De complete gids voor de 5S-audit

Ontdek waarom Azumuta de perfecte tool is voor kwaliteitscontrole en het automatiseren van workflows in de productie. Haal vandaag nog het beste uit uw productieproces!
Controle industrie

Houdt u toezicht op productiesystemen die meer vereisen dan alleen een basisaudit en -inspectie? In de hele EU wordt het 5S-auditproces steeds populairder voor het beoordelen en verbeteren van de efficiëntie op de werkplek.

Zorgen voor een gestroomlijnd proces en een rommelvrije werkomgeving is cruciaal voor het effectief functioneren van productie-eenheden. Het 5S-systeem - een systeem- en procesorganisatie - helpt je om de werkomgeving schoon, ordelijk en efficiënt te houden.

Studies tonen aan dat het 5S-auditproces kan helpen om de productiviteit te verhogen, verspilling en herbewerking te verminderen en de veiligheidsomstandigheden te verbeteren. En het beste van alles is dat het, wanneer het wordt geïmplementeerd van de productievloer tot de front office, de kosten kan verlagen en de klanttevredenheid kan verbeteren.

Maar hoe meet je de effectiviteit van je 5S-implementatie? Dit is waar de 5S-audit om de hoek komt kijken. Laten we eens dieper duiken in het begrijpen van het 5S-systeem, de audits, en hoe Azumuta's digitale checklists uw auditprocessen kunnen verbeteren.

Wat is het 5S-systeem?

Het 5S-systeem is een gestructureerde methodologie die zijn wortels heeft in de Japanse productiecontext en gericht is op het optimaliseren van de organisatie, efficiëntie en veiligheid op de werkplek. 

Door 5S te implementerenkunnen productieprocessen worden gestroomlijnd, afval verminderd en de productiviteit verhoogd. Elk van de vijf "S" staat voor een specifieke stap en samen vormen ze een holistische aanpak om een schone, georganiseerde en efficiënte werkplek te behouden.

Seiri (Sorteer)

De eerste stap van het 5S-systeem begint met organisatie. Seiri houdt in dat alle items in een werkruimte worden doorgenomen en dat de items die niet regelmatig nodig zijn, worden verwijderd. Het doel is om de werkruimte te ontdoen van alle essentiële spullen.

Op een productievloer of in een machinefabriek kunnen operators allerlei gereedschappen en apparatuur verspreid over hun werkplek hebben liggen. Tijdens de fase "Sorteren" identificeren en verwijderen ze alle gereedschappen die niet vaak worden gebruikt, zodat alleen de meest relevante gereedschappen binnen handbereik zijn en ze minder tijd kwijt zijn met zoeken.

2. Seiton (Op volgorde)

Zodra de niet-essentiële spullen zijn uitgezocht, zorgt deze stap ervoor dat de resterende spullen zo worden georganiseerd dat ze gemakkelijk toegankelijk en bruikbaar zijn. Een plaats voor alles en alles op zijn plaats is het leidende principe.

In dezelfde werkplaats organiseren operators de bewaarde gereedschappen dan in een logische volgorde, bijvoorbeeld op basis van gebruiksfrequentie of grootte. Gereedschappen kunnen op pegboards worden geplaatst, voorzien van labels en schaduw, zodat het duidelijk is waar elk gereedschap thuishoort en wanneer er een ontbreekt.

3. Seiso (Glans)

Seiso richt zich op het schoonmaken en inspecteren van de werkruimte om ervoor te zorgen dat alles in goede staat is. Regelmatig schoonmaken kan ook fungeren als een vorm van inspectie om eventuele afwijkingen in een vroeg stadium op te sporen.

Laten we teruggaan naar het voorbeeld van de machinewerkplaats. Na de dagelijkse werkzaamheden kan de vloer van de machinewerkplaats bedekt zijn met metaalschilfers, vet of gemorste olie. In de "Glans"-fase worden deze opgeruimd en worden de machines geïnspecteerd op lekkages of storingen die de lekkages kunnen hebben veroorzaakt.

