En el mundo empresarial, hay una frase que se oye con frecuencia: "Los empleados son el activo más valioso de cualquier organización". Esta frase no es una exageración, ya que los empleados son la piedra angular de cualquier organización.
Sus empleados son los que dirigen las operaciones diarias de su organización. Por lo tanto, los niveles de cualificación de sus empleados en sus respectivos campos están estrechamente relacionados con el rendimiento de su organización. Sin embargo, ¿es posible medir y determinar objetivamente los niveles de cualificación de sus empleados?
La respuesta es sí, es posible. Se pueden utilizar varias herramientas para evaluar y mapear los niveles de cualificación de sus empleados. Una matriz de competencias es la herramienta más conveniente para hacerlo. Además, una matriz de competencias es la herramienta principal para el análisis de las carencias de competencias.
Pero, ¿qué es una matriz de competencias? ¿Cómo crearla y utilizarla? ¿Qué es un análisis de carencias de competencias y cómo realizarlo? ¿Y por qué es fundamental un análisis de carencias de competencias para cualquier organización?
En esta guía definitiva, exploraremos qué es una matriz de competencias y cómo crear y gestionar una matriz de competencias eficaz. Además, también hablaremos del actual fenómeno de la brecha de competencias, qué es un análisis de la brecha de competencias, cómo llevarlo a cabo y las ventajas de utilizar un software de matriz de competencias.
¿Qué es una matriz de competencias?
Una matriz de competencias es un mapa de los niveles de competencia de sus empleados. Presenta visualmente los niveles de cualificación de los miembros de su equipo en campos seleccionados, medidos en números (generalmente en una escala de 1-4, 1-5, 1-10 o 1-100). También se suele utilizar un código de colores para hacerla más intuitiva visualmente.
Por su sencillez y su naturaleza visualmente intuitiva, una matriz de competencias es una herramienta muy fiable. Permite a los jefes de equipo conocer de inmediato el conjunto de competencias de los miembros de su equipo, qué competencias aún deben mejorarse y qué empleados concretos necesitan formación adicional. Toda esa información puede obtenerse en cuestión de segundos con un simple vistazo.
¿Cómo crear y utilizar una matriz de competencias?
Las matrices de competencias pueden dividirse en dos categorías: convencionales y basadas en software. Las diferencias radican en cómo se elabora y ejecuta una matriz de competencias. He aquí las principales características de ambas:
Matriz de competencias convencionales
Una matriz de competencias convencional se crea y gestiona utilizando una herramienta de hoja de cálculo como Microsoft Excel o Google Sheets. Con ella, un usuario puede redactar manualmente una tabla para la matriz de competencias. En una columna, inserte el nombre de los miembros de su equipo. En una fila, enumere los campos de competencias que desea asignar.
En las celdas situadas entre la columna, como ya se ha mencionado, y la fila, puede introducir los niveles de habilidad de cada uno de los miembros de su equipo. Por lo general, la introducción se realiza en una escala numérica, como 1-4, 1-5, 1-10 y 1-100.
También se recomienda codificar la matriz por colores, es decir, que a cada número le corresponda un color determinado. Con la codificación por colores, tu matriz de competencias será más intuitiva, lo que te permitirá comprender su contenido mucho más rápido.
Además de redactar su matriz desde cero, también puede utilizar una plantilla de matriz de competencias. En Internet hay muchas plantillas de matrices de competencias que puedes descargar. Algunas son gratuitas, mientras que otras son de pago.
Después de encontrar una plantilla que se adapte a tus preferencias, descárgala y edítala utilizando una herramienta de hoja de cálculo de tu elección. Asegúrate de editar la plantilla de matriz de competencias descargada para adaptarla a las necesidades de tu equipo, ya que las plantillas descargables suelen ser muy genéricas.
Utilización del software Skills Matrix
Además de redactar y gestionar manualmente su matriz de competencias utilizando Microsoft Excel o Google Sheets, también puede utilizar un software de matriz de competencias. Hay innumerables plataformas de software de matriz de competencias disponibles en el mercado.
