5s auditing: Waarom en Wanneer?

Wat is 5s auditing?

 In de meest succesvolle bedrijven zien we dat 5S een vaste gewoonte is geworden en deel uitmaakt van de bedrijfscultuur. Een cruciaal element in de borging is het frequent uitvoeren van audits waarbij de staat van de werkplek wordt beoordeeld. En dat is een mooie, niet te onderschatten taak voor afdelingsmedewerkers, management en iedereen met een mooie frisse blik.

De 5s lean methode komt uit Japan. Het is een methode om efficiënter te werken. Het systeem streeft naar orde en netheid op de werkplek. Dat streven is georganiseerd in 5 principes, die allemaal beginnen met de letter S:

Seiri – Sorteren = Weg met overbodigheid

Sorteren of opruimen betekent hier een onderscheid maken tussen wat noodzakelijk is en wat overbodig is. Het overbodige moet verdwijnen. Het gaat om kapotte of beschadigde voorwerpen, voorwerpen die al lang niet meer gebruikt worden of onveilig zijn. Het risico op vallen, struikelen, stoten, beschadigingen en verwondingen wordt aanzienlijk verminderd en de doorgangen worden verbreed. 

Een praktisch systeem om objecten te scheiden is alle aanwezige objecten te bekijken en je af te vragen waarom dit object hier is. Als dat onduidelijk is, krijgt een voorwerp een rode kaart met de vraag wat er met het voorwerp moet gebeuren. Een criterium hiervoor kan de gebruiksfrequentie zijn: bewaar alleen die dingen die op de werkplek nodig zijn voor de productie van de komende week. Bij het sorteren wordt rekening gehouden met de verschillende gebruiksfrequenties. De 5S begeleider stelt de vragen en doet voorstellen, maar de medewerker / gebruiker beslist uiteindelijk zelf.

Seton – Op orde brengen = Alles op zijn plaats, voor alles een plaats

Op orde brengen betekent de gereedschappen een vaste plaats geven, de werkplek zo inrichten dat iedereen alles snel en gemakkelijk kan vinden: voor alles een geschikte plaats en alles op zijn geschikte plaats. Hierbij wordt rekening gehouden met ergonomie en hygiëne. Alles binnen handbereik, bijvoorbeeld.

Seiso – Shine = inspecteren

Shine betekent het reinigen van muren, vloeren en alle voorwerpen (machines, gebruiksvoorwerpen, opbergsystemen, …), maar ook het voorkomen van besmetting door oorzaken van storingen en incidenten weg te nemen, zoals het uitschakelen van vervuilingsbronnen . Het is ook het vastleggen van reinigingsmethoden, normen en verantwoordelijkheden, het opstellen van regels en normen. 

Reiniging verhoogt en veiligheid en vermindert de kans op afkeur. Reiniging is ook een hulpmiddel om de machine in optimale conditie te houden. Denk bijvoorbeeld aan het inspecteren tijdens het reinigen. De geconstateerde afwijkingen kunnen aan de desbetreffende persoon worden gemeld en tijdens preventief onderhoud worden vervangen of gerepareerd.

Seiketsu – Standaardiseren – Vastleggen en Herkennen

Standaardisatie geeft duurzaamheid aan de eerste drie stappen. De eerste drie S’en worden een gewoonte door methoden in te voeren die deze eerste stappen vastleggen. Enkele methoden zijn: gebruik van visuele hulpmiddelen (afbakening met lijnen, kleuren, …), iedereen weet wie, wat, waarom, hoe van de werkplek, de betrokkenen kunnen snel onderscheid maken tussen normaal en abnormaal, … Onvoorziene omstandigheden brengen risico’s met zich mee. Deze verrassingen worden tot een minimum beperkt door gestandaardiseerde procedures.

Shitsuke – Sustain/ Zelfdiscipline = een afvalvrije werkplek voor altijd

Duurzaamheid betekent het veiligstellen van de andere vier pijlers, zorgen voor behoud en continuïteit, en altijd gestandaardiseerde procedures volgen. Hulpmiddelen zijn checklists of audits op orde en netheid. De auditresultaten kunnen worden gepubliceerd via tabellen of cijfers en er kunnen persoonlijke of themadoelstellingen worden afgesproken zodat een regelmatige evaluatie van deze scores mogelijk is.

Wat doet een 5s-audit voor mijn bedrijf?

De toepassing van 5s audits is een stapsgewijs proces. Om de voortgang en het niveau te bewaken, gebruikt u 5s-audits en 5s-beoordeling. Een goede audit vertelt hoe ver u bent op elk van de 5 S-en en helpt u naar het volgende niveau. Door deze audits regelmatig uit te voeren kunt u verbeteringen vaststellen en het beste uit uw productie of organisatie halen. Op die manier is het echt belangrijk voor bedrijven om dit op regelmatige basis te doen in dit digitale tijdperk.

5s audits zijn dus geen noodzakelijk kwaad, het zijn tussentijdse mijlpalen die deel uitmaken van een groter plan. Wanneer dit idee verankerd is in uw organisatie, kan iedereen de audits zien als een motiverend moment met veel ruimte om gezamenlijke successen te tonen en te vieren.