A medida que las empresas se esfuerzan por ser más eficientes y productivas, aumenta el uso de instrucciones de trabajo digitales (DWI). Gracias a las instrucciones de trabajo digitales, los empleados pueden completar sus tareas más rápidamente y con menos errores.
Sin embargo, para que las instrucciones de trabajo digitales sean eficaces, deben estar bien diseñadas y ser fáciles de seguir. Eso significa dedicar tiempo a crear instrucciones claras y concisas que sean fáciles de entender. Lo último que quieres es que tus empleados se confundan y se sientan frustrados porque no saben cómo realizar una tarea.
A la hora de crear e implementar instrucciones de trabajo digitales, hay algunas cosas que debe tener en cuenta. En esta guía, te mostraremos cómo crear excelentes instrucciones de trabajo digitales que ayudarán a que tu empresa funcione sin problemas.
¿Qué son las instrucciones de trabajo digitales?
Las instrucciones de trabajo digitales (DWI) son documentos ricos en contenidos multimedia que sustituyen a las instrucciones en papel por equivalentes digitales.
Según la tarea de que se trate, los DWI pueden incluir texto, imágenes, vídeos, grabaciones de audio y otros elementos interactivos, lo que los convierte en una forma más eficaz de comunicar instrucciones que los documentos tradicionales en papel.
Aunque las instrucciones de trabajo digitales suelen diseñarse para complementar el proceso de formación existente, pueden utilizarse como documentos independientes. Las instrucciones de trabajo digitales se convierten rápidamente en la opción preferida para cualquier ingeniero de procesos de fabricación que desee mejorar su eficiencia y ejecución operativas.
¿Por qué son importantes las instrucciones de trabajo digitales?
Para comunicar eficazmente cómo debe realizarse una tarea, las instrucciones de trabajo digitales son fundamentales. Al proporcionar a los empleados estas instrucciones claras y concisas, puede mejorar significativamente la eficiencia y la productividad en su lugar de trabajo. Con una mayor claridad, podrá disfrutar de una mayor calidad de trabajo y rendimiento, ya que los implicados se enfrentan a menos complejidades.
Durante años, las instrucciones de trabajo se daban a través de un documento en papel. Estos documentos estáticos, a menudo difíciles de leer y actualizar, están siendo sustituidos por las DWI. Las instrucciones de trabajo tradicionales planteaban varios problemas:
- Podrían ser difíciles de leer o entender sin el contexto adecuado
- A menudo estaban obsoletos en el momento de su distribución.
- Eran difíciles de actualizar y cambiar tan rápido como cambiaban las funciones
- Se perdían o estropeaban con facilidad y ocupaban espacio innecesariamente.
- apoyo visual limitado (sólo era posible utilizar imágenes)
Los documentos en papel para las instrucciones de trabajo se están convirtiendo en cosa del pasado. En su lugar, las instrucciones de trabajo digitales están tomando el relevo. Pero la adopción de las instrucciones digitales va más allá de la mera sustitución del papel: han servido para redefinir el proceso de instrucciones de trabajo en su conjunto y resolver muchos de los principales problemas actuales de los trabajadores:
1. El auge de la Industria 4.0 y las fábricas inteligentes
Industria 4.0 describe la tendencia actual de alta eficiencia e intercambio de datos en las tecnologías de fabricación. Incluye los sistemas ciberfísicos, el Internet de las cosas y la computación en nube. Esencialmente, es la cuarta revolución industrial y está cambiando rápidamente la forma de trabajar.
Para seguir siendo competitivas, las empresas deben adoptar nuevas tecnologías y procesos. Una forma de hacerlo es utilizando instrucciones de trabajo digitales. Al proporcionar a los empleados dispositivos móviles con acceso a instrucciones digitales, pueden seguir fácilmente los pasos necesarios para completar una tarea. Además, si un proceso cambia, las instrucciones digitales pueden actualizarse rápida y fácilmente, sin tener que reimprimir y redistribuir documentos en papel.
2. La necesidad de mejorar el compromiso de los empleados
El compromiso de los empleados es esencial para el éxito de las empresas. Cuando los empleados están comprometidos, son más productivos y es más probable que se queden.
