Le guide complet de l'audit 5S

Qu'est-ce que le système 5S ?

Le système 5S est une méthodologie structurée qui trouve ses racines dans le contexte manufacturier japonais et qui vise à optimiser l'organisation, l'efficacité et la sécurité du lieu de travail. 

En mettant en œuvre les 5Sil est possible de rationaliser les processus de fabrication, de réduire les déchets et d'augmenter la productivité. Chacun des cinq "S" correspond à une étape spécifique et, ensemble, ils forment une approche holistique du maintien d'un espace de travail propre, organisé et efficace.

Seiri (Tri)

La première étape du système 5S commence par l'organisation. Seiri consiste à passer en revue tous les éléments d'un espace de travail et à retirer ceux qui ne sont pas utilisés régulièrement. L'objectif est de désencombrer l'espace de travail et de ne conserver que les éléments essentiels.

Dans un atelier de fabrication ou un atelier d'usinage, les opérateurs peuvent disposer d'une grande variété d'outils et d'équipements éparpillés sur leur poste. Au cours de la phase de "tri", ils identifient et retirent tous les outils qui ne sont pas fréquemment utilisés, de sorte que seuls les outils les plus importants sont à portée de main, ce qui réduit le temps passé à les chercher.

2. Seiton (dans l'ordre)

Une fois les objets non essentiels triés, cette étape permet de s'assurer que les objets restants sont organisés de manière à ce qu'ils soient facilement accessibles et utilisables. Une place pour chaque chose et chaque chose à sa place, tel est le principe directeur.

Dans le même atelier d'usinage, les opérateurs organisent ensuite les outils conservés dans un ordre logique, par exemple en fonction de leur fréquence d'utilisation ou de leur taille. Les outils pourraient être placés sur des tableaux, étiquetés et ombrés, de manière à ce qu'il soit évident de savoir où se trouve chaque outil et quand il en manque un.

3. Seiso (Briller)

Seiso se concentre sur le nettoyage et l'inspection de l'espace de travail, afin de s'assurer que tout est en bon état de fonctionnement. Un nettoyage régulier peut également servir d'inspection pour détecter rapidement toute anomalie.

Reprenons l'exemple de l'atelier d'usinage. Après les opérations quotidiennes, le sol de l'atelier d'usinage peut être couvert de copeaux de métal, de graisse ou d'huile. La phase "Shine" consisterait à les nettoyer et à inspecter les machines à la recherche de fuites ou de dysfonctionnements susceptibles d'avoir causé ces déversements, afin de résoudre les problèmes potentiels avant qu'ils ne s'aggravent.

2. Seiketsu (Standardiser)

Une fois les trois premières étapes mises en place, cette phase met l'accent sur l'établissement de normes pour maintenir le nouvel ordre. Elle implique la mise en place de tâches régulières, de calendriers et de procédures pour maintenir l'espace de travail nouvellement organisé.

Dans le secteur manufacturier, un atelier peut mettre en place une liste de contrôle que les opérateurs doivent remplir au début et à la fin de leur quart de travail. Il peut s'agir de tâches telles que la vérification de l'inventaire des outils, le nettoyage de certaines parties de leur poste de travail ou l'établissement de diagnostics de base sur les machines. Cela permet de s'assurer que les avantages des trois premiers "S" sont maintenus.

5. Shitsuke (Sustain)

L'étape finale - Shitsuke - consiste à créer une culture dans laquelle les normes établies à l'étape précédente sont maintenues. Cela implique des formations régulières, des audits et une amélioration continue pour s'assurer que les principes des 5S font partie de l'ADN de l'entreprise.

L'atelier d'usinage pourrait procéder à des audits 5S mensuels au cours desquels les équipes évalueraient leur degré d'adhésion aux principes 5S. Des sessions de formation régulières pourraient être organisées pour intégrer les nouveaux employés ou rafraîchir les connaissances de ceux qui sont déjà en poste. 

Reconnaître et récompenser les équipes ou les individus qui excellent dans le maintien des normes 5S peut également renforcer l'importance de maintenir les améliorations.

Quelles sont les questions typiques d'un audit 5S ?

Comme vous pouvez l'imaginer, le système 5S peut apporter de nombreux avantages au secteur manufacturier. Mais la valeur d'un système dépend de sa mise en œuvre et de son exécution. c'est pourquoi les audits 5S sont si importants.

Les audits 5S garantissent l'application cohérente et le respect des principes 5S. En posant des questions ciblées pour chaque "S", les organisations peuvent mettre en évidence les points forts et ceux qui nécessitent des améliorations. Voici cinq questions pour chacun des principes des 5S :

Seiri (Tri)

1. Tous les éléments de l'espace de travail sont-ils jugés nécessaires pour les opérations en cours ?
2. Certains éléments peuvent-ils être enlevés, recyclés ou déplacés pour optimiser l'espace de travail ?
3. Existe-t-il une distinction claire entre les éléments nécessaires et les éléments superflus ?
4. Les articles peu utilisés sont-ils conservés séparément de ceux qui sont utilisés régulièrement ?
5. À quelle fréquence l'espace de travail est-il évalué pour détecter les éléments redondants ou obsolètes ?

