Une société numérique exige des solutions numériques. Dans l'environnement de travail actuel, qui évolue rapidement et constamment, une formation efficace des employés joue un rôle vital pour garantir l'efficacité, la productivité et la sécurité. Les méthodes de formation traditionnelles sont rapidement remplacées par des solutions numériques qui offrent de nombreux avantages. L'une de ces solutions est la mise en œuvre d'instructions de travail numériques.
Les instructions de travail numériques sont la solution pour un fonctionnement efficace des processus dans l'atelier, mais elles sont également essentielles pour la formation et l'éducation des opérateurs. Nous examinons ci-dessous de plus près l'importance d'instructions de travail claires, visuelles et interactives pour la formation des employés. Nous examinons quelques études de cas et donnons des conseils sur la manière de rédiger de bonnes instructions de travail.
Créer des instructions de travail numériques
Qu'est-ce qu'une instruction de travail numérique ?
Dans le paysage commercial actuel, qui évolue rapidement, les organisations de tous les secteurs adoptent les technologies numériques pour rationaliser leurs opérations et accroître leur productivité. L'un des domaines où cette transformation numérique a un impact majeur est celui de la formation des employés. De plus en plus d'entreprises remplacent les instructions de travail traditionnelles sur papier par des instructions de travail numériques afin de rendre le processus d'apprentissage plus rapide, plus interactif et plus clair.
Problèmes courants
Les entreprises sont confrontées à plusieurs défis lorsqu'il s'agit de former de nouveaux employés à l'aide d'instructions traditionnelles sur papier. L'utilisation de manuels, de polycopiés et de cahiers d'exercices est souvent la méthode de travail habituelle, mais elle a ses limites. Ces supports manquent d'interactivité et peuvent rapidement devenir obsolètes, ce qui entraîne un risque de confusion et d'inefficacité dans le processus de formation. En outre, la collaboration entre départements prend du temps et dépend de notes de service, de courriels ou de réunions en face à face, ce qui peut entraîner un déficit de communication. Ce fossé entrave le transfert transparent des informations et peut nuire à l'efficacité du processus de production.
Un autre problème se pose lorsque l'on utilise des systèmes papier ou des méthodes d'archivage manuelles, telles que les feuilles de calcul ou l'archivage physique. La gestion et l'organisation des documents de formation deviennent une tâche ardue, avec le risque de perdre des informations importantes. Cette absence de gestion efficace des documents entrave la capacité à retrouver les documents pertinents en cas de besoin et peut entraîner des problèmes de conformité. Il devient difficile d'assurer le suivi de la formation et de déterminer quels employés sont à jour et satisfont aux exigences de formation nécessaires. En outre, l'absence de pratiques de formation normalisées ne fait qu'exacerber ces difficultés.
Instructions de travail : la solution
Pour relever ces défis, de plus en plus d'entreprises utilisent des instructions de travail numériques. Les instructions de travail numériques sont des descriptions claires, étape par étape, de tâches et de processus, présentées de manière visuelle et interactive. Contrairement aux instructions de travail sur papier, les instructions de travail numériques présentent les tâches de manière concise, interactive et claire à l'aide d'images, de matériel vidéo, de modèles 3D...
Les instructions de travail numériques ont un impact positif sur la formation des opérateurs et des employés. Elles offrent une approche polyvalente et efficace grâce à l'utilisation d'images, de vidéos et d'autres éléments visuels. Ainsi, les instructions deviennent moins abstraites et plus faciles à comprendre. Cela garantit une plus grande implication et une meilleure rétention des informations.
L'un des principaux avantages des instructions de travail numériques lors de la formation des employés est l'aperçu en temps réel de leurs compétences et de leur niveau de qualification. Grâce à une matrice de compétences, vous obtenez en un coup d'œil une vue d'ensemble de leurs compétences et de leur niveau de progression. De cette manière, les entreprises sont en mesure de déployer les employés de manière flexible en fonction de leurs capacités, ou de former de nouveaux employés à court terme lorsqu'elles constatent qu'elles n'ont pas assez d'employés pour effectuer une certaine tâche ou un certain processus.
Qu'est-ce qu'une matrice de compétences ?
Une matrice de compétences est un outil clair qui permet de visualiser les compétences et les aptitudes des employés. Elle montre clairement quelles sont les compétences requises pour un poste donné et dans quelle mesure les employés maîtrisent ces compétences. Les entreprises peuvent évaluer en un coup d'œil si les employés possèdent les bonnes compétences et les déployer de manière flexible en fonction de leurs capacités, ou les perfectionner afin qu'ils puissent également assumer de nouvelles tâches.
La pratique nous montre que la capacité à former rapidement les employés est cruciale pour le bon fonctionnement du processus de production. Cela a été confirmé lors d'une de nos collaborations avec De Opleidingscoach et ses clients. Certaines entreprises ont demandé à De Opleidingscoach comment elles pouvaient former leurs employés en peu de temps afin que l'arrivée d'un nouveau département de production se fasse en douceur, et comment la standardisation pouvait être mise en œuvre dans l'atelier et dans le processus de production.
Dans les deux cas, un expert de De Opleidingscoach a choisi le logiciel d'Azumuta comme outil d'aide à la performance. Azumuta a été choisi pour plusieurs raisons : le logiciel permet aux employés d'apprendre sur le tas, il y a une gestion du contenu, Azumuta est évolutif et offre plusieurs fonctions personnalisées. En outre, Azumuta permet de mettre en place une formation standardisée avec des instructions de travail numériques, créant ainsi une plus grande uniformité sur le lieu de travail.
Conseils pour de bonnes instructions de travail
Toutefois, la mise à disposition d'instructions de travail numériques ne suffit pas en soi à entraîner des changements positifs. Il est important que ces instructions de travail soient correctement rédigées afin qu'elles soient claires et interactives, mais aussi qu'elles permettent de mettre en évidence les points d'attention importants afin de garantir la sécurité et d'éviter les erreurs humaines.
Le Coach en formation a aidé ses clients à rédiger de bonnes instructions de travail et fournit également quelques conseils à prendre en compte lors de la création d'instructions de travail numériques. Ne manquez pas de lire ces conseils utiles sur la page de De Opleidingscoach.
