Hoe een doeltreffende analyse van het tekort aan vaardigheden uit te voeren met behulp van een vaardighedenmatrix

De vaardigheidskloof is een fenomeen dat wereldwijd aan populariteit wint. De effecten ervan zijn de afgelopen jaren sterk voelbaar geweest in de productiesector. Veel experts uit de sector raden aan om af en toe een analyse van de vaardigheidskloof te maken om deze uitdaging aan te gaan. In dit artikel introduceren we kort het fenomeen van de vaardigheidskloof en leiden we je door de implementatie van een effectieve vaardigheidskloofanalyse.
Mannen werken aan de oude fabriek voor de installatie van apparatuur

De vaardigheidskloof is een fenomeen dat wereldwijd aan populariteit wint. De effecten ervan zijn de afgelopen jaren sterk voelbaar geweest in de productiesector. Veel industrie-experts raden elke organisatie aan om af en toe een analyse van de vaardigheidskloof te maken om deze uitdaging aan te gaan. 

Maar wat is een vaardigheidskloof? Hoe kun je een analyse van de vaardigheidskloof van je werknemers uitvoeren? En welke hulpmiddelen moeten worden gebruikt bij het uitvoeren van een analyse van de vaardigheidskloof? Voor projectmanagers en personeelsfunctionarissen die nieuw zijn op het gebied van analyse van vaardigheidskloven, kan het ontmoedigend lijken om ermee te beginnen.

Maar maak je geen zorgen, dit artikel zal je begeleiden bij het uitvoeren van een effectieve analyse van de vaardigheidskloof. We laten je kort kennismaken met het fenomeen van de vaardigheidskloof, de analyse van de vaardigheidskloof, de vaardigheidsmatrix als primair analyse-instrument en een stapsgewijze handleiding voor het uitvoeren van een succesvolle analyse van de vaardigheidskloof.

Wat is een vaardighedenkloof?

Een vaardigheidskloof is een toestand waarbij de vaardigheden die nodig zijn voor een bepaalde job niet overeenstemmen met de huidige vaardigheden van een werknemer. Deze situatie kan zich in elke sector voordoen. De productiesector wordt bijzonder hard getroffen door de vaardigheidskloof. Er wordt bijvoorbeeld gezegd dat 2,1 miljoen banen in de verwerkende industrie niet ingevuld zullen worden in de periode 2020-2030 in de VS, volgens een onderzoek van onderzoek van Deloitte.

De Europese verwerkende industrie ondervindt hetzelfde probleem in de vorm van een tekort aan gekwalificeerde productiemedewerkers, zoals blijkt uit dit Eurofund-onderzoeksrapport suggereert. Het probleem van de vaardigheidskloof in de productiesector is dus wel degelijk een ernstig probleem.

Er zijn verschillende factoren die bijdragen aan dit probleem, zoals werknemers die met pensioen gaan, de mismatch tussen onderwijs en de behoeften van de industrie en de voortdurende technologische vooruitgang.

Voor een diepere duik in dit fenomeen, bekijk ons artikel over de vaardigheidskloof in de productiesector.

Wat is een analyse van het tekort aan vaardigheden?

Als projectmanager of personeelsfunctionaris is het van vitaal belang om de effecten van de vaardigheidskloof op je team te minimaliseren. Dit kan worden gedaan door een analyse van de vaardigheidskloof uit te voeren. In essentie is een vaardigheidskloofanalyse het proces van onderzoeken of er een vaardigheidskloof is binnen een organisatie en uitzoeken bij welke specifieke werknemers deze kloof ligt.

Een analyse van de vaardigheidskloof wordt meestal uitgevoerd met behulp van een competentiematrix. In de volgende secties van dit artikel zullen we de vaardighedenmatrix verder uitleggen en een stap-voor-stap handleiding geven om een analyse van de vaardigheidskloof uit te voeren.

Wat is een Vaardighedenmatrix?

Een competentiematrix is een visuele weergave van de vaardigheid van je teamleden in bepaalde vaardigheden. De vaardigheidsniveaus van je werknemers worden weergegeven in getallen en zijn vaak ook voorzien van een kleurcode. Dankzij deze matrix ben je in één oogopslag op de hoogte van de geselecteerde vaardigheidsniveaus van je teamleden.

