L'importance de bonnes instructions de travail n'est pas à négliger, surtout si vous travaillez dans l'industrie manufacturière ou si vous proposez des services qui exigent de vos employés qu'ils effectuent certaines tâches compliquées. Si vous voulez vous assurer qu'ils comprennent ce qu'ils doivent faire et la meilleure façon de le faire, vous aurez besoin d'instructions de travail numériques créées avec l'outil approprié ou à l'aide d'un modèle de rédaction d'instructions de travail.
Voici comment rédiger des instructions de travail efficaces à l'aide de ce modèle gratuit d'instructions de travail.
Qu'est-ce qu'une instruction de travail ?
Qu'est-ce qu'une instruction de travail ? À quoi servent-elles ? En quoi sont-elles différentes des instructions normales, des politiques, des procédures et des modes opératoires normalisés ?
La numérisation des instructions de travail présente plusieurs avantages. Les instructions de travail sont souvent négligées par de nombreuses organisations, mais les instructions de travail numériques peuvent vous aider à atteindre l'objectif de votre organisation, qui est de devenir plus productive et plus efficace. Grâce à une approche efficace, vous pouvez créer des instructions rentables, évolutives et faciles à utiliser.
La fourniture d'instructions de travail numériques claires se traduira par
- une efficacité accrue ;
- une sécurité accrue ;
- une plus grande précision dans la production d'un produit.
Ne perdez pas de temps à rédiger une longue liste d'instructions qui ne font qu'embrouiller les membres de votre équipe - utilisezun outil simple pour fournir des instructions claires qui peuvent faire gagner du temps et de l'argent.
Exemple d'instructions de travail numériques réussies
La rédaction d'instructions de travail efficaces pose de nombreux problèmes. Par exemple, si vous n'adoptez pas une approche méthodique pour les créer, vous risquez de perdre beaucoup de temps pour voir vos instructions échouer ou être ignorées par les employés. En outre, si vos instructions sont trop génériques, les employés risquent de ne pas pouvoir les suivre correctement à chaque fois. La meilleure façon de résoudre ces problèmes est d'adopter une approche progressive qui vous aidera à créer des instructions de travail bien rédigées plus rapidement et plus facilement que jamais.
Comment rédiger des instructions de travail ?
Rédigez des instructions claires et simples pour aider vos employés à travailler de manière sûre et productive. Que vous rédigiez des instructions pour une chaîne de montage ou que vous accompagniez simplement un employé dans une procédure ponctuelle, vos instructions doivent être claires et faciles à suivre. N'oubliez pas que les erreurs commises au travail sont coûteuses pour toutes les personnes concernées. Lorsque vous rédigez des instructions de travail efficaces, les nouveaux employés et les travailleurs expérimentés ont plus de chances d'exécuter leurs tâches correctement - et en toute sécurité.
Si vous êtes un professionnel expérimenté, vous savez comment les rédiger de manière efficace et efficiente. Mais n'ayez crainte si vous êtes un novice en matière de rédaction d'instructions de travail. En un rien de temps, vous créerez des instructions de travail efficaces comme si c'était une seconde nature ! Voici quelques conseils pour commencer.
Le premier conseil pour créer des instructions de travail est de choisir le type de documentation qui convient le mieux à votre travail. Utilisez les instructions de travail numériques pour aider les collègues, les opérateurs ou d'autres personnes qui ne sont pas familiarisés avec une certaine tâche ou avec la manière d'utiliser correctement l'équipement. Une fois que vous avez choisi entre la documentation papier et la documentation numérique, il est temps de passer à la deuxième étape.
Rédigez les étapes de vos instructions de travail. Créez des instructions individuelles pour chaque étape de votre processus, y compris des captures d'écran et des vidéos. Voici quelques conseils généraux pour la rédaction des instructions de travail:
Veillez à expliquer chaque tâche en détail. Les instructions étape par étape sont essentielles pour éviter toute confusion susceptible de conduire à des erreurs.
Veillez également à ce que votre langage soit clair et facile à comprendre par tous les membres de votre équipe - chaque phrase doit être rédigée en pensant aux lecteurs, et pas seulement à vous-même ou aux employés qui savent déjà ce qu'il faut faire.
N'utilisez pas d'acronymes ou de termes spécifiques à l'industrie.
Fournir des détails complets sur la manière dont les choses sont faites, utiliser des images et des symboles.
