Las instrucciones de trabajo son esenciales para los trabajadores de cualquier industria. Garantizan que las tareas se realicen de forma correcta y coherente, reduciendo las posibilidades de error y mejorando la seguridad. Además, unas instrucciones de trabajo bien redactadas pueden ayudar a agilizar el proceso al proporcionar instrucciones claras paso a paso.
Sin embargo, demasiadas empresas crean y utilizan instrucciones de trabajo que dejan a sus empleados confusos, frustrados y atascados en detalles innecesarios. En última instancia, esto conduce a errores, menor productividad y mayores niveles de frustración.
Entonces, ¿cómo puede crear instrucciones de trabajo de calidad que realmente mejoren la eficiencia y la precisión en la planta? ¿Y cuáles son las limitaciones de las instrucciones de trabajo tradicionales?
En esta guía para redactar e implantar instrucciones de trabajo responderemos a esas preguntas y a otras más. También le daremos consejos sobre cómo crear instrucciones de trabajo fáciles de seguir y adaptadas a las necesidades específicas de su empresa.
¿Qué son las instrucciones de trabajo?
Aunque las instrucciones de trabajo suelen referirse a industrias como la manufacturera, pueden utilizarse en cualquier tipo de empresa. En pocas palabras, las instrucciones de trabajo son instrucciones detalladas, paso a paso, escritas o verbales, que explican cómo realizar una tarea.
Las instrucciones de trabajo suelen ir acompañadas de ayudas visuales como diagramas, fotos o grabaciones de vídeo. Pueden ser muy útiles para aclarar los pasos clave del proceso.
Las instrucciones de trabajo pueden adoptar diversas formas, desde documentos formales hasta mapas de procesos más informales. El formato que se elija dependerá en última instancia del tipo de tarea que se vaya a realizar, la audiencia y las preferencias de la empresa. Las instrucciones de trabajo modernas se están implantando a través de canales digitales como intranets, herramientas de gestión de tareas y espacios de trabajo colaborativos.
Independientemente del formato, todas las instrucciones de trabajo deben ser claras, concisas y fáciles de entender. También deben ser lo suficientemente específicas como para abarcar todos los pasos clave del proceso, evitando al mismo tiempo detalles innecesarios.
La importancia de las instrucciones de trabajo
En el competitivo mercado actual, garantizar tanto la cantidad como la calidad es de suma importancia. Esto es especialmente cierto en la industria manufacturera, donde un solo error puede dar lugar a productos defectuosos y clientes insatisfechos.
Pero las instrucciones de trabajo son esenciales en cualquier tipo de empresa, ya que ayudan a garantizar que las tareas se realizan de forma correcta, coherente y eficaz. Al proporcionar instrucciones claras y concisas paso a paso, las instrucciones de trabajo pueden ayudar a los empleados a completar sus tareas más rápidamente y con menos errores.
Además, las instrucciones de trabajo pueden ayudar a mejorar la comunicación entre los miembros del equipo, ya que proporcionan un punto de referencia común al que todos pueden remitirse. Esto es especialmente importante en empresas con equipos distribuidos o trabajadores remotos.
Por último, unas instrucciones de trabajo bien redactadas pueden ser una valiosa herramienta de formación para los nuevos empleados. Al proporcionar instrucciones claras y concisas, las instrucciones de trabajo pueden ayudar a garantizar que los nuevos empleados puedan aprender rápida y fácilmente sus tareas.
¿En qué consiste una buena instrucción de trabajo?
Como ya hemos dicho, es probable que en su vida diaria se haya encontrado con instrucciones de trabajo de algún tipo. Pero, ¿por qué son buenas las instrucciones de trabajo? ¿Y cómo puede saber si una instrucción de trabajo es eficaz?
Hay algunas características clave que comparten todas las instrucciones de trabajo:
Claridad: Las buenas instrucciones de trabajo son claras y concisas, y evitan el uso de jerga innecesaria. Deben ser fáciles de leer y comprender y proporcionar toda la información necesaria para completar la tarea.
Precisión: Las buenas instrucciones de trabajo son específicas e inequívocas, sin dejar lugar a interpretaciones. Deben incluir todos los pasos necesarios para completar la tarea en el orden correcto.
Brevedad: Las buenas instrucciones de trabajo son breves y van rápidamente al grano. Solo deben incluir la información absolutamente necesaria, y deben estar libres de cualquier contenido de relleno.
Visuales y accesibles: Las buenas instrucciones de trabajo son de fácil acceso y suelen ir acompañadas de ayudas visuales como diagramas, fotos o grabaciones de vídeo. Deben guardarse en un lugar central al que todos los miembros del equipo puedan acceder fácilmente.
Conformes: Las buenas instrucciones de trabajo se ajustan a las normas o reglamentos específicos del sector. Esto es especialmente importante en empresas sujetas a estrictas medidas de control de calidad.
