Matriz de habilidades y matriz de competencias son términos familiares para directivos y responsables de recursos humanos. Ambas herramientas se utilizan habitualmente para evaluar y gestionar a los empleados de una organización, independientemente del sector.
Los términos matriz de habilidades y matriz de competencias se utilizan indistintamente de vez en cuando. Suenan idénticos y muchos profesionales incluso creen que son la misma cosa.
Sin embargo, una matriz de habilidades y una matriz de competencias son en realidad dos herramientas distintas. A pesar de sus nombres similares y de sus semejanzas, ambas herramientas tienen propósitos distintos. Incluso tienen características, usuarios, contenidos y otras diferencias.
En este artículo profundizaremos en las matrices de habilidades y competencias. También destacaremos sus principales diferencias, similitudes y posibilidades de digitalización, y le ayudaremos a elegir qué herramientas se adaptan mejor a sus necesidades.
¿Qué es una matriz de competencias?
Una matriz de competencias es la manifestación visual del nivel de competencia de sus empleados en determinados campos. Las competencias se refieren a la experiencia de un empleado en un campo específico. Por ejemplo, soldadura, conducción de carretillas elevadoras o programación en JavaScript. Las competencias son muy técnicas y específicas de cada puesto.
Por su parte, una matriz es una tabla que contiene datos numéricos. Así, en pocas palabras, una matriz de competencias es una tabla que muestra numéricamente los niveles de competencia de sus empleados.
El uso de una matriz de competencias en un equipo
Una matriz de competencias controla y evalúa los niveles de competencia de los empleados de un equipo. Contiene sólo las competencias específicas del puesto y no incluye las competencias genéricas como la comunicación, el liderazgo y el trabajo en equipo. Una matriz de competencias es útil para decidir la asignación de tareas y planificar la futura formación técnica.
Dado que se centra en competencias específicas relacionadas con el trabajo, la utilizan sobre todo los jefes de proyecto para evaluar individualmente a los miembros de su departamento. Una matriz de competencias suele utilizarse internamente dentro de un departamento y no se utiliza fuera de él debido a su especificidad.
¿Cómo elaborar y utilizar una matriz de competencias?
Elaborar y utilizar una matriz de competencias es un proceso sencillo. Hay dos maneras de hacer y utilizar una matriz de competencias: manualmente o utilizando un software de matrices de competencias. Si elige la primera, puede diseñar una matriz de competencias utilizando herramientas de hoja de cálculo como Microsoft Excel o Google Sheets.
También puede descargar una plantilla de matriz de competencias en línea. Algunas de estas plantillas son gratuitas, mientras que otras son de pago. Una vez descargadas, formatéalas con Microsoft Excel o programas similares para adaptarlas a tus necesidades.
Después, su matriz de competencias estará lista para ser utilizada. Introduce los nombres de los miembros de tu equipo en un eje y las habilidades calificadas en el otro. En el centro, introduce el valor numérico de sus competencias.
Utilizar un software de matriz de competencias ofrece una experiencia mejor. No hay necesidad de diseñar, descargar y editar una plantilla. Simplemente introduzca los nombres de sus empleados, las habilidades calificadas y los valores de las habilidades en el campo existente. Además, el software de matrices de competencias está equipado con muchas funciones adicionales, lo que lo convierte en una herramienta mucho más potente que las matrices convencionales.
¿Qué es una matriz de competencias?
Una matriz de competencias es un mapa basado en competencias de los niveles de determinadas competencias de sus empleados. Las competencias se refieren a un conjunto de habilidades (tanto duras como blandas) que son necesarias para realizar una tarea.
Un buen ejemplo de ello es la competencia de crear un sitio web. Para esta competencia, se necesita una combinación de varias habilidades duras y blandas. Entre los conocimientos técnicos necesarios se incluyen uno o varios lenguajes de programación, herramientas de diseño gráfico y análisis SEO.
