Les entreprises manufacturières sont l'épine dorsale de toute économie. Elles produisent des biens pour les marchés locaux ou internationaux, emploient des personnes et assurent la satisfaction de leurs clients.
C'est pourquoi les fabricants utilisent souvent les rapports 8D pour identifier et résoudre les problèmes avant qu'ils n'affectent leur production et leur activité, afin de garantir la qualité des biens produits. La méthodologie a été développée par Toyota Motors Manufacturing (TMM) au Japon dans les années 1960 pour aider l'entreprise à améliorer ses performances.
Pour les entreprises qui souhaitent rivaliser avec d'autres fabricants dans le monde, il est essentiel d'identifier et de suivre les causes profondes des non-conformités ou des problèmes dans un environnement de production. Cela les aide à atteindre un niveau élevé d'efficacité et de qualité des produits, ce qui se traduit par une réduction des coûts et une augmentation des bénéfices.
Dans cet article, nous abordons les tenants et les aboutissants de la déclaration 8D, la manière de l'utiliser et les avantages qu'elle peut offrir à votre personnel.
Téléchargez également notre modèle 8D pour simplifier votre processus de résolution de problèmes.
La structure de la méthode 8D
La méthode de résolution de problèmes 8D est une approche systématique de la résolution de problèmes qui met l'accent sur la participation de l'équipe. Cette méthode couvre généralement
- Identifier le problème - Vous devez d'abord identifier ce qui ne va pas dans le processus ou l'opération.
- Détermination des causes - Après avoir identifié un problème, vous devrez en déterminer la ou les causes profondes. Ce n'est peut-être pas facile, mais c'est impératif si vous voulez corriger vos processus et éviter que des problèmes ne se reproduisent à l'avenir.
- Élaboration de mesures correctives - Une fois que vous avez identifié les causes de vos problèmes et analysé toutes les solutions possibles, il est temps d'élaborer des mesures correctives. Créez un plan pour chaque solution possible (par exemple, "si nous utilisons cette pièce à la place" ou "si nous ajoutons ces personnes", etc.) Vous aurez également besoin de mesures et de points de contrôle tout au long de ce processus pour vous assurer que tout fonctionne comme prévu.
Les 8 disciplines
Les huit disciplines (8D ) suivent une séquence logique de huit étapes. C'est l'une des méthodes les plus utilisées dans l'industrie manufacturière, car il s'agit d'une approche structurée, mais elle peut également s'appliquer à d'autres secteurs.
D1 : Créer une équipe
Lorsque vous utilisez la méthode 8D, il est important d'avoir une équipe interfonctionnelle composée de personnes issues de différentes disciplines afin de vous aider à couvrir un plus grand nombre de domaines. Les membres de l'équipe doivent être répartis en deux sous-groupes :
- Les membres principaux : les personnes qui sont davantage axées sur les données et les experts en produits, en processus et en données.
- Experts en la matière (SME) : membres qui peuvent contribuer au brainstorming, à la recherche et à l'observation du processus. N'hésitez pas à faire appel à de nouveaux experts en la matière pour vous aider à chaque étape du processus.
Ces membres de l'équipe doivent être dotés des connaissances nécessaires pour identifier le problème et mettre en œuvre des solutions.
D2 : Décrire le problème
La description du problème est un récit qui décrit le problème en détail et qui doit être compris par tous les membres de l'équipe. Elle explique comment le problème s'est produit, quel impact il a eu sur votre entreprise et pourquoi vous devez le résoudre. La description du problème doit comprendre les éléments suivants
- Les causes sous-jacentes de votre problème (la cause profonde). Pourquoi cela s'est-il produit ?
- Quel est l'impact de ce problème ? Combien d'argent perdez-vous à cause de ce problème ? Quels autres problèmes cela pose-t-il au sein de votre entreprise ?
- Comment la résolution de ces causes sous-jacentes contribuera-t-elle à résoudre ou à prévenir de futurs problèmes liés à celui-ci ?
Voici quelques techniques et outils pour identifier et formuler les problèmes :
- Formulation des 5 raisons
- Diagramme d'affinité
- Diagramme en arête de poisson
- Méthode Is / Is Not
D3 : Élaborer un plan de confinement
Une fois que vous avez identifié, isolé et maîtrisé les problèmes liés à votre processus de fabrication, il est temps d'élaborer un plan de confinement. Vous avez besoin de descriptions claires pour que chacun comprenne ce qu'il est censé faire pour résoudre ce problème.
Attention, une action de confinement provisoire (ICA) est un plan temporaire qui ne doit être remplacé par une action corrective permanente (PCA) qu'à l'issue de la procédure 8D.