Cómo redactar instrucciones de trabajo
Si está pensando en implantar instrucciones de trabajo en su empresa, hay algunos pasos que puede dar para asegurarse de que sus instrucciones de trabajo sean eficaces.
Recorramos los pasos necesarios para crear e implantar instrucciones de trabajo de alta calidad, independientemente de su sector o proceso:
Paso 1: Defina el objetivo de su instrucción de trabajo
El primer paso en la creación de instrucciones de trabajo es definir el propósito de las instrucciones. Para ello, puede ser útil sentarse con las partes interesadas en las instrucciones, que suelen ser expertos en procesos, gestores y jefes de equipo.
Algunas preguntas que puede plantearse en esta fase son:
- ¿Qué tareas abarca la instrucción de trabajo?
- ¿Quién utilizará la instrucción de trabajo?
- ¿Cuáles son los objetivos específicos de la instrucción de trabajo?
- ¿Cómo podemos asegurarnos de que todos los miembros del equipo entienden y utilizan correctamente las instrucciones?
Una vez definidos claramente sus objetivos y expectativas, puede pasar a la siguiente fase.
Paso 2: Redactar la instrucción de trabajo
El siguiente paso es redactar la instrucción de trabajo. Aquí es donde empezarás a poner por escrito los pasos de la tarea para construir el marco de tu instrucción de trabajo.
Al redactar las instrucciones de trabajo, vuelva a sus objetivos originales y asegúrese de que cada paso cumple uno de esos objetivos. Además, ten presente a tu público y utiliza un lenguaje claro y conciso.
Si ves que tus instrucciones de trabajo empiezan a ser demasiado largas o complicadas, plantéate dividirlas en pasos más pequeños o añadir ayudas visuales para que sean más fáciles de seguir.
En esta fase, también puede ser útil que alguien que no esté familiarizado con la tarea revise las instrucciones para asegurarse de que son sencillas y fáciles de entender.
Aquí tienes un ejemplo de lo que puedes incluir en una instrucción de trabajo:
- Nombre y descripción de la tarea: Asigne a la instrucción de trabajo un nombre fácil de recordar e identificar. A continuación, describa brevemente en qué consiste la tarea.
- Alcance: Defina el alcance de la instrucción de trabajo especificando lo que abarca y lo que no abarca. Incluya cualquier información de fondo relevante que ayude a los miembros del equipo a comprender el contexto de la tarea.
- Funciones y responsabilidades: Asigne claramente funciones y responsabilidades a los miembros del equipo que participen en la tarea. Esto ayudará a garantizar que todos conozcan su papel en la realización de la tarea.
- Requisitos previos: Enumere los requisitos previos que deben cumplirse antes de iniciar la tarea. Por ejemplo, adquirir determinados materiales o completar otra tarea.
- Instrucciones paso a paso: Esboza los pasos necesarios para completar la tarea, incluyendo cualquier detalle o acción clave que deba realizarse.
- Criterios de éxito: Defina el éxito de la tarea. Esto ayudará a los miembros del equipo a saber cuándo se ha completado la tarea.
- Cuestiones de conformidad y seguridad: Si hay algún problema de conformidad o seguridad relacionado con la tarea, asegúrese de incluirlo en las instrucciones de trabajo.
- Información de contacto: Proporcione información de contacto de cualquier parte relevante a la que los miembros del equipo puedan tener que dirigirse durante la tarea.
Paso 3: Crear una ayuda visual
Las ayudas visuales son un buen complemento de las instrucciones escritas y facilitan su seguimiento. De hecho, incluir una ayuda visual en las instrucciones de trabajo puede multiplicar por diez la comprensión.
Hay varios tipos de ayudas visuales que puede utilizar: gráficos, diagramas, fotos y vídeos. A la hora de elegir una ayuda visual, ten en cuenta qué es lo que mejor se adapta a tu equipo y a la tarea.
Por ejemplo, si la tarea consiste en ensamblar un producto, puede ser útil un diagrama o una foto que muestre el producto acabado. O, si la tarea requiere que los miembros del equipo sigan un proceso específico, un diagrama de flujo podría ser una mejor opción.
Una vez que haya seleccionado el tipo de ayuda visual que desea utilizar, créela e inclúyala con su instrucción de trabajo.
Paso 4: Pruebe sus instrucciones de trabajo
Una vez creada la instrucción de trabajo, es fundamental ponerla a prueba para asegurarse de que es eficaz.
Una forma de hacerlo es pedir a alguien que no esté familiarizado con la tarea que intente completarla utilizando únicamente las instrucciones de trabajo. Cuando haya terminado, pídele que te diga si las instrucciones son claras y si hay algo que no haya quedado claro o sea confuso.