Por otro lado, entre las habilidades interpersonales necesarias para esta competencia se incluyen la capacidad de gestión del tiempo (ya que hay que cumplir plazos), la capacidad de trabajar en equipo y la capacidad de resolución de problemas (siempre hay fallos que resolver cuando se empieza un sitio web desde cero).
En la próxima sección destacaremos las diferencias entre una matriz de habilidades y una matriz de competencias.
El propósito de una matriz de competencias en una organización
Una matriz de competencias refleja la competencia de los miembros de su equipo en determinadas competencias, incluidas las interpersonales. Dado que las competencias son más amplias que las habilidades, su alcance es más genérico que el de las matrices de habilidades.
Los responsables de recursos humanos y los miembros de la alta dirección suelen utilizar más la matriz de competencias que los gestores de proyectos. Una matriz de competencias suele utilizarse para evaluar los planes de retribución de los empleados y su potencial de promoción. Además, también se utiliza como fuente de datos para la estrategia de contratación de una organización.
¿Cómo elaborar y utilizar una matriz de competencias?
Elaborar y utilizar una matriz de competencias es fundamentalmente lo mismo que una matriz de habilidades. Puedes redactarla utilizando una herramienta de hoja de cálculo como Microsoft Excel o Google Sheets. También puede descargar una plantilla de matriz de competencias en línea y editarla según sus necesidades.
Y, por supuesto, puede utilizar el software de matrices de competencias para crear y utilizar su matriz de competencias. Dado que tanto las matrices de competencias como las de habilidades tienen el mismo diseño (solo difieren en el contenido), siempre puede utilizar el software de matrices de habilidades para sus matrices de competencias.
¿Cuál es la diferencia entre una matriz de habilidades y una matriz de competencias?
Ahora que ya se han explicado a fondo tanto las matrices de habilidades como las de competencias, es hora de analizar sus diferencias. He aquí las principales diferencias entre ambas:
Habilidades frente a competencias
Como su nombre indica, una matriz de habilidades se centra en las habilidades, mientras que una matriz de competencias se centra en las competencias. Una matriz de habilidades sólo evalúa las habilidades técnicas relacionadas con el puesto. Ejemplos de aptitudes son las habilidades de codificación en Phyton, los conocimientos técnicos en Certificación ISO 9001la utilización de una herramienta dinamométrica, etc.
Por otro lado, una matriz de competencias asigna las competencias de sus empleados, que son más amplias que las habilidades. Un buen ejemplo es la competencia presupuestaria. Bajo este paraguas de competencias se engloban habilidades técnicas como el conocimiento de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA) o un sistema similar en la jurisdicción propia, el dominio de Microsoft Excel y la capacidad para redactar informes financieros, así como habilidades blandas como la gestión del tiempo (para cumplir los plazos) y la atención a los pequeños detalles.
Una matriz de competencias abarca más aspectos que una matriz de habilidades, pero es menos específica y proporciona una visión menos profunda de las habilidades técnicas de sus empleados. Además, una matriz de competencias suele tener únicamente indicadores medidos de forma totalmente cuantitativa. Por el contrario, una matriz de competencias tiene indicadores medidos tanto cuantitativa como cualitativamente, aunque sus mediciones son menos profundas y están menos definidas cuantitativamente.
En resumen, una matriz de capacidades es más específica, sólo incluye capacidades técnicas y está muy basada en un sector. En cambio, una matriz de competencias es más amplia, incluye tanto las competencias técnicas como las interpersonales y no se centra en un sector concreto. El inconveniente es que ofrece un análisis menos profundo que una matriz de competencias y es menos objetiva debido a sus mediciones cualitativas.
Usos dentro de una organización
Debido a sus diferentes contenidos, una matriz de habilidades y una matriz de competencias cumplen funciones organizativas distintas. Dado que una matriz de habilidades sólo evalúa las habilidades técnicas de un empleado, se suele utilizar en el entorno de un equipo pequeño dentro de una organización. Por ejemplo, dentro de un equipo de diseño de productos, un responsable incluiría habilidades como AutoCAD o Blender en la matriz de competencias de los miembros de su equipo.
