- Wat zijn digitale werkinstructies?
- Waarom zijn digitale werkinstructies belangrijk?
- De kenmerken van hoogwaardige digitale werkinstructies
- Hoe maak je de perfecte digitale werkinstructies voor je teams?
- Hoe worden digitale werkinstructies geïmplementeerd op de werkvloer?
- Voordelen van het gebruik van productvarianten
- Top Digitale Werkinstructies Software
- Voorbeelden van succesvolle werkinstructies
- Implementeer vandaag nog sterke digitale werkinstructies
Nu bedrijven ernaar streven om efficiënter en productiever te worden, neemt het gebruik van digitale werkinstructies (DWI's) toe. Door digitale werkinstructies te gebruiken, kunnen werknemers hun taken sneller en met minder fouten uitvoeren.
Om digitale werkinstructies effectief te laten zijn, moeten ze echter goed ontworpen en gemakkelijk te volgen zijn. Dat betekent dat je de tijd moet nemen om duidelijke en beknopte instructies te maken die gemakkelijk te begrijpen zijn. Het laatste waar je op zit te wachten is verwarring en frustratie bij je werknemers omdat ze er niet achter komen hoe ze een taak moeten uitvoeren.
Als het gaat om het maken en implementeren van DWI's, zijn er een paar dingen waar je rekening mee moet houden. In deze gids laten we je zien hoe je uitstekende digitale werkinstructies kunt maken die je bedrijf soepel laten verlopen.
Digitale werkinstructies (DWI's) zijn multimediarijke documenten die papieren instructies vervangen door digitale equivalenten.
Afhankelijk van de taak kunnen DWI's tekst, afbeeldingen, video's, geluidsopnames en andere interactieve elementen bevatten - waardoor ze een effectievere manier zijn om instructies te communiceren dan traditionele papieren documenten.
Hoewel digitale werkinstructies vaak worden ontworpen als aanvulling op het bestaande trainingsproces, kunnen ze ook als zelfstandige documenten worden gebruikt. Digitale werkinstructies worden al snel de eerste keuze voor elke productietechnicus die zijn operationele efficiëntie en uitvoering wil verbeteren.
Waarom zijn digitale werkinstructies belangrijk?
Als je effectief wilt communiceren hoe een taak moet worden uitgevoerd, zijn digitale werkinstructies essentieel. Door werknemers te voorzien van deze duidelijke en beknopte instructies, kunt u de efficiëntie en productiviteit op uw werkplek aanzienlijk verbeteren. Met meer duidelijkheid kunt u genieten van een hogere kwaliteit van het werk en de output, omdat de betrokkenen te maken krijgen met minder complexiteit.
Jarenlang werden werkinstructies gegeven via een papieren document. Deze statische documenten, die vaak moeilijk te lezen en bij te werken waren, worden nu vervangen door DWI's. Er waren verschillende problemen met traditionele werkinstructies, waaronder:
- Ze kunnen moeilijk te lezen of te begrijpen zijn zonder de juiste context
- Ze waren vaak verouderd tegen de tijd dat ze werden gedistribueerd.
- Ze waren moeilijk bij te werken en te veranderen naarmate rollen veranderden
- Ze konden gemakkelijk zoekraken of beschadigd raken en namen onnodig ruimte in beslag
- beperkte visuele ondersteuning (alleen foto's waren mogelijk)
Papieren documenten voor werkinstructies behoren tot het verleden. Daarvoor in de plaats komen digitale werkinstructies. Maar de invoering van digitale instructies gaat verder dan alleen het vervangen van papier - ze hebben geholpen om het werkinstructieproces als geheel opnieuw te definiëren en veel van de grootste personeelsproblemen van vandaag de dag op te lossen:
1. De opkomst van Industrie 4.0 en slimme fabrieken
Industrie 4.0 beschrijft de huidige trend van hoge efficiëntie en gegevensuitwisseling in productietechnologieën. Het omvat cyberfysische systemen, het internet der dingen en cloud computing. In wezen is het de vierde industriële revolutie - en het verandert snel de manier waarop werk wordt gedaan.
