Les instructions de travail sont essentielles pour les travailleurs au sol, quel que soit le secteur d'activité. Elles garantissent que les tâches sont exécutées correctement et de manière cohérente, réduisant ainsi les risques d'erreurs et améliorant la sécurité. En outre, des instructions de travail bien rédigées peuvent contribuer à accélérer le processus en fournissant des instructions claires étape par étape.
Pourtant, beaucoup trop d'entreprises créent et utilisent des instructions de travail qui laissent leurs employés confus, frustrés et empêtrés dans des détails inutiles. Cela se traduit en fin de compte par des erreurs, une baisse de la productivité et une augmentation du niveau de frustration.
Comment créer des instructions de travail de qualité qui améliorent réellement l'efficacité et la précision sur le terrain ? Et quelles sont les limites des instructions de travail traditionnelles ?
Dans ce guide sur la rédaction et la mise en œuvre des instructions de travail, nous répondrons à ces questions et à bien d'autres encore. Nous vous donnerons également des conseils sur la manière de créer des instructions de travail faciles à suivre et adaptées aux besoins spécifiques de votre entreprise.
Qu'est-ce qu'une instruction de travail ?
Si les instructions de travail sont souvent utilisées dans des secteurs tels que l'industrie manufacturière, elles peuvent être utilisées dans n'importe quel type d'entreprise. En termes simples, les instructions de travail sont des directives écrites ou orales détaillées, étape par étape, qui expliquent comment accomplir une tâche.
Les instructions de travail sont souvent accompagnées d'aides visuelles telles que des diagrammes, des photos ou des enregistrements vidéo. Celles-ci peuvent être extrêmement utiles pour clarifier les étapes clés du processus.
Les instructions de travail peuvent se présenter sous différentes formes, qu'il s'agisse de documents formels ou de schémas de processus plus informels. Le format que vous choisirez dépendra en fin de compte du type de tâche à accomplir, du public visé et des préférences de l'entreprise. Les instructions de travail modernes sont mises en œuvre sur des canaux numériques tels que les intranets, les outils de gestion des tâches et les espaces de travail collaboratifs.
Quel que soit le format, toutes les instructions de travail doivent être claires, concises et faciles à comprendre. Elles doivent également être suffisamment précises pour couvrir toutes les étapes clés du processus tout en évitant les détails inutiles.
L'importance des instructions de travail
Sur le marché concurrentiel d'aujourd'hui, il est de la plus haute importance de garantir à la fois la quantité et la qualité . C'est particulièrement vrai dans l'industrie manufacturière, où une seule erreur peut souvent conduire à des produits défectueux et à des clients mécontents.
Mais les instructions de travail sont essentielles dans tout type d'entreprise, car elles permettent de s'assurer que les tâches sont accomplies correctement, de manière cohérente et efficace. En fournissant des instructions claires et concises, étape par étape, les instructions de travail peuvent aider les employés à accomplir leurs tâches plus rapidement et avec moins d'erreurs.
En outre, les instructions de travail peuvent contribuer à améliorer la communication entre les membres de l'équipe, car elles fournissent un point de référence commun auquel tout le monde peut se référer. Cet aspect est particulièrement important pour les entreprises dont les équipes sont réparties ou qui emploient des travailleurs à distance.
Enfin, des instructions de travail bien rédigées peuvent constituer un outil de formation précieux pour les nouveaux employés. En fournissant des instructions claires et concises, les instructions de travail peuvent contribuer à ce que les nouveaux employés apprennent rapidement et facilement leurs tâches.
Qu'est-ce qu'une bonne instruction de travail ?
Comme nous l'avons mentionné plus haut, vous avez probablement rencontré des instructions de travail d'un type ou d'un autre dans votre vie quotidienne. Mais qu'est-ce qui fait la qualité d'une instruction de travail ? Et comment savoir si une instruction de travail est susceptible d'être efficace ?
Toutes les instructions de travail partagent quelques caractéristiques essentielles :
Clarté : Les bonnes instructions de travail sont claires et concises et évitent d'utiliser un jargon inutile. Elles doivent être faciles à lire et à comprendre et fournir toutes les informations nécessaires à l'accomplissement de la tâche.
Précision : Les bonnes instructions de travail sont spécifiques et sans ambiguïté, ne laissant aucune place à l'interprétation. Elles doivent comprendre toutes les étapes nécessaires à l'accomplissement de la tâche dans le bon ordre.
La brièveté : Les bonnes instructions de travail sont brèves et vont rapidement à l'essentiel. Elles ne doivent contenir que les informations absolument nécessaires et ne doivent pas comporter d'éléments de remplissage.
Visuelles et accessibles: Les bonnes instructions de travail sont faciles d'accès et sont souvent accompagnées d'aides visuelles telles que des diagrammes, des photos ou des enregistrements vidéo. Elles doivent être stockées dans un endroit central où tous les membres de l'équipe peuvent facilement y accéder.