Algunos software sólo se dedican a crear y ejecutar matrices de competencias. En otros, su plataforma de matrices de competencias forma parte de un software de gestión de la fabricación más amplio.
El uso de un software de matriz de competencias ofrece numerosas ventajas sobre una matriz de competencias convencional debido a su amplia gama de características. Por ejemplo, el software de matriz de competencias ofrece una plantilla prefabricada, lo que le libera de la laboriosa tarea de diseñar la matriz desde cero.
Además, el software de matriz de competencias también permite crear un informe de empleado generado automáticamente para cada empleado. Esto permite una evaluación en profundidad de las habilidades de los empleados para ayudar a detectar lagunas en las habilidades, organizar una división de tareas en equipo, planificar una lista semanal y gestionar futuras actividades de formación.
Y, por supuesto, el software de matriz de competencias permite compartir datos y colaborar sin problemas entre diferentes equipos. Un buen software de matriz de competencias permite que varios usuarios accedan a la vez a la misma base de datos corporativa, lo que permite la cooperación entre departamentos. Por lo tanto, puede decir adiós a los procedimientos tradicionales de solicitud de autorización.
Estos son sólo algunos ejemplos de las ventajas de una matriz de competencias basada en software frente a sus homólogas convencionales.
Para obtener una lista más amplia de las ventajas de utilizar un software de matriz de competencias, consulte nuestro artículo.
Matriz de habilidades frente a matriz de competencias
"Matriz de habilidades" y "matriz de competencias" se utilizan a menudo indistintamente. Muchos profesionales creen incluso que se refieren a lo mismo. Ambas herramientas comparten también el mismo diseño y pueden presentarse en versión de hoja de cálculo o de software.
A pesar de los nombres idénticos, ambas son, de hecho, dos herramientas diferentes con contenidos y propósitos distintos.
Para conocer en profundidad las diferencias entre una matriz de habilidades y una matriz de competencias, consulte nuestro artículo comparativo aquí.
A continuación se describen brevemente las diferencias entre ambas matrices:
Habilidades frente a competencias
La diferencia fundamental entre ambos términos radica en el contenido. Como se menciona en el nombre, una matriz de habilidades muestra los niveles de habilidades de los miembros de un equipo, mientras que una matriz de competencias hace lo mismo con las competencias. Pero, ¿cuál es la diferencia entre habilidades y competencias?
Habilidades
Por lo general, las competencias se refieren a la capacidad de ejecutar una tarea dentro de un puesto de trabajo. Por lo tanto, una matriz de competencias sólo contiene competencias técnicas relacionadas con el puesto. No incluye las competencias interpersonales, como la gestión del tiempo, las dotes de liderazgo y otras competencias no técnicas.
Por ejemplo, una matriz de competencias para el equipo de contabilidad de una organización incluiría competencias como Microsoft Excel, programas informáticos de contabilidad como Intuit QuickBooks y conocimientos de las Normas Internacionales de Información Financiera (u otras normas válidas en la jurisdicción de cada uno).
Otro ejemplo es una matriz de competencias para un Almacenista. Para este puesto, un gestor de proyectos incluiría competencias como la conducción de carretillas elevadoras, el software de gestión de inventarios de almacén, como Oracle Netsuite WMS, y las Occupational Safety and Health Administration's Warehousing Safety Standards (o equivalentes en otras jurisdicciones).
Competencias
Por otro lado, las competencias se refieren a las habilidades necesarias para desempeñar un papel o un puesto. Incluyen tanto las habilidades técnicas como las blandas. Por lo tanto, una matriz de competencias ofrece un panorama más amplio que una matriz de habilidades, pero es menos específica a la hora de mapear las habilidades de los miembros de tu equipo.
Un buen ejemplo es una matriz de competencias para un responsable de control de calidad en una fábrica de alimentos preenvasados. Para este puesto, una matriz de competencias incluiría habilidades técnicas como la capacidad de manejar equipos de laboratorio y el conocimiento de las normas de seguridad alimentaria pertinentes, tales como ISO 22000 y la normativa de la Administración de Alimentos y Medicamentos (o medidas similares en otras jurisdicciones).