D4 : Analyse des causes profondes (ACR) et point de fuite
Il se peut que vous vous retrouviez à errer dans plusieurs trous de lapin avant d'arriver à ce point. Soyez patient et méthodique à chaque étape de votre processus d'enquête. Ce processus doit toujours être guidé par des faits plutôt que par des hypothèses ou des suppositions sur ce qui pourrait se passer derrière les portes closes des usines de votre entreprise à l'étranger !
Examinez vos résultats, puis discutez avec votre équipe des causes potentielles du problème. Dans le cadre de l'analyse des causes profondes, chaque cause probable est mise en correspondance avec l'énoncé du problème et les résultats des tests qui y sont associés. Veillez à exclure toutes les causes probables ; un brainstorming flou et une analyse négligente peuvent vous faire manquer des détails importants.
Voici quelques méthodes utilisées au cours de cette étape :
- Analyse comparative
- Élaboration de théories sur les causes profondes
- Vérification des théories sur les causes profondes
- Examiner les diagrammes de flux de processus
- Déterminer les points de fuite, c'est-à-dire le point le plus proche du processus où la cause première pourrait être trouvée.
En plus de déterminer les causes sous-jacentes, essayez de vous rappeler quand et pourquoi vous avez découvert le problème dans le processus. C'est ce qu'on appelle un point de fuite, et il peut y en avoir plusieurs.
D5 : Formuler des actions correctives permanentes (ACP)
Les actions correctives doivent être basées sur l'analyse de la cause première. La première étape de la formulation des actions correctives consiste à déterminer la cause première du mode de défaillance. Pour ce faire, vous devez analyser toutes vos données et identifier les facteurs potentiels qui ont contribué au problème. Une fois que vous aurez déterminé la cause de la défaillance, vous pourrez trouver des moyens d'éviter que des défaillances similaires ne se reproduisent à l'avenir.
Par exemple, si une chaîne de montage s'arrête en raison d'un problème électrique sur une machine, il ne serait pas judicieux de ne réparer qu'une seule machine ; il faudrait plutôt examiner toutes les machines de cette chaîne et s'assurer qu'elles ont les bonnes connexions électriques pour pouvoir fonctionner correctement.
Ainsi, lorsque quelque chose ne va pas, vous disposerez d'un plan pour y remédier avant que cela n'entraîne des problèmes encore plus graves à l'avenir. L'élaboration d'un plan d'action corrective efficace comporte plusieurs étapes :
- Prévoyez le temps qu'il faudra avant de mettre en œuvre tout changement susceptible de résoudre le problème qui s'est posé ;
- Créez un plan d'action détaillant exactement ce qui doit être modifié ;
- Vérifier à intervalles réguliers les progrès accomplis dans la réalisation de ce projet afin que personne ne soit oublié en cours de route jusqu'à son achèvement (ce qui inclut un suivi par les deux parties concernées).
- Le cas échéant, prendre des mesures appropriées, telles que l'ajout de ressources supplémentaires ou la réaffectation des ressources existantes, lorsque des retards surviennent en raison de facteurs imprévus tels que les conditions météorologiques, etc.
D6 : Mise en œuvre et validation de l'action corrective permanente
Les mesures provisoires sont des solutions temporaires à un problème. Elles peuvent être utilisées pour prévenir d'autres dommages ou pour permettre la mise en œuvre d'une solution permanente. Les mesures provisoires peuvent également être utilisées pour réduire l'impact du problème jusqu'à ce qu'il soit résolu.
Lorsque vous avez identifié un problème dans votre entreprise, élaborez un plan d'action comprenant des mesures provisoires ainsi que des objectifs et des attentes finaux. Si la mise en œuvre de ces mesures provisoires est retardée, rendez compte des progrès accomplis au moins une fois par mois afin que la direction reste informée de ce qui se passe au sein de votre service et de l'entreprise dans son ensemble.
Parmi les activités menées au cours de l'étape 6D, on peut citer
- Création d'un plan de projet
- Partager le plan avec les parties concernées.
- Utiliser des indicateurs pour vérifier les progrès accomplis
D7 : Suivi des mesures correctives
Le suivi est un élément clé de la méthode 8D. Il permet de vérifier si une action corrective fonctionne ou si elle doit être modifiée ou complétée. Il permet également de vérifier si la cause première a été traitée et si votre entreprise a tiré de l'incident de nouveaux enseignements susceptibles d'éviter de nouvelles erreurs.