Las DWI pueden ayudar a mejorar el compromiso de los empleados al proporcionarles una comprensión clara de sus funciones y responsabilidades. Además, las instrucciones de trabajo digitales pueden ayudar a eliminar tareas mundanas, liberando a los empleados para realizar un trabajo más interesante y atractivo.
3. Mayor demanda de mano de obra cualificada escasez de mano de obra cualificada
La escasez de mano de obra cualificada es un problema mundial que no hace sino agravarse. A medida que se jubila la generación del "baby boom", hay menos gente para cubrir los puestos de mano de obra cualificada que dejan atrás. Sin embargo, muchos de los trabajadores de hoy llegan a la planta sin el conocimiento cultural que una empresa manufacturera puede haber desarrollado con el tiempo.
Para garantizar que las nuevas contrataciones se integran sin problemas en los procesos ya existentes, las instrucciones de trabajo digitales pueden actualizarse y adaptarse fácilmente con las aportaciones de los trabajadores experimentados. Al proporcionar instrucciones claras y concisas, las empresas pueden garantizar que todo el mundo -independientemente de su nivel de experiencia- pueda completar las tareas correctamente. Esto puede garantizar que su empresa no se enfrente a un período de "puesta al día" cuando los nuevos miembros del equipo se incorporen a la planta.
4. Captar el conocimiento tribal
El conocimiento tribal se refiere a las habilidades, el saber hacer y la experiencia que se transmiten de una generación a otra. En muchos casos, estos conocimientos no se recogen ni documentan, sino que simplemente viven en la cabeza de los empleados. Esto puede ser un problema cuando un empleado abandona la empresa, llevándose consigo sus conocimientos.
En un entorno industrial o de fabricación, la pérdida de conocimientos tribales puede ser perjudicial para la empresa. Con las instrucciones de trabajo digitales, las empresas pueden capturar este conocimiento y asegurarse de que no se pierde cuando un empleado se marcha. Al documentar los procesos y procedimientos, las empresas pueden crear un recurso valioso que puede utilizarse para formar a nuevos empleados e incorporar a nuevos operarios.
6. Mejora de un entorno de gran mezcla y bajo volumen
Las empresas actuales están experimentando la necesidad de pasar a la personalización masiva. Las mayores opciones para los consumidores implican que los fabricantes deben estar preparados para responder a complejas necesidades de personalización. Para mantenerse al día, las empresas están cambiando a un estilo de fabricación de alta mezcla y bajo volumen.
La fabricación de alta mezcla y bajo volumen es un tipo de fabricación que implica la producción de una amplia variedad de productos en pequeñas cantidades. Esto puede suponer un reto para las empresas, ya que puede ser difícil hacer un seguimiento de todos los diferentes procesos y procedimientos.
A mayor personalización, mayor necesidad de instrucciones detalladas. Sin embargo, es casi imposible garantizar que las instrucciones sean precisas para un número cada vez mayor de combinaciones. Aquí es donde entran en juego las variantes. Con la ayuda de las variantes las instrucciones de trabajo digitales pueden hacer frente a este reto permitiendo una actualización más rápida de las instrucciones específicas.
Los DWI pueden ayudar a las empresas a superar este reto proporcionando una ubicación centralizada para toda la información relacionada con un determinado proceso o procedimiento. Al disponer de toda la información en un solo lugar, las empresas pueden asegurarse de que todo el mundo está de acuerdo y de que las tareas se realizan correctamente.
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Características de unas instrucciones de trabajo digitales de calidad
Ahora que ya hemos visto las ventajas de las instrucciones de trabajo digitales, veamos más de cerca en qué consisten unas instrucciones de trabajo digitales de calidad.
Algunas de las características de las instrucciones de trabajo digitales de calidad son:
1. Un plan claro de desarrollo y aplicación
Antes de crear instrucciones de trabajo digitales, las empresas deben elaborar un plan claro en el que se esbocen los objetivos y metas del proyecto. Además, las empresas deben tener claro quién utilizará las DWI y cómo se utilizarán.
Por ejemplo, si los equipos de planta van a utilizar los DWI para completar tareas, las empresas deben considerar la mejor manera de integrar los DWI en sus flujos de trabajo actuales.