Por su parte, las competencias interpersonales incluyen la atención a los pequeños detalles y las dotes de comunicación necesarias para promover normas de producción de alta calidad entre los operarios de montaje.
El uso de la matriz de habilidades y la matriz de competencias en una organización
Debido a sus distintos contenidos, una matriz de habilidades y una matriz de competencias también cumplen funciones organizativas diferentes. He aquí en qué se diferencian:
Matriz de competencias
Debido a su naturaleza específica, la matriz de competencias se utiliza para evaluar las competencias de un equipo o departamento. Evalúa el conjunto de competencias seleccionadas de los empleados de un equipo. Una matriz de competencias no suele utilizarse a nivel de toda la organización.
Dado que una matriz de competencias tiende a ser técnica, suele redactarla y gestionarla el jefe de proyecto de un equipo o el miembro más experimentado y capacitado de ese equipo en particular. Una matriz de competencias tiene varios usos comunes, por ejemplo:
- Un sistema de distribución de tareas (para que a cada empleado se le asignen tareas que correspondan a su nivel de cualificación).
- Gestión de la lista de turnos de trabajo (en caso de que algunos empleados estén de baja, los gestores de proyectos pueden organizar la lista de turnos de trabajo para que siempre haya un miembro del equipo con experiencia dentro de un turno en un momento dado).
- Planificación de programas de formación para empleados
- La herramienta principal a la hora de realizar un análisis de carencias de competencias
Matriz de competencias
Por el contrario, una competencia ofrece un panorama más amplio que una matriz de habilidades, pero su contenido es menos específico y técnico. Los responsables de recursos humanos o los empleados suelen utilizar una matriz de competencias de la alta dirección. Dado que una matriz de competencias abarca tanto las habilidades técnicas como las blandas, alguien puede utilizarla para:
- Planificación a largo plazo de la sucesión y promoción de los empleados
- La base de datos de la organización para determinar la remuneración de los empleados
- Una base de datos para futuros planes de contratación
Breve resumen de las diferencias entre la matriz de capacidades y la matriz de competencias
¿Qué es un déficit de cualificaciones?
Una de las principales funciones de una matriz de competencias es detectar si existe un déficit de competencias en su equipo. Pero, ¿qué es exactamente un déficit de competencias? ¿Y es tan alarmante como muchos han dicho?
El término "déficit de competencias" se refiere a la falta de adecuación entre las competencias necesarias para desempeñar un puesto de trabajo y el conjunto de competencias que posee actualmente un empleado. Como resultado, el rendimiento de los empleados será inferior debido a la insuficiencia de sus cualificaciones. En casos más extremos, un empresario no puede encontrar un empleado adecuado para cubrir un puesto de trabajo debido a la crisis de falta de cualificaciones en el mercado laboral.
El fenómeno del déficit de cualificaciones existe prácticamente en todos los sectores. Sin embargo, el sector manufacturero se ve especialmente afectado. Según un informe de Deloittese prevé que 2,1 millones de puestos de trabajo en el sector manufacturero de EE.UU. queden vacantes entre 2020 y 2023. El informe indica que los empresarios del sector manufacturero tienen dificultades para cubrir sus vacantes debido al déficit de cualificaciones, que incluso empeorará en los próximos años.
La UE también sufre el mismo problema. A informe de investigación de Eurofund muestra que en todas las regiones de la UE hay escasez de mano de obra en el sector manufacturero. Así pues, el problema de la falta de mano de obra cualificada es una amenaza importante para el sector manufacturero.
Son varios los factores que han provocado y agravado el problema del déficit de cualificaciones en la industria manufacturera. Algunas de las principales causas son:
- Jubilación de trabajadores cualificados y experimentados
- No hay suficientes licenciados en Ciencias, Tecnología, Ingeniería y Matemáticas (STEM)
- Tecnologías y técnicas de producción en continua evolución
- Costosos programas de desarrollo de los empleados
- La falta de concienciación y de sentido de la urgencia del problema del déficit de cualificaciones
No deje de consultar nuestro artículo para profundizar en el problema de la falta de competencias en el sector manufacturero y lo que puede hacer al respecto.
¿Qué es un análisis de carencias de cualificaciones?