Hoe maak je een Vaardighedenmatrix?

Een competentiematrix kan conventioneel of softwarematig zijn. Conventioneel betekent dat je de matrix handmatig moet opstellen en beheren, meestal met behulp van een spreadsheetprogramma zoals Microsoft Excel of Google Sheets. Je kunt ook online een sjabloon voor een competentiematrix downloaden en het bewerken zodat het aan je behoeften voldoet.

Een competentiematrix kan ook worden geleverd met speciale software. Een softwarematige competentiematrix is veel krachtiger dan een conventionele matrix, omdat deze handige functies biedt zoals regelmatige quizzen en toetsen, langetermijnplanning voor de opleiding van werknemers, geïntegreerde meldingen en nog veel meer. 

Bovendien is het gebruik van competentiematrixsoftware ook tijdsefficiënter, omdat het al wordt geleverd met een kant-en-klaar matrixsjabloon, zodat je de matrix niet helemaal opnieuw hoeft te ontwerpen.

Voor een dieper inzicht in vaardigheidsmatrices, bekijk onze ultieme gids.

Overwegen of uw organisatie een analyse van het tekort aan vaardigheden nodig heeft 

Een analyse van de vaardigheidskloof is een essentiële maar tijdrovende taak. Daardoor zijn veel projectmanagers en personeelsfunctionarissen geneigd om het over te slaan, omdat de urgentie ervan niet zo zichtbaar is. 

Hier zijn een aantal gevallen waarin het nodig is om een analyse van de vaardigheidskloof binnen je organisatie uit te voeren:

Overgang naar een nieuwe technologie of een nieuw systeem

De meest voor de hand liggende reden voor een analyse van de vaardigheidskloof is wanneer je team overgaat op een nieuwe technologie of een nieuw systeem. Hierbij moet je nagaan of de huidige vaardigheden van je teamleden voldoende zijn om de nieuwe technologie of het nieuwe systeem te bedienen. 

Als uit de analyse van de vaardigheidskloof blijkt dat het vaardigheidsniveau van je teamleden toereikend is, dan zal de overgang soepel verlopen. Als het vaardigheidsniveau van je teamleden onvoldoende is voor de overgang, kun je het beste trainingsprogramma's plannen om de vaardigheidskloof te dichten. Hoe dan ook, het is altijd het beste om van tevoren te weten of er een vaardigheidskloof in je team is, omdat je dan voldoende tijd hebt om deze kloof te dichten.

Elk bedrijf moet bijvoorbeeld een routinematige belastingaangifte organiseren. Traditioneel moet de boekhoudafdeling van een organisatie lange en zeer gedetailleerde Excel-spreadsheets maken en beheren, waarin de winsten en uitgaven van de organisatie tot op de cent nauwkeurig worden bijgehouden. Daarna moeten ze ook nog eens meerdere pagina's met belastingaangifteformulieren van de overheid invullen.

Elke werknemer in het boekhoudteam van een organisatie begrijpt hoe tijdrovend, nauwgezet en vermoeiend dit proces is. Gelukkig kan dit proces gedeeltelijk worden geautomatiseerd met behulp van software voor vennootschapsbelasting. 

Hiermee kan je boekhoudteam eenvoudig de vereiste belastinggegevens invoeren in de daarvoor bestemde velden en de benodigde documenten uploaden. Dit bespaart enorm veel tijd en moeite die voorheen werden besteed aan het handmatig maken en uitvoeren van meerdere Excel-spreadsheets, handmatige berekeningen en onderzoek naar voortdurend veranderende belastingregels.

Het gebruik van deze krachtige tijdbesparende software is echter niet eenvoudig. Het kost tijd en oefening voor je boekhoudteam om over te stappen van een traditioneel belastingrapportagesysteem naar een op software gebaseerd systeem. Daarom is het het beste om te beoordelen of ze klaar zijn om over te stappen op software voor vennootschapsbelasting en waar de vaardigheidskloof ligt. Dit kan alleen worden gedaan door een analyse van de vaardighedenkloof uit te voeren.

De professionele Kaukasische manageringenieur in veiligheidsuniform leidt fabrieksarbeider, de exploitant van de workshopfabriek, de productie van het werktuigbouwteam in zware industriële vervaardigingfabriek op

Nieuwe machines kopen op de werkvloer

Ook het gebruik van nieuwe machines in uw fabriek zal waarschijnlijk extra training vereisen voor uw werknemers. Je introduceert bijvoorbeeld 3D-printers op je werkvloer.

