Certains affirment que les employés sont l'atout le plus précieux d'une entreprise. Cette affirmation est en effet valable, car ce sont les employés qui gèrent les activités quotidiennes de votre entreprise. Leurs compétences et leur expérience sont les principaux facteurs de réussite de votre entreprise.
Il est donc dans votre intérêt de veiller à ce que vos employés soient toujours bien formés. Il existe de nombreuses façons de suivre les compétences et l'historique de formation de vos employés. L'une des méthodes les plus courantes consiste à utiliser une matrice de compétences, qui peut être classique ou basée sur un logiciel.
Dans cet article, nous vous présenterons les matrices de compétences, la différence entre les outils conventionnels et les outils logiciels de matrice de compétences, ainsi que les 10 principaux avantages de l'utilisation d'un logiciel de matrice de compétences.
Qu'est-ce qu'une matrice de compétences ?
Une matrice de compétences est une visualisation des données relatives aux compétences des salariés. Elle évalue et cartographie les compétences et l'historique de formation des salariés sous forme numérique, souvent accompagnée d'un code couleur. Les cadres utilisent généralement une matrice de compétences pour évaluer les performances des employés et pour savoir quelle formation est nécessaire pour tel ou tel employé.
Dans le passé, toutes les matrices de compétences étaient établies sur papier. Parfois, elles étaient fixées sur un tableau mural, où chacun pouvait voir le niveau de compétence de chacun pour certains ensembles de compétences. Aujourd'hui, la plupart des matrices de compétences sont établies et utilisées sous forme numérique. Certains responsables préfèrent les élaborer manuellement à l'aide de feuilles Microsoft Excel, tandis que d'autres préfèrent utiliser des logiciels de matrices de compétences.
Pour en savoir plus sur le déficit de compétences, les matrices de compétences et les logiciels de matrices de compétences, consultez notre "Guide ultime des matrices de compétences et de la formation".
Pourquoi une matrice de compétences est-elle importante ?
Quel que soit le secteur d'activité, une matrice de compétences est le meilleur ami du manager. Elle permet aux responsables d'évaluer objectivement les vastes compétences de chaque employé. Elle se concentre généralement sur les compétences techniques liées à l'emploi d'un salarié. En outre, elle permet également de conserver une trace des formations passées. Comme le dit le proverbe, "mesurer, c'est savoir" : "Mesurer, c'est savoir".
Grâce à ces informations utiles, les responsables peuvent planifier des sessions de formation pour leurs employés. Si un déficit de compétences a été détecté chez plusieurs employés, les responsables peuvent organiser une formation à l'échelle de l'équipe pour y remédier. Si un déficit de compétences a été détecté chez un ou quelques employés, il est préférable d'organiser une formation personnelle plus personnalisée.
Comment créer une matrice de compétences ?
L'élaboration d'une matrice de compétences, que ce soit à l'aide d'outils conventionnels ou de logiciels spécialisés, n'a rien de sorcier. Tout travailleur averti en informatique peut rédiger une matrice de compétences simple. Il suffit de créer une matrice à l'aide de Microsoft Excel ou d'un outil similaire, ou de télécharger et d'adapter un modèle sur l'internet (généralement basé sur Excel). Certains modèles peuvent être téléchargés gratuitement, d'autres sont payants.
Inscrivez les noms de vos employés sur un axe et les compétences mesurées sur l'autre. Ensuite, introduisez la valeur des compétences mesurées (en chiffres, lettres, code couleur ou une combinaison des deux) dans le tableau. Et voilà, vous avez réussi à rédiger une matrice de compétences simple.
Si vous utilisez une matrice de compétences basée sur un logiciel, il vous suffit de saisir le contenu nécessaire sans consacrer de temps et d'efforts à la conception.
Qu'est-ce que le logiciel Skills Matrix ?