2. Instrucciones detalladas y concisas
Las instrucciones de trabajo digitales deben ser detalladas y concisas, y proporcionar a los empleados toda la información que necesitan para realizar una tarea correctamente. Además, las DWI deben ser fáciles de seguir, con un enfoque paso a paso que sea sencillo y directo.
Esto no sólo puede contribuir a mejorar la calidad del trabajo, sino también a aumentar la eficacia, ya que los empleados podrán completar las tareas con rapidez y sin errores.
3. Ayudas visuales e imágenes
Las instrucciones de trabajo digitales deben utilizar ayudas visuales e imágenes para ayudar a los empleados a comprender las tareas que deben realizar. Además, mediante el uso de elementos visuales, las empresas pueden garantizar que las DWI sean accesibles para los empleados con diferentes estilos de aprendizaje.
4. Actualizaciones periódicas
Las instrucciones de trabajo digitales deben actualizarse periódicamente para reflejar los cambios en los procesos y procedimientos. Además, las empresas deben considerar la posibilidad de añadir nuevas características y funcionalidades a las DWI de forma periódica para mantener el compromiso de los empleados.
Un ejemplo de ello podría ser añadir elementos de gamificación a las instrucciones de trabajo digitales, como tablas de clasificación e insignias, para animar a los empleados a completar las tareas con rapidez y precisión.
5. 5. Facilidad de uso
Las instrucciones de trabajo digitales deben ser fáciles de usar, con una interfaz intuitiva y sencilla. Además, las empresas deben tener en cuenta cómo accederán los empleados a las DWI, por ejemplo, en un dispositivo móvil o en un ordenador de sobremesa.
También es importante garantizar que las instrucciones de trabajo digitales puedan actualizarse y editarse fácilmente según sea necesario, sin necesidad de codificación compleja ni conocimientos técnicos.
6. Accesible desde cualquier lugar
Las instrucciones de trabajo digitales deben ser accesibles desde cualquier lugar y en cualquier momento. Esto es especialmente importante para las empresas con empleados que trabajan a distancia o en distintas zonas horarias.
Además, las empresas deben considerar cómo se almacenarán los DWI, por ejemplo, en la nube o en un servidor local.
7. Seguro y fiable
Las instrucciones de trabajo digitales deben ser seguras y fiables, con sólidas funciones de seguridad para proteger la información confidencial. Además, las empresas deben plantearse cómo garantizar que las instrucciones de trabajo digitales estén siempre disponibles, incluso en caso de apagón o problema de conexión a Internet.
8. Flexible y escalable
Las instrucciones de trabajo digitales deben ser flexibles y escalables, y poder ser utilizadas por empresas de todos los tamaños. Además, las empresas deben considerar cómo pueden adaptarse las DWI para satisfacer sus necesidades específicas, por ejemplo añadiendo campos personalizados o integrándose con otras aplicaciones de software.
9. Apoyo y formación
Las instrucciones de trabajo digitales deben incluir asistencia y formación para ayudar a las empresas a sacar el máximo partido del software. Además, las empresas deben considerar cómo van a garantizar que los empleados reciban la formación adecuada sobre el uso de las instrucciones de trabajo digitales.
10. Rentable
Las instrucciones de trabajo digitales deben ser rentables, con una estructura de precios flexible y asequible. Además, las empresas deben considerar cómo las DWI pueden ahorrarles dinero a largo plazo, incluyendo la construcción de un método de creación más eficiente.
Por ejemplo, algunas aplicaciones de software de instrucciones de trabajo digitales ofrecen pruebas gratuitas, para que las empresas puedan probar el software antes de comprometerse a una suscripción. Otras aplicaciones de software de DWI ofrecen descuentos a las empresas que se suscriben a un abono anual o mensual.
Cree su primera instrucción de trabajo
Cómo crear las instrucciones de trabajo digitales perfectas para sus equipos
Una de las mejores formas de entender el desarrollo de instrucciones de trabajo digitales es construir una. Para este ejemplo, consideraremos la estrategia y el diseño de unas DWI para un equipo de planta de fabricación. Cada paso explicará cómo tener en cuenta las necesidades de su equipo mientras crea o renueva un sistema de instrucciones de trabajo digitales.