Se suele utilizar una matriz de competencias para distribuir las tareas dentro de un equipo. Así, cada miembro del equipo recibe funciones que se ajustan a su nivel de competencias. Los empleados junior pueden recibir tareas más sencillas, mientras que a los miembros veteranos del equipo se les asignan funciones más exigentes.
También resulta útil a la hora de planificar una lista diaria/semanal del equipo, de modo que siempre haya empleados altamente cualificados en un momento dado en caso de que alguno de los miembros de su equipo esté de baja.
En cambio, una matriz de competencias es más amplia. En lugar de ser utilizadas por los gestores de proyectos, suelen ser vistas por los responsables de recursos humanos o los altos cargos de la dirección para evaluar a los empleados de toda la empresa.
Los datos contenidos en una matriz de competencias se utilizan para evaluar los planes de sucesión, promoción y retribución de los empleados. Antes de ascender o aumentar el sueldo de un empleado, es fundamental evaluar sus capacidades blandas y duras, y no hay mejor manera de hacerlo que con una matriz de competencias.
Además, antes de contratar a un nuevo empleado, los responsables de recursos humanos consultarían primero su matriz de competencias para comprender mejor las cualidades de los nuevos reclutas ideales que necesita la empresa.
¿Existen similitudes entre una matriz de habilidades y una matriz de competencias?
A pesar de sus diferencias, una matriz de habilidades y una matriz de competencias también comparten numerosas similitudes. Tienen tantas similitudes, hasta el punto de que muchos profesionales utilizan ambos términos indistintamente. He aquí algunas de las similitudes entre ambas:
Habilidades y competencias de los empleados a vista de pájaro
Tanto las matrices de habilidades como las de competencias ofrecen una vista de pájaro sin igual de las habilidades y competencias de sus empleados. Con un simple vistazo a la matriz, sabrá de inmediato cuáles son las habilidades y competencias de sus empleados.
Con esta información, tendrá la seguridad de que todas sus decisiones se basan en datos. Con las matrices de habilidades y competencias, siempre estará bien informado antes de tomar medidas como planificar un programa de formación para sus empleados, decidir quién se incluirá en la lista de equipo de la próxima semana, considerar las peticiones de aumento de sueldo de uno de sus empleados y muchas otras aplicaciones de la vida real.
Aplicable universalmente en cualquier sector
Otra similitud entre una matriz de habilidades y una matriz de competencias es su carácter universal. Ambas matrices son útiles en cualquier sector. Independientemente de su sector, evaluar periódicamente las habilidades y competencias de sus empleados es una tarea importante.
Y no hay mejor herramienta para realizar esta tarea que utilizar una matriz de habilidades y competencias. Si se ha detectado una carencia de habilidades o competencias, es el momento de planificar un programa de formación o de contratar a un nuevo empleado para su equipo.
De vez en cuando, sus empleados pueden solicitar un ascenso o un aumento de sueldo, independientemente de su puesto y función. Para medir si esos empleados merecen el ascenso o aumento solicitado, las matrices de habilidades y competencias son su mejor aliado.
Disponible en versión convencional y basada en software
Los diseños de una matriz de habilidades y de una matriz de competencias son prácticamente iguales. Así pues, ambas herramientas pueden presentarse en versión convencional o basada en software.
Una matriz de habilidades o competencias convencional puede hacerse desde cero utilizando una herramienta de hoja de cálculo. También puedes descargar una plantilla de matriz de competencias o habilidades en línea y hacer las modificaciones necesarias para adaptarla a las necesidades de tu equipo.
Por supuesto, siempre puede utilizar un software de matrices de habilidades o competencias. Debido a su diseño similar, puede crear y utilizar tanto matrices de habilidades como de competencias con el mismo software.
Siempre se recomienda utilizar una matriz basada en software en lugar de las convencionales, ya que ofrecen abundantes y potentes funciones que no existen en una matriz convencional.