Een 3D printer is een zeer veelzijdige machine, omdat het elk object kan materialiseren dat is ontworpen met Computer-Aided Design (CAD) software. Het is ook kosteneffectief, want veel 3D-printers kosten slechts een paar honderd euro.

De operationele kosten zijn veel lager dan het continu inkopen van onderdelen bij leveranciers en het opslaan ervan in een magazijn. Daarom hebben veel productiefabrieken wereldwijd 3D-printers geïntroduceerd als integraal onderdeel van hun productieproces.

Het onder de knie krijgen van CAD-software vereist echter een maandenlange training voor degenen die nieuw zijn in het ontwerpen van 3D-producten. Om het immense potentieel van 3D-printers en andere revolutionaire productietools te benutten, is het dus cruciaal om ervoor te zorgen dat uw werknemers over de vereiste vaardigheden beschikken.

Productie van nieuwe producten

Als je organisatie van plan is om een nieuw product op de markt te brengen, is het ook verstandig om na te gaan of je huidige werknemers over voldoende vaardigheden beschikken om dit product te ondersteunen. Ga na of je werknemers de vaardigheden hebben die nodig zijn om dit nieuw gelanceerde product te produceren, te onderhouden en klantenondersteuning te bieden.

Stel je bijvoorbeeld voor dat je de fabrieksmanager bent van een autofabriek die gespecialiseerd is in de productie van duizenden sedans per maand. Op een bepaald moment besluit het hogere management van het bedrijf om ook nieuwe SUV-modellen in jouw fabriek te produceren.

Als fabrieksmanager ben je er verantwoordelijk voor dat deze SUV's goed gemaakt zijn en goed ondersteund worden wanneer ze al in handen van je klanten zijn. SUV's en sedans hebben immers verschillende chassis, afmetingen, ontwerpen en vele andere verschillen.

Het is jouw taak om ervoor te zorgen dat je werknemers klaar zijn voor hun taak en om indien nodig extra training te geven. Er is geen betere manier om dat te weten dan door een analyse van de vaardigheidskloof.

Toekomstige uitbreidingsplannen

Een ander goed moment om een analyse van de vaardigheidskloof uit te voeren is bij het plannen van toekomstige uitbreidingsplannen van het bedrijf. Dit omvat het openen van een nieuwe productiefaciliteit, het betreden van een nieuwe markt of gewoon het verhogen van de productiecapaciteit van je huidige fabriek. 

Voordat je uitbreidt, is het altijd belangrijk om te controleren of je bestaande team over voldoende vaardigheden en bandbreedte beschikt. Om de nodige inzichten te krijgen, moet je een analyse van de vaardigheidskloof uitvoeren met behulp van een vaardigheidsmatrix. 

Zorgen van werknemers

Een ander duidelijk teken dat een analyse van de vaardighedenkloof nodig is, is wanneer een of meer werknemers hun bezorgdheid hebben geuit. Je werknemers kunnen je bijvoorbeeld vertellen dat hun vaardigheden ontoereikend zijn voor hun dagelijkse taken.

In dat geval is het maken van een analyse van de vaardigheidskloof het meest logische antwoord. Na het identificeren van de vaardigheidskloof kan een ontwikkelingsplan voor werknemers voor de korte en lange termijn worden opgesteld. Dit is ook een goede strategie om werknemers te behouden.

Volgens een IBM-onderzoekzegt 36% van de respondenten dat "doorlopende leermogelijkheden" zijn wat werknemers van hun werkgevers verwachten (naast hun salaris). Met de voortdurende vaardigheidskloof in de productie is het in uw belang om uw huidige werknemers te behouden. Een ontwikkelingsplan voor werknemers is dus een effectieve manier om hun prestaties te verbeteren en hun loyaliteit te behouden.

Onvoldoende prestaties

Als je van mening bent dat je team ondermaats presteert of dat de prestaties al enige tijd achteruit zijn gegaan, is dat ook een subtiel teken om te beginnen met een analyse van de vaardighedenkloof. Misschien raken de vaardigheden van een of meer van je teamleden verouderd en kunnen ze de steeds verder ontwikkelende industriële tools en technieken niet bijhouden. Of misschien is je team onderbemand en heeft het zo snel mogelijk extra personeel nodig.

