mogelijk te structureren. Onder andere door de variantfunctionaliteit kunnen we een uitzonderlijke mate van flexibiliteit bieden als het gaat om het aanpassen van werkinstructies. Zo hoeven wijzigingen in algemene stappen die in meerdere productvarianten worden gebruikt nu nog maar op één plek te worden aangepast, terwijl voorheen een kleine wijziging kon leiden tot de noodzaak om meerdere werkinstructies aan te passen. Met Azumuta kunnen kortetermijnwijzigingen nu snel en digitaal worden doorgevoerd en direct beschikbaar zijn voor operators. Deze wendbare manier van werken stelt RPL in staat om zich zeer snel aan te passen aan veranderingen met behoud van een uitzonderlijk kwaliteitsniveau, wat resulteert in een concurrentievoordeel.

3. Distributie van werkinstructies

Naast het beheer van de werkinstructies was ook de distributie van deze instructies naar de werkvloer een belangrijk aspect dat veel tijd kostte voor de productieleiders. Vóór Azumuta had RPL een effectief systeem voor deze distributie, maar toch vonden de productieleiders dat het veel tijd kostte om de juiste papieren instructie op de juiste plaats en bij de juiste operator te krijgen. Bovendien waren deze instructies, zoals eerder vermeld, niet altijd specifiek, omdat het niet mogelijk was om volledig aangepaste werkinstructies te geven voor elke productvariatie.

Hoe heeft Azumuta geholpen?

Bij Azumuta geloven we dat de distributie van werkinstructies naar de werkvloer volledig geautomatiseerd moet zijn. Zonder manuele stappen kunnen we de juiste werkinstructie, volledig geconfigureerd voor de specifieke bestelling, naar de juiste operator op het juiste werkstation sturen. Deze afname in complexiteit voor de operator resulteert in minder fouten en uiteindelijk in een hogere productiviteit.

Concluderend kan worden gesteld dat de invoering van Azumuta het werkinstructiebeheerproces voor RPL op verschillende manieren aanzienlijk heeft verbeterd. Ten eerste heeft de variantfunctionaliteit het mogelijk gemaakt om een enorme hoeveelheid productvarianten efficiënt te beheren, terwijl het ook nauwkeuriger is in termen van de inhoud die de operator op de werkvloer ziet. Ten tweede heeft de agile manier van werken de flexibiliteit vergroot om zich aan te passen aan veranderingen, wat resulteert in een concurrentievoordeel. Ten slotte is de distributie van werkinstructies volledig geautomatiseerd, waardoor de complexiteit voor de operator is afgenomen, er minder fouten worden gemaakt en de productiviteit is toegenomen.

Casestudie: Reynders

Kwaliteitscontrole

In de farmaceutische sector is kwaliteitscontrole een zeer belangrijk aspect van het productieproces. Voor de introductie van Azumua had RPL al voldoende controlepunten tijdens het productieproces om er zeker van te zijn dat de kwaliteit van de batch aan de norm voldeed. De uitdaging van de kwaliteitscontroles op papier was echter dat de operators hun waarnemingen noteerden op papieren checklists en dat deze formulieren later werden beoordeeld en geanalyseerd door de afdeling kwaliteitscontrole voordat de order definitief werd vrijgegeven. Deze methode is reactief, wat betekent dat problemen mogelijk pas worden geïdentificeerd nadat ze zich hebben voorgedaan. Het was daarom het doel van RPL om een raamwerk te introduceren dat continue kwaliteitscontrole en feedback zou faciliteren terwijl de operator de instructiestappen doorloopt. Het einddoel was ervoor te zorgen dat fouten in een vroeg stadium werden opgemerkt en gecorrigeerd door middel van real-time feedback, waardoor de kans op een batch met defecte producten afnam.

Hoe heeft Azumuta geholpen?

Als eerste verdedigingslinie tegen kwaliteitsproblemen is Azumuta uitzonderlijk sterk in het visualiseren van werkinstructies. Dit vermindert al de kans op fouten, maar bij RPL wilden ze meer zekerheid met betrekking tot kwaliteitscontrole. Daarom besloten we om het ERP-systeem van RPL te integreren met Azumuta, zodat klantorders in het ERP-systeem realtime met de juiste context gesynchroniseerd konden worden met Azumuta. In het ERP-systeem zijn heel wat kwaliteitsparameters gekoppeld aan een productorder (bv. het type vernis, de breedte van het etiket, de positie van het etiket, enz.) Via de integratie worden deze kwaliteitsparameters naar Azumuta gestuurd, waar we ze uiteindelijk kunnen gebruiken voor een geautomatiseerde en continue kwaliteitscontrole.

