Hay quien dice que los empleados son el activo más valioso de cualquier empresa. Esta afirmación es realmente válida, ya que los empleados son los que dirigen su empresa en sus operaciones diarias. Sus habilidades y experiencia son los principales factores que determinan el éxito de su empresa.
De ahí que le interese asegurarse de que sus empleados están siempre bien formados. Hay muchas formas de hacer un seguimiento de las competencias y el historial de formación de sus empleados. Uno de los métodos más comunes es utilizar una matriz de competencias, que puede ser convencional o basada en software.
En este artículo, le presentaremos las matrices de competencias, la diferencia entre las herramientas de matriz de competencias convencionales y las basadas en software, y las 10 principales ventajas de utilizar software de matriz de competencias.
¿Qué es una matriz de competencias?
Una matriz de competencias es la visualización de datos de las competencias de los empleados. Evalúa y mapea numéricamente las habilidades y el historial de formación de los empleados, a menudo también con un código de colores. Los directivos suelen utilizar una matriz de competencias para evaluar el rendimiento de los empleados y saber qué formación es necesaria para cada empleado.
En el pasado, todas las matrices de competencias se hacían en papel. A veces, se colocaban en un tablero en la pared, donde cualquiera podía ver el nivel de competencia de cada uno en un conjunto de competencias. Hoy en día, la mayoría de las matrices de competencias se elaboran y utilizan digitalmente. Algunos directivos prefieren hacerlas manualmente utilizando hojas de Microsoft Excel, mientras que otros prefieren utilizar software de matrices de competencias.
Descubra más sobre el déficit de competencias, las matrices de competencias y el software para matrices de competencias en nuestra "Guía definitiva sobre matrices de competencias y formación".
¿Por qué es importante una matriz de competencias?
Independientemente del sector, una matriz de competencias es el mejor amigo de cualquier directivo. Permite a los directivos medir objetivamente las amplias competencias de cada empleado. Suelen centrarse en las habilidades técnicas relacionadas con el trabajo de un empleado. Además, también mantiene un registro de las formaciones anteriores. Como dice el refrán: "Medir es saber".
Con esta útil información, los directivos pueden planificar sesiones de formación para sus empleados. Si se ha detectado una carencia de competencias en varios empleados, los directivos pueden organizar una formación para todo el equipo con el fin de resolverla. Si se ha detectado una carencia de competencias en uno o unos pocos empleados, es preferible una formación personal más adaptada.
¿Cómo crear una matriz de competencias?
Elaborar una matriz de competencias, ya sea con herramientas convencionales o con programas informáticos específicos, no es ninguna ciencia espacial. Cualquier trabajador con conocimientos informáticos puede elaborar una matriz de competencias sencilla. Basta con crear una matriz con Microsoft Excel o una herramienta similar, o descargar y ajustar una plantilla de Internet (normalmente basada en Excel). Algunas plantillas pueden descargarse gratuitamente, mientras que otras son de pago.
Introduzca los nombres de sus empleados en un eje y las competencias medidas en el otro. A continuación, introduzca en la tabla el valor de las competencias medidas (en números, letras, código de colores o una combinación). Y con eso, habrás redactado con éxito una sencilla matriz de competencias.
Si se utiliza una matriz de competencias basada en software, basta con introducir los contenidos necesarios sin dedicar tiempo ni esfuerzo a la parte de diseño.
¿Qué es el software Skills Matrix?
El uso de una matriz de competencias es imprescindible para cualquier directivo. Además, puede mejorar aún más esta potente herramienta utilizando un software de matriz de competencias. Un software de matriz de competencias es una herramienta digital accesible desde un PC/tableta/teléfono móvil, en la que puedes redactar y gestionar matrices de competencias y compartirlas con los demás miembros de tu equipo.
Un software de matriz de competencias ofrece mucho más que una matriz de competencias convencional. No sólo funciona como una herramienta de seguimiento de la formación de los empleados y califica sus habilidades, sino que también puede servir para otros fines prácticos.
En la próxima sección analizaremos las principales diferencias entre las matrices de competencias convencionales y las basadas en software.
Utilizar una matriz de competencias convencional frente a un software de matriz de competencias
Hoy en día, las matrices de competencias pueden dividirse en convencionales y basadas en software. La diferencia clave radica en cómo se elaboran y utilizan.
Una matriz de competencias convencional suele elaborarse con una herramienta de hoja de cálculo como Microsoft Excel o Google Sheets. Los directivos deben ajustar manualmente las columnas y filas para formar una matriz de competencias adecuada.