Als er hiaten in de vaardigheden zijn ontdekt die de prestaties van je team negatief beïnvloeden, is het tijd om ze aan te pakken. Je kunt trainingsprogramma's organiseren om de kloof te dichten of je kunt externe talenten inhuren. Hoe dan ook, je beslissingen zullen altijd gebaseerd zijn op feiten na een analyse van de vaardigheidskloof. 

Hoe voer je een analyse van het tekort aan vaardigheden uit?

Nu de basis is behandeld, is het tijd om dieper in te gaan op de implementatie van een analyse van de vaardigheidskloof.

In het algemeen kan een analyse van ontbrekende vaardigheden op twee niveaus worden uitgevoerd: individueel of teamniveau. Een analyse van de vaardigheidskloof op individueel niveau betekent dat de bestaande vaardigheden van een werknemer worden beoordeeld en vergeleken met de vereisten van hun huidige functie. Ondertussen, een vaardigheidskloofanalyse op teamniveau verwijst naar het beoordelen van de bestaande vaardigheden van alle werknemers binnen een team en deze te vergelijken met de industriestandaarden in elk van hun functies.

De inhoud van een analyse van de vaardigheidskloof op individueel niveau en op teamniveau is hetzelfde. Het enige verschil is de reikwijdte van de analyse: de eerste is individueel en de tweede is teambreed. In dit artikel zullen we ons richten op de analyse van de vaardigheidskloof op teamniveau, omdat deze de grootste reikwijdte heeft in de analyse.

Een analyse van de vaardigheidskloof bestaat uit verschillende stappen in een bepaalde volgorde. Hier volgt een stapsgewijze handleiding voor het uitvoeren van een effectieve analyse van ontbrekende vaardigheden in elke organisatie: 

Stap 1: Relevante vaardigheden identificeren die beoordeeld zullen worden

De eerste stap is bepalen welke vaardigheden worden beoordeeld in je analyse van de vaardigheidskloof. Over het algemeen richt een analyse van hiaten in vaardigheden zich alleen op technische functiegerelateerde vaardigheden. Vanwege hun technische aard moeten de geëvalueerde vaardigheden worden geselecteerd door de projectmanager van elk team of door een zeer ervaren medewerker.

Een medewerker die bijvoorbeeld in het inkoopteam werkt, wordt beoordeeld op vaardigheden zoals SAP Ariba (of vergelijkbare inkoopsoftware), Microsoft Excel (voor het bijhouden van financiële gegevens), het opstellen van contracten en andere relevante vaardigheden.

Een ander voorbeeld is een HSE-medewerker (gezondheid, veiligheid en milieu). Voor deze functie bestaan de vaardigheden onder andere uit kennis van lokale en industriële regelgeving op het gebied van HSE, beheersing van certificeringen voor veiligheid op het werk, zoals ISO 45001de vaardigheid om veiligheidsmiddelen zoals een brandblusser te gebruiken en vele andere ondersteunende vaardigheden.

Naast technische vaardigheden voegen projectmanagers soms ook zachte vaardigheden zoals teamwerk, kritisch denken en verbale communicatie toe aan hun matrix. Als dat het geval is, verdient het de voorkeur om een competentiematrix te gebruiken in plaats van een vaardighedenmatrix. 

Hoewel ze identiek klinken, zijn een competentiematrix en een competentiematrix in feite twee verschillende instrumenten met een verschillende inhoud en doeleinden binnen een organisatie. Om het verschil tussen de twee beter te begrijpen lees dan ons diepgaande artikel hier.

Multiraciale tachnicial-ingenieur traint met robotarm

Stap 2: Het vaardigheidsniveau van uw werknemers objectief meten

Na het selecteren van de vaardigheidssets is het tijd om je werknemers objectief te evalueren. Het meten van het vaardigheidsniveau van je werknemers kan op verschillende manieren. Enkele van de meest voorkomende beoordelingsmethoden zijn:

  • Quizzen en technische toetsen
  • Technische interviews
  • De KPI's van je werknemers evalueren
  • Feedback van collega's

In het ideale geval worden de geselecteerde vaardigheden geëvalueerd en gemeten door de projectmanager of door het meest ervaren lid van het team, omdat zij meestal de breedste en diepste technische kennis op hun gebied hebben. 

