El déficit de cualificaciones es un fenómeno que está ganando popularidad en todo el mundo. Sus efectos se han dejado sentir sustancialmente en el sector manufacturero en los últimos años. Muchos expertos del sector recomiendan a todas las organizaciones que realicen de vez en cuando un análisis del déficit de cualificaciones para hacer frente a este reto.
Pero, ¿qué es un déficit de competencias? ¿Cómo puede realizar un análisis de las carencias de competencias de sus empleados? ¿Y qué herramientas deben utilizarse al realizar un análisis de carencias de competencias? Para los gestores de proyectos y responsables de recursos humanos que se inician en el análisis de las carencias de competencias, empezar uno puede parecer desalentador.
Pero no se preocupe, este artículo le guiará en la realización de un análisis eficaz de las carencias de competencias. Le presentaremos brevemente el fenómeno de la brecha de competencias, el análisis de la brecha de competencias, la matriz de competencias como principal herramienta de análisis y una guía paso a paso para realizar con éxito un análisis de la brecha de competencias.
¿Qué es un déficit de cualificaciones?
Un déficit de cualificaciones es una situación en la que existe un desajuste entre las cualificaciones necesarias para realizar un determinado trabajo y las cualificaciones actuales de un empleado. Esta situación puede darse en cualquier sector. El sector manufacturero se ve especialmente afectado por este problema. Por ejemplo, según un estudio de Deloitte, 2,1 millones de puestos de trabajo en el sector manufacturero quedarán vacantes entre 2020 y 2030 en Estados Unidos. estudio de Deloitte.
La industria manufacturera europea está experimentando el mismo problema en forma de escasez de trabajadores cualificados, según este informe de investigación de Eurofund. informe de Eurofund de Eurofund. Por lo tanto, el problema del déficit de cualificaciones en el sector manufacturero es realmente preocupante.
Son varios los factores que contribuyen a este problema: la jubilación de los trabajadores, el desajuste entre las necesidades educativas y las de la industria, y los avances tecnológicos en constante evolución, por citar algunos.
Para profundizar en este fenómeno, consulte nuestro artículo sobre el déficit de cualificaciones en el sector manufacturero.
¿Qué es un análisis de carencias de cualificaciones?
Como gestor de proyectos o responsable de recursos humanos, es vital minimizar los efectos de la falta de competencias en su equipo. Para ello, es necesario realizar un análisis de las carencias de competencias. En esencia, un análisis de carencias de competencias es el proceso de investigar si existen carencias de competencias en una organización y averiguar en qué empleados concretos radican esas carencias.
El análisis de las carencias de competencias suele realizarse mediante una matriz de competencias. En las siguientes secciones de este artículo, explicaremos con más detalle la matriz de competencias y una guía paso a paso para realizar un análisis de carencias de competencias.
¿Qué es una matriz de competencias?
Una matriz de competencias es una representación visual de la competencia de los miembros de su equipo en determinados conjuntos de competencias. Muestra los niveles de competencia de sus empleados medidos en números y a menudo también está codificada por colores. Gracias a ella, podrá conocer de inmediato los niveles de competencia de los miembros de su equipo con un solo vistazo.
¿Cómo crear una matriz de competencias?
Una matriz de competencias puede ser convencional o basada en software. Convencional significa que tienes que redactar y gestionar manualmente la matriz, generalmente utilizando una herramienta de hoja de cálculo como Microsoft Excel o Google Sheets. También puedes descargar una plantilla de matriz de competencias en línea y editarla para adaptarla a tus necesidades.
Una matriz de competencias también puede venir con un software específico. Una matriz de competencias basada en software es mucho más potente que una convencional, ya que ofrece funciones prácticas como cuestionarios y pruebas periódicas, planificación de la formación de los empleados a largo plazo, notificaciones integradas y muchas más.
Además, el uso de software de matriz de competencias también ahorra tiempo, ya que viene con una plantilla de matriz preelaborada, lo que le libera de la tarea de diseñar la matriz desde cero.
Para profundizar en las matrices de competencias, consulte nuestra guía definitiva.
