En un mundo cada vez más complejo, disponer de procesos y procedimientos claros es más importante que nunca. Por eso muchas empresas optan por documentar sus flujos de trabajo en forma de procedimientos normalizados de trabajo (PNT) e instrucciones de trabajo.
Aunque tanto los PNT como las instrucciones de trabajo son herramientas valiosas para el control de la calidad y la normalización, tienen finalidades diferentes. En resumen, los PNT describen los pasos que deben seguirse para completar una tarea, mientras que las instrucciones de trabajo proporcionan detalles más específicos sobre cómo llevar a cabo cada paso.
Imagine que es su primer día de trabajo en una planta de fabricación. Llega y se encuentra un conjunto de procedimientos normalizados de trabajo sobre su mesa. Los PNT te dicen que primero tienes que cambiarte el equipo de seguridad y dirigirte a tu puesto de trabajo. Se supone que debes realizar una serie de tareas en un orden específico en tu puesto de trabajo.
Los PNT ofrecen una visión general de alto nivel de lo que hay que hacer, pero no detallan cómo llevar a cabo cada tarea. Ahí es donde entran en juego las instrucciones de trabajo.
Las instrucciones de trabajo son mucho más específicas que los PNT. Le indican exactamente lo que tiene que hacer y cómo tiene que hacerlo. En nuestro ejemplo, las instrucciones de trabajo podrían indicarte qué tipo de equipo de seguridad debes ponerte, cómo ajustar tu puesto de trabajo y qué herramientas necesitarás para cada tarea.
Mientras que los procedimientos normalizados de trabajo se centran en el panorama general, las instrucciones de trabajo se centran en los detalles. Ambas son importantes, pero tienen objetivos diferentes. Veamos qué implica cada una, por qué son importantes y cómo redactar instrucciones de trabajo y PNT para lograr la máxima eficacia.
La necesidad de instrucciones de calidad
El mundo empresarial es más complejo que nunca. En el pasado, una empresa sólo tenía que preocuparse de sus productos y servicios. Hoy en día, hay que tener en cuenta un sinfín de factores, desde la normativa hasta la gestión de la cadena de suministro.
A medida que las empresas se han ido haciendo más complejas, ha aumentado la necesidad del control de calidad. El control de calidad es el proceso de garantizar que los productos y servicios cumplen unas normas específicas. Cuando se produce una reducción de la calidad, pueden surgir todo tipo de problemas, desde la insatisfacción de los clientes hasta el aumento de los costes.
Hay muchas formas de controlar la calidad, pero una de las más importantes es la documentación. Cuando los flujos de trabajo se documentan en forma de PNT e instrucciones de trabajo, resulta mucho más fácil garantizar que se siguen correctamente. Esto, a su vez, conduce a productos y servicios de mayor calidad.
No sólo eso, sino que la documentación también puede ayudar a que las empresas funcionen con más eficacia. Cuando todo el mundo sigue el mismo conjunto de procedimientos, hay menos margen de error. Las tareas pueden realizarse más rápidamente y con menos recursos. En otras palabras, la documentación puede ahorrar tiempo y dinero.
Es importante señalar que los PNT y las instrucciones de trabajo son sólo dos de las muchas herramientas que las empresas pueden utilizar para el control de calidad. Otras son los mapas de procesos, las listas de comprobación y las auditorías. La clave está en encontrar la combinación adecuada de herramientas para su empresa.
¿Qué es un PNT?
Los PNT, o procedimientos normalizados de trabajo, son un conjunto de instrucciones escritas que describen paso a paso el proceso de realización de una tarea. Suelen utilizarse en empresas con flujos de trabajo complejos, como las de fabricación, transporte y sanidad.
Los PNT son esenciales porque ayudan a garantizar que las tareas generales se llevan a cabo correctamente. Cuando todo el mundo sigue el mismo conjunto de procedimientos, hay menos margen de error. Esto conduce a productos y servicios de mayor calidad, y a un creciente sentido de captación del conocimiento tribal de una empresa con el que todos pueden conectar.
Los PNT también pueden ayudar a que las empresas funcionen con más eficacia. Cuando todo el mundo sigue el mismo conjunto de procedimientos, las tareas pueden realizarse más rápidamente y con menos recursos. En otras palabras, los PNT pueden ahorrar tiempo y dinero.
Existen muchos tipos diferentes de PNT, pero todos tienen el mismo objetivo: garantizar un control de calidad de alto nivel para que cualquier empleado pueda completar correctamente cualquier proceso empresarial.
La clave está en encontrar el tipo de PNT adecuado para su empresa. No todas las empresas necesitan todos los tipos de PNT. Todo depende de la naturaleza de su flujo de trabajo.
¿Qué es una instrucción de trabajo?
Las instrucciones de trabajo son similares en estilo y finalidad a los PNT. Son un conjunto de instrucciones escritas que describen paso a paso el proceso de realización de una tarea. Sin embargo, las instrucciones de trabajo son mucho más específicas que los PNT.
Mientras que los PNT se centran en el panorama general de un proceso, las instrucciones de trabajo se centran en los detalles más concretos. Por ejemplo, si un PNT describe los pasos para ensamblar un producto, una instrucción de trabajo proporcionaría detalles más específicos sobre cómo llevar a cabo cada paso.