Het vaardigheidsniveau moet gekwantificeerd worden in numerieke waarden, meestal binnen het bereik van 1-5 of 1-10. Hoe hoger de waarde, hoe hoger het vaardigheidsniveau. Hoe hoger het getal, hoe hoger het vaardigheidsniveau. Kleurcodering van het vaardigheidsniveau wordt ook aanbevolen, omdat het je vaardighedenmatrix visueel intuïtiever maakt.

Stap 3: De bevindingen van uw Vaardighedenmatrix analyseren

Als de vaardigheden van je teamleden gemeten zijn, is het tijd om ze in een competentiematrix te zetten en te analyseren. Op basis van de gegevens in je competentiematrix is het tijd om jezelf de volgende vragen te stellen: 

  • Zijn de vaardigheden van je teamleden voldoende om hun dagelijkse taken uit te voeren?
  • Kunnen je teamleden de nieuwste tools en technieken in de sector gebruiken voor hun werk?
  • Is er een teamlid dat qua productiviteit achterblijft bij zijn collega's?
  • Hoe is het vaardigheidsniveau van je werknemers in vergelijking met je concurrenten?
  • Is er voldoende personeel binnen je team en is de werkdruk van je teamleden nog steeds beheersbaar?
  • Zijn er senior teamleden die binnenkort met pensioen gaan of je organisatie verlaten?
  • Is jouw organisatie van plan om binnenkort haar productiecapaciteit, marktbereik of productassortiment uit te breiden? Zo ja, welke gevolgen heeft deze uitbreiding voor jouw team?

De antwoorden op deze vragen zullen bepalen of er een vaardigheidstekort is in je team, zowel nu als in de nabije toekomst.

Stap 4: Ontwikkelingsplannen voor werknemers opstellen voor de korte en lange termijn

Als er inderdaad een vaardigheidstekort is in je team, kun je dat het beste zo snel mogelijk aanpakken. Een competentiematrix laat je zien welke vaardigheden ontbreken en bij welke werknemers deze hiaten zich voordoen. Met deze precisie kunt u goed geïnformeerde beslissingen nemen bij het opstellen van ontwikkelingsplannen voor uw werknemers.

Om de bestaande vaardigheidskloof te dichten, is het van het grootste belang om onmiddellijk een trainingsprogramma te organiseren. Als een meerderheid van je teamleden een vaardigheidskloof ontdekt, is het logisch om een trainingsprogramma voor het hele team te organiseren. Alle teamleden in één keer trainen is een efficiënte manier om de vaardigheidskloof aan te pakken.

Aan de andere kant, als er bij een klein aantal werknemers een leemte wordt vastgesteld, dan is het het beste om persoonlijk aangepaste trainingsprogramma's te hebben. Op die manier worden alleen de betrokken werknemers getraind, wat tijd bespaart voor uw voldoende geschoolde werknemers en het trainingsbudget van uw organisatie.

Zelfs als er geen vaardigheidskloof bestaat in je team, is het toch aan te raden om voor elke werknemer een ontwikkelingsplan voor de lange termijn te hebben. Voorbeelden van ontwikkelingsprogramma's voor werknemers kunnen de vorm aannemen van:

  • Routinematige trainingsactiviteiten/seminars over technische vaardigheden en soft skills
  • Jaarlijkse teambuildingactiviteiten
  • Financiering van de deelname van uw werknemers aan conferenties en evenementen in de sector
  • Een vast bedrag aan budget en betaalde verlofdagen ter beschikking stellen die uw werknemers kunnen gebruiken om deel te nemen aan opleidingsprogramma's van hun keuze
  • Een mentorschapsprogramma van senior medewerkers voor junior/nieuwe medewerkers
  • Een interne afdeling voor talentontwikkeling

Stap 5: Mogelijkheden voor werving

Als een tekort aan vaardigheden te groot is om aan te pakken met een programma voor personeelsontwikkeling, dan is het werven van nieuw talent de beste oplossing. Het kiezen van de ideale rekruten met de vaardigheden en ervaring die je team mist, is nog nooit zo eenvoudig geweest dankzij de datavisualisatie van je vaardighedenmatrix. 