Conforme: Les bonnes instructions de travail respectent toutes les réglementations ou normes spécifiques à l'industrie qui peuvent s'appliquer. Cela est particulièrement important dans les entreprises soumises à des mesures strictes de contrôle de la qualité.
Comment rédiger des instructions de travail
Si vous envisagez de mettre en œuvre des instructions de travail dans votre entreprise, vous pouvez prendre quelques mesures pour vous assurer que vos instructions de travail sont efficaces.
Passons en revue les étapes de la création et de la mise en œuvre d'instructions de travail de haute qualité, quel que soit votre secteur d'activité ou votre processus :
Étape 1 : Définir l'objectif de l'instruction de travail
La première étape de la création d'instructions de travail consiste à en définir l'objectif. C'est à ce stade qu'il peut être utile de s'asseoir avec les parties prenantes de vos instructions - généralement des experts en processus, des responsables et des chefs d'équipe.
Voici quelques questions que vous pouvez vous poser à ce stade :
- Quelle est la tâche couverte par l'instruction de travail ?
- Qui utilisera l'instruction de travail ?
- Quels sont les objectifs spécifiques de l'instruction de travail ?
- Comment s'assurer que tous les membres de l'équipe comprennent et utilisent correctement les instructions ?
Une fois que vos objectifs et vos attentes sont clairement définis, vous pouvez passer à l'étape suivante.
Étape 2 : Rédaction de l'instruction de travail
L'étape suivante consiste à rédiger votre instruction de travail. C'est là que vous commencerez à mettre par écrit les étapes de la tâche pour construire le cadre de votre instruction de travail.
Lorsque vous rédigez les instructions de travail, revenez à vos objectifs initiaux et veillez à ce que chaque étape réponde à l'un de ces objectifs. Gardez également votre public à l'esprit et utilisez un langage clair et concis.
Si vous trouvez que vos instructions de travail commencent à être trop longues ou trop compliquées, envisagez de les diviser en étapes plus petites ou d'ajouter des aides visuelles pour les rendre plus faciles à suivre.
À ce stade, il peut également être utile de demander à une personne non familiarisée avec la tâche de relire les instructions pour s'assurer qu'elles sont simples et faciles à comprendre.
Voici un exemple de ce que vous pouvez inclure dans une instruction de travail :
- Nom et description de la tâche : Donnez à l'instruction de travail un nom facile à retenir et à identifier. Décrivez ensuite brièvement ce que la tâche implique.
- Champ d'application : Définir le champ d'application de l'instruction de travail en précisant ce qu'elle couvre et ce qu'elle ne couvre pas. Incluez toute information contextuelle pertinente qui aidera les membres de l'équipe à comprendre le contexte de la tâche.
- Rôles et responsabilités : Attribuez clairement les rôles et les responsabilités aux membres de l'équipe impliqués dans la tâche. Cela permet de s'assurer que chacun connaît son rôle dans l'accomplissement de la tâche.
- Conditions préalables : Dressez la liste des conditions préalables qui doivent être remplies avant de commencer la tâche. Il peut s'agir de l'acquisition de certains matériaux ou de la réalisation d'une autre tâche.
- Instructions étape par étape : Décrivez les étapes nécessaires à la réalisation de la tâche, y compris les détails clés ou les actions à entreprendre.
- Critères de réussite : Définir les critères de réussite de la tâche. Cela aidera les membres de l'équipe à savoir quand la tâche est terminée.
- Questions de conformité et de sécurité : Si des problèmes de conformité ou de sécurité sont liés à la tâche, veillez à les inclure dans l'instruction de travail.
- Informations de contact : Fournir les coordonnées de toutes les parties concernées que les membres de l'équipe pourraient être amenés à contacter au cours de la tâche.
Étape 3 : Créer une aide visuelle
Les aides visuelles sont un excellent moyen de compléter les instructions écrites et de les rendre plus faciles à suivre. En fait, l'inclusion d'une aide visuelle dans vos instructions de travail peut décupler la compréhension.
Il existe différents types d'aides visuelles que vous pouvez utiliser, notamment des tableaux, des diagrammes, des photos et des vidéos. Au moment de choisir une aide visuelle, réfléchissez à ce qui conviendra le mieux à votre équipe et à la tâche à accomplir.
Par exemple, si la tâche consiste à assembler un produit, un diagramme ou une photo montrant le produit fini peut être utile. Ou si la tâche exige que les membres de l'équipe suivent un processus spécifique, un organigramme pourrait être une meilleure option.
Une fois que vous avez sélectionné le type d'aide visuelle que vous souhaitez utiliser, créez-la et joignez-la à votre instruction de travail.
Étape 4 : Testez vos instructions de travail
Après avoir créé votre instruction de travail, il est essentiel de la tester pour s'assurer qu'elle est efficace.
L'une des façons de procéder consiste à demander à une personne qui ne connaît pas la tâche d'essayer de la réaliser en utilisant uniquement les instructions de travail. Une fois qu'elle a terminé, demandez-lui son avis sur la clarté des instructions et s'il y a quelque chose qui n'était pas clair ou qui prêtait à confusion.
