En el dinámico ámbito de la fabricación, cada ajuste de los procedimientos y las políticas puede suponer una diferencia significativa. Aunque hay varias áreas en las que las empresas pueden centrar su atención, una estrategia de cumplimiento bien construida es esencial para mantener la eficiencia operativa y el cumplimiento normativo.
Entre en la era de las herramientas digitales, que trae consigo una nueva generación de posibilidades para el cumplimiento de la normativa. La tecnología se ha convertido en un sólido aliado frente a la creciente complejidad de los requisitos de cumplimiento, especialmente en la UE.
Por ejemplo, la automatización y los sistemas basados en la nube están revolucionando el panorama del cumplimiento normativo, mejorando de forma sin precedentes la eficiencia y la eficacia. En lugar de depender de procesos manuales, las empresas pueden ahora utilizar herramientas digitales de vanguardia para agilizar sus actividades de cumplimiento.
Lejos de resultar abrumadoras, estas ayudas digitales han demostrado que simplifican el a menudo intrincado mundo del cumplimiento normativo. La clave está en saber aprovechar la mejor tecnología de su clase para cumplir la normativa.
Buenas prácticas para agilizar el cumplimiento
La sinergia entre las herramientas digitales y los objetivos de cumplimiento es un avance notable que está transformando la dinámica operativa de muchas empresas. Las empresas pueden obtener varios beneficios integrando deliberadamente la tecnología en los flujos de trabajo de cumplimiento existentes:
- Mayor precisión en los informes normativos: Al depender de procesos manuales, los equipos de cumplimiento son más propensos a cometer errores. Las herramientas digitales automatizadas pueden ayudar a racionalizar la precisión de los informes normativos.
- Reducción del coste de cumplimiento: Las soluciones digitales, como el software basado en la nube y las plataformas analíticas, suelen ser mucho más rentables que los enfoques tradicionales basados en papel. Se puede conseguir un mayor ahorro de costes cuando los procesos manuales se sustituyen por sistemas automatizados.
- Mayor eficiencia en la gestión del cumplimiento: Las soluciones digitales pueden ayudar a identificar rápidamente las áreas de riesgo y permitir la rápida aplicación de estrategias de corrección para mantener los objetivos de cumplimiento.
- Mejora de la experiencia del cliente: Mediante el uso de soluciones digitales, las empresas pueden mejorar la rapidez y precisión del servicio al cliente. Los sistemas automatizados pueden ofrecer tiempos de respuesta más rápidos y una mayor seguridad de los datos y protección de la privacidad.
- Comunicación más ágil con los reguladores: Quizás lo mejor de todo es que las soluciones digitales pueden ayudar a agilizar la comunicación con los reguladores y proporcionar una forma más eficiente de informar sobre el cumplimiento normativo. Las empresas pueden prepararse mejor para las auditorías e inspecciones gracias a una mayor visibilidad de los requisitos normativos.
Aplicación de un enfoque gradual para la integración de la tecnología
A la hora de integrar la tecnología en el cumplimiento de la normativa, suele funcionar mejor un planteamiento por fases que intentar hacerlo todo de una vez. Como en cualquier proceso empresarial, es esencial empezar por lo básico antes de pasar a tareas más complejas.
Paso 1: Evaluar las actividades de cumplimiento actuales
El objetivo inicial es llevar a cabo una revisión exhaustiva de los procesos de cumplimiento existentes. Esto implica hacer un inventario de todos los datos que maneja y de las actividades manuales que se utilizan actualmente para el seguimiento del cumplimiento. El propósito es señalar las áreas en las que las herramientas digitales podrían ofrecer mejoras en eficacia y eficiencia.
Paso 2: Definir objetivos SMART
Una vez comprendido el panorama actual, el siguiente paso es establecer objetivos específicos, mensurables, alcanzables, pertinentes y sujetos a plazos (SMART). La elaboración de un plan bien enfocado para utilizar la tecnología con el fin de mejorar sus funciones de cumplimiento garantizará que su proyecto se mantenga en el buen camino y produzca mejoras significativas.
Paso 3: Experimentar e implantar soluciones tecnológicas
Las pruebas son esenciales para seleccionar las soluciones tecnológicas más adecuadas a sus necesidades de cumplimiento. Evalúe las posibles herramientas digitales en función de sus características y rentabilidad. Tras tomar una decisión informada, estas soluciones deben implantarse sistemáticamente en todos los sectores relevantes de su operación de fabricación para garantizar un cumplimiento uniforme.