Como alternativa, también se pueden descargar plantillas de matrices de competencias de fuentes en línea, aunque siguen necesitando algunos ajustes para adaptarse a las necesidades de una organización. Después de confeccionar una, los directivos pueden introducir y eliminar datos manualmente en su matriz de competencias convencional, como en cualquier otra hoja de cálculo.
Mientras tanto, utilizar un software de matriz de competencias es otra historia. Tanto las matrices de competencias convencionales como las basadas en software sirven principalmente como herramienta de seguimiento de las competencias y la formación de los empleados. Sin embargo, hay muchos aspectos en los que difieren.
Generalmente, una matriz de competencias basada en software es más práctica y tiene más funcionalidades que su homóloga convencional. Un software de matriz de competencias suele venir ya con una plantilla prefabricada. Por lo tanto, solo tiene que introducir y gestionar los datos necesarios, lo que le ahorra tiempo de diseño y codificación por colores de la matriz.
Características principales del software Skills Matrix
Un software de matriz de competencias ofrece numerosas funcionalidades. Existen innumerables proveedores de software de matriz de competencias en el mercado, y estas son algunas de las características estándar del software de matriz de competencias.
Accesibilidad y portabilidad
La característica más visible de una matriz de competencias basada en software es su accesibilidad y portabilidad. Se puede acceder fácilmente a ella desde cualquier dispositivo compatible con Internet, como un PC, una tableta o un teléfono móvil. Así, puede llevarla fácilmente a cualquier lugar y en cualquier momento. Puede crear o editar sus matrices de competencias incluso cuando esté fuera de la oficina, lo que le confiere una flexibilidad extraordinaria.
Ponga a prueba a sus empleados
Además de llevar un registro de las habilidades y la formación de sus empleados, es esencial poner a prueba sus conocimientos y habilidades. Muchos programas de matriz de competencias incorporan una sección de pruebas para los empleados. Puede poner a prueba a sus empleados mediante cuestionarios, con imágenes, vídeos y otros medios de apoyo.
Actualizaciones automáticas en tiempo real
Debido a su naturaleza digital, las matrices de competencias basadas en software proporcionan actualizaciones en tiempo real a sus usuarios. Estas actualizaciones en tiempo real pueden llegar en forma de notificaciones sonoras (como un sonido "ping" o una vibración) o visuales (como luces de colores o un mensaje emergente) en el PC/tableta/teléfono móvil de destino.
Estas actualizaciones en tiempo real pueden utilizarse para diversos fines, como recordar a los empleados los próximos cursos de formación o informarles de si han superado o no determinadas pruebas de aptitud.
Plantilla de matriz incorporada
El software de matriz de competencias suele venir con una plantilla incorporada. Por lo tanto, no es necesario diseñar la matriz desde cero. Basta con introducir textos y números en la matriz existente, y ya está lista para usar.
Colaboración y comunicación
Otra característica destacable del software de matriz de competencias es su capacidad para integrarse con otros dispositivos. Esto significa que se puede acceder a una matriz de competencias basada en software desde varios ordenadores, tabletas y teléfonos móviles. Con el software adecuado, puede incluso integrarse con diversa maquinaria industrial, de forma similar a las instrucciones de trabajo digitales, que pueden integrarse con una amplia gama de dispositivos. Descubra cómo las llaves dinamométricas digitales pueden integrarse con las instrucciones de trabajo digitales aquí. Con esta función, todos los miembros de su equipo pueden comprobar sus niveles de destreza en cualquier momento y lugar a través de sus teléfonos móviles personales.
Evaluación individual de los empleados
Además de hacer un seguimiento colectivo de las competencias de todo su equipo, también puede evaluar individualmente a cada uno de sus empleados, gracias al software de matriz de competencias. Cada empleado puede tener su página de perfil, completa con el nivel de competencias documentado y la formación obtenida. Como resultado, puede proporcionar formación individualizada a cada empleado.
Las 10 principales ventajas de utilizar el software Skills Matrix para su empresa
Las características anteriores demuestran claramente que el software de matriz de competencias es un poderoso complemento para cualquier empresa. En comparación con las matrices de competencias convencionales, las basadas en software son mucho más útiles. Estas son algunas de las principales ventajas de utilizar un software de matriz de competencias para su empresa:
Ventaja 1: Una experiencia racionalizada en la evaluación y el seguimiento de las competencias de los empleados
El beneficio más tangible de utilizar un software de matriz de competencias es su impacto racionalizador. En las matrices de competencias convencionales, los directivos deben elaborar manualmente una hoja de cálculo para formar la matriz.
En Internet también se pueden descargar plantillas de matrices. Sin embargo, hay que adaptarlas a las necesidades de la empresa, ya que suelen ser muy genéricas.