Considere si su organización necesita un análisis de carencias de cualificaciones
El análisis de las carencias de competencias es una tarea esencial, pero que requiere mucho tiempo. Por eso, muchos jefes de proyecto y responsables de recursos humanos tienen la tentación de saltárselo, ya que su urgencia no es tan visible.
He aquí varios casos en los que es necesario realizar un análisis de las carencias de competencias en su organización:
Transición a una nueva tecnología o sistema
La necesidad más evidente de realizar un análisis de carencias de competencias es cuando su equipo está realizando la transición a una nueva tecnología o sistema. Al hacerlo, debe averiguar si las competencias actuales de los miembros de su equipo son suficientes para manejar la nueva tecnología o sistema.
Si el análisis de las carencias de cualificaciones muestra que los niveles de cualificación de los miembros de su equipo son satisfactorios, la transición se realizará sin problemas. De lo contrario, si los niveles de cualificación de los miembros de su equipo son insuficientes para la transición, lo mejor es planificar programas de formación para subsanar las carencias. En cualquier caso, siempre es mejor saber de antemano si existe una carencia de competencias en su equipo, ya que dispondrá de tiempo suficiente para subsanarla.
Por ejemplo, cualquier empresa debe organizar una declaración de impuestos rutinaria. Tradicionalmente, el departamento de contabilidad de una organización tiene que hacer y gestionar largas y muy detalladas hojas de cálculo de Excel, haciendo un seguimiento de los beneficios y gastos de la organización hasta el último céntimo. Después, también tienen que rellenar múltiples páginas de formularios de declaración de impuestos del gobierno.
Cualquier empleado del equipo de contabilidad de cualquier organización comprende perfectamente lo laborioso, meticuloso y agotador que es este proceso. Afortunadamente, este proceso puede automatizarse parcialmente mediante un software de impuestos de sociedades.
Con él, su equipo de contabilidad puede simplemente introducir la información fiscal requerida en los campos proporcionados y cargar los documentos necesarios. Esto ahorra un tiempo y un esfuerzo enormes que antes se dedicaban a crear y ejecutar manualmente varias hojas de cálculo de Excel, realizar cálculos manuales e investigar los cambios constantes de la normativa fiscal.
Sin embargo, utilizar este potente software que ahorra tiempo no es fácil. El equipo de contabilidad necesita tiempo y práctica para pasar de un sistema tradicional de información fiscal a otro basado en software. Por lo tanto, lo mejor es evaluar su preparación para la transición al software de impuestos de sociedades y dónde se encuentra la brecha de habilidades. Todo ello sólo puede hacerse realizando un análisis de las carencias de competencias.
Adquisición de nueva maquinaria en el taller
Del mismo modo, al utilizar nueva maquinaria en su planta de fabricación, es probable que sus empleados necesiten formación adicional. Por ejemplo, está introduciendo impresoras 3D en su taller.
Una impresora 3D es una máquina muy versátil, ya que puede materializar cualquier objeto que se haya diseñado en un programa de diseño asistido por ordenador (CAD). También es rentable, ya que muchas impresoras 3D cuestan tan solo unos cientos de euros.
Su coste operativo es mucho menor que comprar continuamente piezas a proveedores y almacenarlas en un almacén. Por ello, muchas plantas de fabricación de todo el mundo han introducido las impresoras 3D como parte integral de su proceso de producción.
Sin embargo, dominar el software CAD requiere meses de formación previa para los que se inician en el diseño de productos 3D. Por lo tanto, para aprovechar el inmenso potencial de las impresoras 3D y de cualquier otra herramienta de fabricación revolucionaria, es crucial asegurarse de que sus empleados tienen los conocimientos necesarios para ello.
Fabricación de nuevos productos
Si su organización tiene previsto introducir un nuevo producto en el mercado, también es aconsejable comprobar si sus empleados actuales tienen las competencias suficientes para respaldarlo. Compruebe si sus empleados tienen los conocimientos necesarios para producir, mantener y ofrecer asistencia al cliente para este producto recién lanzado.
Por ejemplo, imagínese como Director de Planta de una fábrica de automóviles especializada en la producción mensual de miles de berlinas. En un momento dado, la alta dirección de la empresa decide producir también nuevos modelos SUV en su planta.
