Digitale werkinstructies: Alles wat u moet weten

In een complexe bedrijfstak als de productie is het van vitaal belang dat iedereen op de werkvloer is uitgerust om zijn taken uit te voeren. Effectieve communicatie, het stroomlijnen van werkprocessen en het elimineren van onnodige taken zijn allemaal essentieel voor een succesvolle operatie.

Van oudsher vertrouwden vloeroperaties sterk op papier en andere gedrukte documenten om instructies met werknemers te delen. Deze "werkinstructies" waren bedoeld om iedereen door de hun toegewezen taken te leiden om het gewenste resultaat te bereiken.

Het doel? Elke keer hetzelfde, consistente resultaat.

Het probleem? Traditionele werkinstructies zijn niet met hun tijd meegegaan.

De oplossing? Digitale werkinstructies die ervoor zorgen dat werknemers op het juiste moment over de juiste informatie beschikken.

Digitale werkinstructies bieden een efficiëntere methode om processen en procedures in een productieomgeving te implementeren. Digitale documenten zijn eenvoudiger op te slaan en bij te werken en kunnen op meerdere locaties worden geraadpleegd. Dit vermindert het risico op verouderde informatie en verhoogt de consistentie tussen productieteams.

Als jouw bedrijf nog niet helemaal klaar is met digitale werkinstructies, maak je dan geen zorgen. Er is niet veel voor nodig om de overstap van papier naar digitaal te maken. Laten we eens wat dieper ingaan op digitale werkinstructies - van wat ze zijn tot de beste oplossingen die u kunt overwegen om ze naar uw productievloer te brengen.

Het belang van duidelijke instructies bij productie

In 2022 en 2023 was automatisering een belangrijk investeringspunt in de Europese productie-industrie. Bovendien voorspelt de International Data Corporation (IDC) dat tegen 2024 ongeveer 50% van de fabrikanten digitale geletterdheid als prioriteit zullen stellen bij het werven en behouden van talent om concurrerend te blijven. 

Duidelijke en beknopte instructies voor deze nieuwe en technisch onderlegde werknemers zijn van vitaal belang om te kunnen gedijen in de sector. Het zorgt voor een snelle en efficiënte workflow waarbij papieren instructies worden vervangen door digitale oplossingen.

Traditionele papieren instructies zijn vaak:

• Verouderd: Papieren documenten kunnen lastig zijn om bij te werken, waardoor het moeilijk is om ervoor te zorgen dat informatie up-to-date blijft. Een enkele fout in het productieproces kan leiden tot kostbaar en tijdrovend herwerk.
• Onduidelijk: Geschreven instructies zijn vaak niet duidelijk en gedetailleerd, wat leidt tot verwarring en fouten. Dit kan de productietijd vertragen en kwaliteitsproblemen veroorzaken. Stel je voor dat er een nieuwe machine aan de lijn wordt toegevoegd, maar dat de instructies de verandering niet weerspiegelen - een recept voor een ramp.
• Inefficiënt: Papieren processen vereisen het handmatig bijhouden van documenten, wat arbeidsintensief is en vatbaar voor menselijke fouten. Het is onmogelijk om te weten waar een document zich op een bepaald moment bevindt en wijzigingen kunnen niet snel of efficiënt worden doorgevoerd.
• Moeilijk toegankelijk: Papieren documenten moeten fysiek worden opgeslagen en opgehaald, waardoor het moeilijk is voor teams om ze snel te raadplegen tijdens verschillende diensten of op meerdere locaties.

Digitale werkinstructies bieden een adaptief en visueel aantrekkelijk alternatief met interactieve elementen voor een betere leer- en gebruikerservaring. En met hun cloud-gebaseerde architectuur zijn ze snel en gemakkelijk toegankelijk vanaf elke locatie op elk moment door elke geautoriseerde gebruiker.

Wat zijn digitale werkinstructies?

Hoe kunnen fabrikanten georganiseerd en efficiënt blijven, omdat traditionele werkinstructies de eisen van een moderne productievloer niet kunnen bijhouden? Digitale werkinstructies zijn het antwoord.

Digitale werkinstructies (DWI's) zijn interactieve, multimediarijke documenten die papieren instructies vervangen door digitale equivalenten. 

Afhankelijk van de taak kunnen DWI's tekst, afbeeldingen, video's, geluidsopnames en andere interactieve elementen bevatten - waardoor ze een effectievere manier zijn om instructies te communiceren dan traditionele papieren documenten.

Hoewel digitale werkinstructies vaak worden ontworpen als aanvulling op het bestaande trainingsproces, kunnen ze ook als zelfstandige documenten worden gebruikt. Digitale werkinstructies worden al snel de eerste keuze voor elke productietechnicus die zijn operationele efficiëntie en uitvoering wil verbeteren.

https://www.youtube.com/watch?v=Ga_qe0BPaSo

Waarom digitale werkinstructies gebruiken in de productie?

De mogelijkheid om vanaf elke locatie real-time informatie op te vragen is van onschatbare waarde in de productiesector. 