Según una encuesta de la encuesta de la Dartmouth Business School sobre el uso de hojas de cálculo, el 46% de los encuestados dedica al menos 3 horas semanales a trabajar con hojas de cálculo, y el 10,8% dedica 10 horas semanales o más.
Con el software de matriz de competencias, sólo tiene que introducir los datos en los campos existentes. No hay necesidad de perder el tiempo en tareas insignificantes como el diseño manual y la codificación por colores de una hoja de cálculo para hacer una matriz de habilidades. Deje que el software trabaje, liberando su valioso tiempo para actividades más productivas.
Ventaja 2: Mejor seguimiento del rendimiento y compensaciones más justas
Una matriz de competencias basada en software le permite realizar fácilmente un seguimiento objetivo del rendimiento y las competencias de sus empleados. Estos datos son muy útiles a la hora de determinar sus planes de retribución.
Los empleados con mejor rendimiento deben ser recompensados en consecuencia, ya que ello beneficiará a su empresa a largo plazo. Los empleados que se sienten valorados suelen dar lo mejor de sí mismos en su trabajo y es menos probable que abandonen la empresa, lo que reduce la tasa de rotación.
A estudio del Pew Research Center reveló que el 63% de los encuestados que renunciaron a su empleo en 2021 citaron "el salario era demasiado bajo" como una consideración mayor o menor a la hora de dejar su trabajo. Renunciar a un empleado significa invertir más fondos, tiempo y energía en la contratación y la incorporación de nuevos empleados.
Por otra parte, los datos de su software de matriz de competencias también pueden utilizarse como herramienta de negociación a la hora de negociar la retribución con los empleados de bajo rendimiento. En resumen, el uso del software de matriz de competencias ayuda a garantizar que cada empleado reciba una remuneración que se corresponda con su rendimiento y sus competencias.
Mientras que en una matriz de competencias convencional, debe realizar todas estas tareas manualmente. A veces, incluso se necesitan varias hojas de cálculo para realizar esta tarea. Por el contrario, el software de matriz de competencias ofrece una solución integral para esta tarea.
Beneficio 3: Mayor satisfacción laboral
Además de la remuneración, las oportunidades de formación son otro aspecto importante que la gente busca en sus empresas. Naturalmente, los empleados esperan un desarrollo personal a través de la formación organizada por la empresa.
A investigación de la Universidad Estatal de Cleveland ha demostrado que existe una correlación entre la formación impartida por la empresa y la satisfacción laboral. Además, la misma investigación también ha descubierto que organizar una formación suficiente ayuda a reducir la tasa de rotación de personal de una empresa.
Y, por supuesto, un empleado bien formado siempre funcionará mejor que uno poco formado. Para saber qué empleados necesitan qué tipo de formación, lo más fácil es hacerles un seguimiento mediante un software de matriz de competencias.
Ventaja 4: Programas eficaces de formación de empleados
El uso de un software de matriz de competencias le permite analizar más fácilmente un patrón de carencias de competencias en su equipo. Si la totalidad o la mayoría de los miembros de su equipo carecen de una habilidad, puede organizar un programa de formación masiva. De este modo, sólo tendrá que planificar y organizar un programa de formación una vez para todo el equipo, en lugar de hacerlo varias veces.
Del mismo modo, si sólo se detecta una carencia de competencias en un número reducido de empleados, puede crear una sesión de formación adaptada específicamente para ellos. De este modo, los empleados que no necesiten formación podrán seguir haciendo su trabajo en lugar de participar en una formación innecesaria.
Descubra la importancia de identificar las carencias de competencias y de utilizar matrices de competencias para formar a sus empleados en nuestra "Guía definitiva sobre matrices de competencias y formación".
Ventaja 5: Planificación de la formación de los empleados a largo plazo
Con un software de matriz de competencias, podrá planificar la de sus empleados para las próximas semanas, meses o incluso años. Además, sus empleados estarán perfectamente informados de su futuro calendario de formación.
Algunos software de matriz de competencias pueden vincularse con herramientas populares de programación del trabajo como Google Calendar o Outlook Calendar. Cuando la formación sea inminente, se enviará una notificación automática a los dispositivos de sus empleados. Esto les recordará la próxima formación, permitiéndoles prepararse para ella.
Una matriz de competencias convencional no posee esta característica práctica. Con una matriz de competencias convencional, los gestores siguen teniendo que enviar manualmente invitaciones y recordatorios de formación a los calendarios de sus empleados.
