Dans un monde de plus en plus complexe, il est plus important que jamais de disposer de processus et de procédures parfaitement clairs. C'est pourquoi de nombreuses entreprises choisissent de documenter leurs flux de travail sous la forme de procédures opérationnelles standard (POS) et d'instructions de travail.
Bien que les modes opératoires normalisés et les instructions de travail soient des outils précieux pour le contrôle de la qualité et la normalisation, ils ont des objectifs différents. En bref, les modes opératoires normalisés décrivent les étapes à suivre pour accomplir une tâche, tandis que les instructions de travail fournissent des détails plus spécifiques sur la manière d'exécuter chaque étape.
Imaginez que c'est votre premier jour de travail dans un atelier de fabrication. Vous arrivez et trouvez un ensemble de modes opératoires normalisés sur votre bureau. Les modes opératoires normalisés vous indiquent que vous devez d'abord changer votre équipement de sécurité et vous rendre à votre poste de travail. Vous êtes censé effectuer une série de tâches dans un ordre précis à votre poste de travail.
Les modes opératoires normalisés vous donnent une vue d'ensemble de ce qui doit être fait, mais ils ne fournissent pas de détails sur la manière dont chaque tâche doit être exécutée. C'est là qu'interviennent les instructions de travail.
Les instructions de travail sont beaucoup plus spécifiques que les POS. Elles vous indiquent exactement ce que vous devez faire et comment vous devez le faire. Dans notre exemple, les instructions de travail peuvent vous indiquer quel type d'équipement de sécurité vous devez mettre, comment ajuster votre poste de travail et quels sont les outils dont vous aurez besoin pour chaque tâche.
Alors que les modes opératoires normalisés se concentrent sur la situation dans son ensemble, les instructions de travail s'attardent sur les détails les plus infimes. Les deux sont importants, mais ils ont des objectifs différents. Voyons ce qu'elles impliquent, pourquoi elles sont importantes et comment rédiger des instructions de travail et des modes opératoires normalisés pour une efficacité maximale.
La nécessité d'instructions de qualité
Le monde des affaires est plus complexe que jamais. Dans le passé, une entreprise pouvait n'avoir à se préoccuper que de ses produits et services. Aujourd'hui, il existe une myriade d'autres facteurs à prendre en considération, des réglementations à la gestion de la chaîne d'approvisionnement.
Les entreprises étant devenues plus complexes, le besoin de contrôle de la qualité s'est accru. Le contrôle de la qualité consiste à s'assurer que les produits et les services répondent à des normes spécifiques. Une baisse de la qualité peut entraîner toutes sortes de problèmes, allant de l'insatisfaction des clients à l'augmentation des coûts.
Il existe de nombreux moyens d'assurer le contrôle de la qualité, mais l'un des plus importants est la documentation. Lorsque les flux de travail sont documentés sous la forme de POS et d'instructions de travail, il devient beaucoup plus facile de s'assurer qu'ils sont suivis correctement. Cela permet d'obtenir des produits et des services de meilleure qualité.
En outre, la documentation peut également aider les entreprises à fonctionner de manière plus efficace. Lorsque tout le monde suit le même ensemble de procédures, il y a moins de place pour l'erreur. Les tâches peuvent être accomplies plus rapidement et avec moins de ressources. En d'autres termes, la documentation permet de gagner du temps et de l'argent.
Il est important de noter que les POS et les instructions de travail ne sont que deux des nombreux outils que les entreprises peuvent utiliser pour le contrôle de la qualité. Parmi les autres outils, citons les diagrammes de processus, les listes de contrôle et les audits. L'essentiel est de trouver la bonne combinaison d'outils pour votre entreprise.
Qu'est-ce qu'une procédure d'exploitation normalisée ?
Les SOP, ou procédures opérationnelles standard, sont un ensemble d'instructions écrites qui décrivent, étape par étape, la procédure à suivre pour accomplir une tâche. Elles sont souvent utilisées dans les entreprises qui ont des flux de travail complexes, comme la fabrication, l'expédition et les soins de santé.
Les modes opératoires normalisés sont essentiels car ils permettent de garantir que les tâches générales sont exécutées correctement. Lorsque tout le monde suit le même ensemble de procédures, il y a moins de place pour l'erreur. Il en résulte des produits et des services de meilleure qualité, ainsi qu'un sentiment croissant d'appropriation du savoir tribal de l'entreprise, auquel tous peuvent se référer.
Les modes opératoires normalisés peuvent également aider les entreprises à fonctionner plus efficacement. Lorsque tout le monde suit le même ensemble de procédures, les tâches peuvent être accomplies plus rapidement et avec moins de ressources. En d'autres termes, les modes opératoires normalisés permettent d'économiser du temps et de l'argent.
Il existe de nombreux types de modes opératoires normalisés, mais ils ont tous le même objectif : assurer un contrôle de la qualité à un niveau élevé afin que tout processus commercial puisse être exécuté correctement par n'importe quel employé.
L'essentiel est de trouver le bon type de SOP pour votre entreprise. Toutes les entreprises n'ont pas besoin de tous les types de modes opératoires normalisés. Tout dépend de la nature de votre flux de travail.
Qu'est-ce qu'une instruction de travail ?