L'utilisation d'une matrice de compétences est indispensable pour tout manager. De plus, vous pouvez encore améliorer cet outil puissant en utilisant un logiciel de matrice de compétences. Un logiciel de matrice de compétences est un outil numérique accessible à partir d'un PC, d'une tablette ou d'un téléphone portable, qui vous permet de rédiger et de gérer des matrices de compétences et de les partager avec les autres membres de votre équipe.
Un logiciel de matrice de compétences offre bien plus qu'une matrice de compétences classique. Il sert non seulement d'outil de suivi de la formation des employés et d'évaluation de leurs compétences, mais il peut également servir à d'autres fins pratiques.
Nous examinerons plus en détail les principales différences entre les matrices de compétences conventionnelles et les matrices de compétences basées sur les logiciels dans la section suivante.
Utilisation d'une matrice de compétences conventionnelle ou d'un logiciel de matrice de compétences
Aujourd'hui, les matrices de compétences peuvent être divisées en catégories conventionnelles et logicielles. La différence essentielle réside dans la manière dont elles sont élaborées et utilisées.
Une matrice de compétences conventionnelle est généralement réalisée à l'aide d'un tableur tel que Microsoft Excel ou Google Sheets. Les managers doivent ajuster manuellement les colonnes et les lignes pour former une matrice de compétences appropriée.
Les modèles de matrice des compétences peuvent également être téléchargés à partir de sources en ligne, bien qu'ils nécessitent encore quelques ajustements pour répondre aux besoins d'une organisation. Après avoir créé un modèle, les responsables peuvent saisir et supprimer manuellement des données dans leur matrice de compétences conventionnelle, comme dans n'importe quelle autre feuille de calcul.
En revanche, l'utilisation d'un logiciel de matrice des compétences est une autre histoire. Les matrices de compétences conventionnelles et logicielles servent principalement d'outil de suivi des compétences et de la formation des employés. Cependant, elles diffèrent sur de nombreux points.
En règle générale, une matrice des compétences basée sur un logiciel est plus pratique et offre plus de fonctionnalités que son homologue conventionnel. Un logiciel de matrice des compétences est généralement livré avec un modèle préétabli. Il vous suffit donc de saisir et de gérer les données nécessaires, ce qui vous permet de gagner du temps sur la conception et le codage couleur de la matrice.
Principales caractéristiques du logiciel Skills Matrix
Un logiciel de matrice des compétences offre de nombreuses fonctionnalités. Il existe d'innombrables fournisseurs de logiciels de matrice de compétences sur le marché, et voici quelques-unes des caractéristiques standard des logiciels de matrice de compétences.
Accessibilité et portabilité
La caractéristique la plus visible d'une matrice de compétences basée sur un logiciel est son accessibilité et sa portabilité. Elle est facilement accessible à partir de n'importe quel appareil compatible avec l'internet, tel qu'un PC, une tablette ou un téléphone portable. Vous pouvez donc l'emporter partout et à tout moment. Vous pouvez créer ou modifier vos matrices de compétences même lorsque vous n'êtes pas au bureau, ce qui vous confère une grande flexibilité.
Tester vos employés
Outre le suivi des compétences et de la formation de vos employés, il est essentiel de tester leurs connaissances et leurs compétences. De nombreux logiciels de matrice de compétences intègrent une section de test pour les employés. Vous pouvez tester vos employés à l'aide de quiz, accompagnés d'images, de vidéos et d'autres supports.
Mises à jour automatisées en temps réel
En raison de leur nature numérique, les matrices de compétences basées sur des logiciels fournissent des mises à jour en temps réel à leurs utilisateurs. Ces mises à jour en temps réel peuvent prendre la forme de notifications sonores (comme un son "ping" ou une vibration) ou visuelles (comme des lumières à code couleur ou un message contextuel) sur l'ordinateur, la tablette ou le téléphone portable ciblé.
Ces mises à jour en temps réel peuvent être utilisées à diverses fins, par exemple pour rappeler aux employés les formations à venir ou leur indiquer s'ils ont réussi ou échoué à certains tests de compétences.
