Le déficit de compétences est un phénomène qui gagne en popularité dans le monde entier. Ses effets ont été largement ressentis dans le secteur manufacturier au cours des dernières années. De nombreux experts de l'industrie recommandent à chaque organisation de procéder de temps à autre à une analyse du déficit de compétences pour relever ce défi.
Mais qu'est-ce qu'un déficit de compétences ? Comment procéder à une analyse des écarts de compétences de vos employés ? Et quels sont les outils à utiliser lors d'une analyse des écarts de compétences ? Pour les chefs de projet et les responsables des ressources humaines qui ne connaissent pas l'analyse des écarts de compétences, le début d'une telle analyse peut sembler décourageant.
Mais ne vous inquiétez pas, cet article vous guidera dans la mise en œuvre d'une analyse efficace des écarts de compétences. Nous vous présenterons brièvement le phénomène des écarts de compétences, l'analyse des écarts de compétences, la matrice des compétences en tant qu'outil d'analyse principal, ainsi qu'un guide étape par étape pour mener à bien une analyse des écarts de compétences.
Qu'est-ce qu'un déficit de compétences ?
Un déficit de compétences est une situation dans laquelle il y a une inadéquation entre les compétences requises pour effectuer un travail particulier et les compétences actuelles d'un employé. Cette situation peut se produire dans n'importe quel secteur. Le secteur manufacturier est particulièrement touché par la question du déficit de compétences. Par exemple, 2,1 millions d'emplois manufacturiers ne seront pas pourvus d'ici 2020-2030 aux États-Unis, selon une étude de Deloitte.
L'industrie manufacturière européenne connaît le même problème sous la forme d'une pénurie de travailleurs qualifiés, comme l'indique ce rapport de recherche d'Eurofund d'Eurofund. La question du déficit de compétences dans le secteur manufacturier est donc bel et bien une préoccupation sérieuse.
Différents facteurs contribuent à ce problème, notamment le départ à la retraite des travailleurs, l'inadéquation entre les besoins de l'éducation et ceux de l'industrie, et les progrès technologiques en constante évolution, pour n'en citer que quelques-uns.
Pour en savoir plus sur ce phénomène, consultez notre article sur le déficit de compétences dans le secteur manufacturier. article sur le déficit de compétences dans le secteur manufacturier.
Qu'est-ce qu'une analyse des déficits de compétences ?
En tant que chef de projet ou responsable des ressources humaines, il est essentiel de minimiser les effets du déficit de compétences sur votre équipe. Pour ce faire, il convient de procéder à une analyse des écarts de compétences. Par essence, l'analyse des écarts de compétences consiste à déterminer s'il existe un écart de compétences au sein d'une organisation et à identifier les employés concernés par cet écart.
Une analyse des écarts de compétences est généralement réalisée à l'aide d'une matrice de compétences. Dans les sections suivantes de cet article, nous expliquerons plus en détail la matrice des compétences et un guide étape par étape pour mettre en œuvre une analyse des écarts de compétences.
Qu'est-ce qu'une matrice de compétences ?
Une matrice de compétences est une représentation visuelle des compétences des membres de votre équipe dans certains domaines. Elle affiche les niveaux de compétences de vos employés, mesurés en chiffres et souvent accompagnés d'un code couleur. Grâce à elle, vous serez immédiatement informé des niveaux de compétences sélectionnés des membres de votre équipe, d'un simple coup d'œil.
Comment créer une matrice de compétences ?
Une matrice de compétences peut être conventionnelle ou basée sur un logiciel. Une matrice classique signifie que vous devez la rédiger et la gérer manuellement, généralement à l'aide d'un tableur tel que Microsoft Excel ou Google Sheets. Vous pouvez également télécharger un modèle de matrice de compétences en ligne et le modifier en fonction de vos besoins.
Une matrice des compétences peut également être fournie avec un logiciel dédié. Une matrice des compétences basée sur un logiciel est beaucoup plus puissante qu'une matrice conventionnelle, car elle offre des fonctionnalités pratiques telles que des quiz et des tests réguliers, une planification à long terme de la formation des employés, des notifications intégrées, et bien d'autres choses encore.
En outre, l'utilisation d'un logiciel de matrice des compétences permet de gagner du temps, car il est déjà accompagné d'un modèle de matrice préétabli, ce qui vous libère de la tâche de concevoir la matrice à partir de zéro.