Seiton (dans l'ordre)

1. Les outils et le matériel sont-ils disposés dans un ordre logique pour en faciliter l'accès ?
2. Existe-t-il des emplacements clairs et désignés pour tous les objets ?
3. Les outils et les matériaux sont-ils placés à proximité de leur lieu d'utilisation afin de minimiser les déplacements ?
4. Des méthodes de stockage (comme des panneaux d'affichage) sont-elles utilisées pour faciliter l'identification et la mise en place des outils ?
5. Les voies d'accès, les frontières et les zones sont-elles clairement marquées et étiquetées ?

Seiso (Briller)

1. L'espace de travail est-il visiblement propre, sans trace de saleté, de poussière ou d'éclaboussures ?
2. Les produits de nettoyage sont-ils facilement accessibles et situés à proximité des zones nécessitant un nettoyage régulier ?
3. Un programme de nettoyage de routine a-t-il été mis en place et suivi de manière cohérente ?
4. Après le nettoyage, les outils et les machines sont-ils inspectés pour détecter les défauts ou l'usure ?
5. Les employés prennent-ils l'initiative de nettoyer et d'entretenir leur espace de travail personnel ?

Seiketsu (Standardiser)

1. Des procédures normalisées sont-elles documentées et affichées de manière visible pour toutes les tâches et tous les processus ?
2. Existe-t-il des listes de contrôle ou des aides visuelles pour guider les activités de nettoyage et d'organisation ?
3. L'organisation et l'entretien des différents espaces ou postes de travail sont-ils cohérents ?
4. Les employés sont-ils formés aux principes des 5S et à leur rôle spécifique dans le maintien des normes ?
5. Des examens réguliers sont-ils effectués pour mettre à jour et affiner les processus normalisés ?

Shitsuke (Sustain)

1. La direction s'engage-t-elle en permanence à soutenir et à appliquer les principes des 5S ?
2. Des audits 5S sont-ils effectués régulièrement pour évaluer le respect des règles et identifier les points à améliorer ?
3. Les employés sont-ils habilités à suggérer et à mettre en œuvre des améliorations dans le système 5S ?
4. Existe-t-il un mécanisme de retour d'information permettant aux employés de faire part de leurs difficultés ou de leurs réussites dans le cadre du système 5S ?
5. Comment les équipes ou les individus sont-ils reconnus ou récompensés pour avoir constamment respecté ou amélioré les normes 5S ?

Utilisation d'une feuille d'audit 5s ou d'une liste de contrôle numérique ? Avantages et inconvénients

Traditionnellement, les audits 5S sont menés à l'aide de listes de contrôle sur papier. Il s'agit d'une méthode efficace pour évaluer les normes de propreté et d'ordre, mais elle peut s'avérer chronophage et inefficace, en particulier lorsque plusieurs audits doivent être menés. 

Les listes de contrôle numériques sont de plus en plus utilisées car elles offrent un certain nombre d'avantages, tels que la rapidité et la précision de la collecte des données, les rapports en temps réel qui peuvent aider à identifier les domaines à améliorer, ou la possibilité d'effectuer des analyses sur les données collectées. Examinons les avantages et les inconvénients des différentes méthodes de liste de contrôle de l'audit 5S. Méthodes de la liste de contrôle de l'audit 5S:

Les avantages d'une liste de contrôle numérique :

• Flexibilité : Accessible à partir de n'importe quel appareil.
• Collaboration : Des outils comme Azumuta permettent aux responsables et aux opérateurs de collaborer et d'ajouter des images, des vidéos et d'autres éléments interactifs directement depuis l'atelier.
• Respectueux de l'environnement : Réduire l'utilisation du papier et renforcer les mesures de durabilité.
• Automatisation : Les résultats sont facilement stockés dans une base de données centralisée en vue d'un examen et d'une analyse ultérieurs.
• Précision : Les listes de contrôle numériques permettent d'assurer l'exactitude des données lors d'audits multiples, réduisant ainsi le risque d'erreur humaine.
• Données exploitables : Les données collectées peuvent être utilisées pour identifier des tendances ou des domaines d'amélioration au fil du temps.

Les inconvénients d'une liste de contrôle numérique :

• Temps de mise en place initiale : le passage du papier au numérique peut nécessiter une formation.
• Coût : Un investissement initial est nécessaire pour l'installation du matériel et du logiciel.
• Problèmes de sécurité : Les systèmes numériques doivent comprendre un système de données sécurisé pour éviter tout accès non autorisé.

Avantages d'une liste de contrôle sur papier :

• Simplicité : Facile à utiliser sans grandes connaissances techniques.
• Pas de dépendance : Pas de dépendance à l'égard de l'électricité ou de l'internet.
• Coût réduit : Nécessite une installation minimale et aucun coût supplémentaire de matériel ou de logiciel.

Les inconvénients d'une liste de contrôle sur papier :

• Chronophage : La saisie manuelle des données ajoute une étape et un temps supplémentaires, en particulier lors de la mise à jour ou de la recherche d'informations.
• Risque pour la sécurité : les listes de contrôle sur papier peuvent être facilement consultées par un utilisateur non autorisé, ce qui peut entraîner une utilisation abusive des données.
• Inefficacité : Sans intégration dans un système plus large, les listes de contrôle sur papier ne peuvent pas fournir de mises à jour en temps réel sur les progrès ou les tâches accomplies.
• Capacité d'analyse limitée : Il est difficile de suivre avec précision les progrès réalisés au fil du temps en l'absence d'enregistrements numériques.