Como Director de Planta, usted es responsable de garantizar que estos SUV estén bien fabricados y tengan un buen soporte cuando ya estén en manos de sus clientes. Al fin y al cabo, los SUV y las berlinas tienen chasis, dimensiones, diseños y muchas otras diferencias.
Es su trabajo asegurarse de que sus empleados están preparados para la tarea y proporcionarles formación adicional si es necesario. No hay mejor forma de saberlo que mediante un análisis de las carencias de competencias.
Futuros planes de expansión
Otro buen momento para llevar a cabo un análisis de carencias de competencias es cuando se planifican futuros planes de expansión de la empresa. Esto incluye la apertura de una nueva planta de producción, la entrada en un nuevo mercado o simplemente el aumento de la capacidad de producción de su planta actual.
Antes de ampliar, siempre es importante comprobar si el equipo existente tiene suficientes competencias y ancho de banda. Para obtener la información necesaria, tendrás que realizar un análisis de las carencias de competencias mediante una matriz de competencias.
Preocupaciones de los trabajadores
Otra señal evidente de que es necesario un análisis inminente de las carencias de competencias es cuando uno o varios empleados han expresado sus preocupaciones. Por ejemplo, sus empleados podrían informarle de que sus competencias son inadecuadas para sus tareas diarias.
En ese caso, la respuesta más lógica es realizar un análisis de las carencias de competencias. Tras identificar la carencia de competencias, se puede formular un plan de desarrollo de los empleados a corto y largo plazo. También es una buena estrategia para retener a los empleados.
Según una encuesta de encuesta de IBMel 36% de sus encuestados afirman que las "oportunidades de aprendizaje continuo" son lo que los empleados esperan de sus empresas (aparte de sus salarios). Con el actual déficit de cualificaciones en el sector manufacturero, retener a sus empleados es lo que más le interesa. Por ello, un plan de desarrollo de los empleados es una forma eficaz de mejorar su rendimiento y mantener su fidelidad.
Rendimiento insatisfactorio
Si cree que su equipo está rindiendo por debajo de sus posibilidades o que su rendimiento ha disminuido durante algún tiempo, también es una señal sutil para iniciar un análisis de las carencias de competencias. Tal vez las competencias de uno o varios miembros de su equipo se estén quedando obsoletas y no puedan seguir el ritmo de las herramientas y técnicas del sector, en constante evolución. O, posiblemente, su equipo no tiene personal suficiente y necesita personal adicional lo antes posible.
Si se han detectado las carencias de competencias que afectan negativamente al rendimiento de su equipo, es hora de abordarlas. Puede organizar programas de formación para colmar las lagunas o contratar talentos externos. En cualquier caso, sus decisiones siempre se basarán en hechos tras un análisis de las carencias de competencias.
¿Cómo realizar un análisis de carencias de cualificaciones?
Ahora que ya se han cubierto los aspectos básicos, es hora de profundizar en la parte de la aplicación de cómo realizar un análisis de las carencias de competencias.
En general, un análisis de carencias de competencias puede realizarse a dos niveles: individual o de equipo. Un análisis de carencias a nivel individual consiste en evaluar las competencias de un empleado y compararlas con los requisitos de su puesto actual. Mientras tanto, un análisis de carencias a nivel de equipo consiste en revisar las competencias de todos los empleados de un equipo y compararlas con los estándares del sector en cada uno de sus puestos.
El contenido de un análisis de carencias de competencias a nivel individual y a nivel de equipo es el mismo. La única diferencia es el alcance del análisis: el primero es individual y el segundo abarca a todo el equipo. En este artículo, nos centraremos en el análisis de carencias de competencias a nivel de equipo, ya que ofrece el mayor alcance en su análisis.
Un análisis de carencias de competencias consta de varios pasos que siguen una secuencia determinada. He aquí la guía paso a paso para realizar un análisis eficaz de las carencias de competencias en cualquier organización:
Paso 1: Identificación de las competencias pertinentes que se evaluarán
El primer paso consiste en determinar qué competencias se evaluarán en el análisis de las carencias de competencias. Por lo general, un análisis de carencias de competencias sólo se centra en las competencias técnicas relacionadas con el puesto. Debido a su naturaleza técnica, las competencias evaluadas deben ser seleccionadas por el director de proyecto de cada equipo o por un empleado con gran experiencia.
