Una sociedad digital exige soluciones digitales. En el acelerado y cambiante entorno laboral actual, la formación eficaz de los empleados desempeña un papel vital para garantizar la eficiencia, la productividad y la seguridad. Los métodos de formación tradicionales están siendo sustituidos rápidamente por soluciones digitales que ofrecen numerosas ventajas. Una de ellas es la implantación de instrucciones de trabajo digitales.
Las instrucciones de trabajo digitales son la solución para el funcionamiento eficaz de los procesos en el taller, pero también son esenciales para la formación y la educación de los operarios. A continuación analizamos la importancia de unas instrucciones de trabajo claras, visuales e interactivas para la formación de los empleados. Analizamos algunos casos prácticos y damos consejos sobre cómo elaborar unas buenas instrucciones de trabajo.
Instrucciones de trabajo digitales
¿Qué son las instrucciones de trabajo digitales?
En el panorama empresarial actual, en rápida evolución, las organizaciones de todos los sectores están adoptando las tecnologías digitales para agilizar las operaciones y aumentar la productividad. Un ámbito en el que esta transformación digital está teniendo un gran impacto es el de la formación de los empleados. Cada vez son más las empresas que sustituyen las tradicionales instrucciones de trabajo en papel por instrucciones de trabajo digitales para que el proceso de aprendizaje sea más rápido, interactivo y claro.
Problemas comunes
Las empresas se enfrentan a varios retos cuando se trata de formar a nuevos empleados con instrucciones tradicionales en papel. El uso de manuales, folletos y cuadernos de trabajo suele ser la forma habitual de trabajar, pero tiene sus limitaciones. Estos materiales carecen de interactividad y pueden quedar obsoletos con rapidez, lo que puede generar confusión e ineficacia en el proceso de formación. Además, la colaboración entre departamentos requiere mucho tiempo y depende de memorandos, correos electrónicos o reuniones cara a cara que pueden provocar una brecha en la comunicación. Esta brecha dificulta la transferencia fluida de información y puede entorpecer la eficacia del proceso de producción.
Otro problema surge cuando se utilizan sistemas en papel o métodos de archivo manual, como hojas de cálculo o archivado físico. Mantener y organizar los documentos de formación se convierte en una tarea desalentadora, con el riesgo de perder información importante. Esta falta de gestión eficaz de los documentos dificulta la recuperación del material pertinente cuando es necesario y puede dar lugar a problemas de cumplimiento. Se convierte en un reto hacer un seguimiento de la formación y determinar qué empleados están al día y cumplen los requisitos de formación necesarios. Además, la falta de prácticas de formación normalizadas no hace sino agravar estos problemas.
Instrucciones de trabajo: la solución
Para superar estos retos, cada vez más empresas utilizan instrucciones de trabajo digitales. Las instrucciones de trabajo digitales son descripciones claras, paso a paso, de tareas y procesos que se presentan de forma visual e interactiva. A diferencia de las desordenadas instrucciones de trabajo en papel, las instrucciones de trabajo digitales presentan las tareas de forma concisa, interactiva y clara mediante imágenes, material de vídeo, modelos 3D...
Las instrucciones de trabajo digitales tienen un impacto positivo en la formación de operarios y empleados. Proporcionan un enfoque versátil y eficaz mediante el uso de imágenes, vídeos y otros elementos visuales. De este modo, las instrucciones resultan menos abstractas y más fáciles de entender. Esto garantiza una mayor implicación y una mejor retención de la información.
Una de las principales ventajas de las instrucciones de trabajo digitales a la hora de formar a los empleados es que permiten conocer en tiempo real sus competencias y su nivel de habilidad. A través de una matriz de competencias se obtiene una visión general de sus habilidades y nivel de progreso de un vistazo. De este modo, las empresas pueden desplegar a los empleados de forma flexible en función de su capacidad, o formar a nuevos empleados con poca antelación cuando ven que tienen muy pocos empleados para realizar una determinada tarea o proceso.
¿Qué es una matriz de competencias?
Una matriz de competencias es una herramienta clara que visualiza las competencias y habilidades de los empleados. Muestra claramente qué competencias son necesarias para un determinado puesto y en qué medida las dominan los empleados. Las empresas pueden evaluar de un vistazo si los empleados tienen las competencias adecuadas y desplegarlos con flexibilidad en función de su capacidad, o perfeccionarlos para que también puedan asumir nuevas tareas.
La práctica nos demuestra que poder formar rápidamente a los empleados es crucial para el buen funcionamiento del proceso de producción. Esto se confirmó en una de nuestras colaboraciones con De Opleidingscoach y sus clientes. Algunas empresas se dirigieron a De Opleidingscoach con la pregunta de cómo pueden formar a los empleados en poco tiempo para que la entrada en un nuevo departamento de producción se produzca sin problemas, y cómo se puede implantar la estandarización en el taller y en el proceso de producción.
En ambos casos, un experto de De Opleidingscoach eligió el software de Azumuta como herramienta de apoyo al rendimiento. Se eligió Azumuta por varias razones: el software permite a los empleados aprender en el puesto de trabajo, hay gestión de contenidos, Azumuta es escalable y ofrece varias funciones personalizadas. Además, Azumuta permite establecer una formación estandarizada con instrucciones de trabajo digitales, lo que crea más uniformidad en el lugar de trabajo.
Consejos para unas buenas instrucciones de trabajo
Sin embargo, proporcionar instrucciones de trabajo digitales no basta por sí solo para lograr cambios positivos. Es importante que estas instrucciones de trabajo se redacten correctamente para que sean claras e interactivas, pero que también permitan destacar los puntos de atención importantes para garantizar la seguridad y evitar errores humanos.
De Opleidingscoach ha orientado a sus clientes en la elaboración de buenas instrucciones de trabajo y también ofrece algunos consejos que deben tenerse en cuenta al empezar a crear instrucciones de trabajo digitales. No deje de leer estos útiles consejos en la página de De Opleidingscoach.