Hoe gebruiken we deze kwaliteitsparameters in de praktijk? Met de software van Azumuta is het mogelijk om kritische kwaliteitsgegevens te verzamelen tijdens het productieproces dankzij ons Electronic Batch Record systeem. Dit systeem zorgt ervoor dat bepaalde waarden/parameters van de batch kunnen worden vastgelegd tijdens het productieproces, ofwel door de operator bepaalde controles te laten invullen, ofwel door bij bepaalde stappen automatisch waarden af te lezen van bepaalde hardware-instrumenten (bv. inclinometer, weegschaal, ...). Wat de eerste optie betreft, terwijl de operator de stappen doorloopt tijdens de productie van de batch, zijn de instructiestappen zo geconfigureerd dat de operator input moet geven over bepaalde kwaliteitsmetriek van de batch. Dit kan gaan van een eenvoudige OK/NOK tot de invoer van bepaalde specificaties van de batch (bv. positie waar het etiket gedrukt is, type gebruikte vernis, enz.)

Ons platform registreert deze invoer en vervolgens worden deze gegevens in realtime vergeleken met de kwaliteitsparameters die zijn ontvangen van het ERP-systeem. Op deze manier kan er in realtime feedback of andere acties worden ondernomen terwijl de operator de instructiestappen doorloopt. Dit is zeer krachtig omdat RPL nu kan zorgen voor continue monitoring en feedback op de input van de operator. Op deze manier kunnen fouten direct worden opgemerkt en hersteld, waardoor de kans op het afleveren van partijen producten met defecten afneemt.

Pascal Vandecasteele fotografie Low Res 11 geschaald

Kwaliteitscertificaat

Het kwaliteitscertificaat werd niet gezien als een echte uitdaging toen RPL de softwareoplossing van Azumuta overwoog. Een van de opmerkelijke verbeteringen die echter werden doorgevoerd, was de overgang van een papieren conformiteitscertificaat (kwaliteitscertificaat) naar een digitaal certificaat. Aanvankelijk maakte deze overgang geen deel uit van de scope van het project, maar het werd duidelijk dat een digitaal certificaat een aanzienlijke verbetering zou zijn voor de klanten van RPL. Dit conformiteitscertificaat moet naar de klant worden gestuurd om de kwaliteit van de batch aan te tonen.

De overstap naar een digitaal conformiteitscertificaat was een natuurlijk gevolg van de digitalisering van de kwaliteitscontrole binnen de software. Terwijl operators hun kwaliteitscontroles met behulp van de software uitvoerden, werden de gegevens digitaal vastgelegd. Toen bleek dat deze gegevens geëxporteerd konden worden naar een op maat gemaakt rapport en direct naar de klant gestuurd konden worden bij de definitieve vrijgave.

Vóór de introductie van Azumuta vulde de operator dit certificaat tijdens en na het productieproces handmatig op papier in om een lijst met kwaliteitsgegevens van de batch vast te leggen. Een van de belangrijkste nadelen van een op papier gebaseerd systeem zijn:

  • Verhoogd risico op fouten: Handgeschreven conformiteitscertificaten zijn gevoeliger voor fouten in vergelijking met digitale records. De kans op fouten bij handmatige gegevensinvoer of berekening is groter, waardoor onjuiste informatie kan worden vastgelegd.
  • Tijdrovend: Het invullen van papieren conformiteitscertificaten is een tijdrovend proces dat operators kan afleiden van andere belangrijke taken. Bovendien kost het handmatig bijhouden van gegevens tijd en moeite om documenten te organiseren, te controleren en terug te vinden wanneer dat nodig is.
  • Beperkte toegankelijkheid: Handgeschreven certificaten van overeenstemming zijn niet altijd gemakkelijk toegankelijk voor alle belanghebbenden die de gegevens moeten bekijken of analyseren. Fysieke documenten kunnen beperkt worden verspreid en moeten mogelijk worden gedeeld door middel van fysieke kopieën of gescande kopieën, waardoor er meer vertragingen ontstaan en de toegankelijkheid afneemt.