Otra opción es realizar una prueba piloto de las instrucciones de trabajo con un pequeño grupo de miembros del equipo. Esto le permitirá identificar cualquier problema con las instrucciones antes de extenderlas a todo el equipo.
Una vez realizadas las revisiones necesarias, las instrucciones de trabajo estarán listas para su uso.
Paso 5: Aplicar y adaptar
Una vez que haya creado y probado su instrucción de trabajo, es hora de ponerla en práctica con su equipo.
Cuando empiece a utilizar la instrucción de trabajo, preste atención a cómo van las cosas. ¿Los miembros del equipo son capaces de completar la tarea como estaba previsto? ¿Hay algún aspecto que pueda mejorarse en las instrucciones?
Si ves que las instrucciones de trabajo no funcionan tan bien como esperabas, no tengas miedo de hacer cambios. Recuerda que el objetivo es crear un documento claro y fácil de seguir para que los miembros del equipo puedan completar las tareas con eficacia.
Errores comunes de las instrucciones de trabajo tradicionales (en papel)
Durante años, las instrucciones de trabajo se diseñaban y creaban utilizando documentos en papel. Aunque este método funcionaba bastante bien, tenía una serie de inconvenientes, entre ellos:
- Dificultad para realizar actualizaciones: Si era necesario introducir cambios en las instrucciones de trabajo, a menudo resultaba complicado actualizar los documentos en papel y asegurarse de que todo el mundo disponía de la versión más reciente.
- Información inexacta: Con el tiempo, las instrucciones de trabajo en papel pueden quedar obsoletas y dejar de ser precisas. Esto puede llevar a que los miembros del equipo sigan procedimientos incorrectos, lo que puede provocar errores y repeticiones.
- Falta de visibilidad: Con las instrucciones de trabajo en papel, puede resultar difícil para los directivos saber quién está realizando qué tareas y en qué medida. Esta falta de visibilidad puede dificultar la identificación de áreas de mejora.
- Se extravían y pierden con facilidad: A medida que crezcan sus productos y procesos, también lo hará su necesidad de instrucciones de trabajo únicas. Cuantas más instrucciones de trabajo en papel tenga, más difícil será para los operarios encontrar y consultar la guía correcta.
- Alcance limitado: Las instrucciones de trabajo en papel pueden ser limitantes cuando se dispone de una amplia gama de variantes de productos con infinitas combinaciones. Cuando se trabaja en un entorno de configuración bajo pedido/personalización, puede ser casi imposible crear instrucciones de trabajo en papel precisas para cada pedido específico.
La buena noticia es que existe una forma mejor de crear y gestionar las instrucciones de trabajo. Mediante el uso de instrucciones de trabajo digitales, puede superar los retos asociados a los documentos tradicionales en papel.
¿Qué son las instrucciones de trabajo digitales?
Cuando las instrucciones de trabajo en papel no ofrecen el nivel de precisión, claridad y visibilidad que necesita, es hora de plantearse una solución digital.
Las instrucciones de trabajo digitales son simplemente instrucciones de trabajo creadas y gestionadas electrónicamente. Para ello se pueden utilizar diversas opciones de software, como un software específico de instrucciones de trabajo o un sistema de gestión de documentos.
Ventajas de las instrucciones de trabajo digitales
El uso de instrucciones de trabajo digitales tiene muchas ventajas:
- Mayor precisión: Con las instrucciones de trabajo digitales, es fácil asegurarse de que todo el mundo utiliza siempre la versión más actualizada del documento. Esto puede ayudar a reducir errores y repeticiones.
- Mayor visibilidad: Cuando las instrucciones de trabajo se gestionan electrónicamente, es fácil saber quién está realizando qué tareas y en qué medida. Esta mayor visibilidad puede utilizarse para identificar áreas de mejora.
- Mayor colaboración: Las instrucciones de trabajo digitales facilitan que los miembros del equipo aporten comentarios y sugieran mejoras. Esta mayor colaboración puede ayudar a garantizar que las instrucciones de trabajo sean lo más eficaces posible.
Cree mejores instrucciones de trabajo para sus equipos
Invertir en la redacción y aplicación de instrucciones de trabajo de calidad puede ser un reto, pero el esfuerzo merece la pena. Al crear instrucciones de trabajo claras y concisas, puedes asegurarte de que los miembros de tu equipo tengan la información que necesitan para completar las tareas con eficacia.
Tanto si está actualizando sus instrucciones de trabajo físicas a un formato digital como si está empezando desde cero, los consejos anteriores pueden ayudarle a redactar instrucciones de trabajo claras, concisas y fáciles de seguir.
No se arriesgue a que los miembros de su equipo realicen tareas utilizando información obsoleta o inexacta: invierta hoy mismo en instrucciones de trabajo de calidad.
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