Stap 6: Uw vaardighedenkloof is gedicht, wat nu?

Als de vaardigheidskloof van je team is gedicht (door omscholing van werknemers, aanwerving van nieuwe talenten of beide), is het nog steeds het beste om routinematig een vaardigheidskloofanalyse uit te voeren. Zelfs als er geen aanwijzingen zijn dat er een vaardigheidskloof bestaat binnen je team, is een routinematige analyse van de vaardigheidskloof toch nuttig voor elke organisatie.

Veel HR-experts raden aan om één keer per jaar een analyse van de vaardigheidskloof uit te voeren. Natuurlijk verschilt de ideale frequentie per bedrijfstak. Sommige industrieën ervaren disrupties en innovaties sneller dan andere. Technologische ontwikkelingen in de elektronica-industrie gaan ongetwijfeld sneller dan in de textielindustrie, bijvoorbeeld.

Uw vaardighedenmatrix gebruiken naast de analyse van hiaten in vaardigheden

Een competentiematrix kan niet alleen worden gebruikt voor het analyseren van hiaten in vaardigheden. Het kan ook worden gebruikt als een ondersteunend hulpmiddel voor het bijhouden van prestaties - wat nuttig is voor opvolgingsplanning en het plannen van de beloning van werknemers. Als gevolg hiervan zal elke projectmanager of personeelsfunctionaris beter geïnformeerd zijn bij het nemen van beslissingen over de loopbaanontwikkeling en het compensatiepakket van hun werknemers op de lange termijn.

Vaardighedenmatrixsoftware gebruiken voor uw behoeften op het gebied van vaardigheidskloofanalyse

Een competentiematrix is je belangrijkste hulpmiddel bij het uitvoeren van een analyse van de vaardigheidskloof in je team. Hoewel het mogelijk is om een competentiematrix op te stellen en uit te voeren met Microsoft Excel of Google Sheets, is het beter om te kiezen voor competentiematrixsoftware.

Een op software gebaseerde competentiematrix biedt veel functies en voordelen die een op spreadsheet gebaseerde competentiematrix nooit kan evenaren. Nuttige functies zijn onder andere een ingebouwde matrixsjabloon, een planningssysteem voor langetermijnopleidingen voor werknemers en de mogelijkheid om een gepersonaliseerd rapport over werknemersvaardigheden te genereren.

De module Vaardighedenmatrix & opleiding van Azumuta gaat nog een stap verder: het is de enige competentiematrixsoftware op de markt die kan worden gekoppeld aan Digitale Werkinstructies.

Hoe een doeltreffende analyse van het tekort aan vaardigheden uit te voeren met behulp van een vaardighedenmatrix

Met deze integratie kunt u visueel intuïtieve instructies naar uw werknemers sturen, uw werkvloer in realtime bewaken, het kwaliteitscontroleproces van uw producten op afstand digitaal bewaken en nog veel meer tijd- en kostenbesparende functies gebruiken - allemaal vanuit uw comfortabele desktop/tablet/smartphone. 

Daarom is het bijhouden van de prestaties en vaardigheidsniveaus van je teamleden gedigitaliseerd en geautomatiseerd. De dagen van het handmatig invoeren van de vaardigheidsniveaus van medewerkers in een spreadsheet met een vaardigheidsmatrix - waar je uren aan hebt gewerkt - zijn voorbij.

Bekijk hoe Azumuta's Digitale Werkinstructies module heeft geleid tot een 60% minder klachten van klanten, a 40% verhoging van de snelheid waarmee klachten worden opgelosten de tijd die nodig is om werkinstructies te maken en te beheren gehalveerd in ons succesverhaal van onze klant. Bekijk ook andere succesverhalen hier.

Als projectmanager, Azumuta's Vaardighedenmatrix & Training module de analyse van uw vaardighedenkloof moeiteloos en tijdsefficiënt.

In dit artikel

Recente Blog Updates

Robotarmen langs lopende band in moderne fabriek

Heijunka: Definitie, technieken en voorbeelden

Heijunka is een slanke productietechniek die bedrijven helpt om de efficiëntie te verbeteren en verspilling te verminderen door de vraag en de productieschema's gelijk te trekken. Het is een belangrijk principe van de Toyota Productie

Read More "