Elegir la herramienta adecuada a sus necesidades
Ahora que ya conoce las diferencias y similitudes entre las matrices de habilidades y de competencias, es el momento de utilizar ambas. Pero te preguntarás, ¿cuál debo utilizar?
En resumen, depende de para qué uses la matriz. En esta sección, te ayudaremos a determinar qué matriz se adapta mejor a tus necesidades.
¿Cuándo se debe optar por una matriz de competencias?
Una matriz de competencias gira en torno a competencias específicas relacionadas con el puesto. Así, si eres gestor de proyectos de un equipo pequeño o de un departamento muy técnico, lo más probable es que utilices una matriz de competencias con más frecuencia.
Además, una matriz de competencias es la herramienta adecuada para tareas como la evaluación de las competencias técnicas de los miembros de su equipo, la planificación de la próxima formación, la organización de una lista de trabajo y otras funciones similares.
¿Cuándo es preferible una matriz de competencias?
Una matriz de competencias es más adecuada para usted si trabaja como responsable de recursos humanos o como directivo a cargo de varios departamentos. Especialmente para tareas como evaluar la retribución de tus empleados y su futura progresión profesional, trazar un mapa de su rendimiento general y como fuente de información a efectos de contratación.
Combinación de habilidades y matrices de competencias
En cualquier caso, se recomienda disponer tanto de una matriz de habilidades como de una matriz de competencias. Para tomar las decisiones empresariales más racionales, necesitas todos los datos y perspectivas disponibles a tu lado en un momento dado.
En cuanto a las matrices de competencias, lo ideal es que las redacte y gestione el jefe de proyecto de cada departamento. Cada departamento debe tener su propia matriz de competencias. Como una matriz de competencias es muy técnica, sólo quienes trabajan en ese campo comprenden plenamente su contenido. Alguien que trabaje en finanzas nunca podrá evaluar las habilidades de programación en SQL de un empleado de TI, y viceversa.
Por el contrario, una matriz de competencias es bastante general y amplia. Los datos procedentes de la matriz de competencias de cada departamento pueden introducirse en una base de datos de matrices de competencias de toda la empresa.
Además, un responsable de recursos humanos puede evaluar las habilidades blandas de sus empleados e incluir esta información en la matriz de competencias de toda la empresa. Por tanto, en la mayoría de los casos debería bastar con una única matriz de competencias para toda la empresa gestionada por el departamento de recursos humanos.
Uso de matrices de aptitudes y competencias basadas en software
Llegados a este punto, debe quedar claro que tanto las matrices de habilidades como las de competencias son primordiales para cualquier organización. Además, puede mejorar aún más esta práctica herramienta utilizando un software de matriz de competencias y habilidades. Algunas ventajas significativas de utilizar un software de matriz de competencias son:
- Una experiencia sin esfuerzo en la evaluación de las habilidades y competencias de sus empleados
- Una forma más transparente de planificar la retribución y la progresión profesional de sus empleados
- Programas de formación de empleados más eficaces y específicos
- Contar con un proceso de contratación basado en datos digitales
- 100% sin papel
Y muchas otras ventajas. Si desea una explicación más detallada de las ventajas de utilizar una matriz de competencias y habilidades basada en software, consulte nuestro artículo aquí.
Principales conclusiones
Utilice un software de primera categoría para elaborar y ejecutar sus matrices de habilidades y competencias. El módulo Skills Matrix & Training de Azumuta ofrece todas las características que su organización necesita para crear y gestionar potentes matrices de habilidades y competencias.
No sólo puede ejecutar sin esfuerzo matrices de habilidades y competencias visualmente intuitivas, sino que también ofrece funciones como la programación de programas de formación a largo plazo, la generación de informes de rendimiento de los empleados adaptados individualmente y muchas otras funciones ventajosas.
Además, puede integrarlo con el módulo de Instrucciones de Trabajo Digitales de Azumuta. Con él, podrá impartir instrucciones y evaluar el cumplimiento de sus empleados en tiempo real desde la comodidad de su PC, tableta o smartphone, todo bajo una misma aplicación.
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