Et une fois que vous avez fini de créer vos instructions de travail, faites-en le suivi ! Utilisez un outil comme Azumuta pour organiser votre bibliothèque d'instructions de travail afin que les utilisateurs puissent les retrouver facilement plus tard. Cela permettra d'éliminer toute incertitude lorsqu'ils seront prêts à exécuter des tâches à l'avenir.
Enfin, veillez à ce que vos instructions de travail soient complètes. Même si un ou deux employés quittent l'entreprise avant la fin de la formation, les nouveaux embauchés devraient être en mesure d'apprendre rapidement.
N'oubliez pas de consulter notre article de blog pour obtenir d'autres conseils, astuces et trucs pour élaborer des instructions de travail numériques efficaces.
Comme chaque entreprise fonctionne différemment, il suffit d'utiliser un outil automatisé ou de modifier le modèle (voir ci-dessous) pour l'adapter à votre entreprise. Si vous décidez de créer quelque chose d'entièrement nouveau, veillez à ce qu'il y ait toujours une cohérence entre vos mots et vos images ; une fois de plus, fournissez suffisamment de détails pour que vos interlocuteurs comprennent clairement ce qu'il faut faire, mais ne les surchargez pas d'informations inutiles.
Passer des instructions de travail sur papier aux instructions de travail numériques
Certaines entreprises aiment encore créer des instructions de travail sur papier, mais les instructions de travail numériques sont plus efficaces. Elles permettent aux utilisateurs de rechercher ce dont ils ont besoin au moment où ils en ont besoin ; en outre, les fichiers numériques peuvent être facilement organisés et modifiés, ce qui garantit que tout est à jour. Un autre avantage des instructions de travail numériques est qu'il est possible d'attribuer des niveaux d'autorisation, de sorte que seules les personnes concernées puissent modifier ou même consulter certains documents. Voyons comment vous pouvez tirer parti de la technologie pour créer une documentation efficace sur le lieu de travail.
Structure
Dans Azumuta, la base de chaque instruction se trouve dans la section "Explore". Il peut être utile d'imaginer que la section "Explore" est le "livret papier" complet pour un produit ou une zone d'usine - différents postes de travail/machines. Elle comprend tous les sujets, instructions et étapes qui indiquent comment une série de tâches différentes peut être exécutée efficacement dans une usine ou avec une machine particulière.
Une catégorie d'article ou une zone d'usine
Dans de nombreux cas, une instruction de travail se rapporte directement à un article. Si une instruction de travail comprend des lignes directrices sur la fabrication d'un article ou d'une catégorie d'articles spécifique, une instruction de travail peut être créée directement sous la "catégorie d'articles" dans Azumuta. Dans certains cas, les instructions de travail ne se rapportent pas directement à la fabrication d'un article, mais à une zone de l'usine ou à une machine. C'est souvent le cas lorsque les instructions de travail contiennent des lignes directrices sur la procédure à suivre lors d'un audit, de la maintenance, des messages d'erreur et de l'utilisation d'une machine.
Instructions de travail
Une fois la structure des articles et des usines définie, vous pouvez créer des instructions de travail et les relier à des catégories d'articles et à des zones spécifiques dans Azumuta. Le plus grand avantage des instructions de travail numériques est qu'elles peuvent être facilement mises à jour et distribuées aux employés. Les instructions de travail numériques permettent des mises à jour très faciles, qu'il s'agisse d'une simple coquille ou d'une mise à jour de toute une section. Ces fichiers numériques peuvent également être facilement distribués à tous les employés en même temps, ce qui permet des mises à jour faciles dans l'ensemble de l'entreprise sans trop de tracas.
Ajouter des étapes d'instruction à une instruction de travail
Une fois qu'une instruction de travail a été créée, les différentes étapes de cette instruction de travail peuvent être créées.
Rédigez des instructions claires. Elles doivent tenir en une seule phrase et contenir chaque étape nécessaire dans l'ordre, du début à la fin. Conseil : si une instruction de travail comporte un grand nombre d'étapes à suivre, vous pouvez la classer par blocs d'instructions.
Éditeur d'instructions
Dans la section "Éditeur", vous pouvez ajouter des éléments visuels et des informations supplémentaires concernant une étape particulière. L'éditeur d'instructions de travail se compose des onglets suivants :
Général: L'onglet Général contient le texte relatif à l'étape de l'instruction de travail.
Étude de temps : Une estimation théorique de la durée d'une étape d'une instruction de travail peut être saisie dans l'onglet Étude de temps.
Équipement et symboles: Vous pouvez ici sélectionner l'équipement et/ou les outils nécessaires pour une instruction de travail particulière.
