Las empresas manufactureras son la columna vertebral de cualquier economía. Producen bienes para los mercados locales o internacionales, emplean a personas y mantienen contentos a sus clientes.
Por eso los fabricantes suelen utilizar los informes 8D para identificar y resolver problemas antes de que afecten a su producción y a su negocio, con el fin de garantizar la calidad de los bienes producidos. La metodología fue desarrollada por Toyota Motors Manufacturing (TMM) en Japón en la década de 1960 para ayudar a la empresa a lograr un mejor rendimiento.
Para las empresas que quieren competir con otros fabricantes de todo el mundo, es esencial identificar y rastrear las causas profundas de las no conformidades o los problemas en un entorno de producción. Esto les ayuda a lograr un alto nivel de eficiencia y calidad de los productos, lo que se traduce en menores costes y mayores beneficios.
En este artículo tratamos los pormenores de los informes 8D, cómo utilizarlos y las ventajas que pueden ofrecer a su plantilla.
Descargue también nuestra plantilla 8D para simplificar el proceso de resolución de problemas.
Estructura del método 8D
El método de resolución de problemas 8D es un enfoque sistemático de la resolución de problemas que hace hincapié en la participación del equipo. Este método abarca generalmente:
- Identificación del problema - En primer lugar, hay que determinar qué es lo que falla en el proceso o la operación.
- Determinar las causas - Tras identificar un problema, tendrá que determinar su(s) causa(s) raíz. Puede que esto no sea fácil, pero es imprescindible si quiere arreglar sus procesos y evitar que vuelvan a surgir problemas en el futuro.
- Una vez identificadas las causas de los problemas y analizadas todas las soluciones posibles, es hora de desarrollar acciones correctivas. Cree un plan sobre cómo funcionaría cada posible solución (por ejemplo, "si utilizamos esta pieza en su lugar" o "si incorporamos a estas personas", etc.). También necesitarás métricas y puntos de control a lo largo de este proceso para asegurarte de que todo funciona según lo previsto.
Las 8 disciplinas
Las ocho disciplinas (8D ) siguen una secuencia lógica de ocho pasos. Es uno de los métodos más utilizados en la fabricación porque se trata de un enfoque estructurado, pero también puede aplicarse a otras industrias.
D1: Crear un equipo
Al utilizar la 8D, es importante tener un equipo interfuncional con personas de diferentes disciplinas para ayudarle a abarcar más territorio. Debería haber dos subgrupos para los miembros del equipo:
- Miembros principales: personas más orientadas a los datos y típicos expertos en productos, procesos y datos.
- Expertos en la materia (SME): miembros que pueden contribuir a la lluvia de ideas, la investigación y la observación del proceso. Recurra sin dudarlo a nuevos expertos para que le ayuden en cualquier fase del proceso.
Estos miembros del equipo tienen que estar dotados de los conocimientos necesarios para identificar el problema y aplicar soluciones.
D2: Describir el problema
La descripción del problema es una narración que describe el problema en detalle y debe ser entendida por todos los miembros del equipo. Explica cómo se ha producido el problema, qué impacto ha tenido en la empresa y por qué hay que solucionarlo. La descripción del problema debe incluir:
- Las causas subyacentes de su problema (la causa raíz). ¿Por qué ha ocurrido?
- ¿Cuál es el impacto de este problema? ¿Cuánto dinero pierde por este motivo? ¿Qué otros problemas causa en su empresa?
- ¿Cómo ayudará la solución de estas causas subyacentes a resolver o prevenir futuros problemas relacionados con éste?
He aquí algunas técnicas y herramientas para identificar y formular los problemas:
- Formulación de 5 porqués
- Diagrama de afinidad
- Diagrama de espina de pescado
- Método Is / Is Not
D3: Desarrollar un plan de contención
Una vez que haya identificado, aislado y controlado los problemas de su proceso de fabricación, es hora de crear un plan de contención. Necesita descripciones claras para que todo el mundo entienda lo que se supone que debe hacer para resolver este problema.
Tenga en cuenta que una Acción de Contención Provisional (ACI) es un plan temporal y sólo debe sustituirse por la Acción Correctiva Permanente (ACP) después de completar la 8D.