Pour en savoir plus sur les matrices de compétences, consultez notre guide ultime.
Déterminer si votre organisation a besoin d'une analyse des écarts de compétences
L'analyse des lacunes en matière de compétences est une tâche essentielle, mais qui prend du temps. C'est pourquoi de nombreux chefs de projet et responsables des ressources humaines sont tentés de l'ignorer, car son urgence n'est pas très visible.
Voici quelques cas où il est nécessaire de procéder à une analyse des lacunes en matière de compétences au sein de votre organisation :
Transition vers une nouvelle technologie ou un nouveau système
La nécessité la plus évidente d'effectuer une analyse des lacunes en matière de compétences est lorsque votre équipe passe à une nouvelle technologie ou à un nouveau système. Dans ce cas, vous devez déterminer si les compétences actuelles des membres de votre équipe sont suffisantes pour faire fonctionner la nouvelle technologie ou le nouveau système.
Si l'analyse des écarts de compétences montre que les niveaux de compétences des membres de votre équipe sont satisfaisants, la transition se fera en douceur. Dans le cas contraire, si les niveaux de compétences des membres de votre équipe sont insuffisants pour la transition, il est préférable de prévoir des programmes de formation pour combler le déficit de compétences. Quoi qu'il en soit, il est toujours préférable de savoir à l'avance s'il existe un déficit de compétences au sein de votre équipe, car vous disposerez ainsi de suffisamment de temps pour y remédier.
Par exemple, toute entreprise doit organiser une déclaration fiscale de routine. Traditionnellement, le service comptable d'une organisation doit créer et gérer des feuilles de calcul Excel longues et très détaillées, afin de suivre les bénéfices et les dépenses de l'organisation jusqu'au dernier centime. Ensuite, il doit également remplir de nombreuses pages de formulaires de déclaration d'impôts auprès de l'administration.
Tout employé de l'équipe comptable d'une organisation comprend parfaitement à quel point ce processus est long, méticuleux et épuisant. Heureusement, ce processus peut être partiellement automatisé à l'aide d'un logiciel d'impôt sur les sociétés.
Grâce à lui, votre équipe comptable peut simplement saisir les informations fiscales requises dans les champs prévus à cet effet et télécharger les documents nécessaires. Cela permet d'économiser énormément de temps et d'efforts qui étaient auparavant consacrés à la création et à l'exécution manuelles de plusieurs feuilles de calcul Excel, aux calculs manuels et à la recherche de réglementations fiscales en constante évolution.
Cependant, l'utilisation de ce puissant logiciel qui permet de gagner du temps n'est pas facile. Il faut du temps et de la pratique à votre équipe comptable pour passer d'un système de déclaration fiscale traditionnel à un système basé sur un logiciel. Il est donc préférable d'évaluer leur degré de préparation à la transition vers un logiciel de fiscalité d'entreprise et de déterminer les lacunes en matière de compétences. Tout cela ne peut se faire qu'en procédant à une analyse des lacunes en matière de compétences.
Acquisition de nouvelles machines dans l'atelier
De même, si vous utilisez de nouvelles machines dans votre usine, vos employés auront probablement besoin d'une formation supplémentaire. Par exemple, vous introduisez des imprimantes 3D dans votre atelier.
Une imprimante 3D est une machine très polyvalente, car elle peut matérialiser n'importe quel objet conçu à l'aide d'un logiciel de conception assistée par ordinateur (CAO). Elle est également rentable, car de nombreuses imprimantes 3D ne coûtent que quelques centaines d'euros.
Son coût d'exploitation est bien inférieur à celui de l'achat continu de pièces auprès de fournisseurs et de leur stockage dans un entrepôt. C'est pourquoi de nombreuses usines de fabrication dans le monde ont introduit les imprimantes 3D comme partie intégrante de leur processus de production.
Cependant, la maîtrise des logiciels de CAO nécessite des mois de formation préalable pour ceux qui sont novices en matière de conception de produits en 3D. Par conséquent, pour exploiter l'immense potentiel des imprimantes 3D et de tout autre outil de fabrication révolutionnaire, il est essentiel de s'assurer que vos employés possèdent les compétences requises.
Fabrication de nouveaux produits
Si votre organisation prévoit d'introduire un nouveau produit sur le marché, il est également judicieux de vérifier si vos employés actuels disposent des compétences suffisantes pour le soutenir. Vérifiez si vos employés possèdent les compétences nécessaires pour produire, entretenir et fournir un service d'assistance à la clientèle pour ce nouveau produit.