Una vez cubierto el fenómeno del déficit de competencias, ¿existe un déficit de competencias en mi equipo? Y si la hay, ¿qué puedo hacer al respecto?
La mejor forma de detectar si existe un déficit de competencias en su equipo es realizar un análisis de dicho déficit. Un análisis de carencias de competencias es el proceso de identificar las competencias necesarias para desempeñar funciones y compararlas con el conjunto de competencias actuales de los miembros de tu equipo.
Si se detecta una disparidad entre ambas, significa que efectivamente existe un déficit de competencias en su equipo. Para realizar un análisis de la brecha de competencias, debe utilizar una matriz de competencias.
¿Cuándo realizar un análisis de carencias de cualificaciones?
Una pregunta frecuente entre los gestores de proyectos es: ¿con qué frecuencia debe realizarse un análisis de carencias de competencias? En efecto, un análisis de carencias de competencias es una tarea que requiere mucho tiempo y que sólo algunos desean realizar.
En general, los profesionales de recursos humanos recomiendan realizar un análisis de carencias de competencias una vez al año. Sin embargo, si en su caso se da una de las condiciones que se indican a continuación, lo mejor es hacer uno lo antes posible:
- Planea adquirir una nueva tecnología de producción, maquinaria, sistema o técnica
- Introducir nuevos productos en el mercado
- Tener planes de expansión (abrir una nueva planta de producción, aumentar la producción, entrar en un nuevo mercado o cualquier otra forma de expansión).
- El rendimiento de su equipo ha disminuido notablemente.
- Uno o varios miembros de su equipo han expresado su preocupación por la insuficiencia de competencias o por una carga de trabajo excesiva.
¿Cómo realizar un análisis de carencias de cualificaciones?
Realizar un análisis de carencias de competencias requiere tiempo y esfuerzo. Además, es crucial disponer de una matriz de competencias funcional y fácilmente editable durante todo el proceso. Para garantizar su precisión, lo ideal es que el análisis de las carencias de competencias lo realice el jefe de proyecto de cada equipo o el miembro del equipo con más experiencia y conocimientos.
Consulte nuestro artículo para obtener una guía paso a paso para realizar un análisis de las carencias de competencias.
He aquí un breve resumen de los pasos clave para llevar a cabo con éxito un análisis de las carencias de competencias:
Paso 1: Identificar las competencias de los empleados que se evaluarán
El primer paso consiste en identificar las competencias que se incluirán en la matriz de competencias. Y, por supuesto, las competencias evaluadas deben estar directamente relacionadas con las tareas diarias de los miembros de tu equipo.
Imagina que eres el jefe de proyecto de un equipo de diseño de productos. Naturalmente, querrías incluir conocimientos como AutoCAD, software de diseño gráfico como Adobe Illustrator y otros conocimientos relevantes para un diseñador de productos.
Paso 2: Evaluar las competencias de sus empleados
Una vez seleccionadas las competencias pertinentes, es hora de evaluar las aptitudes de los miembros de su equipo. Existen numerosos métodos para evaluar objetivamente las habilidades de sus empleados, como:
- Pruebas escritas y otras formas de exámenes técnicos
- Entrevistas técnicas
- Califique a sus empleados en función de sus Indicadores Clave de Rendimiento (KPI)
- Pedir comentarios y observaciones a los demás miembros del equipo
Traduce tus conclusiones en números fáciles de entender, como 1-4, 1-5, 1-10 o 1-100. También es buena idea codificarlos por colores. También es buena idea codificar estos números por colores. De este modo, dispondrá de un mapa de competencias visualmente intuitivo de sus empleados.
Paso 3: Análisis de los datos de la matriz de competencias
Una vez evaluadas y mapeadas las competencias de sus empleados, es hora de analizar los resultados de su matriz de competencias. Algunas evaluaciones necesarias que deben tenerse en cuenta al realizar un análisis de carencias de competencias son:
- ¿Son adecuados los conocimientos actuales de sus empleados para realizar sus tareas diarias y utilizar las últimas tecnologías y técnicas del sector?
- ¿Cómo son los KPI de su equipo en comparación con los de sus competidores?