Paso 4: Supervisar y ajustar
Tras la implantación, es crucial supervisar el rendimiento de estas herramientas en el contexto real de su entorno de fabricación. Esto implica generar informes periódicos de cumplimiento para ayudar a identificar si se necesitan ajustes. El ajuste de las herramientas digitales según sea necesario garantiza un cumplimiento sostenido y eficaz.
Paso 5: Revisar las políticas de cumplimiento
Es esencial mantener sus políticas y procedimientos actualizados. Las revisiones y actualizaciones periódicas de sus políticas de cumplimiento existentes le garantizarán que se ajusta a la normativa y las mejores prácticas actuales, al tiempo que está preparado para cualquier nuevo reto de cumplimiento.
Ejemplos reales de documentación digital de éxito
Una de las mejores formas de ver en acción la adopción eficaz del cumplimiento normativo es a través de los casos de éxito de las organizaciones que aplican soluciones digitales de cumplimiento normativo. Al revisar estos estudios de casos, puede obtener información para utilizar las mejores herramientas y prepararse para el éxito.
- Grupo Volkswagen: Volkswagen, uno de los principales fabricantes de automóviles del mundo, ha implantado un completo sistema de documentación digital en todas sus instalaciones de producción. Este sistema permite a los empleados acceder a datos, manuales e instrucciones en tiempo real a través de plataformas digitales, reduciendo la necesidad de papeleo físico. Al digitalizar su proceso de documentación Volkswagen ha mejorado significativamente la eficiencia, ha reducido los errores y ha acelerado la toma de decisiones en sus procesos de fabricación.
ABB: ABB, multinacional especializada en robótica, energía y tecnología de automatización, utiliza herramientas y tecnologías digitales avanzadas para capturar y almacenar datos en tiempo real de sus líneas de producción. Esta documentación digital permite a ABB supervisar y analizar sus operaciones de fabricación, identificar cuellos de botella y optimizar sus procesos para mejorar la productividad y la rentabilidad.
Schneider Electric: Schneider Electric, líder mundial en gestión de la energía y automatización, ha adoptado prácticas de documentación digital para mejorar sus operaciones de fabricación. Han implantado un sistema de documentación digital basado en la nube que conecta sus instalaciones de fabricación en todo el mundo. Este sistema proporciona acceso en tiempo real a documentos, procedimientos e instrucciones de trabajo esenciales, garantizando la coherencia y precisión de sus procesos de fabricación.
Ventajas de los sistemas de documentación centralizados y accesibles
Centralizar y hacer accesible la documentación puede parecer engorroso al principio, pero a la larga compensa. Al centralizar y hacer accesible la documentación, las organizaciones pueden:
- Garantizar la coherencia de los procedimientos en múltiples instalaciones, eliminando variaciones en las operaciones.
- Ofrecer visibilidad a nivel macro de las operaciones, simplificando la identificación de áreas de mejora con un único repositorio de documentos.
- Agilice el acceso a una fuente centralizada que elimine el trabajo redundante y las ineficiencias, haciendo que las operaciones sean más eficientes.
- Mejorar la colaboración interdepartamental e interlocal facilitada por una plataforma común de documentación.
- Centralice los sistemas para mejorar la precisión de los datos proporcionando una única fuente de verdad, lo que permite una identificación más rápida de las discrepancias y optimizaciones basadas en datos.
Aprovechar las listas de comprobación y las integraciones ERP para el cumplimiento de la normativa
A la hora de agilizar los procesos de cumplimiento, un aspecto esencial de la gestión de documentos es tener la capacidad de controlar el acceso y los permisos. Las empresas deben ser capaces de almacenar y gestionar documentos de forma segura y auditar los cambios realizados a lo largo del tiempo, evitando al mismo tiempo problemas de incumplimiento.
Listas de comprobación ayudan a los equipos a mantenerse organizados, supervisar el progreso y realizar un seguimiento de las actualizaciones en tiempo real. Por ejemplo, si un empleado tiene que actualizar un documento, puede utilizar una lista de comprobación para completar todos los pasos necesarios.