2. Seiketsu (Standaardiseren)

Na de eerste drie stappen legt deze fase de nadruk op het vaststellen van normen om de nieuwe orde te handhaven. Het gaat om het opzetten van regelmatige taken, schema's en procedures om de nieuw georganiseerde werkruimte te onderhouden.

In de productie kan een fabriek een checklist implementeren die operators aan het begin en einde van hun dienst moeten afwerken. Dit kunnen taken zijn als het controleren van de gereedschapsvoorraad, het schoonmaken van specifieke onderdelen van hun werkplek of het uitvoeren van een basisdiagnose van de machine. Dit zorgt ervoor dat de voordelen van de eerste drie S'en behouden blijven.

5. Shitsuke (volhouden)

De laatste stap - Shitsuke - draait om het creëren van een cultuur waarin de normen die in de vorige stap zijn vastgesteld, worden gehandhaafd. Dit houdt regelmatige training, audits en voortdurende verbetering in om ervoor te zorgen dat de 5S-principes deel gaan uitmaken van het DNA van het bedrijf.

De machinewerkplaats kan maandelijks 5S-audits houden waarbij de teams evalueren hoe goed ze de 5S-principes naleven. Er kunnen regelmatig trainingssessies worden gehouden om nieuwe werknemers in te werken of de bestaande werknemers op te frissen. 

Het erkennen en belonen van teams of individuen die uitblinken in het handhaven van de 5S-normen kan ook het belang van het volhouden van de verbeteringen versterken.

Wat zijn de typische 5S auditvragen?

Zoals je je kunt voorstellen, kan het 5S-systeem veel voordelen opleveren voor de productiesector. Maar een systeem is slechts zo waardevol als de implementatie en uitvoering ervan. Daarom zijn 5S-audits zo belangrijk.

5S audits zorgen voor een consistente toepassing en naleving van de 5S principes. Door gerichte vragen te stellen voor elke "S", kunnen organisaties gebieden identificeren die sterk zijn en gebieden die verbetering behoeven. Hier volgen vijf vragen voor elk van de 5S-principes:

Seiri (Sorteer)

  1. Worden alle items in de werkruimte noodzakelijk geacht voor de huidige werkzaamheden?
  2. Kunnen er spullen worden verwijderd, gerecycled of verplaatst om de werkruimte te optimaliseren?
  3. Is er een duidelijk onderscheid tussen noodzakelijke en onnodige items?
  4. Worden spullen die zelden worden gebruikt apart bewaard van spullen die regelmatig worden gebruikt?
  5. Hoe vaak wordt de werkruimte beoordeeld op overbodige of verouderde items?

Seiton (Op volgorde)

  1. Staan gereedschap en apparatuur in een logische volgorde zodat ze gemakkelijk toegankelijk zijn?
  2. Zijn er duidelijke, aangewezen plaatsen voor alle items?
  3. Zijn gereedschappen en materialen dicht bij de plaats van gebruik geplaatst om verplaatsing tot een minimum te beperken?
  4. Worden er opbergmethoden (zoals schaduwborden) gebruikt om gereedschap gemakkelijk te kunnen identificeren en plaatsen?
  5. Zijn paden, grenzen en zones duidelijk gemarkeerd en gelabeld?

Seiso (Glans)

  1. Is de werkruimte zichtbaar schoon, zonder tekenen van vuil, stof of morsen?
  2. Zijn schoonmaakbenodigdheden gemakkelijk toegankelijk en bevinden ze zich in de buurt van ruimtes die regelmatig schoongemaakt moeten worden?
  3. Is er een schema voor routinematige schoonmaak dat consequent wordt gevolgd?
  4. Worden gereedschap en machines na het reinigen geïnspecteerd op defecten of slijtage?
  5. Nemen werknemers initiatief om hun persoonlijke werkplekken schoon te maken en te onderhouden?