Imaginez par exemple que vous êtes le directeur d'une usine automobile spécialisée dans la production de milliers de berlines par mois. À un moment donné, la direction de l'entreprise décide de produire également de nouveaux modèles de SUV dans votre usine.
En tant que directeur d'usine, vous êtes chargé de veiller à ce que ces SUV soient bien fabriqués et à ce qu'ils bénéficient d'un bon soutien lorsqu'ils sont déjà entre les mains de vos clients. Après tout, les SUV et les berlines ont des châssis, des dimensions, des conceptions et bien d'autres différences.
C'est à vous de vous assurer que vos employés sont à la hauteur de la tâche et de leur fournir une formation supplémentaire si nécessaire. Il n'y a pas de meilleur moyen de le savoir que de procéder à une analyse des lacunes en matière de compétences.
Plans d'expansion futurs
Un autre moment propice à l'analyse des lacunes en matière de compétences est celui de la planification des futurs plans d'expansion de l'entreprise. Il peut s'agir de l'ouverture d'une nouvelle installation de production, de l'entrée sur un nouveau marché ou simplement de l'augmentation de la capacité de production de l'usine actuelle.
Avant de s'agrandir, il est toujours important de vérifier si l'équipe existante dispose d'un éventail de compétences et d'une largeur de bande suffisants. Pour obtenir les informations nécessaires, vous devez mettre en œuvre une analyse des lacunes en matière de compétences à l'aide d'une matrice de compétences.
Les préoccupations des salariés
Un autre signe évident de la nécessité d'une analyse imminente des écarts de compétences est le fait qu'un ou plusieurs employés ont exprimé leurs préoccupations. Par exemple, vos employés peuvent vous informer que leurs compétences ne sont pas adaptées à leurs tâches quotidiennes.
Dans ce cas, l'analyse des lacunes en matière de compétences est la réponse la plus logique. Après avoir identifié les lacunes en matière de compétences, il est possible de formuler un plan de développement du personnel à court et à long terme. Il s'agit également d'une bonne stratégie de fidélisation du personnel.
Selon une enquête IBM36 % des personnes interrogées déclarent que les "possibilités d'apprentissage continu" sont ce que les employés attendent de leur employeur (en dehors de leur salaire). Compte tenu de la pénurie persistante de compétences dans l'industrie manufacturière, il est dans votre intérêt de conserver vos employés en poste. Un plan de développement des employés est donc un moyen efficace d'améliorer leurs performances et de les fidéliser.
Performances insatisfaisantes
Si vous pensez que votre équipe n'est pas assez performante ou que ses performances ont baissé depuis un certain temps, c'est aussi un signe subtil qu'il faut entamer une analyse des lacunes en matière de compétences. Il se peut que les compétences d'un ou de plusieurs membres de votre équipe deviennent obsolètes et ne puissent pas suivre l'évolution constante des outils et des techniques du secteur. Il se peut aussi que votre équipe soit en sous-effectif et qu'elle ait besoin de personnel supplémentaire dans les plus brefs délais.
Si les lacunes en matière de compétences qui affectent négativement les performances de votre équipe ont été détectées, il est temps d'y remédier. Vous pouvez soit organiser des programmes de formation pour combler les lacunes, soit engager des talents externes. Quoi qu'il en soit, vos décisions seront toujours fondées sur des faits après une analyse des déficits de compétences.
Comment effectuer une analyse des lacunes en matière de compétences ?
Maintenant que les bases ont été abordées, il est temps d'approfondir la partie mise en œuvre de l'analyse des déficits de compétences.
En général, une analyse des lacunes en matière de compétences peut être menée à deux niveaux : au niveau individuel ou au niveau de l'équipe. Une analyse des écarts de compétences au niveau individuel consiste à évaluer les compétences existantes d'un employé et à les comparer aux exigences de son poste actuel. Entre-temps, une analyse des écarts de compétences au niveau de l'équipe consiste à examiner l'ensemble des compétences existantes de tous les salariés d'une équipe et à les comparer aux normes du secteur pour chacun de leurs postes.
Le contenu d'une analyse des déficits de compétences au niveau individuel et au niveau de l'équipe est le même. La seule différence réside dans la portée de l'analyse : la première est individuelle, tandis que la seconde porte sur l'ensemble de l'équipe. Dans cet article, nous nous concentrerons sur l'analyse des écarts de compétences au niveau de l'équipe, car elle offre la plus grande marge de manœuvre dans son analyse.