D4: Análisis de Causas Raíz (ACR) y Punto de Escape
Es posible que se encuentre vagando por varias madrigueras de conejo antes de llegar a este punto. Sea paciente y metódico en cada paso del proceso de investigación. Este proceso debe guiarse siempre por hechos y no por suposiciones o conjeturas sobre lo que podría estar yendo mal a puerta cerrada en las fábricas de su empresa en el extranjero.
Revise los resultados y hable con su equipo sobre las posibles causas del problema. Como parte del análisis de la causa raíz, se asigna cada causa probable al enunciado del problema y a los resultados de las pruebas asociadas. Tenga cuidado de descartar todas las causas probables; una lluvia de ideas confusa y un análisis descuidado pueden llevarle a pasar por alto detalles importantes.
Algunos métodos durante este paso incluyen:
- Análisis comparativo
- Desarrollo de teorías sobre las causas profundas
- Verificación de las teorías sobre las causas profundas
- Revisar los diagramas de flujo de los procesos
- Determinar los puntos de fuga, el punto más cercano del proceso en el que podría encontrarse la causa raíz.
Además de determinar las causas subyacentes, intenta recordar cuándo y por qué descubriste el problema por primera vez en el proceso. Esto se denomina punto de fuga, y puede haber más de uno.
D5: Formular Acciones Correctivas Permanentes (PCA)
Las acciones correctivas deben basarse en el análisis de la causa raíz. El primer paso para formular acciones correctivas es determinar la causa raíz del modo de fallo. Para ello, tendrá que analizar todos los datos e identificar los posibles factores que han contribuido al problema. Una vez que haya determinado qué causó el fallo, podrá idear formas de evitar que se produzcan fallos similares en el futuro.
Por ejemplo, si una cadena de montaje se detiene debido a un problema eléctrico con una máquina, no tendría sentido arreglar sólo una máquina; más bien, debería examinar todas las máquinas de esa cadena y asegurarse de que tienen las conexiones eléctricas adecuadas para que puedan funcionar correctamente.
Así, cuando algo vaya mal, dispondrá de un plan para solucionarlo antes de que cause problemas aún mayores en el futuro. La creación de un plan de acción correctiva eficaz consta de varios pasos:
- Planifique el tiempo que tardará en aplicar cualquier cambio que pueda ayudar a solucionar el problema que haya surgido;
- Cree un plan de acción que detalle exactamente lo que hay que cambiar;
- Comprobar a intervalos regulares los progresos realizados hacia la finalización de este proyecto para que nadie quede olvidado a lo largo de su recorrido hasta su finalización (esto incluye el seguimiento por ambas partes implicadas).
- Si es necesario, tome las medidas oportunas, como añadir más recursos o reasignar los existentes, cuando se produzcan retrasos por factores imprevistos como las condiciones meteorológicas, etc.".
D6: Aplicar y validar la acción correctiva permanente
Las medidas provisionales son soluciones temporales a un problema. Pueden utilizarse para evitar daños mayores o para dar tiempo a que se aplique una solución permanente. Las medidas provisionales también pueden utilizarse para reducir el impacto del problema hasta que se resuelva.
Cuando haya identificado un problema en su empresa, cree un plan de acción que incluya medidas provisionales, así como objetivos y expectativas finales. Si hay algún tipo de retraso en la aplicación de estas medidas provisionales, informa de los progresos al menos una vez al mes para que la dirección esté al día de lo que ocurre en tu departamento y en la empresa en general.
Algunas actividades durante el paso 6D incluyen:
- Creación de un plan de proyecto
- Comparta el plan con las partes interesadas.
- Utilizar métricas para verificar los progresos
D7: Seguimiento de las medidas correctoras
El seguimiento es una parte fundamental del método 8D. El seguimiento es una forma de comprobar si una acción correctiva está funcionando, o si es necesario cambiarla o completarla. También es una forma de comprobar si se ha abordado la causa raíz y si la empresa ha aprendido algo nuevo del incidente que pueda ayudar a prevenir futuros errores.