Hoewel elke branche kan profiteren van digitale werkinstructies, zijn er een paar belangrijke punten waardoor ze vooral belangrijk zijn in de productiesector:

1. Verhoogde toegankelijkheid van rollen

Digitale werkinstructies zijn gemakkelijk toegankelijk, zodat operators informatie kunnen ophalen vanaf verschillende apparaten zoals tablets of smartphones. Bij het werken op een productievloer kan het snel kunnen raadplegen van instructies veel tijd en moeite besparen.

2. Verbeterde flexibiliteit

Bij productie wordt gewerkt met een verscheidenheid aan producten, machines en processen. DWI's bieden flexibiliteit als het gaat om het snel bijwerken van instructies als dat nodig is. Als je bijvoorbeeld aan een assemblagelijn voor meerdere producten werkt, is het eenvoudig om de instructies om te wisselen afhankelijk van het product dat je aan het assembleren bent.

3. De kracht van automatisering

DWI's worden meestal geïntegreerd in een breder automatiseringssysteem, waardoor een efficiëntere workflow en beter geïnformeerde beslissingen mogelijk worden. Dit is met name het geval in combinatie met geavanceerde analysetools die realtime inzicht geven in productieprocessen en prestatiegegevens.

4. Grotere standaardisatie

Digitale werkinstructies bieden een standaardindeling voor het presenteren van informatie, zodat iedereen op dezelfde pagina staat en dezelfde procedures volgt. Dit helpt fouten te verminderen en zorgt ervoor dat iedereen dezelfde veiligheidsprotocollen volgt.

5. Minder stilstand

De vloek van elke productielijn is stilstand door fouten of een gebrek aan beschikbare middelen. DWI's helpen dit probleem te elimineren door ervoor te zorgen dat operators over de meest actuele informatie beschikken en deze eenvoudig kunnen raadplegen wanneer dat nodig is.

6. Verbeterde naleving en veiligheid

Digitale werkinstructies kunnen operators waarschuwen en door regelgevings- of veiligheidsprocedures leiden om risico's te minimaliseren en naleving van industrienormen te garanderen. Dit is vooral belangrijk in productiebedrijven, omdat het helpt werknemers te beschermen en aansprakelijkheidsrisico's te beperken.

7. Kostenbesparingen

Natuurlijk kunnen DWI's helpen geld te besparen door handmatige of papieren processen overbodig te maken. Zo kan een effectief digitaal werkinstructiesysteem - wanneer toegepast op een productielijn - het papierwerk en de handmatige foutcontrole aanzienlijk verminderen. 

Bovendien maakt het opslaan van alle informatie op één plek het voor bedrijven gemakkelijker om hun processen te beheren en bij te werken. Dit helpt de kosten te verlagen die gepaard gaan met het onderhouden van meerdere systemen.

8. Verbeterde traceerbaarheid

Digitale werkinstructies maken het eenvoudiger voor fabrikanten om veranderingen in de tijd bij te houden en hun zichtbaarheid in het productieproces te verbeteren. Met eenvoudige toegang tot informatie kunnen fabrikanten eventuele problemen met hun processen of producten snel identificeren en verhelpen.

Top Digitale Werkinstructies Software

Hoewel het concept van digitale werkinstructies voor productie verleidelijk kan zijn, zijn ze niets zonder een robuust en betrouwbaar softwaresysteem om ze te ondersteunen. Met sommige productiesoftware kunt u werkinstructies maken, opslaan en openen wanneer dat nodig is. Bovendien kunt u de instructies eenvoudig aanpassen, optimaliseren en bijwerken als dat nodig is.

Hier zijn enkele van de beste productiesoftware met oplossingen voor digitale werkinstructies:

1. Azumuta

Azumuta is een softwareoplossing voor productiebedrijven die digitale werkinstructies biedt om operators te begeleiden, hun productiviteit te verhogen, de tevredenheid van werknemers te vergroten en de kwaliteit van de producten te verbeteren. 

Azumuta biedt een editor voor werkinstructies die volledig kan worden aangepast. Het biedt een gebruiksvriendelijk en papierloos platform met verschillende functies, zoals foto- en video-import, 3D-bestandsviewer, PDF-bijlage, verbinding met randapparatuur, opties voor kwaliteitscontrole en nog veel meer. Al deze functies stellen gebruikers in staat om effectieve digitale werkinstructies te maken.

Naast werkinstructies biedt het Azumuta platform aanvullende modules gericht op andere aspecten van het productieproces waar werkinstructies een hefboom kunnen zijn, zoals: 

• Vaardigheidsmatrix & training - Waar HR werkinstructies kan gebruiken als trainingsmateriaal  
• Kwaliteitsbeheer - Waar operators kwaliteitsproblemen kunnen signaleren voor kwaliteitsmanagers terwijl ze werkinstructies volgen. 

• Audits & digitale controlelijsten - Voor veiligheidsmanagers en onderhoudsmanagers om preventieve en nalevingsvereisten toe te voegen aan de instructies.