Les instructions de travail ont un style et un objectif similaires à ceux des modes opératoires normalisés. Il s'agit d'un ensemble d'instructions écrites qui décrivent étape par étape le processus d'exécution d'une tâche. Toutefois, les instructions de travail sont beaucoup plus spécifiques que les modes opératoires normalisés.
Alors que les modes opératoires normalisés se concentrent sur la vue d'ensemble d'un processus, les instructions de travail s'attardent sur les détails les plus infimes. Par exemple, si une procédure opératoire standard décrit les étapes de l'assemblage d'un produit, une instruction de travail fournira des détails plus spécifiques sur la manière d'exécuter chaque étape.
Les instructions de travail sont importantes car elles permettent de garantir que les tâches sont exécutées correctement. Lorsque tout le monde suit le même ensemble de procédures, il y a moins de place pour l'erreur. Cela permet d'obtenir des produits et des services de meilleure qualité. Et lorsque les produits et les services sont de grande qualité, les clients sont satisfaits.
Si les modes opératoires normalisés peuvent donner à tous les employés une compréhension globale d'une tâche, les instructions de travail sont essentielles pour les employés qui exécutent effectivement la tâche. Elles fournissent les détails étape par étape que les employés doivent connaître pour effectuer leur travail correctement.
Lorsque des instructions de travail sont mises en œuvre, les travailleurs peuvent facilement s'adapter aux changements dans le flux de travail. Ils sauront toujours ce qu'il faut faire et comment le faire. Cela permet de minimiser les perturbations et d'assurer la fluidité du travail.
Mieux encore, les instructions de travail peuvent être utilisées à la fois sur papier et sous forme électronique. En fait, les instructions de travail numériques sont devenues l'un des moyens les plus efficaces d'initier rapidement les employés à de nouveaux processus en temps réel.
Comment les instructions de travail et les modes opératoires normalisés fonctionnent-ils en tandem ?
Si les instructions de travail et les procédures opérationnelles standard ont des objectifs similaires, elles ne sont pas identiques. En fait, elles fonctionnent mieux lorsqu'elles sont utilisées ensemble.
Reprenons notre exemple initial d'un travailleur arrivant pour son premier jour de travail dans une entreprise manufacturière. Ce travailleur est chargé de diriger une chaîne de montage au rez-de-chaussée, où il assemble un produit particulier et effectue des contrôles de qualité.
Le premier jour, le travailleur reçoit un mode opératoire normalisé qui décrit les étapes du fonctionnement de la chaîne de montage. Le mode opératoire peut ressembler à ceci :
- Allumez l'interrupteur d'alimentation.
- Régler le sélecteur de vitesse.
- Charger les matières premières sur le tapis roulant.
- Assembler le produit.
- Effectuer des contrôles de qualité.
- Emballer le produit fini dans des boîtes.
- Couper l'interrupteur d'alimentation.
Si ce mode opératoire donne une vue d'ensemble des étapes de la chaîne de montage, il ne précise pas comment exécuter chacune d'entre elles. Il est suffisamment générique pour s'appliquer à presque tous les employés de l'atelier, quel que soit le produit qu'ils assemblent.
Le problème survient lorsqu'un collègue se fait porter pâle et que notre fidèle nouvel employé doit passer à une autre ligne pour prendre le relais.
Bien qu'ils connaissent les attentes générales du mode opératoire normalisé (faire fonctionner la machine, vérifier la qualité, etc.), ils ne savent peut-être pas comment faire fonctionner la machine spécifique qui leur a été confiée.
C'est là qu'interviennent les instructions de travail. Chaque machine de l'atelier dispose de son propre ensemble d'instructions de travail détaillant la manière d'exécuter chaque étape du processus. Ainsi, si notre employé est affecté à une autre machine, il lui suffit de consulter les instructions de travail pour apprendre à l'utiliser.
Les instructions de travail sont essentielles pour assurer le contrôle de la qualité et la normalisation de toutes les machines de l'atelier. Elles permettent de s'assurer que chaque machine est utilisée de la même manière, quelle que soit la personne qui l'utilise. Et lorsque les machines sont utilisées de la même manière, il y a moins d'erreurs, les produits sont de meilleure qualité et les employés sont plus efficaces.
SOPs vs Instructions de travail : L'essentiel
Les modes opératoires normalisés et les instructions de travail peuvent sembler similaires à première vue, mais ils ont des objectifs différents. Les modes opératoires normalisés décrivent les grandes étapes de l'exécution d'une tâche, tandis que les instructions de travail fournissent des détails plus spécifiques sur la manière d'exécuter chaque étape.
Les SOP et les instructions de travail sont toutes deux essentielles au contrôle de la qualité et à la normalisation. Les SOP permettent de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde, tandis que les instructions de travail permettent de s'assurer que les tâches sont exécutées correctement.
Utilisées conjointement, les procédures opératoires normalisées et les instructions de travail peuvent aider les entreprises à fonctionner plus efficacement et à produire à leur meilleur niveau. Ainsi, si vous vous sentez perdu au travail, n'oubliez pas de consulter vos modes opératoires normalisés et vos instructions de travail. Ils vous aideront à vous remettre sur la bonne voie. Et si votre entreprise ne tire pas parti de ces outils de contrôle de la qualité, il est peut-être temps d'améliorer votre processus pour les inclure !
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