La matrice des aptitudes et la matrice des compétences sont des termes familiers aux gestionnaires et aux responsables des ressources humaines. Ces deux outils sont couramment utilisés pour évaluer et gérer les employés d'une organisation, quel que soit le secteur d'activité.
Les termes "matrice des aptitudes" et "matrice des compétences" sont parfois utilisés de manière interchangeable. Ils semblent identiques et de nombreux professionnels pensent même qu'il s'agit de la même chose.
Cependant, une matrice des aptitudes et une matrice des compétences sont en fait deux outils distincts. Malgré leurs noms similaires et leurs ressemblances, les deux outils ont des objectifs différents. Ils présentent même des caractéristiques, des utilisateurs cibles, un contenu et d'autres différences.
Dans cet article, nous allons nous plonger dans les matrices d'aptitudes et de compétences. Nous mettrons également en évidence leurs principales différences, similitudes et possibilités de numérisation, et nous vous aiderons à choisir les outils les mieux adaptés à vos besoins.
Qu'est-ce qu'une matrice de compétences ?
Une matrice de compétences est la manifestation visuelle du niveau de compétences de vos employés dans des domaines de compétences sélectionnés. Les compétences désignent ici l'expertise d'un employé dans un domaine spécifique. Par exemple, des compétences en soudage, en conduite de chariot élévateur ou en programmation JavaScript. Les compétences sont hautement techniques et spécifiques à un emploi.
Par ailleurs, une matrice est un tableau qui contient des données numériques. Ainsi, en résumé, une matrice de compétences est un tableau qui affiche numériquement les niveaux de compétences de vos employés.
L'utilisation d'une matrice de compétences au sein d'une équipe
Une matrice de compétences permet de contrôler et d'évaluer les niveaux de compétences des employés au sein d'une équipe. Elle ne contient que des compétences spécifiques à l'emploi et ne couvre pas les compétences générales telles que la communication, le leadership et le travail d'équipe. Une matrice de compétences est utile pour décider de la répartition des tâches et planifier la formation technique future.
Comme elle se concentre sur des compétences professionnelles spécifiques, elle est surtout utilisée par les chefs de projet pour évaluer individuellement les membres de leur département. Une matrice de compétences est généralement utilisée en interne au sein d'un département et n'est pas utilisée en dehors de celui-ci en raison de sa spécificité.
Comment créer et utiliser une matrice des compétences ?
L'élaboration et l'utilisation d'une matrice des compétences est un processus simple. Il existe deux façons de réaliser et d'utiliser une matrice des compétences : manuellement ou à l'aide d'un logiciel de matrice des compétences. Si vous optez pour la première solution, vous pouvez concevoir une matrice de compétences à l'aide de tableurs tels que Microsoft Excel ou Google Sheets.
Vous pouvez également télécharger un modèle de matrice de compétences en ligne. Certains de ces modèles sont gratuits, d'autres payants. Après le téléchargement, mettez-les en forme à l'aide de Microsoft Excel ou d'autres programmes similaires en fonction de vos besoins.
Votre matrice de compétences est ensuite prête à être utilisée. Inscrivez les noms des membres de votre équipe sur un axe et les compétences notées sur l'autre axe. Au milieu, insérez la valeur numérique de leurs compétences.
L'utilisation d'un logiciel de matrice des compétences offre une meilleure expérience. Il n'est pas nécessaire de concevoir, de télécharger et de modifier un modèle. Il suffit de saisir les noms de vos employés, les compétences classées et les valeurs des compétences dans le champ existant. En outre, le logiciel de matrice des compétences est doté de nombreuses fonctionnalités supplémentaires, ce qui en fait un outil bien plus puissant que les matrices conventionnelles.
Qu'est-ce qu'une matrice de compétences ?
Une matrice de compétences est une cartographie des niveaux de certaines compétences de vos employés, basée sur les compétences. Les compétences désignent un ensemble d'aptitudes (tant matérielles que non matérielles) nécessaires à l'accomplissement d'une tâche.
Un bon exemple est la compétence en matière de création d'un site web. Pour cette compétence, une combinaison de plusieurs compétences matérielles et immatérielles est nécessaire. Les compétences matérielles nécessaires comprennent un ou plusieurs langages de programmation, des outils de conception graphique et des outils d'analyse de référencement.