Modèle de matrice intégré
Le logiciel de matrice des compétences est généralement fourni avec un modèle intégré. Il n'est donc pas nécessaire de concevoir la matrice à partir de zéro. Il suffit de saisir des textes et des chiffres dans la matrice existante pour qu'elle soit prête à l'emploi.
Collaboration et communication
Une autre caractéristique notable du logiciel de matrice des compétences est sa capacité à être intégré à d'autres appareils. Cela signifie qu'une matrice de compétences basée sur un logiciel peut être consultée à partir de plusieurs PC, tablettes et téléphones portables. Avec le bon logiciel, elle peut même être intégrée à diverses machines industrielles, à l'instar des instructions de travail numériques, qui peuvent être intégrées à un large éventail d'appareils. Découvrez ici comment les clés dynamométriques numériques peuvent être intégrées aux instructions de travail numériques.. Grâce à cette fonction, tous les membres de votre équipe peuvent vérifier leur niveau de compétence à tout moment et en tout lieu à l'aide de leur téléphone portable personnel.
Évaluation individuelle des employés
Outre le suivi collectif des compétences de l'ensemble de votre équipe, vous pouvez également évaluer individuellement chacun de vos employés grâce à un logiciel de matrice de compétences. Chaque employé peut avoir sa page de profil, avec le niveau de compétences documenté et la formation obtenue. Vous pouvez ainsi proposer à chaque employé une formation sur mesure.
Les 10 principaux avantages de l'utilisation du logiciel Skills Matrix pour votre entreprise
Les caractéristiques ci-dessus montrent clairement que le logiciel de matrice des compétences est un complément puissant pour toute entreprise. Comparées aux matrices de compétences conventionnelles, les matrices basées sur un logiciel sont beaucoup plus utiles. Voici quelques avantages clés de l'utilisation d'un logiciel de matrice des compétences pour votre entreprise :
Avantage 1 : Une expérience simplifiée dans l'évaluation et le suivi des compétences des employés
L'avantage le plus tangible de l'utilisation d'un logiciel de matrice des compétences est son impact sur la rationalisation. Les managers doivent rédiger manuellement une feuille de calcul dans les matrices de compétences conventionnelles pour former la matrice.
Des modèles de matrice téléchargeables sont également disponibles sur l'internet. Cependant, ils nécessitent encore quelques ajustements pour répondre aux besoins de votre entreprise, car ils sont généralement très génériques.
Selon une enquête de la Dartmouth Business School sur l'utilisation des feuilles de calcul, 46 % des personnes interrogées passent au moins 3 heures par semaine à travailler sur des feuilles de calcul, et 10,8 % y consacrent 10 heures par semaine ou plus.
Avec le logiciel de matrice des compétences, il vous suffit de saisir les données dans les champs existants. Il n'est pas nécessaire de perdre du temps à effectuer des tâches subalternes telles que la conception manuelle et le codage couleur d'une feuille de calcul pour créer une matrice de compétences. Laissez le logiciel travailler et libérez votre temps précieux pour des activités plus productives.
Avantage 2 : Amélioration du suivi des performances et des compensations plus équitables
Une matrice de compétences basée sur un logiciel vous permet de suivre facilement et objectivement les performances et les compétences de vos employés. Ces données sont utiles pour déterminer leurs plans de rémunération.
Les employés les plus performants doivent être récompensés en conséquence, car cela profitera à votre entreprise à long terme. Les employés qui se sentent appréciés sont susceptibles de donner le meilleur d'eux-mêmes dans leur travail et sont moins enclins à quitter votre entreprise, ce qui réduit votre taux de rotation.
A étude du Pew Research Center a révélé que 63 % des personnes interrogées qui ont quitté leur emploi en 2021 ont cité le fait que le salaire était trop bas comme une considération majeure ou mineure lors de leur départ. Les départs d'employés signifient que des fonds, du temps et de l'énergie supplémentaires doivent être consacrés au recrutement et à l'intégration de nouveaux employés.