Su equipo necesita conservar y documentar los conocimientos compartidos que se adquirieron al identificar, resolver y prevenir este problema. Es importante revisar los documentos o procedimientos existentes y actualizarlos en consecuencia para mejorar los resultados futuros.
Las actividades que debes tener en cuenta durante este paso son:
- Revisar productos y procedimientos comparables para evitar otros problemas.
- Creación o actualización de instrucciones y procedimientos de trabajo.
- Captación de nuevas normas y procedimientos del sector.
- Confirmación del análisis más reciente del modo y efecto del fallo (AMFE).
- Confirmación de la revisión de los planes de control.
D8: Reconocer los esfuerzos individuales y de equipo
Dar feedback para garantizar un buen resultado es crucial para que cualquier equipo prospere. Reconozca el esfuerzo y el trabajo que cada persona ha puesto en lo que ha aportado al proceso en este momento.
Las tareas de esta fase consisten en:
- Archiva el 8D para su uso posterior.
- Lleva un registro de lo que aprendes para mejorar tus técnicas de resolución de problemas.
- Comparación del antes y el después
- Celebración y reconocimiento del grupo
¿Cómo redactar un informe 8D para su empresa cuando tiene un defecto de producto o un problema que resolver?
Un informe 8D es una herramienta para gestionar un problema. Consta de ocho columnas y cuatro filas:
- La primera fila, llamada fila de título, enumera el nombre de cada columna.
- La segunda fila contiene los títulos de cada columna:
- Definir el problema
- Determinar las causas
- Desarrollar soluciones
- Verificar soluciones
- Controlar los riesgos
- Documente sus mejoras y lecciones aprendidas (opcional)
- Cierre (opcional).
- La tercera fila contiene descripciones de lo que hay que hacer en cada paso:
- 1a a 7a incluyen medidas relacionadas con los puntos 1 a 7 anteriores;
- 6b incluye una sección opcional que puede utilizarse si es necesario documentar las lecciones aprendidas de este proceso en algún momento posterior (por ejemplo, después de aplicar la solución 3b).
Pros y contras del Informe 8D para los fabricantes
Ventajas del informe 8D:
Mayor concienciación sobre la (s) causa(s) subyacente(s)
Mejora sus procesos de control de calidad identificando las causas potenciales de no conformidad en cada fase de la producción y prioriza los pasos de las acciones correctivas en función de su nivel de riesgo, prioridad, impacto, probabilidad, etc., garantizando así que aborda los problemas del sistema en primer lugar, antes de que ocasionen costes por reprocesamientos/desechos o respuestas adversas de los clientes o intervenciones normativas.
Mejora de las estrategias y planes de control de calidad.
8D le permite reducir los plazos de entrega identificando dónde se producen los cuellos de botella dentro de un proceso, de modo que la asignación de recursos pueda ajustarse en consecuencia para mejorar el rendimiento y mantener al mismo tiempo los estándares de calidad (es decir, disponer de suficientes trabajadores en todas las fases). Esto también puede ayudar a prevenir el agotamiento de los empleados al cubrir más turnos, de modo que se requieran menos horas extraordinarias de empleados que, de otro modo, podrían estar cansados por trabajar demasiadas horas sin descansos cuando hay una gran demanda de sus servicios durante las horas punta (como la temporada de compras navideñas).
Evitar problemas futuros
El informe 8D puede ayudar a su empresa de fabricación a evitar errores costosos, ya que puede ver exactamente dónde pueden producirse problemas y tomar medidas para evitarlos.
Enfoque de equipo
Un informe 8D le brinda la oportunidad de comprobar si todo funciona correctamente y confirmar que todo el mundo comprende sus tareas y responsabilidades. Con esta información a mano, es más fácil introducir mejoras en función de lo que funciona mejor o necesita mejoras en las distintas áreas de su empresa. Además, es fácil acceder a datos históricos sobre procedimientos y productos.
Mejores flujos de comunicación
Por último, también permite mejorar los flujos de comunicación entre los equipos responsables de los distintos procesos de fabricación y reduce el tiempo dedicado a investigar problemas que en realidad no lo son.
