Sommige mensen zeggen dat werknemers het meest waardevolle bezit van een bedrijf zijn. Deze bewering is inderdaad geldig, want werknemers zijn degenen die uw bedrijf leiden in de dagelijkse activiteiten. Hun vaardigheden en ervaring zijn de belangrijkste factoren die het succes van je bedrijf bepalen.
Het is dus in uw eigen belang om ervoor te zorgen dat uw werknemers altijd goed opgeleid zijn. Er zijn veel manieren om de vaardigheden en trainingsgeschiedenis van je werknemers bij te houden. Een van de meest gebruikte methodes is het gebruik van een competentiematrix, die verkrijgbaar is in een conventionele of softwarematige versie.
In dit artikel laten we je kennismaken met vaardigheidsmatrices, het verschil tussen conventionele en softwarematige vaardigheidsmatrixtools en de top 10 voordelen van het gebruik van vaardigheidsmatricessoftware.
Wat is een Vaardighedenmatrix?
Een competentiematrix is een datavisualisatie van de vaardigheden van werknemers. Het evalueert en brengt de vaardigheden en trainingsgeschiedenis van werknemers numeriek in kaart, vaak ook met kleurcodering. Managers gebruiken een competentiematrix vaak om de prestaties van werknemers te beoordelen en om te weten welke training nodig is voor welke werknemer.
In het verleden waren alle vaardigheidsmatrices gebaseerd op papier. Soms waren ze bevestigd aan een vaardigheidsmatrixbord aan de muur, waar iedereen het geselecteerde vaardigheidsniveau van iedereen op geselecteerde vaardigheidssets kon zien. Tegenwoordig worden de meeste vaardigheidsmatrices digitaal gemaakt en gebruikt. Sommige managers maken ze liever handmatig met behulp van Microsoft Excel-sheets, terwijl anderen de voorkeur geven aan het gebruik van vaardigheidsmatrixsoftware.
Ontdek meer over de vaardigheidskloof, vaardigheidsmatrices en vaardigheidsmatrixsoftware in onze "Ultieme gids voor vaardigheidsmatrices en training".
Waarom is een Vaardighedenmatrix belangrijk?
Ongeacht de sector is een competentiematrix de beste vriend van elke manager. Hiermee kunnen managers de uitgebreide vaardigheden van elke werknemer objectief meten. Ze richten zich meestal op de technische functiegerelateerde vaardigheden van een werknemer. Bovendien houdt het ook een overzicht bij van eerdere trainingen. Zoals het gezegde luidt: "Meten is weten".
Met deze nuttige informatie kunnen managers trainingssessies voor hun werknemers plannen. Als er bij meerdere werknemers een vaardigheidskloof is gevonden, kunnen managers een teambrede training organiseren om deze aan te pakken. Een meer op maat gemaakte persoonlijke training verdient de voorkeur als een vaardigheidskloof is ontdekt bij één of enkele werknemers.
Hoe maak je een Vaardighedenmatrix?
Het maken van een competentiematrix met behulp van conventionele hulpmiddelen of speciale software is geen raketwetenschap. Elke computervaardige werknemer kan een eenvoudige competentiematrix opstellen. Maak gewoon een matrix met Microsoft Excel of een vergelijkbaar programma, of download en pas een sjabloon aan van het internet (meestal gebaseerd op Excel). Sommige sjablonen kunnen gratis worden gedownload, voor andere moet worden betaald.
Voer de namen van uw werknemers in op de ene as en de gemeten vaardigheden op de andere. Voer daarna de waarde van de gemeten vaardigheden (in cijfers, letters, kleurcodes of een combinatie) in de tabel in. En daarmee heb je een eenvoudige competentiematrix opgesteld.
Als je een softwarematige competentiematrix gebruikt, voer je gewoon de nodige inhoud in zonder tijd en moeite te besteden aan het ontwerpgedeelte.
Wat is vaardigheidsmatrixsoftware?
Het gebruik van een competentiematrix is een must voor elke manager. Bovendien kun je dit krachtige hulpmiddel nog verbeteren met behulp van een competentiematrix software. Een competentiematrixsoftware is een digitaal hulpmiddel dat toegankelijk is vanaf een pc/tablet/mobiele telefoon en waarmee je competentiematrices kunt opstellen en beheren en ze kunt delen met je andere teamleden.
Een competentiematrix biedt zoveel meer dan een conventionele competentiematrix. Het werkt niet alleen als een hulpmiddel om de training van werknemers bij te houden en hun vaardigheden te beoordelen, maar het kan ook andere praktische doeleinden dienen.