Une autre option consiste à effectuer un essai pilote de l'instruction de travail avec un petit groupe de membres de l'équipe. Cela vous permettra d'identifier les éventuels problèmes liés aux instructions avant de les diffuser à l'ensemble de l'équipe.
Une fois que vous avez apporté les modifications nécessaires, votre instruction de travail est prête à être utilisée !
Étape 5 : Mise en œuvre et adaptation
Après avoir créé et testé votre instruction de travail, il est temps de la mettre en œuvre avec votre équipe.
Lorsque vous commencez à utiliser l'instruction de travail, prêtez attention à la façon dont les choses se déroulent. Les membres de l'équipe sont-ils en mesure d'accomplir la tâche comme prévu ? Y a-t-il des domaines dans lesquels les instructions pourraient être améliorées ?
Si vous constatez que les instructions de travail ne fonctionnent pas aussi bien que vous l'espériez, n'hésitez pas à les modifier. N'oubliez pas que l'objectif est de créer un document clair et facile à suivre afin que les membres de l'équipe puissent accomplir leurs tâches efficacement.
Pièges courants des instructions de travail traditionnelles (sur papier)
Pendant des années, les instructions de travail ont été conçues et créées à l'aide de documents papier. Si cette méthode fonctionnait assez bien, elle présentait un certain nombre d'inconvénients :
- Difficulté à effectuer des mises à jour : Si des changements devaient être apportés aux instructions de travail, il était souvent difficile de mettre à jour les documents papier et de s'assurer que tout le monde disposait de la version la plus récente.
- Informations inexactes : Au fil du temps, les instructions de travail sur papier peuvent devenir obsolètes et ne plus être exactes. Les membres de l'équipe peuvent alors suivre des procédures incorrectes, ce qui peut entraîner des erreurs et des reprises.
- Manque de visibilité : Avec des instructions de travail sur papier, il peut être difficile pour les responsables de savoir qui accomplit quelles tâches et dans quelle mesure. Ce manque de visibilité peut rendre difficile l'identification des domaines à améliorer.
- Facilement égarés et perdus : Au fur et à mesure que vos produits et processus se développent, vous aurez besoin d'instructions de travail uniques. Plus vous avez d'instructions de travail sur papier, plus il sera difficile pour les opérateurs de trouver et de consulter les bonnes instructions.
- Champ d'application limité : Les instructions de travail sur papier peuvent être limitées lorsque vous disposez d'un large éventail de variantes de produits aux combinaisons infinies. Dans un environnement de configuration à la commande ou de personnalisation, il peut s'avérer pratiquement impossible de créer des instructions de travail précises pour chaque commande spécifique.
La bonne nouvelle, c'est qu'il existe une meilleure façon de créer et de gérer les instructions de travail. En utilisant des instructions de travail numériques, vous pouvez surmonter les difficultés liées aux documents papier traditionnels.
Qu'est-ce qu'une instruction de travail numérique ?
Lorsque les instructions de travail sur papier n'offrent pas le niveau de précision, de clarté et de visibilité dont vous avez besoin, il est temps d'envisager une solution numérique.
Les instructions de travail numériques sont simplement des instructions de travail créées et gérées électroniquement. Cela peut se faire à l'aide d'une variété d'options logicielles, y compris un logiciel dédié aux instructions de travail ou un système de gestion des documents.
Avantages des instructions de travail numériques
L'utilisation d'instructions de travail numériques présente de nombreux avantages, notamment
- Précision accrue : Grâce aux instructions de travail numériques, il est facile de s'assurer que tout le monde utilise toujours la version la plus récente du document. Cela permet de réduire les erreurs et les reprises.
- Visibilité accrue : Lorsque les instructions de travail sont gérées électroniquement, il est facile de savoir qui accomplit quelles tâches et dans quelle mesure. Cette visibilité accrue peut être utilisée pour identifier les domaines à améliorer.
- Amélioration de la collaboration : Les instructions de travail numériques permettent aux membres de l'équipe de fournir facilement un retour d'information et de suggérer des améliorations. Cette collaboration renforcée peut contribuer à garantir que les instructions de travail sont aussi efficaces que possible.
Élaborer de meilleures instructions de travail pour vos équipes
Investir dans la rédaction et la mise en œuvre d'instructions de travail de qualité peut représenter un défi, mais le jeu en vaut la chandelle. En créant des instructions de travail claires et concises, vous pouvez vous assurer que les membres de votre équipe disposent des informations dont ils ont besoin pour accomplir leurs tâches de manière efficace.
Que vous transformiez vos instructions de travail physiques en format numérique ou que vous partiez de zéro, les conseils ci-dessus peuvent vous aider à rédiger des instructions de travail claires, concises et faciles à suivre.
Ne prenez pas le risque que les membres de votre équipe accomplissent des tâches en utilisant des informations obsolètes ou inexactes - investissez dès aujourd'hui dans des instructions de travail de qualité.
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