Par ailleurs, les données de votre logiciel de matrice des compétences peuvent également servir d'outil de négociation lors de la négociation de la rémunération avec les employés peu performants. En résumé, l'utilisation d'un logiciel de matrice des compétences permet de s'assurer que chaque employé reçoit une rémunération correspondant à ses performances et à ses compétences.
Dans une matrice de compétences classique, vous devez effectuer toutes ces tâches manuellement. Parfois, plusieurs feuilles de calcul sont même nécessaires pour accomplir cette tâche. Au contraire, le logiciel de matrice des compétences offre une solution unique pour cette tâche.
Avantage 3 : Satisfaction professionnelle accrue
Outre la rémunération, les possibilités de formation sont un autre aspect important que les gens recherchent auprès de leur employeur. Naturellement, les employés s'attendent à un développement personnel par le biais d'une formation organisée par l'entreprise.
A recherche de l'université d'État de Cleveland a montré une corrélation entre la formation dispensée par l'entreprise et la satisfaction au travail. En outre, cette même étude a également montré que l'organisation d'une formation suffisante contribue à réduire le taux de rotation du personnel au sein d'une entreprise.
Et bien sûr, un employé bien formé fonctionnera toujours mieux qu'un employé sous-formé. Pour savoir quels employés ont besoin de quelle forme de formation, le plus simple est de les suivre à l'aide d'un logiciel de matrice des compétences.
Avantage 4 : Programmes de formation efficaces pour les employés
L'utilisation d'un logiciel de matrice sills vous permet d'analyser plus facilement les lacunes en matière de compétences au sein de votre équipe. Si une compétence fait défaut à la totalité/majorité des membres de votre équipe, vous pouvez organiser un programme de formation de masse. De cette manière, vous ne devez planifier et organiser un programme de formation qu'une seule fois pour l'ensemble de l'équipe, au lieu de le faire plusieurs fois.
De même, si un déficit de compétences n'est détecté que chez un petit nombre d'employés, vous pouvez créer une session de formation spécialement conçue pour eux. Ainsi, les employés qui n'ont pas besoin d'être formés peuvent continuer à faire leur travail au lieu de participer à des formations inutiles.
Découvrez l'importance d'identifier les lacunes en matière de compétences et d'utiliser les matrices de compétences pour former vos employés dans notre "Guide ultime des matrices de compétences et de la formation".
Avantage 5 : Planification de la formation des employés à long terme
Avec un logiciel de matrice de compétences, vous pouvez planifier les formations de vos employés pour les semaines, les mois, voire les années à venir. De plus, vos employés seront pleinement informés de leur futur calendrier de formation.
Certains logiciels de matrice des compétences peuvent être reliés à des outils de planification du travail populaires tels que Google Calendar ou Outlook Calendar. Lorsqu'une formation est imminente, une notification automatique est envoyée aux appareils de vos employés. Cela leur rappellera la formation à venir et leur permettra de s'y préparer.
Une matrice de compétences classique ne possède pas cette caractéristique pratique. Avec une matrice de compétences classique, les responsables doivent toujours envoyer manuellement des invitations et des rappels de formation dans les calendriers de leurs employés.
Avantage 6 : Apporte de la transparence à votre organisation
Une matrice de compétences basée sur un logiciel offre une transparence inégalée pour votre temps. Grâce à elle, vous pouvez paramétrer la matrice des compétences et de la formation des employés pour qu'elle soit accessible à tous les membres de votre équipe. Ainsi, tout le monde connaît les compétences et les niveaux de formation de chacun à partir d'une base de données centrale.
Cela donne un sentiment de transparence aux membres de votre équipe, car les compétences et les niveaux de formation sont mesurés objectivement et affichés ouvertement. Cette caractéristique contribue à éliminer le favoritisme personnel et le népotisme dans toute organisation. Grâce à cette ouverture, vous pouvez également encourager vos employés moins qualifiés et moins formés à apprendre davantage de leurs collègues plus compétents et plus expérimentés.
Avec une matrice de compétences classique, tout est plus lent et moins centralisé. Parfois, chaque département dispose de sa propre feuille de calcul de matrice de compétences pour ses membres. Toutes les activités de partage de données doivent être effectuées manuellement. La coordination interdépartementale s'en trouve compliquée.