In de volgende paragraaf gaan we dieper in op de belangrijkste verschillen tussen conventionele en softwarematige vaardigheidsmatrices.
Gebruik van een conventionele vaardigheidsmatrix versus vaardigheidsmatrixsoftware
Tegenwoordig kunnen vaardigheidsmatrices worden onderverdeeld in conventionele en softwarematige categorieën. Het belangrijkste verschil zit in de manier waarop ze worden gemaakt en gebruikt.
Een conventionele competentiematrix wordt meestal gemaakt met behulp van een spreadsheetprogramma zoals Microsoft Excel of Google Sheets. Managers moeten handmatig kolommen en rijen aanpassen om een goede competentiematrix te vormen.
Als alternatief kunnen sjablonen voor competentiematrices ook worden gedownload van online bronnen, hoewel ze nog wel wat moeten worden aangepast om te voldoen aan de behoeften van een organisatie. Na het maken van een sjabloon kunnen managers handmatig gegevens invoeren en verwijderen in hun conventionele competentiematrix, net als in elke andere spreadsheet.
Het gebruik van een competentiematrixsoftware is echter een ander verhaal. Zowel conventionele als softwarematige vaardigheidsmatrices dienen voornamelijk als hulpmiddel voor het bijhouden van werknemersvaardigheden en training. Er zijn echter veel aspecten waarin ze verschillen.
Over het algemeen is een softwarematige competentiematrix praktischer en heeft hij meer functionaliteiten dan zijn conventionele tegenhanger. Software voor een competentiematrix wordt meestal al geleverd met een kant-en-klaar sjabloon. U hoeft dus alleen de nodige gegevens in te voeren en te beheren, waardoor u tijd bespaart bij het ontwerpen en inkleuren van de matrix.
Belangrijkste kenmerken van Skills Matrix Software
Een competentiematrix software biedt tal van functionaliteiten. Er zijn talloze aanbieders van competentiematrixsoftware op de markt en hier zijn enkele van de standaardfuncties van competentiematrixsoftware.
Toegankelijkheid en draagbaarheid
Het meest zichtbare kenmerk van een softwarematige competentiematrix is de toegankelijkheid en draagbaarheid. Het is gemakkelijk toegankelijk vanaf elk apparaat dat geschikt is voor internet, zoals een pc, tablet of mobiele telefoon. Je kunt het dus altijd en overal gebruiken. Je kunt je competentiematrixen zelfs maken of bewerken als je niet op kantoor bent, wat een superieure flexibiliteit oplevert.
Uw werknemers testen
Naast het bijhouden van de vaardigheden en training van je werknemers, is het testen van hun kennis en vaardigheden essentieel. Veel vaardigheidsmatrixsoftware heeft een ingebouwde testsectie voor werknemers. Je kunt je werknemers testen door middel van quizzen, compleet met afbeeldingen, video's en andere ondersteunende media.
Geautomatiseerde updates in realtime
Vanwege de digitale aard bieden softwarematige vaardigheidsmatrices realtime updates voor de gebruikers. Deze realtime updates kunnen in de vorm van audio (zoals een "ping"-geluid of een trilling) of visuele (zoals kleurgecodeerde lampjes of een pop-upbericht) meldingen op de beoogde pc/tablet/mobiele telefoon komen.
Deze realtime updates kunnen voor verschillende doeleinden worden gebruikt, zoals werknemers herinneren aan komende trainingen en hen informeren of ze geslaagd of gezakt zijn voor bepaalde vaardigheidstests.
Ingebouwd matrixsjabloon
Software voor competentiematrices wordt meestal geleverd met een ingebouwd sjabloon. Het is dus niet nodig om de matrix helemaal opnieuw te ontwerpen. Voer gewoon teksten en cijfers in de bestaande matrix in en hij is klaar voor gebruik.
Samenwerking en communicatie
Een andere opmerkelijke eigenschap van competentiematrixsoftware is de mogelijkheid om geïntegreerd te worden met andere apparaten. Dit betekent dat een op software gebaseerde competentiematrix toegankelijk is vanaf meerdere pc's, tablets en mobiele telefoons. Met de juiste software kan het zelfs geïntegreerd worden met verschillende industriële machines, vergelijkbaar met digitale werkinstructies, die geïntegreerd kunnen worden met een breed scala aan apparaten. Ontdek hier hoe digitale momentsleutels geïntegreerd kunnen worden met digitale werkinstructies. Met deze functie kan iedereen in je team zijn vaardigheden altijd en overal controleren via zijn persoonlijke mobiele telefoon.