Une analyse des lacunes en matière de compétences se compose de plusieurs étapes suivant une séquence particulière. Voici un guide étape par étape pour réaliser une analyse efficace des écarts de compétences dans n'importe quelle organisation :
Étape 1 : Identifier les compétences pertinentes qui seront évaluées
La première étape consiste à déterminer les compétences qui seront évaluées dans le cadre de l'analyse des écarts de compétences. En règle générale, une analyse des écarts de compétences se concentre uniquement sur les compétences techniques liées à l'emploi. En raison de leur nature technique, les compétences évaluées doivent être sélectionnées par le chef de projet de chaque équipe ou par un employé très expérimenté.
Par exemple, un employé travaillant dans l'équipe chargée des achats sera évalué sur des compétences telles que SAP Ariba (ou tout autre logiciel d'achat similaire), Microsoft Excel (pour la tenue des dossiers financiers), la rédaction de contrats et d'autres compétences pertinentes.
Un autre exemple est celui d'un responsable de la santé, de la sécurité et de l'environnement (HSE). Pour ce poste, les compétences graduées comprennent la connaissance des réglementations locales et industrielles en matière d'HSE, la maîtrise des certifications de sécurité au travail telles que la norme ISO 45001la capacité à utiliser des outils de sécurité tels qu'un extincteur, et bien d'autres compétences complémentaires.
Outre les compétences techniques, les chefs de projet ajoutent parfois à leur matrice des compétences non techniques telles que le travail en équipe, l'esprit critique et la communication verbale. Dans ce cas, il est préférable d'utiliser une matrice de compétences plutôt qu'une matrice d'aptitudes.
Bien qu'elles semblent identiques, la matrice des aptitudes et la matrice des compétences sont en fait deux outils distincts dont le contenu et les objectifs au sein d'une organisation sont différents. Pour mieux comprendre la différence entre les deux, consultez notre article approfondi ici.
Étape 2 : Mesurer objectivement les niveaux de compétences de vos employés
Après avoir sélectionné les ensembles de compétences classés, il est temps d'évaluer objectivement vos employés. L'évaluation des niveaux de compétences de vos employés peut se faire par le biais de différentes méthodes. Les méthodes d'évaluation les plus courantes sont les suivantes
- Quiz et tests techniques
- Entretiens techniques
- Évaluer les indicateurs clés de performance de vos employés
- Retour d'information par les pairs
Idéalement, les compétences sélectionnées sont évaluées et mesurées par le chef de projet ou par le membre le plus expérimenté de l'équipe, car ils possèdent généralement les connaissances techniques les plus vastes et les plus approfondies dans leur domaine.
Le niveau de compétences doit être quantifié en valeurs numériques, généralement dans une fourchette de 1 à 5 ou de 1 à 10. Plus la valeur est élevée, plus le niveau de compétences est élevé. Il est également recommandé d'utiliser un code de couleur pour le niveau de compétences, car cela rendra votre matrice de compétences plus intuitive sur le plan visuel.
Étape 3 : Analyser les résultats de la matrice des compétences
Si les compétences des membres de votre équipe ont été mesurées, il est temps de les placer dans une matrice de compétences et de les analyser. Sur la base des données affichées dans votre matrice de compétences, il est temps de vous poser les questions suivantes :
- Les compétences des membres de votre équipe sont-elles suffisantes pour leur permettre d'accomplir leurs tâches quotidiennes ?
- Les membres de votre équipe peuvent-ils utiliser les derniers outils et techniques du secteur dans le cadre de leur travail ?
- Y a-t-il un membre de l'équipe dont la productivité est inférieure à celle de ses pairs ?
- Quels sont les niveaux de compétences de vos employés par rapport à ceux de vos concurrents ?
- Les effectifs de votre équipe sont-ils suffisants et la charge de travail des membres de votre équipe est-elle encore gérable ?
- Certains membres de l'équipe dirigeante vont-ils bientôt prendre leur retraite ou quitter votre organisation ?
- Votre organisation prévoit-elle d'accroître prochainement sa capacité de production, sa présence sur le marché ou sa gamme de produits ? Dans l'affirmative, quelles seraient les conséquences de cette expansion pour votre équipe ?