Par ailleurs, les compétences non techniques requises pour cette compétence comprennent la gestion du temps (car il y a des délais à respecter), la capacité à travailler en équipe et la capacité à résoudre des problèmes (il y a toujours des bugs à résoudre lorsqu'on crée un site web à partir de zéro).
Nous soulignerons les différences entre une matrice des aptitudes et une matrice des compétences dans la section suivante.
L'objectif d'une matrice de compétences dans une organisation
Une matrice de compétences permet de cartographier les aptitudes des membres de votre équipe dans des compétences sélectionnées, y compris les compétences non techniques. Les compétences étant plus larges que les aptitudes, leur champ d'application est plus générique que celui des matrices de compétences.
Une matrice de compétences est plus souvent utilisée par les responsables des ressources humaines et les membres de l'encadrement supérieur que par les chefs de projet. Une matrice de compétences est souvent utilisée pour évaluer les plans de rémunération des employés et leur potentiel de promotion. Elle est également utilisée comme source de données pour la stratégie de recrutement d'une organisation.
Comment rédiger et utiliser une matrice de compétences ?
L'élaboration et l'utilisation d'une matrice de compétences sont fondamentalement les mêmes que celles d'une matrice d'aptitudes. Vous pouvez en rédiger une à l'aide d'un tableur tel que Microsoft Excel ou Google Sheets. Sinon, vous pouvez télécharger un modèle de matrice de compétences en ligne et le modifier en fonction de vos besoins.
Et bien sûr, vous pouvez utiliser le logiciel de matrice des compétences pour créer et utiliser votre matrice des compétences. Étant donné que les matrices des aptitudes et des compétences ont la même conception (seul le contenu est différent), vous pouvez toujours utiliser le logiciel de matrice des aptitudes pour vos matrices des compétences.
Quelle est la différence entre une matrice des aptitudes et une matrice des compétences ?
Maintenant que les matrices d'aptitudes et de compétences ont été expliquées en détail, il est temps d'analyser leurs différences. Voici les principales différences entre les deux :
Aptitudes et compétences
Comme son nom l'indique, une matrice de compétences se concentre sur les aptitudes, tandis qu'une matrice de compétences est centrée sur les compétences. Une matrice de compétences n'évalue que les compétences techniques liées à l'emploi. Parmi les exemples de compétences, on peut citer les compétences en matière de codage dans Phyton, les connaissances techniques dans le domaine de la santé et de la sécurité au travail. la certification ISO 9001les compétences en matière d'utilisation d'un outil dynamométrique, et bien d'autres encore.
D'autre part, une matrice de compétences permet de cartographier les compétences de vos employés, qui sont plus larges que les aptitudes. La compétence en matière de budgétisation en est un bon exemple. Cette compétence englobe des aptitudes techniques telles que la connaissance des principes comptables généralement admis (PCGA) ou d'un système similaire dans la juridiction concernée, la maîtrise de Microsoft Excel et la capacité à rédiger des rapports financiers, ainsi que des aptitudes non techniques telles que la gestion du temps (pour respecter les délais) et l'attention portée aux petits détails.
Une matrice de compétences couvre plus d'aspects qu'une matrice de qualifications, mais elle est moins spécifique et fournit un aperçu moins approfondi des compétences techniques de vos employés. En outre, une matrice des compétences ne comporte généralement que des indicateurs quantitatifs. Au contraire, une matrice de compétences comporte à la fois des indicateurs quantitatifs et qualitatifs, bien que leurs mesures soient moins approfondies et moins définies sur le plan quantitatif.
En bref, une matrice de compétences est plus spécifique, ne comprend que des compétences techniques et est fortement axée sur le secteur. En revanche, une matrice de compétences est plus large, comprend à la fois des compétences techniques et non techniques, et n'est pas fixée sur un secteur particulier. L'inconvénient est qu'elle offre une analyse moins approfondie qu'une matrice de compétences et qu'elle est moins objective en raison de ses mesures qualitatives.