Individuele werknemersbeoordeling
Naast het collectief bijhouden van de vaardigheden van je hele team, kun je ook elk van je werknemers individueel beoordelen, dankzij competentiematrixsoftware. Elke werknemer kan zijn eigen profielpagina hebben, compleet met het gedocumenteerde vaardigheidsniveau en de behaalde training. Op die manier kun je elke medewerker een individuele training geven.
Top 10 voordelen van het gebruik van vaardigheidsmatrixsoftware voor uw bedrijf
De bovenstaande kenmerken tonen duidelijk aan dat competentiematrixsoftware een krachtige aanvulling is voor elk bedrijf. Vergeleken met conventionele vaardigheidsmatrices zijn softwarematige matrices veel nuttiger. Hier zijn enkele belangrijke voordelen van het gebruik van een competentiematrix voor je bedrijf:
Voordeel 1: Een gestroomlijnde ervaring in het beoordelen en volgen van de vaardigheden van werknemers
Het meest tastbare voordeel van het gebruik van een competentiematrixsoftware is de stroomlijnende impact. Managers moeten handmatig een spreadsheet opstellen in conventionele vaardigheidsmatrices om de matrix te vormen.
Er zijn ook downloadbare matrixsjablonen beschikbaar op het internet. Deze hebben echter nog steeds enkele tijdrovende aanpassingen nodig om te voldoen aan de behoeften van je bedrijf, omdat ze meestal erg algemeen zijn.
Volgens een onderzoek van de Dartmouth Business School over het gebruik van spreadsheets besteedt 46% van de respondenten minstens 3 uur per week aan spreadsheets en 10,8% 10 uur of meer.
Met competentiematrixsoftware hoef je alleen de gegevens in de bestaande velden in te voeren. U hoeft geen tijd te verspillen aan ondergeschikte taken zoals het handmatig ontwerpen en inkleuren van een spreadsheet om een competentiematrix te maken. Laat de software zijn werk doen en maak uw kostbare tijd vrij voor productievere activiteiten.
Voordeel 2: Verbeterde prestatieopvolging en eerlijkere vergoedingen
Met een softwarematige competentiematrix kun je gemakkelijk de prestaties en vaardigheden van je werknemers objectief bijhouden. Deze gegevens zijn handig bij het bepalen van hun compensatieplannen.
Goed presterende werknemers moeten dienovereenkomstig worden beloond, omdat dit uw bedrijf op de lange termijn ten goede zal komen. Werknemers die zich gewaardeerd voelen, zullen waarschijnlijk het beste van zichzelf geven in hun werk en zullen je bedrijf minder snel verlaten - waardoor je verlooppercentage daalt.
A Pew Research Center onderzoek bleek dat 63% van de respondenten die in 2021 hun baan opzegden, "een te laag salaris" als een belangrijke of minder belangrijke overweging noemden om hun baan op te zeggen. Ontslag nemen betekent dat er extra geld, tijd en energie moet worden besteed aan het werven en inwerken van nieuwe werknemers.
De gegevens van je competentiematrixsoftware kunnen ook worden gebruikt als onderhandelingsmiddel bij het onderhandelen over compensatie met slecht presterende werknemers. Kortom, het gebruik van competentiematrixsoftware helpt ervoor te zorgen dat elke werknemer een vergoeding krijgt die overeenkomt met zijn prestaties en vaardigheden.
In een conventionele vaardighedenmatrix moet je al deze taken handmatig uitvoeren. Soms zijn er zelfs meerdere spreadsheets nodig om deze taak uit te voeren. Software voor competentiematrices biedt daarentegen een one-stop oplossing voor deze taak.
Voordeel 3: Hogere werktevredenheid
Naast compensatie zijn opleidingsmogelijkheden een ander belangrijk aspect dat mensen van hun werkgever verwachten. Natuurlijk verwachten werknemers persoonlijke ontwikkeling door middel van door het bedrijf georganiseerde training.
A Cleveland State University onderzoek heeft aangetoond dat er een verband bestaat tussen door het bedrijf aangeboden training en werktevredenheid. Bovendien bleek uit hetzelfde onderzoek dat het organiseren van voldoende training helpt om het personeelsverloop in een bedrijf te verminderen.
En natuurlijk zal een goed opgeleide medewerker altijd beter functioneren dan een onderopgeleide. Om te weten welke werknemers welke vorm van training nodig hebben, is de eenvoudigste manier om ze op te sporen met behulp van een competentiematrixsoftware.