Seiketsu (Standaardiseren)

  1. Zijn gestandaardiseerde procedures voor alle taken en processen gedocumenteerd en zichtbaar weergegeven?
  2. Bestaan er checklists of visuele hulpmiddelen om het schoonmaken en organiseren te begeleiden?
  3. Is er consistentie in de manier waarop verschillende werkplekken of werkplekken worden georganiseerd en onderhouden?
  4. Zijn werknemers getraind in de 5S-principes en hun specifieke rol in het handhaven van de normen?
  5. Zijn er regelmatige evaluaties om de gestandaardiseerde processen bij te werken en te verfijnen?

Shitsuke (ondersteuning)

  1. Is er een voortdurende betrokkenheid van het leiderschap om de 5S-principes te ondersteunen en te handhaven?
  2. Worden er regelmatig 5S-audits uitgevoerd om de naleving te evalueren en verbeterpunten te identificeren?
  3. Hebben werknemers de mogelijkheid om verbeteringen in het 5S-systeem voor te stellen en door te voeren?
  4. Is er een feedbackmechanisme voor werknemers om uitdagingen of successen met het 5S-systeem te melden?
  5. Hoe worden teams of individuen erkend of beloond voor het consequent handhaven of verbeteren van de 5S-normen?

Een 5s-controleformulier of een digitale checklist gebruiken? Voor- en nadelen

Traditioneel worden 5S-audits uitgevoerd met checklists op papier. Dit is een effectieve methode om normen voor netheid en orde te scoren, maar het kan tijdrovend en inefficiënt zijn - vooral wanneer er meerdere audits moeten worden uitgevoerd. 

Digitale checklists worden steeds vaker gebruikt omdat ze een aantal voordelen bieden, zoals snelheid en nauwkeurigheid bij het verzamelen van gegevens, realtime rapportage die kan helpen bij het identificeren van verbeterpunten, of de mogelijkheid om analyses uit te voeren op de verzamelde gegevens. Laten we eens kijken naar de voor- en nadelen van verschillende 5S audit checklist methoden:

Voordelen van een digitale checklist:

  • Flexibiliteit: Toegankelijk vanaf elk apparaat.
  • Samenwerking: Met tools zoals Azumuta kunnen managers en operators samenwerken en afbeeldingen, video's en andere interactieve elementen direct vanaf de werkvloer toevoegen.
  • Milieuvriendelijk: Verminder het gebruik van papier en verbeter duurzaamheidsmaatregelen.
  • Automatisering: Resultaten worden eenvoudig opgeslagen in een centrale database voor verdere beoordeling en analyse.
  • Nauwkeurigheid: Digitale checklists maken gegevensnauwkeurigheid mogelijk bij meerdere audits, waardoor de kans op menselijke fouten afneemt.
  • Bruikbare gegevens: Verzamelde gegevens kunnen worden gebruikt om trends of verbeterpunten te identificeren.

Nadelen van een digitale checklist:

  • Initiële insteltijd: De overgang van papier naar digitaal kan training vereisen.
  • Kosten: Er is een investering vooraf nodig voor de hardware en software.
  • Beveiligingsproblemen: Digitale systemen moeten een beveiligd gegevenssysteem omvatten om bescherming te bieden tegen ongeoorloofde toegang.

Voordelen van een checklist op papier:

  • Eenvoud: Eenvoudig te gebruiken zonder veel technische kennis.
  • Geen afhankelijkheid: Niet afhankelijk van stroom of internetverbinding.
  • Lagere kosten: Vereist minimale installatie en geen extra hardware- of softwarekosten.

Nadelen van een checklist op papier:

  • Tijdrovend: Handmatige gegevensinvoer voegt een extra stap en tijd toe - vooral bij het bijwerken of opvragen van informatie.
  • Beveiligingsrisico: Papieren checklists kunnen gemakkelijk worden ingezien door een onbevoegde gebruiker, wat kan leiden tot mogelijk misbruik van gegevens.
  • Inefficiëntie: Zonder integratie in een groter systeem kunnen papieren checklists geen real-time updates geven over de voortgang of voltooide taken.
  • Beperkt analysevermogen: Moeilijk om de voortgang in de tijd nauwkeurig bij te houden zonder digitale gegevens.