Votre équipe doit conserver et documenter les connaissances partagées qui ont été acquises lors de l'identification, de la résolution et de la prévention de ce problème. Il est important de revoir les documents ou procédures existants et de les mettre à jour en conséquence afin d'améliorer les résultats futurs.
Les activités que vous devez garder à l'esprit au cours de cette étape sont les suivantes :
- Examiner des produits et des procédures comparables pour éviter d'autres problèmes.
- Créer ou mettre à jour des instructions et des procédures de travail.
- Saisir les nouvelles normes et procédures de l'industrie.
- Confirmation de l'analyse des modes de défaillance et de leurs effets (AMDE) la plus récente.
- Confirmer la révision des plans de contrôle.
D8 : Reconnaître les efforts de l'équipe et des individus
Pour qu'une équipe puisse s'épanouir, il est essentiel de lui donner un retour d'information afin de garantir un bon résultat. Reconnaissez les efforts et le travail de chacun dans ce qu'il a apporté au processus à ce moment précis.
Les tâches de cette étape consistent à
- Archiver le 8D pour une utilisation ultérieure.
- Gardez une trace de vos apprentissages pour améliorer vos techniques de résolution de problèmes.
- Comparaisons entre l'avant et l'après
- Célébration et reconnaissance du groupe
Comment rédiger un rapport 8D pour votre entreprise lorsque vous avez un défaut de produit ou un problème à résoudre ?
Un rapport 8D est un outil de gestion d'un problème. Il se compose de huit colonnes et de quatre lignes :
- La première ligne, appelée ligne de titre, indique le nom de chaque colonne.
- La deuxième ligne contient les titres de chaque colonne :
- Définir le problème
- Déterminer les causes
- Développer des solutions
- Solutions de vérification
- Contrôler les risques
- Documenter les améliorations et les enseignements tirés (facultatif)
- Clôture (facultative).
- La troisième ligne contient des descriptions de ce qui doit être fait à chaque étape :
- Les points 1a à 7a comprennent des mesures liées aux points 1 à 7 ci-dessus ;
- Le point 6b comprend une section facultative qui peut être utilisée s'il s'avère nécessaire de documenter les enseignements tirés de ce processus à un moment ultérieur (par exemple, après la mise en œuvre de la solution 3b).
Rapport 8D : avantages et inconvénients pour les fabricants
Avantages du rapport 8D :
Meilleure connaissance de la (des) cause(s) fondamentale(s)
Il améliore vos processus de contrôle de la qualité en identifiant les causes potentielles de non-conformité à chaque étape de la production et en hiérarchisant les mesures correctives en fonction du niveau de risque, de la priorité, de l'impact, de la probabilité, etc., ce qui vous permet de traiter les problèmes du système en premier avant qu'ils n'entraînent des coûts dus à des retouches ou à des rebuts, à des réactions négatives de la part des clients ou à des interventions réglementaires.
Amélioration des stratégies et des plans de contrôle de la qualité.
La 8D vous permet de réduire les délais en identifiant les goulets d'étranglement au sein d'un processus, de sorte que l'affectation des ressources peut être ajustée en conséquence afin d'améliorer le débit tout en maintenant les normes de qualité (c'est-à-dire en disposant d'un nombre suffisant de travailleurs à tous les stades). Cela peut également contribuer à prévenir l'épuisement des employés en couvrant un plus grand nombre d'équipes, de sorte qu'il y a moins d'heures supplémentaires à effectuer par des employés qui pourraient être fatigués d'avoir travaillé trop d'heures sans pause lorsque la demande pour leurs services est élevée pendant les périodes de pointe (comme la saison des achats de Noël).
Éviter les problèmes futurs
Le rapport 8D peut aider votre entreprise de fabrication à éviter des erreurs coûteuses, car il vous permet de voir exactement où les problèmes peuvent se produire et de prendre des mesures pour les éviter.
Une approche fondée sur le travail d'équipe
Un rapport 8D vous donne l'occasion de vérifier si tout se passe bien et de confirmer que chacun comprend ses tâches et ses responsabilités. Grâce à ces informations, il est plus facile d'apporter des améliorations en fonction de ce qui fonctionne le mieux ou de ce qui doit être amélioré dans les différents domaines de votre entreprise. En outre, il est facile d'accéder aux données historiques sur les procédures et les produits.
Une meilleure communication
Enfin, il permet également d'améliorer les flux de communication entre les équipes responsables des différents processus de fabrication et de réduire le temps passé à enquêter sur des problèmes qui n'en sont pas vraiment.