Les réponses à ces questions détermineront s'il existe un déficit de compétences au sein de votre équipe, à la fois aujourd'hui et dans un avenir proche.
Étape 4 : Élaboration de plans de développement du personnel à court et à long terme
S'il existe effectivement un déficit de compétences au sein de votre équipe, il est préférable d'y remédier dès que possible. Une matrice des compétences vous indiquera quelles sont les compétences manquantes et quels sont les employés concernés par ces lacunes. Cette précision vous permet de prendre des décisions éclairées lors de l'élaboration de vos plans de développement du personnel.
Pour combler le déficit de compétences existant, il est primordial d'organiser immédiatement un programme de formation. Si un déficit de compétences est détecté parmi la majorité des membres de votre équipe, il est logique d'organiser un programme de formation à l'échelle de l'équipe. Former tous les membres de votre équipe en même temps est un moyen efficace de résoudre le problème du déficit de compétences.
En revanche, si une lacune est détectée chez un petit nombre d'employés, il est préférable de mettre en place des programmes de formation personnalisés. Ainsi, seuls les employés concernés seront formés, ce qui économisera le temps de vos employés suffisamment qualifiés et le budget de formation de votre organisation.
Même s'il n'y a pas de déficit de compétences dans votre équipe, il est recommandé d'avoir un plan de développement à long terme pour chaque employé. Les programmes de développement des employés peuvent prendre la forme de.. :
- Activités/séminaires de formation de routine sur les compétences techniques et les compétences non techniques
- Activités annuelles de renforcement de l'esprit d'équipe
- Financement de la participation de vos employés à des conférences et événements sectoriels
- Fournir un budget et des jours de congé payés que vos employés peuvent utiliser pour participer aux programmes de formation de leur choix.
- Un programme de mentorat géré par des employés seniors pour les employés juniors/nouveaux employés
- Disposer d'un service interne de développement des talents
Étape 5 : Recruter des candidats
Si un déficit de compétences est trop important pour être comblé par un programme de développement des employés, le recrutement de nouveaux talents est la meilleure solution. Choisir les recrues idéales possédant les compétences et l'expérience qui manquent à votre équipe n'a jamais été aussi facile, grâce à la visualisation des données de votre matrice de compétences.
Étape 6 : Votre déficit de compétences a été comblé, quelle est la prochaine étape ?
Si le déficit de compétences de votre équipe a été comblé (soit par le recyclage des employés, soit par le recrutement de nouveaux talents, soit par les deux), il est préférable de procéder régulièrement à une analyse des déficits de compétences. Même si rien n'indique l'existence d'un déficit de compétences au sein de votre équipe, une analyse régulière des écarts de compétences est bénéfique pour toute organisation.
De nombreux experts en ressources humaines recommandent d'effectuer une analyse des lacunes en matière de compétences une fois par an. Bien entendu, la fréquence idéale diffère d'un secteur à l'autre. Certains secteurs connaissent des perturbations et des innovations plus rapidement que d'autres. Les avancées technologiques dans l'industrie électronique se produisent sans aucun doute à un rythme plus rapide que dans l'industrie textile, par exemple.
Utiliser votre matrice de compétences au-delà de l'analyse des déficits de compétences
Une matrice de compétences peut être utilisée au-delà de l'analyse des lacunes en matière de compétences. Elle peut également servir d'outil de suivi des performances, ce qui est utile pour planifier la succession et la rémunération des employés. Ainsi, tout chef de projet ou responsable des ressources humaines sera mieux informé lorsqu'il s'agira de décider de la progression de carrière à long terme et de l'enveloppe de rémunération de ses employés.
Utiliser le logiciel Skills Matrix pour vos besoins en matière d'analyse des écarts de compétences
Une matrice des compétences est votre principal outil pour effectuer une analyse des lacunes en matière de compétences au sein de votre équipe. Bien qu'il soit possible de rédiger et d'exécuter une matrice de compétences à l'aide de Microsoft Excel ou de Google Sheets, il est préférable d'opter pour un logiciel de matrice de compétences.
Une matrice de compétences basée sur un logiciel offre de nombreuses fonctionnalités et de nombreux avantages qu'une matrice de compétences basée sur une feuille de calcul ne pourra jamais égaler. Parmi les fonctionnalités utiles, citons un modèle de matrice intégré, un système de planification à long terme de la formation des employés et la possibilité de générer un rapport personnalisé sur les compétences des employés.
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