- ¿Cuenta su equipo con personal suficiente y la carga de trabajo de sus miembros es manejable?
- ¿Hay algún empleado que necesite ponerse al día en sus KPI?
- ¿Hay algún empleado que vaya a jubilarse o dejar su equipo?
- ¿Tiene previsto su empresa ampliar pronto su producción, gama de productos o alcance de mercado? En caso afirmativo, ¿cómo afectaría a la carga de trabajo y las responsabilidades de su equipo?
Los resultados de estas evaluaciones determinarán si existe (o existirá) un déficit de competencias en su equipo.
Paso 4: Planificar programas de formación de empleados a corto y largo plazo
Si se ha detectado una carencia de competencias, lo mejor es resolverla inmediatamente. La solución definitiva para cerrar una brecha de competencias es impartir formación en el campo en el que se ha detectado la brecha.
Una carencia de competencias puede aparecer en uno o unos pocos empleados y ser un hecho que afecte a todo el equipo. Si aparece en uno o en un número reducido de empleados, es preferible recurrir a programas de formación especializados y a medida. De este modo, sus programas de formación abordarán directamente la carencia de competencias, y sus empleados suficientemente cualificados no tendrán que asistir a sesiones de formación innecesarias.
Por otra parte, si se ha detectado una carencia de competencias entre muchos empleados, lo racional es organizar un programa de formación para todo el equipo. Así, se puede formar a numerosos empleados a la vez, ahorrando tiempo y esfuerzo por su parte.
Paso 5: Si es necesario, contrate a nuevos empleados
A veces hace falta algo más que reciclar a los empleados para subsanar una carencia de cualificaciones. Si es así, la contratación de talentos externos es la solución que queda.
Utilice los datos de su matriz de competencias para cubrir las carencias de su equipo. Gracias a su intuitivo mapa de competencias de los empleados, tus decisiones de contratación siempre estarán basadas en datos.
Paso 6: Qué hacer tras el análisis de las carencias de cualificaciones
Si se ha completado el análisis de las carencias de cualificaciones y se han subsanado (ya sea mediante reciclaje o contratación), puede adoptar otras medidas. Por ejemplo, puede elaborar planes de desarrollo a largo plazo para los empleados.
Es probable que los planes de desarrollo a largo plazo de los empleados incluyan:
- Organización periódica de actividades de formación y seminarios
- Financiar la participación de los miembros de su equipo en conferencias y eventos del sector
- Proporcionar una cantidad determinada de fondos y días de permiso para que sus empleados sigan cursos y formación externos.
- Contar con un programa corporativo de mentores, en el que un empleado senior se empareja con empleados junior y se le asigna la tarea de guiarles.
- Actividades de creación de equipos
- Crear un equipo que organice actividades rutinarias de formación interna para sus empleados.
Mejorará la productividad de su equipo y garantizará la fidelidad de los empleados. Dentro del actual fenómeno de la falta de cualificación, retener a sus empleados altamente cualificados y experimentados es lo que más le interesa. Según una encuesta de IBMel 36% de sus encuestados afirman que las "oportunidades de aprendizaje continuo" son lo que los empleados esperan de sus empresas (aparte del salario).
Ventajas de utilizar un software de matriz de competencias
Como ya se ha dicho, disponer de una matriz de competencias óptima es una de las claves del éxito del análisis de las carencias de competencias. Una matriz de competencias basada en software es mucho más potente que sus homólogas convencionales, ya que ofrece muchas funciones prácticas.
Por lo tanto, lo mejor es utilizar un software de matriz de competencias en lugar de una matriz convencional basada en hojas de cálculo. He aquí algunas ventajas decisivas de utilizar un software de matriz de competencias:
No hace falta empezar la matriz desde cero
El uso de un software de matriz de competencias ofrece una experiencia sin esfuerzo y que ahorra tiempo en comparación con su homólogo convencional. Para empezar, el software de matriz de competencias ya viene con una plantilla incorporada, lo que le ahorra la carga de redactar y diseñar la matriz desde cero.