Checklist 5S-audit

Om ervoor te zorgen dat je audit alle noodzakelijke aspecten omvat, een uitgebreide 5S audit checklist essentieel. Azumuta biedt een grondige 5S audit checklist om u door het proces te leiden - zodat u zeker weet dat de werkplek goed georganiseerd is en voldoet aan de veiligheids- en efficiëntienormen.

In het algemeen moet een checklist voor een 5S-audit het volgende bevatten:

  • Lay-out van de werkplek en veiligheidsnormen
  • Evaluatie van de fysieke staat van de faciliteit
  • Goed functioneren van gereedschappen, machines en apparatuur
  • Adequate systemen voor het beheer van de toeleveringsketen
  • organisatie van materialen volgens de 5S-principes
  • Effectiviteit van visuele controlesystemen, zoals labels en borden

De resultaten van de audit moeten worden gedocumenteerd en alle gebieden die verbetering behoeven, moeten worden aangepakt. Een van de beste manieren om dit te doen is met een 5S Audit Scorecard.

De resultaten: Hoe ziet een 5S audit scorekaart eruit?

De 5S-auditscorekaart is een gestructureerd hulpmiddel om de naleving van de 5S-principes binnen een organisatie te meten en te documenteren. Het biedt een duidelijke, visuele weergave van de huidige staat van nalevingen biedt inzicht in sterke punten en potentiële verbeteringen.

Kenmerken van een 5S Audit Scorecard:

  • Secties voor elk principe: De scorekaart moet worden onderverdeeld in secties voor elk van de vijf S'en - Sorteren, Op orde brengen, Schitteren, Standaardiseren en In stand houden.
  • Criteria of vragen: Binnen elke sectie moet een reeks vragen of criteria gebaseerd zijn op de specifieke taken of normen die bij dat principe horen.
  • Scoringssysteem: Elke vraag of criterium heeft meestal een scoresysteem, vaak van 1 tot 5 (1 is niet conform en 5 is volledig conform).
  • Opmerkingen/commentaarveld: Er moet ruimte zijn voor aantekeningen of opmerkingen bij elk criterium om context of suggesties voor verbetering te geven.
  • Samenvatting of Totale Score Sectie: Onderaan of aan het einde van de scorekaart moet een gedeelte staan waarin de scores van elk onderdeel worden opgeteld, zodat een algemene beoordeling van de naleving van 5S wordt gegeven.
  • Datum en naam auditor: Om de voortgang in de tijd bij te houden, moet de scorekaart een plek hebben om de datum van de audit en de naam van de auditor te noteren.

De belangrijkste afhaalmaaltijd

Het 5S-systeem, met de nadruk op organisatie en standaardisatie, is een hulpmiddel van onschatbare waarde voor bedrijven die hun efficiëntie willen maximaliseren. Regelmatige 5S-audits zorgen ervoor dat deze principes worden nageleefd en verfijnd. 

Digitale tools zoals Azumuta maken het auditproces efficiënter en verbeteren de samenwerking, waardoor het voor teams gemakkelijker wordt om problemen te identificeren en op te lossen. Als leider in digitale oplossingen voor productievloeren tilt Azumuta uw 5S-audit naar een hoger niveau.

Kom meer te weten over hoe Azumuta u kan helpen bij het implementeren, opvolgen en onderhouden van een 5S-auditsysteem voor elk aspect van uw bedrijf - en ontdek hoeveel efficiënter en succesvoller uw team kan zijn.

In dit artikel

Recente Blog Updates

Veiligheidsmanager die werkt aan magazijnveiligheid

Tips voor veiligheid in magazijnen

Wilt u de veiligheid in uw magazijn verbeteren? Bekijk dan ons nieuwste artikel over magazijnveiligheid! We gaan dieper in op waarom veiligheid van het grootste belang is in een magazijn, de

Read More "
Veiligheidsmanager die een audit uitvoert

Checklist veiligheidsaudits

Ontdek het belang van veiligheidsaudits, de voordelen van het digitaliseren van checklists voor veiligheidsaudits en praktische tips om ze efficiënt te beheren.

Read More "