Ventaja 6: Aporta transparencia a su organización
Una matriz de competencias basada en software ofrece una transparencia sin precedentes para su tiempo. Con él, puede configurar la matriz de habilidades y formación de los empleados para que sea accesible para cualquier persona de su equipo. De este modo, todo el mundo conoce las competencias y los niveles de formación de cada uno desde una base de datos central.
Esto garantiza una sensación de transparencia entre los miembros de su equipo, ya que los niveles de cualificación y formación se miden objetivamente y se muestran abiertamente. Esta característica ayuda a eliminar el favoritismo personal y el nepotismo en cualquier organización. Con esta apertura, también puede animar a sus empleados menos cualificados y menos formados a aprender más de sus compañeros más competentes y experimentados.
Con una matriz de competencias convencional, todo es más lento y menos centralizado. A veces, cada departamento tiene su propia hoja de cálculo de matriz de competencias para los miembros de su departamento. Todas las actividades de intercambio de datos tienen que hacerse manualmente. Esto hace que la coordinación interdepartamental sea más engorrosa.
Ventaja 7: Generación automática de informes de competencias personales
Varios programas de matriz de competencias permiten generar automáticamente un informe sobre las competencias y la formación de un empleado. Este informe contiene datos históricos, como registros de formación anteriores, niveles de habilidad en campos seleccionados, formación futura planificada y otra información útil.
Algunos dirán que esta ventaja se inclina más hacia las matrices de competencias que hacia las matrices de habilidades. Ambas herramientas tienen nombres similares y ambos términos se utilizan indistintamente, aunque se refieran a dos herramientas distintas.
Para saber más sobre las matrices de competencias consulte este artículo.
Por el contrario, no existe una función equivalente en las matrices de competencias convencionales. Sólo puedes transferir manualmente los datos de la matriz de hojas de cálculo a un archivo independiente para el informe de competencias personales. Se trata de una tarea que requiere mucho tiempo, sobre todo si eres responsable de cientos o incluso miles de empleados.
Ventaja 8: Ayuda a planificar su lista de trabajo
Por muy cualificados que estén, los empleados no dejan de ser seres humanos que necesitan descansar de vez en cuando. En algún momento, se tomarán una baja o un día por enfermedad. Para mitigar este recorte de personal, siempre puedes recurrir a las matrices de competencias basadas en software.
Con él, puede ver fácilmente la distribución de competencias de los miembros de su equipo. Puede planificar los periodos de inactividad de sus empleados de modo que, en cualquier momento, siempre haya un número mínimo de empleados altamente cualificados y formados en la lista de trabajo. De este modo, sus operaciones seguirán funcionando sin problemas, aunque algunos miembros de su equipo estén ausentes.
Ventaja 9: Apoya su estrategia de contratación
Además de ser útil para gestionar los talentos internos, una matriz de competencias basada en software también es útil a la hora de contratar talentos externos. Le servirá de base para analizar qué habilidades deben mejorarse entre su reserva de talentos existente. Con su ayuda, podrá tomar decisiones de contratación basadas en datos, por lo que contratará nuevo personal que se ajustará como un guante a las necesidades de talento de su organización.
Ventaja 10: 100% sin papel
Por último, pero no por ello menos importante, utilizar un software de matriz de competencias significa prescindir al 100% del papel. Antes, las matrices de competencias basadas en hojas de cálculo solían imprimirse y fijarse en un lugar fácilmente visible. Sin embargo, con un software de matriz de competencias, cualquier miembro de tu equipo puede acceder a él a través de un PC/tableta/smartphone, sin papel de por medio.
La eliminación del papel significa que su empresa reducirá los costes de papel e impresión. Al principio, puede parecer insignificante. Sin embargo un estudio realizado en EE.UU. ha demostrado que, de media, un empleado imprime 8.874 páginas al año, lo que cuesta a las empresas unos 725 USD anuales. Reducir el uso de papel es también un buen paso para limitar el impacto medioambiental de su empresa.
Lo esencial
Está claro que las matrices de competencias basadas en software ofrecen mucho más que sus homólogas convencionales. Su organización merece un software de matriz de habilidades de primera categoría, y Módulo de Matriz de Competencias y Formación de Azumuta de Azumuta es la solución ideal.
Ofrece una matriz de competencias visualmente intuitiva, genera informes individuales sobre las competencias y la formación de los empleados, programa formación a corto y largo plazo, y muchas otras funciones de racionalización del trabajo.
Además, es el único software del mercado que puede integrarse con otros módulos que mejoran la producción, como por ejemplo Instrucciones de trabajo digitales. Con todas estas combinaciones, Azumuta es un software integral que hace que el seguimiento de las habilidades y el progreso de la formación de sus empleados sea una tarea rápida y sin esfuerzo.
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