 2. Tulp

Tulip is een softwareoplossing die productiebedrijven helpt hun frontline operations te optimaliseren. Het biedt waardevolle inzichten in kwaliteit, procescyclustijden en andere relevante meetgegevens. 

Tulip maakt gebruik van cloud-gebaseerde technologie om retailactiviteiten te ondersteunen. Met Tulip kunnen fabrikanten met IT-vaardigheden stapsgewijze instructies maken. Het platform stelt gebruikers ook in staat om prestaties in real-time te volgen en waar nodig aanpassingen te doen.

3. Werkzaamheden1

Operations1 biedt een zekere mate van begeleiding voor productiebedrijven. Net als Azumuta is het platform schaalbaar en biedt het dynamische werkinstructies en checklists die kunnen worden gebruikt om ervoor te zorgen dat processen correct worden gevolgd.

Operations1 stelt gebruikers in staat om in contact te komen met werknemers en toezicht te houden op werkzaamheden. Bovendien biedt het digitalisering van door werknemers geleide productieprocessen, van activiteitenplanning tot procesbegeleiding.

4. Poka

Poka ondersteunt visuele werkinstructies met video, tekst, afbeeldingen, documenten, links en e-handtekeningen. Ze ondersteunen ook checklists en formulieren. 

Hun missie is om activiteiten te standaardiseren en het management op de werkvloer te verbeteren. Hun productontwikkeling is vooral gericht op kennismanagement, dus kwaliteitsmanagement en preventief onderhoud maken nog geen deel uit van hun aanbod. 

5. SwipeGuide

SwipeGuide richt zich op het bouwen van kennisdocumentatie om instructies te geven over hoe te bouwen. Ze ondersteunen werkinstructies in verschillende branches om bedrijven te helpen instructies, checklists en training te coördineren.

De tool kan online of op locatie werken, waardoor het zeer aanpasbaar is. Een nadeel van SwipeGuide is de behoefte aan technische ondersteuning bij het instellen of wanneer updates nodig zijn. In tegenstelling tot andere producten heb je voor deze tool veel technische kennis nodig.  

Een digitale werkinstructie maken

Probeer Azumuta gratis uit en transformeer uw werkvloer vandaag nog!

Aan de slag

Voorbeelden van succesvolle werkinstructies

Hoe zien robuuste werkinstructies eruit? Hier zijn een paar voorbeelden om over na te denken:

Addax Motors: Met digitale werkinstructies van Excel-documenten naar interactieve processen

Voordat ze Azumuta gebruikten, vertrouwde Addax Motors in hun productieprocessen op instructies op papier en Excel-spreadsheets, waardoor de processen arbeidsintensief en tijdrovend waren. Toen ze hun productielijn verplaatsten, schakelden ze over op digitale werkinstructies met Azumuta.

Het platform heeft de bestellingen gecentraliseerd en het onboardingproces gestroomlijnd. Het heeft ook de bewaking van het productieproces vereenvoudigd en gebruiksvriendelijke interfaces geboden voor beheerders en operators. Bovendien heeft de focus op lean manufacturing principes, digitalisering en automatisering Addax Motors geholpen om van een handmatig naar een interactief proces over te stappen.

Provan: Efficiëntere operator met digitale werkinstructies voor productie

Provan, een metaalbewerkingsbedrijf, is overgestapt van papieren en PDF werkinstructies naar volledig digitale werkinstructies met behulp van Azumuta. De interactieve digitale werkinstructies helpen operators om producten correct en efficiënt te assembleren.

Azumuta biedt ook functies zoals het plannen van audits, het rapporteren van productieproblemen en het bijhouden van de tijd die operators besteden aan taken. Door de integratie met hun ERP-systeem heeft Provan een naadloze interactie gecreëerd tussen software en productieprocessen, met als resultaat een papierloze fabrieksvloer en verbeterde efficiëntie.

De kern van de zaak

Met de voortdurende groei en een beweging in de richting van digitale transformatie in de productie, heeft de implementatie van digitale werkinstructies in de productie-industrie bewezen een game-changer te zijn. Het gebruik van deze efficiënte en toegankelijke tools resulteert in verbeterde veiligheid, betere naleving, snellere productie en, uiteindelijk, hogere inkomsten.

Fabrikanten die overwegen om over te stappen op digitale werkinstructies moeten de beste softwareopties zorgvuldig evalueren om de meest geschikte oplossing voor hun organisatie te vinden. Door deze moderne aanpak te implementeren blijven ze concurrerend, optimaliseren ze hun processen en blijven ze groeien terwijl de industrie zich aanpast aan toekomstige ontwikkelingen.

Neem vandaag nog contact op met Azumuta om te beginnen met de implementatie van digitale werkinstructies in uw organisatie. Ons team van experts staat klaar om u bij elke stap te helpen en u te laten zien hoe u deze krachtige technologie kunt implementeren en optimaal kunt benutten op uw productievloer.

Meer informatie over de digitale werkinstructies van Azumuta

Probeer Azumuta gratis uit en maak je eerste werkinstructie

Aan de slag