Werkinstructies opstellen: hoe doe je dat?

Werkinstructies opstellen: hoe doe je dat?

Werkinstructies opstellen: hoe doe je dat?

Elke organisatie vertrouwt op efficiënte en hoogwaardige documentatie om te kunnen werken en vooruit te komen. Voor een bedrijf in de maakindustrie zijn de werkinstructies één van de meest waardevolle vormen van data.

Waarom zijn goede werkinstructies zo belangrijk?

Meer dan negen op de tien arbeidsongevallen zijn te wijten aan menselijke fouten. Deze resulteren in ernstige verwondingen en kosten de industrie heel wat geld. Toch zouden veel van deze ongevallen voorkomen kunnen worden met betere, duidelijke werkinstructies. Heb jij ook moeite met het opstellen van goede werkinstructies? Dan ben je hier aan het juiste adres. Door effectievere werkinstructies op te stellen verbeteren je werkmethoden, wat zich op zijn beurt vertaald in een hogere productiviteit.

8 tips voor je eraan begint:

  • Weet precies hoe je de taak moet uitvoeren
  • Wees duidelijk en hou het kort
  • Visualiseer de werkinstructies
  • Stel realistische instructies op
  • Plan in welke volgorde je de stappen schrijft
  • Schrijf instructies die beginnen met een werkwoord
  • Wees consistent
  • Lees en bewerk de instructies zorgvuldig

Stap 1: Schrijf een duidelijke titel en introductie

Leg even kort uit hoe de taak er in grote lijnen uitziet. In de inleiding antwoord je heel kort op de vragen wie, wat en waarom. Zorg ervoor dat de titel verwijst naar de functie. Een goed voorbeeld zou zijn: “hoe gebruik je het koffiezetapparaat?”.

Stap 2: Beschrijf het doel

Wat is het doel van de werkinstructie? Waarom bereid je het voor? Door vragen te stellen waarom, kan je een stap terug doen en nadenken over wat je precies probeert te bereiken. Het antwoord op het waarom is niet simpelweg de output die je al hebt geïdentificeerd. Vragen waarom gaat over het verdiepen van jouw begrip voordat je op de details ingaat. Plaats jezelf in de schoenen van de operator die binnenkort jouw werkinstructie moet lezen en begrijpen vooraleer hij ermee aan de slag kan.

Stap 3: Beschrijf hoe de taak moet worden uitgevoerd

Allereerst vermeld je al het benodigde materiaal voor de klus. Rangschik deze op een overzichtelijke en logische manier aan de hand van opsommingstekens. Kies hierna voor de meest geschikte manier om de werkinstructie te tonen. Onthoud hier dat veel mensen visuele leerlingen zijn, dus video of afbeeldingen zijn misschien wel de beste benadering.

Stap 4: Opmaak van de instructie

Beschouw het werkinstructie document als een leermiddel. Verplaats jezelf in de schoenen van de operator en bedenk wat hem of haar zou kunnen helpen het document te verwerken.

  • Kies hoe je het document gaat opmaken en blijf erbij.
  • Verdeel eventuele stappen in een cijferreeks. Als er meer dan 10 stappen zijn, verdeel dan de verschillende onderwerpen onder. Een stap beschrijft een actie die niet langer dan 15 seconden duurt.
  • Gebruik afbeeldingen, video of tekeningen. Zorg ervoor dat de afbeelding bij de tekst past. Verwijs naar de afbeelding in de tekst. Plaats afbeeldingen aan de linkerkant van het papier en bewaar tekst aan de rechterkant.
  • Benadruk belangrijke informatie door hoofdletters, vetgedrukte of cursieve tekst te gebruiken.
  • Verander elke lijst in een lijst met opsommingstekens of nummers

Stap 5: Herschrijf en vereenvoudig

Zoals reeds vermeld is het belangrijk om kort, eenvoudig en duidelijk te schrijven.

  • Gebruik korte en eenvoudige zinnen. Zinnen mogen niet langer zijn dan 15 woorden zijn.
  • Gebruik korte en eenvoudige woorden. Woorden met meerdere lettergrepen klinken slim, maar vertragen de lezer. Vermijd vakjargon. Kortom: keep it simple.
  • Voeg een lijst met afkortingen toe waarnaar de lezer kan verwijzen.
  • Bepaal welk woord of welke term je gaat gebruiken om iets te beschrijven en blijf daar bij. Gebruik geen verschillende woorden voor hetzelfde.

Stap 6: Test uit en herbekijk

Vraag een geschikte collega om de werkinstructie uit te testen. Geef geen verdere uitleg en help niet. Vraag hierna om feedback en maak aantekeningen. Vraag voldoende door naar eventuele verbeteringen en aanpassingen die nog kunnen gemaakt worden.

Heb je zelf nog vragen over digitale werkinstructies of wens je meer info? Contacteer ons gerust.