1. Definir el alcance de las instrucciones de trabajo.
Para empezar, primero hay que saber qué tareas se llevarán a cabo en la planta de fabricación. ¿Para qué procesos necesitarán instrucciones los trabajadores? ¿Cuál es la secuencia de pasos para cada tarea? ¿Qué herramientas y materiales se necesitarán?
2. Redacte un resumen de alto nivel de cada tarea.
Una vez identificadas todas las tareas que habrá que realizar en la planta de fabricación, hay que redactar un resumen de alto nivel de cada una de ellas. Este resumen debe incluir una lista de todos los pasos que implica la tarea, así como cualquier consideración especial que deba tenerse en cuenta.
3. Cree una guía detallada paso a paso para cada tarea.
Una vez que haya creado una descripción general de alto nivel de cada tarea, deberá crear una guía paso a paso más detallada para cada una de ellas. Esta guía debe incluir:
- Descripción de cada paso
- Las herramientas y materiales necesarios para cada paso
- Cualquier problema de seguridad que deba tenerse en cuenta
- Información sobre dónde obtener ayuda en caso necesario
4. Incorpore elementos visuales e ilustraciones a las instrucciones de trabajo.
Para que las instrucciones de trabajo sean lo más claras y fáciles de entender posible, debe incorporar imágenes e ilustraciones siempre que sea posible. Por ejemplo, fotos, diagramas o incluso vídeos.
Para este ejemplo, considere la posibilidad de crear un vídeo que recorra los pasos de montaje de un producto. Esto puede ser especialmente útil si la tarea es compleja o si hay que tener en cuenta muchos pequeños detalles. En el caso de un sistema digital de instrucciones de trabajo, los vídeos pueden alojarse en un canal específico de YouTube o en el sitio web de la empresa.
5. Crear un plan de pruebas y garantía de calidad.
Antes de distribuir las instrucciones de trabajo digitales al equipo de la planta de fabricación, debe crear un plan de pruebas y garantía de calidad. Este plan debe incluir:
- Una descripción de cómo se probarán las instrucciones de trabajo
- Quién será responsable de comprobar las instrucciones de trabajo
- ¿Qué criterios se utilizarán para determinar si las instrucciones de trabajo son eficaces?
- Con qué frecuencia se revisarán y actualizarán las instrucciones de trabajo.
Siguiendo estos pasos, podrá crear instrucciones de trabajo digitales claras, fáciles de entender y adaptadas a las necesidades de su equipo de fabricación. Pero el proceso no termina aquí: asegúrate de revisar y actualizar las instrucciones de trabajo de forma periódica para que sigan siendo precisas y estén al día.
¿Cómo se implantan las instrucciones de trabajo digitales en el taller?
Ahora que hemos repasado cómo crear instrucciones de trabajo digitales, veamos cómo se implantan en el taller.
El primer paso es asegurarse de que todos los trabajadores tienen acceso al sistema digital de instrucciones de trabajo. Se puede acceder a este sistema a través de un ordenador, una tableta o un smartphone. Para los trabajadores que no tienen acceso habitual a un ordenador, las instrucciones de trabajo pueden imprimirse y estar disponibles en una ubicación central.
Una vez que los trabajadores tienen acceso al sistema digital de instrucciones de trabajo, deben recibir formación sobre cómo utilizarlo. Esta formación debe abarcar:
- Cómo navegar por el sistema
- Cómo encontrar las instrucciones de trabajo para tareas específicas
- Cómo buscar información en las instrucciones de trabajo
- Cómo señalar errores o incoherencias en las instrucciones de trabajo
Una vez que los trabajadores han recibido formación sobre cómo utilizar el sistema de instrucciones de trabajo digitales, pueden empezar a utilizarlo en sus tareas cotidianas. El sistema debe utilizarse como referencia cuando los trabajadores no estén seguros de cómo completar una tarea o si necesitan aclaraciones sobre alguno de los pasos.