Pièces: Sélectionnez les pièces nécessaires à la nomenclature d'une instruction de travail particulière. L'outil de la pièce ne figure pas encore dans la bibliothèque des pièces ? Ajouter de nouvelles pièces.
Visuels: Dans Azumuta, vous pouvez ajouter des photos (multiples) à une instruction de travail spécifique. Les images liées aux instructions de travail peuvent être clarifiées à l'aide d'éléments visuels inclus dans l'éditeur de fiches descriptives d'opérations.
Contrôles: Azumuta permet d'ajouter différents types de contrôles à une instruction de travail.
Historique des révisions: Une instruction de travail peut être modifiée rapidement et facilement. Lorsque des modifications sont apportées à une instruction de travail, la version actuelle de l'instruction de travail est automatiquement enregistrée en tant que "brouillon". Cette version provisoire peut être convertie en une nouvelle version officielle en tant que nouvelle version officielle révisée.
Partager les instructions de travail
Dans Azumuta, un lien vers une instruction de travail peut être partagé. De cette manière, les personnes qui n'ont pas de compte Azumuta peuvent également consulter des instructions de travail spécifiques.
Utiliser les instructions de travail avec Azumuta
Rappelons qu'une instruction de travail est un document numérique, créé par des travailleurs pour d'autres travailleurs, qui décrit la manière dont une tâche ou un processus doit être exécuté. Ces instructions comprennent des détails sur tout, depuis les exigences en matière de matériaux et les précautions de sécurité jusqu'aux directives de stockage et aux mesures de contrôle de la qualité.
Consultez toujours votre équipe lorsque vous rédigez des instructions de travail ; c'est elle qui comprendra le mieux ce qui doit être documenté. Enfin, n'oubliez pas qu'il n'y a pas deux processus identiques. Veillez à ce que les instructions de travail couvrent tous les aspects d'un processus et utilisez des exemples le cas échéant. Cela permet non seulement de mieux illustrer les procédures appropriées, mais aussi de rendre la formation plus pratique et plus attrayante pour les employés à tous les niveaux.
Vous êtes prêt à passer des instructions de travail sur papier aux instructions numériques ? L'utilisation d'un format numérique offre de nombreux avantages. Qu'il s'agisse de faciliter l'édition et la révision, d'économiser de l'argent sur le papier ou d'accroître la sécurité des employés, il n'est pas étonnant que tout le monde saute dans le train du numérique. Découvrez comment Azumuta permet d'accroître la productivité et l'efficacité dans les ateliers.
![Qu'est-ce que la certification IATF 16949 ? [Modèle gratuit].](data:image/svg+xml;base64,PHN2ZyB4bWxucz0iaHR0cDovL3d3dy53My5vcmcvMjAwMC9zdmciIHZpZXdCb3g9IjAgMCAzMDAgMjAwIiB3aWR0aD0iMzAwIiBoZWlnaHQ9IjIwMCIgZGF0YS11PSJodHRwcyUzQSUyRiUyRnd3dy5henVtdXRhLmNvbSUyRndwLWNvbnRlbnQlMkZ1cGxvYWRzJTJGMjAyNCUyRjAzJTJGY2FyLXRlY2huaWNpYW4tZG9pbmctaW5zcGVjdGlvbi0zMDB4MjAwLmpwZWciIGRhdGEtdz0iMzAwIiBkYXRhLWg9IjIwMCIgZGF0YS1iaXA9IiI+PC9zdmc+ "What Is IATF 16949 Certification? [Free Template!]")
![Qu'est-ce que le travail standard ? [Modèles gratuits].](data:image/svg+xml;base64,PHN2ZyB4bWxucz0iaHR0cDovL3d3dy53My5vcmcvMjAwMC9zdmciIHZpZXdCb3g9IjAgMCAzMDAgMTY5IiB3aWR0aD0iMzAwIiBoZWlnaHQ9IjE2OSIgZGF0YS11PSJodHRwcyUzQSUyRiUyRnd3dy5henVtdXRhLmNvbSUyRndwLWNvbnRlbnQlMkZ1cGxvYWRzJTJGMjAyNCUyRjAzJTJGZmxhbW1hYmxlLWFjaWQtdm9sYXRpbGUtd2FybmluZy1sYWJlbHMtMzAweDE2OS5qcGVnIiBkYXRhLXc9IjMwMCIgZGF0YS1oPSIxNjkiIGRhdGEtYmlwPSIiPjwvc3ZnPg== "What Is Standard Work? [Free Templates!]")