Utilisations au sein d'une organisation
En raison de leur contenu différent, la matrice des aptitudes et la matrice des compétences remplissent des fonctions organisationnelles différentes. Étant donné qu'une matrice de compétences n'évalue que les compétences techniques d'un employé, elle est généralement utilisée dans le cadre d'une petite équipe au sein d'une organisation. Par exemple, au sein d'une équipe de conception de produits, un responsable inclurait des compétences telles que AutoCAD ou Blender dans la matrice des compétences des membres de l'équipe.
Une matrice de compétences est couramment utilisée pour répartir les tâches au sein d'une équipe. Ainsi, chaque membre de l'équipe se voit attribuer des fonctions correspondant à son niveau de compétences. Les employés débutants peuvent se voir confier des tâches plus simples, tandis que les membres de l'équipe plus expérimentés se voient attribuer des fonctions plus exigeantes.
Il est également utile pour planifier la liste quotidienne/hebdomadaire des membres de l'équipe afin qu'il y ait toujours des employés hautement qualifiés à un moment donné au cas où l'un des membres de votre équipe serait en congé.
En revanche, une matrice de compétences a une portée plus large. Au lieu d'être utilisées par les chefs de projet, elles sont souvent utilisées par les responsables des ressources humaines ou les cadres supérieurs pour évaluer les employés de l'ensemble de l'entreprise.
Les données contenues dans une matrice de compétences sont utilisées pour évaluer les plans de succession, de promotion et de rémunération des salariés. Avant de promouvoir un employé ou de lui accorder une augmentation, il est essentiel d'évaluer ses compétences matérielles et immatérielles - et il n'y a pas de meilleur moyen de les cartographier que d'utiliser une matrice de compétences.
En outre, avant de recruter un nouvel employé, les responsables des ressources humaines consultent d'abord leur matrice de compétences pour mieux comprendre les qualités des nouvelles recrues idéales dont l'entreprise a besoin.
Existe-t-il des similitudes entre une matrice des aptitudes et une matrice des compétences ?
Malgré leurs différences, la matrice des aptitudes et la matrice des compétences présentent également de nombreuses similitudes. Les similitudes sont si nombreuses que de nombreux professionnels utilisent les deux termes de manière interchangeable. Voici quelques-unes de ces similitudes :
Une vue d'ensemble des aptitudes et compétences des salariés
Les matrices d'aptitudes et de compétences offrent une vue d'ensemble inégalée des aptitudes et des compétences de vos employés. Vous êtes immédiatement informé des niveaux d'aptitudes et de compétences de vos employés d'un simple coup d'œil à votre matrice.
Grâce à ces informations, vous êtes assuré que toutes vos décisions sont fondées sur des données. Avec les matrices d'aptitudes et de compétences, vous êtes toujours bien informé avant de prendre des mesures telles que planifier un programme de formation pour vos employés, décider qui sera inclus dans la liste de l'équipe de la semaine prochaine, examiner les demandes d'augmentation de l'un de vos employés, et bien d'autres applications de la vie réelle.
Applicable à tous les secteurs d'activité
Une autre similitude entre une matrice des aptitudes et une matrice des compétences est leur nature universelle. Les deux matrices sont utiles dans tous les secteurs d'activité. Quel que soit votre secteur d'activité, l'évaluation régulière des aptitudes et des compétences de vos employés est une tâche importante.
Et il n'y a pas de meilleur outil pour accomplir cette tâche que l'utilisation d'une matrice des aptitudes et des compétences. Si une lacune en matière d'aptitudes ou de compétences a été détectée, il est temps de planifier un programme de formation ou de recruter un nouvel employé pour votre équipe.
De temps en temps, vos employés peuvent demander une promotion ou une augmentation, indépendamment de leur position et de leur rôle. Pour déterminer si ces employés méritent la promotion ou l'augmentation demandée, les matrices d'aptitudes et de compétences sont vos meilleures alliées.
Existe en version conventionnelle et en version logicielle
La conception d'une matrice des aptitudes et d'une matrice des compétences est pratiquement la même. Ces deux outils peuvent donc se présenter sous la forme d'une version conventionnelle ou d'une version logicielle.