Las instrucciones de trabajo son importantes porque ayudan a garantizar que las tareas se realizan correctamente. Cuando todo el mundo sigue el mismo conjunto de procedimientos, hay menos margen para el error. Esto da lugar a productos y servicios de mayor calidad. Y cuando los productos y servicios son de alta calidad, los clientes están satisfechos.
Aunque los PNT pueden proporcionar a todos los empleados una comprensión general de una tarea, las instrucciones de trabajo son esenciales para los empleados que realmente realizan la tarea. Proporcionan los detalles paso a paso que los empleados necesitan saber para hacer su trabajo correctamente.
Cuando se aplican instrucciones de trabajo, los trabajadores pueden adaptarse fácilmente a los cambios en el flujo de trabajo. Siempre sabrán lo que hay que hacer y cómo hacerlo. Esto ayuda a minimizar las interrupciones y a que el trabajo fluya sin problemas.
Lo mejor de todo es que las instrucciones de trabajo pueden utilizarse tanto en papel como en formato electrónico. De hecho, las instrucciones de trabajo digitales se han convertido en una de las formas más eficaces de introducir rápidamente a los empleados en nuevos procesos en tiempo real.
Cómo funcionan conjuntamente las instrucciones de trabajo y los PNT
Aunque las instrucciones de trabajo y los PNT tienen fines similares, no son lo mismo. De hecho, funcionan mejor cuando se utilizan juntas.
Volvamos a nuestro ejemplo inicial de un trabajador que llega a su primer día de trabajo en una empresa manufacturera. Este empleado tiene la tarea de dirigir una cadena de montaje en la planta principal, donde ensambla un producto concreto y realiza comprobaciones de control de calidad.
El primer día, el trabajador recibe un PNT en el que se describen los pasos a seguir en la cadena de montaje. El PNT podría ser algo parecido a esto:
- Encienda el interruptor de alimentación.
- Ajuste el selector de velocidad.
- Cargar las materias primas en la cinta transportadora.
- Montar el producto.
- Realizar comprobaciones de control de calidad.
- Empaquetar el producto acabado en cajas.
- Desconecta el interruptor de alimentación.
Aunque este PNT ofrece una visión general de los pasos que hay que dar en la cadena de montaje, no especifica cómo llevar a cabo cada paso. Es lo suficientemente genérico como para que sirva para casi cualquier empleado de la planta, independientemente del producto que esté montando.
El problema surge cuando un compañero se pone enfermo y nuestro nuevo empleado de confianza tiene que saltar a otra línea para suplirle.
Aunque conocen las expectativas de alto nivel del PNT (hacer funcionar la máquina, comprobar la calidad, etc.), es posible que no sepan cómo manejar la máquina concreta que se les ha asignado.
Aquí es donde entran en juego las instrucciones de trabajo. Cada máquina de la planta tiene su propio conjunto de instrucciones de trabajo en las que se detalla cómo llevar a cabo cada paso del proceso. Así, si a nuestro empleado se le asigna una máquina diferente, no tiene más que consultar las instrucciones de trabajo para aprender a manejarla.
Las instrucciones de trabajo son esenciales para garantizar el control de calidad y la normalización en todas las máquinas de la planta. Contribuyen a garantizar que cada máquina funcione de la misma manera, independientemente de quién la maneje. Y cuando las máquinas se manejan de la misma manera, se producen menos errores, los productos son de mayor calidad y los empleados son más eficientes.
PNT frente a instrucciones de trabajo: Lo esencial
Aunque los PNT y las instrucciones de trabajo pueden parecer similares a primera vista, tienen finalidades distintas. Los PNT esbozan los pasos de alto nivel necesarios para completar una tarea, mientras que las instrucciones de trabajo proporcionan detalles más específicos sobre cómo llevar a cabo cada paso.
Tanto los PNT como las instrucciones de trabajo son esenciales para el control de calidad y la normalización. Los PNT ayudan a garantizar que todo el mundo está de acuerdo, mientras que las instrucciones de trabajo ayudan a garantizar que las tareas se llevan a cabo correctamente.
Cuando se utilizan conjuntamente, los PNT y las instrucciones de trabajo pueden ayudar a las empresas a funcionar de forma más eficiente y a producir a su mejor nivel. Así que, si alguna vez te sientes perdido en el trabajo, acuérdate de consultar tus PNT e instrucciones de trabajo. Te ayudarán a volver al buen camino. Y si su empresa no aprovecha estas herramientas de control de calidad, quizá sea hora de actualizar sus procesos para incluirlas.
![¿Qué es la certificación IATF 16949? [Plantilla gratuita]](data:image/svg+xml;base64,PHN2ZyB4bWxucz0iaHR0cDovL3d3dy53My5vcmcvMjAwMC9zdmciIHZpZXdCb3g9IjAgMCAzMDAgMjAwIiB3aWR0aD0iMzAwIiBoZWlnaHQ9IjIwMCIgZGF0YS11PSJodHRwcyUzQSUyRiUyRnd3dy5henVtdXRhLmNvbSUyRndwLWNvbnRlbnQlMkZ1cGxvYWRzJTJGMjAyNCUyRjAzJTJGY2FyLXRlY2huaWNpYW4tZG9pbmctaW5zcGVjdGlvbi0zMDB4MjAwLmpwZWciIGRhdGEtdz0iMzAwIiBkYXRhLWg9IjIwMCIgZGF0YS1iaXA9IiI+PC9zdmc+ "What Is IATF 16949 Certification? [Free Template!]")