Rapport 8D Cons :
Il n'y a pas beaucoup d'inconvénients à appliquer les techniques de résolution de problèmes 8D. Le plus important est que les personnes qui participent aux activités de résolution de problèmes doivent recevoir une formation et des instructions adéquates sur le fonctionnement de la méthode 8D.
Ils devront également comprendre d'autres concepts étroitement liés aux méthodologies de résolution de problèmes 8D. Il peut s'agir, par exemple, de diagrammes de Pareto, de diagrammes de processus, de diagrammes en arêtes de poisson, etc.
Manque de flexibilité
En outre, un rapport 8D n'est pas un bon outil lorsqu'il y a plusieurs problèmes à la fois ou lorsqu'un problème dans le processus de fabrication nécessite une attention immédiate.
Budget dédié
Un rapport 8D comporte également des exigences que les petites entreprises disposant de moins de ressources peuvent trouver compliquées et coûteuses. Par exemple : vous devez disposer d'un budget dédié pour assurer une formation approfondie afin que votre équipe dispose des connaissances nécessaires pour effectuer le travail correctement.
La technologie au service des rapports 8D pour les fabricants
Il existe un certain nombre de solutions logicielles pour aider les entreprises à mettre en œuvre des programmes 8D et à gérer leurs efforts en matière de gestion de la qualité des fournisseurs (SQM).
Pourquoi numériser vos processus 8D ?
L'automatisation du processus de rapport 8D permettra de s'assurer que tous les problèmes sont saisis et signalés de manière cohérente, sans que personne ne passe entre les mailles du filet.
Il facilite la collaboration entre les équipes et les services. Toutes les parties prenantes auront accès à des informations sur l'état de chaque problème à mesure qu'il progresse dans son cycle de vie, de sorte qu'elles pourront réagir rapidement si un problème survient ou faire des suggestions sur la meilleure façon de le résoudre. Cela permet de gagner du temps et permet à toutes les personnes impliquées dans un problème particulier de se sentir plus proches les unes des autres qu'elles ne pourraient le faire sans ce type de technologie à leur disposition.
8D Solutions
Les rapports 8D constituent un outil puissant pour suivre les progrès et identifier les problèmes dans le domaine de la fabrication. Il peut vous aider à améliorer vos processus, à réduire vos coûts et à augmenter vos bénéfices. Grâce à la technologie, vous pouvez facilement assurer le suivi de vos rapports 8D. Voici quelques solutions pour aider les fabricants dans ce processus :
- Systèmes ERP
Un programme tel que SAP ou Oracle ERP vous permet d'intégrer les rapports 8D dans votre système. De cette manière, toutes les informations sont regroupées en un seul endroit et mises à jour automatiquement.
- Solution SaaS
Un logiciel sans code comme Azumuta vous permet d'intégrer les rapports 8D dans votre système. De cette façon, toutes les informations se trouvent à un seul endroit et sont mises à jour automatiquement. Capturez facilement des données avec votre téléphone ou votre tablette, tout en étant déconnecté du terrain et à tout moment ! Créez un rapport 8D immédiatement et distribuez-le à vos parties prenantes et à vos collègues, et suivez les actions correctives pour les membres de l'équipe à travers une seule application.
Grâce aux données en temps réel, les entreprises peuvent améliorer la communication entre les membres de l'équipe, améliorer les compétences en matière de résolution de problèmes des membres de l'équipe (y compris les cadres) et élaborer de nouvelles solutions pour les problèmes existants sur la base de l'expérience acquise avec des problèmes similaires sur d'autres sites ou dans d'autres entreprises.
Microsoft Office
Si vous ne souhaitez pas investir dans un nouveau logiciel pour le moment, mais que vous voulez tout de même un moyen facile de gérer les problèmes et l'avancement de votre projet, envisagez d'utiliser une base de données en ligne comme Excel pour gérer les risques, les défauts, les méthodes d'assurance de la qualité, etc. Cela vous permettra d'accéder aux informations depuis n'importe quel endroit où vous disposez d'un ordinateur portable ou d'un appareil mobile. Cette méthode est toutefois assez fastidieuse et des informations importantes peuvent être perdues.
Numérisez vos processus 8D
Comme vous pouvez le constater, l'utilisation d'un logiciel de déclaration 8D présente de nombreux avantages. Bien que cela puisse sembler être une lourde tâche au départ, une fois que vous aurez pris le coup de main, il vous sera facile de maintenir et de gérer vos enregistrements 8D. Le plus important est de commencer maintenant ! Veillez à ce que votre entreprise commence à utiliser un logiciel de rapports 8D dès aujourd'hui afin que votre équipe puisse commencer à documenter les problèmes dès que possible !
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