La integración de su sistema ERP -u otras soluciones de software- le permite sincronizar datos en varios sistemas y automatizar tareas. Esto ayuda a simplificar los procesos de cumplimiento, como las auditorías SOX, al tiempo que mejora la precisión de los informes. En lugar de introducir los datos manualmente, los equipos pueden mover rápidamente la información entre sistemas y ahorrar tiempo.
La importancia de la validación de datos en tiempo real mediante la integración de ERP
La validación de datos es un aspecto fundamental del cumplimiento de la normativa, y la integración de la validación de datos en tiempo real a través de los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) ha supuesto un cambio radical.
Las integraciones ERP permiten la verificación continua y automática de los datos con respecto a normas predefinidas, lo que reduce drásticamente la probabilidad de errores. Esta validación en tiempo real es especialmente importante en el vertiginoso sector de la fabricación, donde la puntualidad y la precisión de los datos son cruciales para cumplir la normativa.
Azumuta lleva la validación de datos, un aspecto crucial del cumplimiento, a un nivel superior al permitir la validación de datos en tiempo real a través de integraciones ERP. Esta función permite la verificación automática de los datos con respecto a las normas de cumplimiento predefinidas, lo que reduce significativamente el riesgo de errores.
Al incorporar las listas de comprobación digitales de Azumuta y las integraciones ERP en su estrategia de cumplimiento, puede elevar sustancialmente la eficiencia y la precisión de sus procesos de cumplimiento, haciendo que sus operaciones de fabricación sean más sólidas y conformes.
Estudio de caso: Nitto
Nitto Bélgicaun fabricante líder de materiales de sellado y cintas adhesivas industriales, se enfrentaba a importantes ineficiencias e imprecisiones de datos en sus procesos de elaboración de informes de producción.
El antiguo método implicaba desplazarse manualmente hasta las máquinas para recopilar datos e introducirlos en archivos Excel centralizados, un sistema engorroso y propenso a errores. Se asociaron con Azumuta para digitalizar su sistema de informes y hacer frente a estos retos.
La nueva plataforma permitía la introducción móvil de datos sobre el terreno con controles de tolerancia y ayudas visuales integradas, lo que redujo drásticamente el tiempo de elaboración de informes en un 60% y los errores de introducción de datos en un 90%.
La implantación de Azumuta ha agilizado los informes de producción de Nitto y ha mejorado el cumplimiento de las auditorías ISO y la integridad de los datos. La supervisión en tiempo real permitió intervenir rápidamente en caso de anomalías, y la inclusividad del sistema alivió la carga de trabajo del personal experimentado al permitir que incluso los operarios con menos experiencia participaran en el proceso de forma eficaz.
Puntos clave: Cumplimiento eficaz de la normativa
Gracias a las herramientas digitales que tenemos a nuestra disposición, lograr un cumplimiento eficaz en el sector manufacturero se ha convertido en una tarea manejable. Pero no solo se necesitan las herramientas, sino también el enfoque adecuado para utilizarlas:
- Dé prioridad a los sistemas fáciles de usar: Elija herramientas digitales que sean fáciles de usar e intuitivas. Esto fomentará una adopción más rápida entre los empleados, reduciendo la resistencia y acelerando la transición a un proceso de cumplimiento digital.
- Opte por soluciones escalables: Sus necesidades de cumplimiento cambiarán a medida que crezca su empresa. Elija una solución de gestión del cumplimiento que pueda ampliarse con su empresa, permitiéndole añadir o modificar funciones según sea necesario.
- Invierta en formación: Asegúrese de que su equipo está bien formado en las nuevas herramientas digitales. Las mejores prácticas de formación periódica en materia de cumplimiento deben integrarse en su cultura para garantizar que todo el personal se mantiene al día de los cambios y requisitos normativos.
Al aprovechar las listas de comprobación digitales y las integraciones ERP de Azumuta, puede automatizar sus procesos de cumplimiento y lograr una mayor precisión e integridad en el cumplimiento de las obligaciones normativas.
El futuro del cumplimiento normativo está en las mejoras impulsadas por la tecnología. La automatización del cumplimiento normativo tendrá prioridad, y la IA, el aprendizaje automático y el análisis de macrodatos desempeñarán un papel importante en la racionalización y mejora de los procesos de cumplimiento.
En un sector en el que las normas y los reglamentos evolucionan continuamente, la adopción de estas tecnologías le mantendrá a la vanguardia y le garantizará un cumplimiento coherente de los protocolos de conformidad.
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