Een digitale samenleving vraagt om digitale oplossingen. In de snelle en steeds veranderende werkomgeving van vandaag de dag speelt effectieve training van werknemers een cruciale rol bij het waarborgen van efficiëntie, productiviteit en veiligheid. Traditionele trainingsmethoden worden snel vervangen door digitale oplossingen die talloze voordelen bieden. Eén zo'n oplossing is de implementatie van digitale werkinstructies.
Digitale werkinstructies zijn de oplossing voor een efficiënte werking van processen op de werkvloer, maar zijn ook essentieel voor de training en opleiding van operators. Hieronder gaan we dieper in op het belang van duidelijke, visuele en interactieve werkinstructies voor de opleiding van werknemers. We bespreken enkele casestudies en geven tips voor het opstellen van goede werkinstructies.
Meer informatie over de digitale werkinstructies van Azumuta
Dit is de eerste stap naar een papierloze fabriek
Wat zijn digitale werkinstructies?
In het snel evoluerende bedrijfslandschap van vandaag omarmen organisaties in verschillende sectoren digitale technologieën om hun activiteiten te stroomlijnen en hun productiviteit te verhogen. Een gebied waar deze digitale transformatie een grote impact heeft, is de opleiding van werknemers. Steeds meer bedrijven vervangen traditionele papieren werkinstructies door digitale werkinstructies om het leerproces sneller, interactiever en duidelijker te maken.
Veelvoorkomende problemen
Bedrijven staan voor verschillende uitdagingen als het gaat om het trainen van nieuwe werknemers met traditionele papieren instructies. Het gebruik van handleidingen, hand-outs en werkboeken is vaak de normale manier van werken, maar het heeft zijn beperkingen. Deze materialen missen interactiviteit en kunnen snel verouderd raken, wat leidt tot mogelijke verwarring en inefficiëntie in het trainingsproces. Daarnaast is samenwerking tussen afdelingen tijdrovend en afhankelijk van memo's, e-mails of persoonlijke ontmoetingen, wat kan leiden tot een communicatiekloof. Deze kloof belemmert de naadloze overdracht van informatie en kan de effectiviteit van het productieproces belemmeren.
Een ander probleem ontstaat bij het gebruik van papieren systemen of handmatige archiveringsmethoden, zoals spreadsheets of fysieke archivering. Het bijhouden en organiseren van trainingsdocumenten wordt een ontmoedigende taak, met het risico dat belangrijke informatie verloren gaat. Dit gebrek aan efficiënt documentbeheer belemmert de mogelijkheid om relevant materiaal terug te vinden wanneer dat nodig is en kan leiden tot nalevingsproblemen. Het wordt een uitdaging om opleidingen bij te houden en om te bepalen welke werknemers up-to-date zijn en aan de nodige opleidingseisen voldoen. Bovendien maakt het gebrek aan gestandaardiseerde trainingspraktijken deze uitdagingen alleen maar groter.
Werkinstructies: de oplossing
Om deze uitdagingen te overwinnen, maken steeds meer bedrijven gebruik van digitale werkinstructies. Digitale werkinstructies zijn duidelijke stap-voor-stap beschrijvingen van taken en processen die op een visuele en interactieve manier worden weergegeven. In tegenstelling tot onoverzichtelijke papieren werkinstructies, presenteren digitale werkinstructies taken op een beknopte, interactieve en duidelijke manier door gebruik te maken van afbeeldingen, videomateriaal, 3D-modellen...
Digitale werkinstructies hebben een positieve invloed op de training van operators en werknemers. Ze bieden een veelzijdige en effectieve aanpak door het gebruik van afbeeldingen, video's en andere visuele elementen. Op die manier worden de instructies minder abstract en makkelijker te begrijpen. Dit zorgt voor een hogere betrokkenheid en een beter behoud van de informatie.
Een van de belangrijkste voordelen van digitale werkinstructies bij het trainen van werknemers is het realtime inzicht in hun competenties en vaardigheidsniveau. Via een competentiematrix krijg je in één oogopslag een overzicht van hun vaardigheden en voortgangsniveau. Op deze manier zijn bedrijven in staat om medewerkers flexibel in te zetten op basis van hun capaciteiten, of om op korte termijn nieuwe medewerkers op te leiden wanneer ze zien dat ze te weinig medewerkers hebben om een bepaalde taak of proces uit te voeren.
Wat is een Vaardighedenmatrix?
Een competentiematrix is een duidelijk hulpmiddel dat de competenties en vaardigheden van werknemers visualiseert. Het laat duidelijk zien welke competenties vereist zijn voor een bepaalde functie en hoe goed werknemers deze competenties beheersen. Bedrijven kunnen in één oogopslag beoordelen of werknemers over de juiste vaardigheden beschikken en ze flexibel inzetten op basis van hun capaciteiten, of ze bijscholen zodat ze ook nieuwe taken op zich kunnen nemen.
De praktijk leert ons dat het snel kunnen opleiden van medewerkers cruciaal is voor het soepel laten verlopen van het productieproces. Dit werd bevestigd in een van onze samenwerkingen met De Opleidingscoach en haar klanten. Enkele bedrijven benaderden De Opleidingscoach met de vraag hoe zij in korte tijd medewerkers kunnen opleiden zodat de instroom naar een nieuwe productieafdeling soepel verloopt en hoe standaardisatie op de werkvloer en in het productieproces kan worden doorgevoerd.
In beide gevallen koos een expert van De Opleidingscoach voor de software van Azumuta als performance support tool. De keuze viel op Azumuta om een aantal redenen: de software stelt medewerkers in staat om 'on the job' te leren, er is content management management, Azumuta is schaalbaar en biedt verschillende maatwerkfuncties. Daarnaast maakt Azumuta het mogelijk om gestandaardiseerde trainingen op te zetten met digitale werkinstructies, waardoor er meer uniformiteit op de werkvloer ontstaat.
Tips voor goede werkinstructies
Het verstrekken van digitale werkinstructies alleen is echter niet voldoende om positieve veranderingen teweeg te brengen. Het is belangrijk dat deze werkinstructies op de juiste manier worden opgesteld, zodat ze duidelijk en interactief zijn, maar ook belangrijke aandachtspunten naar voren laten komen, zodat de veiligheid wordt gewaarborgd en menselijke fouten worden voorkomen.
De Opleidingscoach begeleidde haar klanten bij het opstellen van goede werkinstructies en geeft ook enkele tips waarmee rekening moet worden gehouden als men begint met het maken van digitale werkinstructies. Lees deze nuttige tips zeker op de pagina van De Opleidingscoach.
Meer informatie over de digitale werkinstructies van Azumuta
Dit is de eerste stap naar een papierloze fabriek