Por ejemplo, un empleado que trabaje en el equipo de adquisiciones será evaluado en competencias como SAP Ariba (o cualquier software de adquisiciones similar), Microsoft Excel (a efectos de mantenimiento de registros financieros), redacción de contratos y otras competencias pertinentes.
Otro ejemplo es un Oficial de Salud, Seguridad y Medio Ambiente (HSE). Para este puesto, las competencias graduadas incluyen el conocimiento de la normativa local e industrial sobre HSE, el dominio de certificaciones de seguridad laboral como ISO 45001la capacidad de utilizar herramientas de seguridad, como un extintor, y muchas otras competencias de apoyo.
Además de las competencias técnicas, a veces los jefes de proyecto añaden a su matriz competencias blandas como el trabajo en equipo, el pensamiento crítico y la comunicación verbal. En ese caso, es preferible utilizar una matriz de competencias en lugar de una matriz de habilidades.
A pesar de sonar idénticas, una matriz de habilidades y una matriz de competencias son, de hecho, dos herramientas distintas con contenidos y propósitos diferentes dentro de una organización. Para comprender mejor la diferencia entre ambas consulte nuestro artículo en profundidad aquí.
Paso 2: Medir objetivamente el nivel de cualificación de sus empleados
Una vez seleccionados los conjuntos de competencias graduadas, es hora de evaluar a sus empleados de forma objetiva. La medición de los niveles de cualificación de sus empleados puede realizarse a través de diversos métodos. Algunos de los métodos de evaluación más comunes son:
- Cuestionarios y pruebas técnicas
- Entrevistas técnicas
- Evaluar los KPI de sus empleados
- Comentarios de los compañeros
Lo ideal es que las competencias seleccionadas sean evaluadas y medidas por el director del proyecto o por el miembro más experimentado del equipo, ya que suelen tener los conocimientos técnicos más amplios y profundos en su campo.
El nivel de habilidad debe cuantificarse en valores numéricos, normalmente dentro del intervalo 1-5 o 1-10. Cuanto mayor sea la cantidad, mayor será el nivel de habilidad. También se recomienda codificar por colores el nivel de habilidad, ya que hará que la matriz de habilidades sea visualmente más intuitiva.
Paso 3: Análisis de los resultados de la matriz de competencias
Una vez medidos los conjuntos de competencias de los miembros de tu equipo, es hora de ponerlos en una matriz de competencias y analizarlos. A partir de los datos que aparecen en la matriz de competencias, es hora de plantearse las siguientes preguntas:
- ¿Son suficientes los conocimientos de los miembros de su equipo para realizar sus tareas diarias?
- ¿Pueden los miembros de su equipo utilizar las últimas herramientas y técnicas del sector para su trabajo?
- ¿Hay algún miembro del equipo que esté por detrás de sus compañeros en productividad?
- ¿Cuál es el nivel de cualificación de sus empleados en comparación con el de sus competidores?
- ¿Hay suficiente personal en su equipo y la carga de trabajo de sus miembros sigue siendo manejable?
- ¿Hay miembros veteranos del equipo que pronto se jubilarán o dejarán su organización?
- ¿Tiene previsto su empresa ampliar próximamente su capacidad de producción, su alcance en el mercado o su gama de productos? En caso afirmativo, ¿cómo afectaría esa ampliación a su equipo?
Las respuestas a estas preguntas determinarán si existe un déficit de competencias en su equipo, tanto en el presente como en un futuro próximo.
Paso 4: Elaborar planes de desarrollo de los empleados a corto y largo plazo
Si realmente existe una carencia de competencias en su equipo, lo mejor es abordarla lo antes posible. Una matriz de competencias le informará de qué competencias faltan y en qué empleados concretos radican esas carencias. Esta precisión milimétrica le permitirá tomar decisiones bien fundadas a la hora de diseñar los planes de desarrollo de sus empleados.