Editar la matriz de competencias también es un juego de niños. Solo tienes que introducir los datos relacionados en los campos del software y tendrás una matriz de competencias totalmente funcional.
Recordatorios y notificaciones en tiempo real
Muchos programas de matriz de competencias incluyen una función de notificación. Muchos software de matriz de competencias vienen con un calendario incorporado o pueden integrarse con calendarios populares como Google Calendar o Outlook Calendar de Microsoft.
Con esta función, puede planificar programas de formación a corto y largo plazo. Poco antes de la fecha prevista para la formación, se enviará automáticamente una notificación a los dispositivos de los miembros de su equipo. Estas notificaciones garantizan que todos los programas de desarrollo de los empleados sigan su curso.
Algunos software de matriz de competencias pueden generar automáticamente un informe de progreso para cada empleado. De este modo, podrá seguir fácilmente el desarrollo de las competencias de sus empleados a lo largo del tiempo sin tener que pasar horas rastreando viejas bases de datos y redactando por su cuenta informes individualizados sobre el desarrollo de los empleados.
Un informe personalizado le permite elaborar planes de formación individualizados para cada empleado. De ese modo, sus estrategias de desarrollo de los empleados estarán siempre a punto y se corresponderán con las necesidades individuales de cada empleado.
Colaboración más sencilla
A diferencia de las matrices de competencias convencionales centradas en hojas de cálculo, el software de matrices de competencias ofrece oportunidades de colaboración sin precedentes. Antes, los empleados del equipo A tenían que solicitar manualmente al propietario del documento si querían acceder a una matriz de competencias del equipo B.
Entonces, el propietario del documento del equipo B tendría que conceder acceso al equipo A manualmente. Repita el proceso si los miembros de los equipos C, D, E, etc. también desean solicitar acceso.
El software de matrices de competencias suele permitir que varios usuarios de la misma organización accedan a las matrices de competencias y las utilicen a la vez. Como resultado, cualquier empleado autorizado puede acceder a los datos necesarios desde cualquier departamento sin las molestias mencionadas anteriormente. Esta característica garantiza una colaboración fluida entre departamentos.
100% sin papel
Por último, cambiar a un software de matriz de competencias significa prescindir al 100% del papel. Se acabaron los días en los que alguien imprimía una matriz de competencias y la pegaba en la pared junto al despacho del director. Los empleados pueden acceder a la matriz de competencias desde su ordenador, tableta o smartphone en cualquier momento y lugar.
Además de las obvias consideraciones medioambientales, prescindir al 100% del papel es también una decisión inteligente desde el punto de vista financiero. Los gastos de impresión y papel parecen triviales, pero a nivel corporativo pueden acumularse rápidamente. Un estudio realizado en EE.UU. ha revelado que, de media, un empleado imprime 8.874 páginas de papel al año, lo que cuesta a las empresas 725 dólares por empleado y año.
Azumuta, una matriz única de competencias y software de formación
El módulo de matriz de competencias y formación de Azumuta es la opción más completa del mercado. No sólo ofrece todas las ventajas mencionadas anteriormente, sino que también es el único que puede integrarse con un módulo de Instrucciones de Trabajo Digitales digitales.
Con esta integración, puede crear sin problemas instrucciones de trabajo visualmente intuitivas y enviarlas a los dispositivos de sus empleados. Además, puede recopilar datos en tiempo real en el taller, enviándolos directamente a su PC, tableta y smartphone, sin necesidad de ir y venir al taller e introducir datos manualmente en la hoja de cálculo.
Gracias a esta función, puede realizar un seguimiento continuo del rendimiento de sus empleados en el taller y añadir una capa de control de calidad, al tiempo que ahorra valiosas horas de trabajo.
Testigo de cómo Azumuta de Azumuta ha ayudado a un cliente a reducir las reclamaciones en un 60, ha reducido el tiempo necesario para crear y gestionar instrucciones de trabajo en un 50, acelerar la resolución de reclamaciones en un 40y reducir en un 40% el tiempo necesario para formar a los empleados en su historia de éxito.
No deje de consultar otros casos prácticos en los que Azumuta ha mejorado enormemente la eficiencia de la producción en innumerables organizaciones.