Het digitale certificaat van overeenstemming biedt verschillende voordelen ten opzichte van de papieren aanpak. Ten eerste hoeven gegevens niet handmatig te worden ingevoerd, waardoor de kans op fouten afneemt en tijd wordt bespaard. Ten tweede is het handiger voor klanten om een digitaal certificaat te ontvangen, omdat het gemakkelijk elektronisch kan worden opgeslagen en geraadpleegd. Ten derde kan het digitale certificaat onmiddellijk worden verzonden, waardoor de doorlooptijd korter wordt en het kwaliteitscontroleproces efficiënter verloopt.

Hoe heeft Azumuta geholpen?

Zoals eerder uitgelegd, verzamelt ons Electronic Batch Record systeem alle vastgelegde gegevens met betrekking tot de productie van het lot. Met dit in gedachten heeft Azumuta samen met RPL een exportfunctie ontwikkeld waarmee de digitale gegevens van kwaliteitscontroles automatisch kunnen worden vertaald naar een geëxporteerd PDF- of Word-rapport. Dankzij deze functie kunnen hun klanten het conformiteitscertificaat ontvangen als een gedetailleerd en nauwkeurig rapport dat de resultaten van de kwaliteitscontroles in een gemakkelijk te lezen formaat weergeeft. Door het rapport direct vanuit het systeem te exporteren, kunnen klanten het rapport ontvangen zodra de definitieve vrijgave in de productie plaatsvindt, waardoor de doorlooptijd wordt verkort en de algehele efficiëntie van het kwaliteitscontroleproces wordt verbeterd.

Bovendien hebben we met de exportfunctie de noodzaak voor handmatige rapportage en de kans op discrepanties tussen gegevens weggenomen. Dit zorgt ervoor dat de klanten van RPL elke keer een betrouwbaar en consistent rapport ontvangen. Naast het exporteren van de digitale conformiteitsrapporten naar klanten, biedt de Azumuta software ook een automatische opslagfunctie op een GMP-conforme server (indien nodig).

"Met de introductie van de softwareoplossing van Azumuta was RPL in staat om hun kwaliteitscontroleproces te digitaliseren, waardoor operators kwaliteitscontroles konden uitvoeren met behulp van de software en gegevens digitaal konden vastleggen. Deze gegevens konden vervolgens worden geëxporteerd naar een aangepast rapport en direct naar de klant worden gestuurd wanneer de definitieve vrijgave plaatsvond, waardoor de noodzaak voor handmatige gegevensinvoer wegviel en de kans op fouten afnam."

Koen Catteeu - Operations Manager
landbot 2
Implementatie

Implementatie

Met de bovenvermelde uitdagingen in het achterhoofd, ging RPL op zoek naar een partner om hen te helpen bij het bereiken van hun doelstellingen. Na een evaluatie van verschillende opties en een demonstratie, kozen Koen Catteeu, Mieke Sebrechts en hun team voor Azumuta. In dit deel leggen we kort uit hoe de implementatie van Azumuta bij RPL is verlopen.

Eerst besloot het RPL team om hun papieren instructies te vertalen naar Azumuta formaat, wat het grootste deel van het werk was. Daarna testten ze het systeem voor één klant om de look en feel van Azumuta te leren kennen. Na positieve feedback besloten ze het systeem na twee weken uit te rollen voor alle andere klanten en producten. In de tussentijd werd ook de koppeling tussen het ERP-systeem van RPL en Azumuta tot stand gebracht. Op deze manier konden klantorders in het ERP-systeem in realtime met de juiste context (kwaliteitsparameters, varianten, enz.) worden gesynchroniseerd met Azumuta. Zoals eerder uitgelegd was dit nodig om digitale kwaliteitscontrole mogelijk te maken.

Door een goede samenwerking was RPL in staat om het gebruik van Azumuta voor de volledige werkvloer te implementeren na 3-4 maanden. Volgens Koen Catteeu was een van de belangrijkste redenen voor deze snelle en effectieve implementatie het feit dat Azumuta zeer gebruiksvriendelijk is voor personen die niet noodzakelijk een IT-achtergrond hebben. Dit betekende dat personen die dicht bij de werkvloer stonden (bv. productie-ingenieurs) dit project konden leiden, wat resulteerde in de mogelijkheid om agile te werken. Natuurlijk waren er verschillende momenten waarop ze tijdens de implementatie snel wijzigingen moesten aanbrengen. Hier werd echter effectief op gereageerd door middel van ondersteuning en samenwerking tussen alle betrokken partijen.