Voordeel 4: Efficiënte trainingsprogramma's voor werknemers
Met behulp van eenills matrix software kun je gemakkelijker een patroon van ontbrekende vaardigheden in je team analyseren. Als een vaardigheid ontbreekt binnen het geheel/de meerderheid van je teamleden, kun je een massatraining organiseren. Op die manier hoef je maar één keer een trainingsprogramma voor het hele team te plannen en te organiseren in plaats van het meerdere keren te doen.
Ook als slechts een klein aantal werknemers een vaardigheidstekort vertoont, kun je een trainingssessie maken die specifiek op hen is afgestemd. Op die manier kunnen werknemers die geen training nodig hebben hun werk blijven doen in plaats van deel te nemen aan onnodige training.
Ontdek het belang van het identificeren van hiaten in vaardigheden en het gebruik van vaardigheidsmatrices om uw werknemers te trainen in onze "Ultieme gids voor vaardigheidsmatrices en training".
Voordeel 5: Opleidingsplanning voor werknemers op de lange termijn
Met een competentiematrixsoftware kunt u de komende weken, maanden of zelfs jaren plannen voor uw werknemers. Bovendien zijn uw werknemers volledig op de hoogte van hun toekomstige trainingsschema.
Sommige competentiematrixsoftware kan gekoppeld worden aan populaire werkplanningstools zoals Google Calendar of Outlook Calendar. Wanneer er een training op komst is, wordt er automatisch een melding gestuurd naar de apparaten van je werknemers. Zo worden ze herinnerd aan de komende training en kunnen ze zich erop voorbereiden.
Een conventionele competentiematrix heeft deze praktische eigenschap niet. Met een conventionele competentiematrix moeten managers nog steeds handmatig uitnodigingen en herinneringen voor trainingen naar de agenda's van hun werknemers sturen.
Voordeel 6: Brengt transparantie in uw organisatie
Een softwarematige competentiematrix biedt een ongeëvenaarde transparantie voor uw tijd. Je kunt de vaardigheden- en trainingsmatrix van je werknemers zo instellen dat iedereen in je team er toegang toe heeft. Zo kent iedereen de vaardigheden en trainingsniveaus van iedereen vanuit één centrale database.
Dit zorgt voor een gevoel van transparantie onder je teamleden, omdat de vaardigheden en trainingsniveaus objectief worden gemeten en openlijk worden weergegeven. Deze functie helpt persoonlijke vriendjespolitiek en nepotisme in elke organisatie uit te bannen. Met deze openheid kun je ook je lager geschoolde en minder getrainde werknemers aanmoedigen om meer te leren van hun meer vaardige en doorgewinterde collega's.
Met een conventionele competentiematrix is alles trager en minder gecentraliseerd. Soms heeft elke afdeling zijn eigen vaardigheidsmatrixspreadsheet voor zijn afdelingsleden. Alle activiteiten voor het delen van gegevens moeten handmatig gebeuren. Dit maakt de coördinatie tussen afdelingen omslachtiger.
Voordeel 7: Automatisch rapport persoonlijke vaardigheden genereren
Met verschillende vaardigheidsmatrixsoftware kun je automatisch een rapport genereren over de vaardigheden en training van een individuele werknemer. Dit rapport bevat historische gegevens, zoals eerdere trainingsrecords, vaardigheidsniveaus in geselecteerde velden, geplande toekomstige trainingen en andere nuttige informatie.
Sommigen zouden kunnen zeggen dat dit voordeel meer neigt naar competentiematrices in plaats van vaardigheidsmatrices. Beide tools hebben vergelijkbare namen en beide termen worden door elkaar gebruikt, ook al verwijzen ze naar twee verschillende tools.
Om meer te weten te komen over competentiematrices, bekijk dit artikel.
Daarentegen is er geen gelijkwaardige functie op conventionele vaardigheidsmatrices. Je kunt alleen handmatig gegevens overzetten van de spreadsheetmatrix naar een apart bestand voor het persoonlijke vaardighedenrapport. Dit is een tijdrovende klus, vooral als je verantwoordelijk bent voor honderden of zelfs duizenden werknemers.
Voordeel 8: Helpt bij het plannen van je werkrooster
Hoe gekwalificeerd ze ook zijn, werknemers blijven mensen die af en toe rust nodig hebben. Op een gegeven moment nemen ze verlof of een ziektedag op. Om deze inkrimping van het personeelsbestand op te vangen, kun je altijd vertrouwen op softwarematige vaardigheidsmatrices.
Hiermee kun je eenvoudig de verdeling van de vaardigheden van je teamleden bekijken. Je kunt de afwezigheidsroosters van je werknemers zo plannen dat er op elk moment altijd een vast minimumaantal hoogopgeleide en getrainde werknemers in het werkrooster zit. Op deze manier blijven je werkzaamheden soepel verlopen, zelfs als sommige teamleden afwezig zijn.