Para cerrar la brecha de competencias existente, es primordial organizar inmediatamente un programa de formación. Si se detecta una carencia de competencias entre la mayoría de los miembros de su equipo, lo lógico es organizar un programa de formación para todo el equipo. Formar a todos los miembros del equipo a la vez es una forma eficaz de abordar el problema de la falta de competencias.
Por otro lado, si se detecta una carencia en un número reducido de empleados, lo mejor es contar con programas de formación personalizados. Así, sólo se formará a los empleados afectados, ahorrando tiempo a sus empleados suficientemente cualificados y presupuesto de formación a su organización.
Aunque no exista una brecha de competencias en su equipo, se recomienda tener un plan de desarrollo a largo plazo para cada empleado. Ejemplos de programas de desarrollo de empleados pueden ser:
- Actividades/seminarios rutinarios de formación en competencias técnicas y habilidades interpersonales
- Actividades anuales de creación de equipos
- Financiar la participación de sus empleados en conferencias y actos del sector
- Proporcionar una cantidad fija de presupuesto y días libres retribuidos que sus empleados puedan utilizar para participar en programas de formación de su elección.
- Un programa de tutoría dirigido por empleados veteranos para empleados junior/nuevos.
- Disponer de un departamento interno de desarrollo de talentos
Paso 5: Posibilidades de contratación
Si un déficit de competencias es demasiado grande para ser abordado por cualquier programa de desarrollo de los empleados, la contratación de nuevos talentos es la mejor solución. Elegir a los reclutas ideales con las habilidades y la experiencia que le faltan a tu equipo nunca ha sido tan fácil, gracias a la visualización de datos de tu matriz de habilidades.
Paso 6: Se ha cerrado la brecha de cualificaciones, ¿qué sigue?
Si la brecha de habilidades de su equipo se ha cerrado (ya sea por la recapacitación de los empleados, la contratación de nuevos talentos, o ambos), lo mejor es seguir realizando un análisis de la brecha de habilidades de forma rutinaria. Incluso si no hay indicios de que exista una brecha de habilidades en su equipo, un análisis rutinario de la brecha de habilidades sigue siendo beneficioso para cualquier organización.
Muchos expertos en recursos humanos recomiendan realizar un análisis de las carencias de competencias una vez al año. Por supuesto, la frecuencia ideal difiere según los sectores. Algunos sectores experimentan interrupciones e innovaciones más rápidamente que otros. Los avances tecnológicos en la industria electrónica se producen sin duda a un ritmo más rápido que en la industria textil, por ejemplo.
Utilización de la matriz de competencias más allá del análisis de carencias
Una matriz de competencias puede utilizarse más allá de la realización de un análisis de carencias de competencias. También puede utilizarse como herramienta de seguimiento del rendimiento, lo que resulta útil para planificar la sucesión y la remuneración de los empleados. Como resultado, cualquier gestor de proyectos o responsable de recursos humanos estará mejor informado a la hora de decidir la progresión profesional a largo plazo de sus empleados y su paquete retributivo.
Utilización del software de matriz de competencias para sus necesidades de análisis de carencias de competencias
Una matriz de competencias es su herramienta principal a la hora de realizar un análisis de las carencias de competencias en su equipo. Aunque es posible redactar y ejecutar una matriz de competencias utilizando Microsoft Excel o Google Sheets, optar por un software de matrices de competencias es una mejor opción.
Una matriz de competencias basada en software ofrece muchas características y ventajas que una matriz de competencias basada en hojas de cálculo nunca podrá igualar. Entre las funciones útiles se incluyen una plantilla de matriz incorporada, un sistema de planificación de la formación de los empleados a largo plazo y la posibilidad de generar un informe personalizado de las habilidades de los empleados.
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Por lo tanto, el seguimiento del rendimiento y los niveles de cualificación de los miembros de su equipo se ha digitalizado y automatizado. Se acabaron los días en los que había que introducir manualmente los niveles de cualificación de los empleados en una hoja de cálculo de matriz de competencias, en cuya elaboración y manejo se invertían horas.
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