Avantage 7 : Générer automatiquement un rapport sur les compétences personnelles
Plusieurs logiciels de matrice de compétences vous permettent de générer automatiquement un rapport sur les compétences et la formation d'un employé. Ce rapport contient des données historiques, telles que les formations passées, les niveaux de compétences dans les domaines sélectionnés, les formations futures prévues et d'autres informations utiles.
Certains diront que cette prestation s'apparente davantage à des matrices de compétences qu'à des matrices d'aptitudes. Les deux outils portent des noms similaires et les deux termes sont utilisés de manière interchangeable, même s'ils font référence à deux outils distincts.
Pour en savoir plus sur les matrices de compétences, consultez cet article.
En revanche, il n'existe pas de fonction équivalente dans les matrices de compétences conventionnelles. Vous ne pouvez que transférer manuellement les données de la matrice de la feuille de calcul vers un fichier distinct pour le rapport de compétences personnel. Cette tâche prend beaucoup de temps, surtout si vous êtes responsable de centaines, voire de milliers d'employés.
Avantage 8 : Aide à planifier votre tableau de service
Quelles que soient leurs qualifications, les employés restent des êtres humains qui ont besoin de se reposer de temps en temps. À un moment ou à un autre, ils prendront un congé ou un jour de maladie. Pour atténuer cette réduction de personnel, vous pouvez toujours vous appuyer sur des matrices de compétences basées sur des logiciels.
Grâce à lui, vous pouvez facilement consulter la répartition des compétences des membres de votre équipe. Vous pouvez planifier les temps d'arrêt de vos employés de manière à ce qu'à tout moment, il y ait toujours un nombre minimum d'employés hautement qualifiés et formés dans la liste de travail. De cette manière, vos opérations continueront à fonctionner sans problème, même si certains membres de votre équipe sont absents.
Avantage 9 : Soutien à votre stratégie d'embauche
Outre son utilité pour la gestion des talents internes, une matrice de compétences basée sur un logiciel est également utile pour le recrutement de talents externes. Elle servira de base à l'analyse des compétences qui doivent être améliorées dans votre vivier de talents existant. Avec son soutien, vous pouvez prendre des décisions d'embauche fondées sur des données, afin d'embaucher du personnel qui répondra parfaitement aux besoins de votre organisation en matière de talents.
Avantage 10 : Être 100 % sans papier
Enfin, l'utilisation d'un logiciel de matrice des compétences permet d'éviter à 100 % le recours au papier. Auparavant, les matrices de compétences basées sur des feuilles de calcul étaient généralement imprimées et épinglées dans un endroit bien visible. Toutefois, avec un logiciel de matrice des compétences, tous les membres de votre équipe peuvent y accéder à partir d'un PC, d'une tablette ou d'un smartphone - il n'y a pas de papier.
Passer au zéro papier signifie que votre organisation réduira ses coûts de papier et d'impression. À première vue, cela peut sembler négligeable. Cependant, une enquête menée aux États-Unis a montré qu'en moyenne, un employé imprime 8 874 pages par an, ce qui coûte aux entreprises environ 725 USD par an. La réduction de l'utilisation du papier est également un bon moyen de limiter l'impact de votre entreprise sur l'environnement.
Le bilan
Il est clair que les matrices de compétences basées sur des logiciels offrent beaucoup plus que leurs équivalents conventionnels. Votre organisation mérite un logiciel de matrice de compétences de premier ordre, et le module Matrice de compétences et formation d'Azumuta en est la preuve. Le module Matrice des compétences et formation d'Azumuta d'Azumuta est votre solution idéale.
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De plus, c'est le seul logiciel du marché qui peut être intégré à d'autres modules d'amélioration de la production, tels que Instructions de travail numériques. Avec toutes ces combinaisons, Azumuta est un logiciel unique qui fait du suivi des compétences et de la progression de la formation de vos employés une tâche rapide et sans effort.
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