Voordeel 9: Ondersteunt uw wervingsstrategie
Een softwarematige competentiematrix is niet alleen nuttig voor het beheren van intern talent, maar ook voor het rekruteren van extern talent. Het dient als basis om te analyseren welke vaardigheden van uw bestaande talentenpool verbeterd moeten worden. Met de ondersteuning kunt u datagestuurde aanwervingsbeslissingen nemen, zodat u nieuw personeel kunt aannemen dat perfect past bij de talentbehoeften van uw organisatie.
Voordeel 10: 100% papierloos
Last but not least betekent het gebruik van een competentiematrix 100% papierloos. Vroeger werden spreadsheet-gebaseerde vaardigheidsmatrices vaak afgedrukt en op een goed zichtbare plek vastgeprikt. Maar met een competentiematrixsoftware heeft iedereen in je team er toegang toe via een pc/tablet/smartphone - er komt geen papier aan te pas.
Papierloos gaan betekent dat je organisatie zal besparen op papier- en printkosten. Op het eerste gezicht lijkt dit misschien te verwaarlozen. Echter, een onderzoek in de VS heeft aangetoond dat een werknemer gemiddeld 8.874 pagina's per jaar afdrukt, wat bedrijven ongeveer USD 725 per jaar kost. Minder papier gebruiken is ook een goede stap om de impact van uw bedrijf op het milieu te beperken.
De kern van de zaak
Het is duidelijk dat softwarematige competentiematrices veel meer bieden dan hun conventionele tegenhangers. Uw organisatie verdient software van topkwaliteit voor de competentiematrix, en Azumuta's Vaardigheidsmatrix & Training module is uw ideale oplossing.
Het biedt een visueel intuïtieve vaardighedenmatrix, genereert rapporten over de vaardigheden en training van individuele werknemers, plant korte- en langetermijntrainingen en vele andere functies om het werk te stroomlijnen.
Bovendien is het de enige software op de markt die kan worden geïntegreerd met andere productieverbeterende modules, zoals Digitale werkinstructies. Met al deze combinaties, Azumuta een one-stop software waarmee het bijhouden van de vaardigheden en trainingsvoortgang van uw werknemers een snelle en moeiteloze taak wordt.
Bekijk hoe Azumuta's Digitale Werkinstructies module onze klant heeft geholpen om een 98% punctualiteit van leveringen en hun productieorders met 1-2 dagen te versnellen in hun succesverhaal. Bekijk ook tal van andere voorbeelden van hoe Azumuta de productie-efficiëntie van klanten enorm heeft verbeterd hier.
![Wat is IATF 16949-certificering? [Gratis sjabloon!]](data:image/svg+xml;base64,PHN2ZyB4bWxucz0iaHR0cDovL3d3dy53My5vcmcvMjAwMC9zdmciIHZpZXdCb3g9IjAgMCAzMDAgMjAwIiB3aWR0aD0iMzAwIiBoZWlnaHQ9IjIwMCIgZGF0YS11PSJodHRwcyUzQSUyRiUyRnd3dy5henVtdXRhLmNvbSUyRndwLWNvbnRlbnQlMkZ1cGxvYWRzJTJGMjAyNCUyRjAzJTJGY2FyLXRlY2huaWNpYW4tZG9pbmctaW5zcGVjdGlvbi0zMDB4MjAwLmpwZWciIGRhdGEtdz0iMzAwIiBkYXRhLWg9IjIwMCIgZGF0YS1iaXA9IiI+PC9zdmc+ "What Is IATF 16949 Certification? [Free Template!]")
![Wat is standaardwerk? [Gratis sjablonen!]](data:image/svg+xml;base64,PHN2ZyB4bWxucz0iaHR0cDovL3d3dy53My5vcmcvMjAwMC9zdmciIHZpZXdCb3g9IjAgMCAzMDAgMTY5IiB3aWR0aD0iMzAwIiBoZWlnaHQ9IjE2OSIgZGF0YS11PSJodHRwcyUzQSUyRiUyRnd3dy5henVtdXRhLmNvbSUyRndwLWNvbnRlbnQlMkZ1cGxvYWRzJTJGMjAyNCUyRjAzJTJGZmxhbW1hYmxlLWFjaWQtdm9sYXRpbGUtd2FybmluZy1sYWJlbHMtMzAweDE2OS5qcGVnIiBkYXRhLXc9IjMwMCIgZGF0YS1oPSIxNjkiIGRhdGEtYmlwPSIiPjwvc3ZnPg== "What Is Standard Work? [Free Templates!]")