Volgens Koen Catteeu was het erg leuk om te zien hoe gemakkelijk de overstap van papier naar digitaal verliep voor de operator. In het begin kon de operator altijd terugvallen op papieren kopieën van de werkinstructies die in Azumuta werden weergegeven, maar na een paar weken werden deze papieren kopieën zelden meer gebruikt. Aangezien de essentie van Azumuta ligt in de ondersteuning van de operator, was dit een geweldig bewijs van hoe begrijpelijk en gebruiksvriendelijk onze softwareoplossing is voor de operator.

"De overstap van papier naar digitaal met Azumuta was een makkie. Onze operators hebben het nieuwe systeem snel overgenomen en konden taken nauwkeurig en efficiënt uitvoeren dankzij de duidelijke visuele hulpmiddelen en het proactieve kwaliteitscontrolebeheer. We waren onder de indruk van de gebruiksvriendelijkheid van de softwareoplossing, zelfs voor mensen zonder IT-achtergrond. Het implementatieproces verliep snel en effectief en op alle wijzigingen die we moesten doorvoeren, werd snel gereageerd dankzij de samenwerking en ondersteuning van het Azumuta team."

Koen Catteeu - Operations Manager

Vanaf het begin waren de operators blij met de geïmplementeerde oplossing. Ze begrepen dat digitale werkinstructies en proactief kwaliteitscontrolebeheer grote voordelen bieden in een productieomgeving waar precisie cruciaal is om producten van hoge kwaliteit te garanderen. Met digitale werkinstructies hebben operators eenvoudig toegang tot duidelijke visuele hulpmiddelen die context bieden voor elke stap, waardoor het voor hen eenvoudiger wordt om taken nauwkeurig en efficiënt uit te voeren. Bovendien kan het proactieve beheersysteem voor kwaliteitscontrole detecteren wanneer een operator een onjuist kwaliteitsgerelateerd antwoord geeft en onmiddellijk feedback en vervolgacties geven om ervoor te zorgen dat aan de juiste kwaliteitseisen wordt voldaan. Dit helpt niet alleen om fouten en defecten te voorkomen, maar stelt operators ook in staat om van hun fouten te leren en hun prestaties voortdurend te verbeteren. Het resultaat is dat operators tevredener zijn over hun werk en vertrouwen hebben in hun vermogen om taken correct uit te voeren.

Pascal Vandecasteele fotografie Low Res 3297 geschaald
landbot 3
Resultaten

Resultaten

Na meer dan twee jaar zijn we trots om te zien hoe Azumuta nu diep geïntegreerd is in de werkvloer van RPL. Hier zijn een paar belangrijke efficiëntieverbeteringen die het resultaat zijn van deze implementatie:

  • Afname van de complexiteit van werkinstructies: de tijd die wordt besteed aan het beheren van werkinstructies is met 50% afgenomen omdat Azumuta RPL in staat stelt om een enorme hoeveelheid productvariaties efficiënt en effectief te beheren.
  • Azumuta biedt een uitzonderlijke mate van flexibiliteit bij het aanpassen van werkinstructies. Hierdoor kan RPL werkinstructies 60% sneller aanpassen met behoud van een uitzonderlijk kwaliteitsniveau.
  • Het Azumuta platform zorgt voor een flexibele en efficiënte structuur voor de distributie van werkinstructies, waardoor RPL de operator specifieke werkinstructies kan geven die volledig zijn afgestemd op het specifieke product dat moet worden geproduceerd. Daarnaast krijgt de operator tijdens het doorlopen van de instructies ook real-time feedback over de kwaliteit. Uiteindelijk heeft dit geleid tot een daling van het aantal klachten van klanten als gevolg van menselijke fouten met 50-60%.
  • Azumuta maakt realtime opvolging op de werkvloer mogelijk, waardoor RPL inzicht krijgt in de uitvoering van werkinstructies en er een goed geïnformeerde feedbacklus vanaf de werkvloer ontstaat.
  • De verbinding tussen Azumuta en het ERP-systeem leidde tot een sync tussen het management en de werkvloer, wat leidde tot betere communicatie en minder planningsfouten.
  • Het digitale kwaliteitscertificaat, dat voorheen op papier werd ingevuld, wordt nu automatisch via Azumuta gegenereerd op basis van gegevens die tijdens de productiecyclus van de batch worden verzameld.

Doe mee aan de digitale revolutie op de werkvloer

Vraag een demo aan