Waarom safety audits digitaliseren?
Een veiligheidsaudit is een onderzoek naar de veiligheid van de procedures en het beleid in een bedrijf. Ze zijn niet alleen een belangrijke stap om een goede werkomgeving te garanderen, maar zijn ook van cruciaal belang om boetes of andere straffen van regelgevende instanties te voorkomen. Safety audits kunnen intern worden uitgevoerd of met de hulp van een externe auditor. Afhankelijk van de vereisten in je bedrijfstak kunnen deze audits verplicht worden uitgevoerd door toezichthoudende instanties.
Er zijn tal van voordelen verbonden aan het organiseren van je eigen veiligheidsaudits. Het gaat niet alleen om het verbeteren van de compliance. Het gaat er ook om dat de werknemers weten dat je waarde hecht aan hun welzijn op het werk. Door regelmatig te controleren op gevaren kan je arbeidsongevallen voorkomen en ervoor zorgen dat je altijd bent voorbereid op het afleggen van verplichte audits. Het is echter niet voldoende om alleen maar de procedure te doorlopen. Bedrijven moeten interne audits effectief aanpakken.
Vandaag kiezen veel bedrijven voor een moderne, digitale aanpak. Het is de meest accurate manier om hun huidige activiteit af te stemmen aan de wettelijke vereisten en om potentiële gevaren op te sporen.
Digitale veiligheidsaudits maken het gemakkelijk om…
- Audit history te bekijken en het opvolgen van verbeteringen
- Transparantie tussen alle afdelingen en niveaus te verzorgen
- Checklists te voldoen aan de meest recente vereisten
- Brainstormen over oplossingen van problemen
… en nog veel meer. Traditionele papieren checklists kunnen snel verouderd raken. Het kan daarom soms moeilijk zijn om ervoor te zorgen dat iedereen op één lijn zit. Ook is de kans groter dat papieren exemplaren bedolven worden onder ander papierwerk. De follow-up verloopt alsook moeilijker. Wanneer jouw safety audit gedigitaliseerd is maakt het voor iedereen gemakkelijk om toegang te krijgen tot dezelfde informatie. Digitale processen zijn makkelijker voor iedereen, waardoor de kans groter is dat een safety audit volledig en succesvol wordt afgerond.
Hoe digitaliseer je jouw safety audits?
De eerste stap bij het digitaliseren van je veiligheidsaudits is het vinden van de juiste tool. Dit betekent dat je moet nadenken over welke functies belangrijk en nuttig zijn voor jouw team. Er zijn verschillende overwegingen waaronder…
User Experience
Een succesvolle tool biedt een intuïtieve navigatie en interface. De digitale audit checklist zou niet anders moeten zijn. Door een platform aan te bieden dat voor werknemers gemakkelijk te navigeren is, zullen ze het eerder omarmen, aangezien verandering voor sommigen moeilijk kan zijn. Visuele elementen zoals kleurcodering, profielfoto’s en aankruisvakjes dragen allemaal bij aan een prettige gebruikerservaring. Bedenk ook hoe werknemers best toegang zullen krijgen tot het platform vb. voor productiebedrijven werkt een smartphone of tablet vaak het beste, zodat controle-informatie vanaf de werkplek toegankelijk is.
Transparantie
één van de grootste beperkingen van een papieren audit checklist is het gebrek aan transparantie. Alleen de persoon die in het bezit is van het papieren exemplaar weet echt waar het bedrijf zich in het auditproces bevindt. Een goed digitaal platform moet meerdere gebruikers toelaten en het gemakkelijk maken om taken en verschillende niveaus van het bedrijf te bekijken en goed te keuren. Dit betekent dat alle managers zo betrokken kunnen zijn als nodig is.
Tracking
Het digitaliseren van het auditproces moet het gemakkelijk maken om gegevens te traceren en op te slaan. Dit is van cruciaal belang omdat het dan mogelijk is corrigerende maatregelen toe te wijzen en de vooruitgang op te volgen van gevaren die worden weggenomen. Het bij de hand hebben van deze gegevens kan ook nuttig zijn in geval van een wettelijke controle om aan te tonen dat er stappen worden ondernomen.
De meesten zouden deze mogelijkheden als essentieel beschouwen, maar er zijn andere kenmerken die voor jou belangrijk kunnen zijn. Heb je bijvoorbeeld een platform nodig dat integreert met jouw bestaande systemen zoals Outlook of een ERP-systeem? Hoe zit het met real-time updates of de mogelijkheid om te communiceren binnen het platform?
Ben je op zoek naar een allesomvattend platform? Plan dan vandaag nog jouw demo om meer te weten te komen over Azumuta. We bespreken jouw behoeftes en de mogelijkheden van onze app om je te helpen met de eerste stappen in de transformatie van jouw digitaal audit proces.