Si los trabajadores tienen alguna sugerencia sobre cómo mejorar las DWI, hay que animarles a que presenten sus ideas al equipo responsable del mantenimiento del sistema. Si revisa y actualiza constantemente las instrucciones de trabajo, se asegurará de que sigan siendo precisas y útiles para los trabajadores de la planta.
Las instrucciones de trabajo digitales pueden ser una herramienta increíblemente valiosa para los equipos de la planta de fabricación si se crean e implementan correctamente. Siguiendo los pasos descritos en esta guía, podrá crear DWI claras, fáciles de entender y adaptadas a las necesidades de su equipo. Pero el proceso no termina aquí: asegúrese de revisar y actualizar las instrucciones de trabajo con regularidad para garantizar que sigan siendo precisas y estén actualizadas.
Ventajas de utilizar variantes de producto
La introducción de variantes de productos en las instrucciones de trabajo digitales ofrece numerosas ventajas que pueden mejorar enormemente la eficacia y la precisión en procesos de fabricación complejos. Al definir distintas variantes de producto en el software, las empresas pueden agilizar el proceso de creación de instrucciones de trabajo y atender la creciente demanda de productos personalizados.
Una ventaja clave del uso de variantes de productos en las instrucciones de trabajo es la facilidad para vincular y mantener pasos específicos para cada variante. En las instrucciones tradicionales en papel, la gestión de múltiples variantes de productos puede ser engorrosa y propensa a errores. Sin embargo, con las instrucciones de trabajo digitales, las actualizaciones y los cambios pueden realizarse de forma centralizada, lo que garantiza que los operarios siempre tengan acceso a la información más reciente y precisa para cada variante de producto.
Además, a medida que los productos se hacen más personalizados y complejos, el número de pasos necesarios para el montaje o la producción tiende a aumentar. Al adaptar las instrucciones de trabajo a cada variante de producto, los operarios ya no tienen que rebuscar entre pasos irrelevantes, lo que reduce las posibilidades de error y mejora la productividad general. Este enfoque específico garantiza que el operario sólo vea los pasos relevantes para el pedido del producto concreto en el que está trabajando, lo que se traduce en procesos de montaje más rápidos y eficientes.
Además, la utilización de instrucciones de trabajo digitales con variantes de productos puede suponer un importante ahorro de tiempo y costes. Con un acceso racionalizado a la información correcta, los operarios dedican menos tiempo a buscar instrucciones y más a centrarse en la tarea que tienen entre manos. Este aumento de la eficacia puede traducirse en una reducción de los tiempos de inactividad, una minimización de los errores de producción y una mejora de la calidad general.
El mejor software digital de instrucciones de trabajo
Aunque el concepto de instrucciones de trabajo digitales para la fabricación puede resultar tentador, no son nada sin un sistema de software sólido y fiable que las respalde. Algunos software de fabricación permiten crear, almacenar y acceder a las instrucciones de trabajo siempre que sea necesario. Además, puede personalizar, optimizar y actualizar fácilmente las instrucciones según sea necesario.
Estos son algunos de los principales software de fabricación que incluyen soluciones de instrucciones de trabajo digitales:
1. Azumuta
Azumuta es una solución de software diseñada para empresas de fabricación que proporciona instrucciones de trabajo digitales para guiar a los operarios, aumentar su productividad, incrementar la satisfacción de los empleados y mejorar la calidad de los productos.
Azumuta proporciona un editor de instrucciones de trabajo que permite una personalización completa. Ofrece una plataforma fácil de usar y sin papel que viene con varias funciones, como importación de fotos y vídeos, visor de archivos 3D, adjuntar PDF, conexión a periféricos, opciones de control de calidad y mucho más. Todas estas funciones permiten a los usuarios crear instrucciones de trabajo digitales eficaces.
Junto a las instrucciones de trabajo, la plataforma de Azumuta ofrece módulos complementarios centrados en otros aspectos del proceso de fabricación en los que pueden aprovecharse las instrucciones de trabajo, como:
- Matriz de competencias y formación: HR puede utilizar las instrucciones de trabajo como material de formación.
- Gestión de calidad: los operarios pueden señalar problemas de calidad a los responsables de calidad mientras siguen las instrucciones de trabajo.