Informe 8D Cons:
Aplicar las técnicas de resolución de problemas 8D no tiene muchos contras. El más importante es que requerirá que las personas que participen en las actividades de resolución de problemas obtengan la formación y las instrucciones adecuadas sobre el funcionamiento de 8D.
También deberán comprender otros conceptos estrechamente relacionados con las metodologías de resolución de problemas 8D. Algunos ejemplos pueden ser los diagramas de pareto, los mapas de procesos, los diagramas de espina de pescado, etc.
Falta de flexibilidad
Además, un informe 8D no es una buena herramienta cuando hay varios problemas a la vez o cuando un problema en el proceso de fabricación requiere atención inmediata.
Presupuesto específico
Un informe 8D también tiene requisitos que las empresas más pequeñas con menos recursos pueden considerar complicados y costosos. Por ejemplo: hay que disponer de un presupuesto específico para impartir formación exhaustiva, de modo que el equipo tenga los conocimientos adecuados para hacer bien el trabajo.
Tecnología para ayudar a los fabricantes a elaborar informes 8D
Existen varias soluciones de software para ayudar a las empresas a implantar programas 8D y gestionar sus esfuerzos de gestión de la calidad de los proveedores (SQM).
¿Por qué debe digitalizar sus procesos 8D?
La automatización del proceso de elaboración de informes 8D garantizará que todos los problemas se registren y notifiquen de forma coherente, sin que nadie quede al margen.
Facilita la colaboración entre equipos y departamentos. Todas las partes interesadas tendrán acceso a información sobre el estado de cada problema a medida que avanza en su ciclo de vida, por lo que podrán responder rápidamente si surge un problema o hacer sugerencias sobre la mejor manera de resolverlo. Esto ahorra tiempo y permite que todos los implicados en un problema concreto se sientan más conectados entre sí de lo que podrían hacerlo sin este tipo de tecnología a su disposición.
Soluciones 8D
Los informes 8D son una potente herramienta para supervisar el progreso e identificar problemas en la fabricación. Esto puede ayudarle a mejorar sus procesos, reducir costes y aumentar los beneficios. Con la ayuda de la tecnología, puede realizar fácilmente un seguimiento de sus informes 8D. He aquí algunas soluciones para ayudar a los fabricantes en este proceso:
- Sistemas ERP
Un programa como SAP u Oracle ERP le permite integrar los informes 8D en su sistema. De este modo, toda la información está en un único lugar y se actualiza automáticamente.
- Solución SaaS
Una herramienta de software sin código como Azumuta le permite integrar los informes 8D en su sistema. De esta forma, toda la información está en un único lugar y se actualiza automáticamente. Capture datos fácilmente con su teléfono o tableta, mientras está fuera de línea desde el campo y en cualquier momento. Cree un informe 8D de inmediato y distribúyalo a sus partes interesadas y compañeros de trabajo y realice un seguimiento de las acciones correctivas a los miembros del equipo a través de una única app.
Con los datos en tiempo real, las empresas pueden mejorar la comunicación entre los miembros del equipo, mejorar la capacidad de resolución de problemas de los miembros del equipo (incluidos los directivos) y desarrollar nuevas soluciones para los problemas existentes basándose en la experiencia pasada con problemas similares en otros lugares o empresas.
Microsoft Office
Si no quieres invertir en un nuevo software en este momento, pero aún así quieres una forma sencilla de gestionar los problemas y el progreso de tu proyecto, considera la posibilidad de utilizar una base de datos en línea como Excel para gestionar riesgos, defectos, métodos de control de calidad, etc. Esto le permitirá acceder a la información desde cualquier lugar con un ordenador portátil o un dispositivo móvil. Sin embargo, este modo es bastante tedioso y puede perderse información importante.
Digitalice sus procesos 8D
Como puede ver, utilizar un programa informático para los informes 8D tiene muchas ventajas. Aunque al principio pueda parecer mucho trabajo, una vez que le coja el truco, le resultará fácil mantener y gestionar sus registros 8D. Lo más importante es empezar ya. Asegúrese de que su empresa empieza a utilizar un software de elaboración de informes 8D hoy mismo para que su equipo pueda empezar a documentar los problemas lo antes posible.
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