Une matrice des aptitudes ou des compétences conventionnelle peut être créée à partir de zéro à l'aide d'un tableur. Vous pouvez également télécharger un modèle de matrice des aptitudes ou des compétences en ligne et y apporter les modifications nécessaires pour répondre aux besoins de votre équipe.
Bien entendu, vous pouvez toujours utiliser un logiciel de matrice des aptitudes ou des compétences. En raison de leur conception similaire, vous pouvez créer et utiliser des matrices d'aptitudes et de compétences dans le même logiciel.
L'utilisation d'une matrice basée sur un logiciel est toujours recommandée par rapport aux matrices conventionnelles, car elles offrent une multitude de fonctionnalités puissantes qui n'existent pas dans une matrice conventionnelle.
Choisir l'outil adapté à vos besoins
Maintenant que vous maîtrisez les différences et les similitudes entre les matrices de compétences et les matrices d'aptitudes, il est temps de les utiliser toutes les deux. Mais vous vous demandez peut-être laquelle utiliser ?
En bref, tout dépend de l'utilisation que vous faites de la matrice. Dans cette section, nous vous aiderons à déterminer quelle matrice répond le mieux à vos besoins.
Quand opter pour une matrice de compétences ?
Une matrice de compétences s'articule autour de compétences spécifiques liées à l'emploi. Ainsi, si vous êtes chef de projet d'une petite équipe ou d'un département hautement technique, vous utiliserez probablement plus souvent une matrice de compétences.
En outre, une matrice des compétences est l'outil idéal pour des tâches telles que l'évaluation des compétences techniques des membres de votre équipe, la planification des formations à venir, l'organisation d'une liste de travail et d'autres rôles similaires.
Quand une matrice de compétences est-elle préférable ?
Une matrice de compétences vous conviendra mieux si vous travaillez en tant que responsable des ressources humaines ou manager en charge de plusieurs départements. En particulier pour des tâches telles que l'évaluation de la rémunération et de la progression de carrière future de vos employés, la cartographie de leurs performances globales et comme source d'information à des fins de recrutement.
Combiner les matrices d'aptitudes et de compétences
Dans tous les cas, il est recommandé de disposer à la fois d'une matrice des aptitudes et d'une matrice des compétences. Pour prendre les décisions commerciales les plus rationnelles, vous avez besoin de toutes les données et de tous les renseignements dont vous disposez à tout moment.
Les matrices de compétences sont idéalement rédigées et gérées par le chef de projet de chaque département. Chaque département devrait avoir sa propre matrice de compétences. Une matrice de compétences étant très technique, seules les personnes travaillant dans ce domaine en comprennent pleinement le contenu. Une personne travaillant dans la finance ne pourra jamais évaluer les compétences en programmation SQL d'un employé de l'informatique, et vice versa.
À l'inverse, une matrice de compétences est plutôt générale et vaste. Les données provenant de la matrice des compétences de chaque département peuvent être introduites dans une base de données de la matrice des compétences à l'échelle de l'entreprise.
En outre, un responsable des ressources humaines peut évaluer les compétences non techniques de ses employés et inclure ces informations dans la matrice des compétences à l'échelle de l'entreprise. Par conséquent, une seule matrice de compétences à l'échelle de l'entreprise, gérée par le département des ressources humaines, devrait suffire dans la plupart des cas.
Utilisation de matrices d'aptitudes et de compétences basées sur des logiciels
À ce stade, il devrait être clair que les matrices des aptitudes et des compétences sont primordiales pour toute organisation. En outre, vous pouvez encore améliorer cet outil pratique en utilisant un logiciel de matrice des aptitudes et des compétences. Voici quelques avantages significatifs de l'utilisation d'un logiciel de matrice des compétences :
- Une expérience sans effort dans l'évaluation des aptitudes et des compétences de vos employés
- Une manière plus transparente de planifier la rémunération et la progression de carrière de vos employés
- Des programmes de formation des employés plus efficaces et plus ciblés
- Disposer d'un processus de recrutement basé sur les données numériques
- Une démarche 100 % sans papier
Et bien d'autres avantages encore. Pour une explication plus approfondie des avantages de l'utilisation d'une matrice des aptitudes et des compétences basée sur un logiciel, consultez notre article ici.
Principaux enseignements
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