Auditorías y listas de comprobación digitales: para que los responsables de seguridad y mantenimiento añadan requisitos preventivos y de cumplimiento en las instrucciones.
2. Tulipán
Tulip es una solución de software que ayuda a las empresas manufactureras a optimizar sus operaciones de primera línea. Ofrece información valiosa sobre la calidad, los tiempos de ciclo de los procesos y otras métricas relevantes.
Tulip utiliza tecnología basada en la nube para apoyar las operaciones de venta al por menor. Con Tulip, los fabricantes con conocimientos informáticos pueden crear instrucciones paso a paso. La plataforma también permite a los usuarios hacer un seguimiento del rendimiento en tiempo real y realizar los ajustes necesarios.
3. Dozuki
4. Poka
Poka admite instrucciones de trabajo visuales con vídeo, texto, imágenes, documentos, enlaces y firmas electrónicas. También admite listas de comprobación y formularios.
Su misión es estandarizar las operaciones y mejorar la gestión en el taller. El desarrollo de sus productos se centra sobre todo en la gestión del conocimiento, por lo que la gestión de la calidad y el mantenimiento preventivo aún no forman parte de su oferta.
5. SwipeGuide
El objetivo de SwipeGuide es crear documentación de conocimientos para instruir sobre cómo construir. Ofrecen instrucciones de trabajo en distintos sectores para ayudar a las empresas a coordinar instrucciones, listas de comprobación y formación.
La herramienta puede funcionar en línea o in situ, por lo que es muy personalizable. Una desventaja de SwipeGuide es la necesidad de asistencia técnica durante la configuración o cuando se requieren actualizaciones. A diferencia de otros productos, se necesitan muchos conocimientos técnicos para utilizar esta herramienta.
Ejemplos de instrucciones de trabajo con éxito
¿Qué aspecto tienen unas instrucciones de trabajo sólidas? He aquí algunos ejemplos:
Addax Motors: Las instrucciones de trabajo digitales pasan de los documentos Excel a los procesos interactivos
Antes de utilizar Azumuta, Addax Motors dependía de instrucciones en papel y hojas de cálculo Excel en sus procesos de fabricación, lo que hacía que los procesos fueran laboriosos y consumieran mucho tiempo. Cuando trasladaron su línea de producción, cambiaron a las instrucciones de trabajo digitales con Azumuta.
La plataforma ha centralizado los pedidos y agilizado el proceso de incorporación. También ha simplificado la supervisión del proceso de producción y ha proporcionado interfaces fáciles de usar para administradores y operarios. Además, el enfoque en los principios de fabricación ajustada, digitalización y automatización ha ayudado a Addax Motors a pasar de un proceso manual a uno interactivo.
Provan: Mejora de la eficacia de los operarios con instrucciones de trabajo digitales para la fabricación
Provanuna empresa metalúrgica, ha pasado de las instrucciones de trabajo en papel y PDF a las completamente digitales con Azumuta. Las instrucciones de trabajo digitales interactivas ayudan a los operarios a montar los productos de forma correcta y eficaz.
Azumuta también ofrece funciones como la programación de auditorías, la notificación de problemas de producción y el seguimiento del tiempo que los operarios dedican a las tareas. Al integrarse con su sistema ERP, Provan ha creado una interacción perfecta entre el software y los procesos de producción, lo que se traduce en una fábrica sin papeles y en una mayor eficiencia.
Implemente hoy mismo sólidas instrucciones de trabajo digitales
Si desea llevar sus instrucciones de trabajo digitales al siguiente nivel, considere la posibilidad de invertir en una solución de software específica. Estas soluciones ofrecen funciones como programación de tareas, seguimiento del rendimiento y análisis en tiempo real que pueden ayudarle a optimizar aún más su proceso de fabricación.
Independientemente del camino que decida tomar, recuerde que las DWI son tan buenas como el equipo que las utiliza. Asegúrese de invertir en mecanismos de formación y retroalimentación para garantizar que su equipo utiliza las instrucciones de trabajo de forma correcta y eficaz. Con las instrucciones de trabajo digitales adecuadas, puede llevar sus operaciones de fabricación al siguiente nivel.
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