Om concurrerend te blijven, moeten bedrijven nieuwe technologieën en processen toepassen. Een manier om dit te doen is door gebruik te maken van digitale werkinstructies. Door werknemers te voorzien van mobiele apparaten met toegang tot digitale instructies, kunnen ze eenvoudig de stappen volgen die nodig zijn om een taak uit te voeren. Bovendien kunnen de digitale instructies snel en eenvoudig worden bijgewerkt als een proces verandert, zonder dat papieren documenten opnieuw moeten worden afgedrukt en verspreid.
2. De behoefte aan een betere betrokkenheid van werknemers
De betrokkenheid van werknemers is essentieel voor het succes van bedrijven. Als werknemers betrokken zijn, zijn ze productiever en is de kans groter dat ze blijven.
DWI's kunnen de betrokkenheid van werknemers helpen verbeteren door hen een duidelijk inzicht te geven in hun rollen en verantwoordelijkheden. Daarnaast kunnen digitale werkinstructies helpen om alledaagse taken te elimineren, zodat werknemers interessanter en boeiender werk kunnen doen.
3. Grotere vraag bij een tekort aan geschoolde arbeidskrachten
Het tekort aan geschoolde arbeidskrachten is een wereldwijd probleem dat alleen maar erger wordt. Naarmate de babyboomers met pensioen gaan, zijn er minder mensen om de geschoolde arbeidsposities in te vullen die ze achterlaten. Toch komen veel van de huidige werknemers op de werkvloer zonder de culturele kennis die een productiebedrijf in de loop der tijd heeft ontwikkeld.
Om ervoor te zorgen dat nieuwe werknemers soepel worden geïntegreerd in reeds bestaande processen, kunnen digitale werkinstructies eenvoudig worden bijgewerkt en aangepast met de input van ervaren werknemers. Door duidelijke en beknopte instructies te geven, kunnen bedrijven ervoor zorgen dat iedereen - ongeacht het ervaringsniveau - taken correct kan uitvoeren. Dit kan ervoor zorgen dat uw bedrijf niet wordt geconfronteerd met een "inhaalslag" wanneer nieuwe teamleden op de werkvloer worden ingezet.
4. Inheemse kennis vastleggen
Stammenkennis verwijst naar de vaardigheden, knowhow en ervaring die van generatie op generatie wordt doorgegeven. In veel gevallen wordt deze kennis niet vastgelegd of gedocumenteerd - het leeft gewoon in de hoofden van werknemers. Dit kan een probleem zijn wanneer een werknemer het bedrijf verlaat en zijn kennis met zich meeneemt.
In een productie- of industriële omgeving kan het verlies van stamkennis schadelijk zijn voor het bedrijf. Met digitale werkinstructies kunnen bedrijven deze kennis vastleggen en ervoor zorgen dat deze niet verloren gaat wanneer een werknemer vertrekt. Door processen en procedures te documenteren, kunnen bedrijven een waardevolle bron creëren die kan worden gebruikt om nieuwe werknemers te trainen en nieuwe operators in te werken.
6. Het verbeteren van een omgeving met een hoge mix en lage volumes
Bedrijven van vandaag ervaren de noodzaak om over te stappen op mass customization. Meer keuzemogelijkheden voor consumenten betekenen dat fabrikanten klaar moeten zijn om te voldoen aan complexe aanpassingsbehoeften. Bedrijven schakelen nu over op een productiestijl met een hoge mix en lage volumes om bij te blijven.
Hoog-mengsel-, laag-volume productie is een vorm van productie waarbij een grote verscheidenheid aan producten in kleine hoeveelheden wordt geproduceerd. Dit kan een uitdaging zijn voor bedrijven, omdat het moeilijk kan zijn om alle verschillende processen en procedures bij te houden.
Met meer maatwerk komt ook de behoefte aan gedetailleerde instructies. Toch is het bijna onmogelijk om ervoor te zorgen dat de instructies op papier nauwkeurig zijn voor het steeds groeiende aantal combinaties. Hier komen varianten om de hoek kijken. Met behulp van varianten kunnen digitale werkinstructies deze uitdaging aangaan door specifieke instructies sneller bij te werken.
DWI's kunnen bedrijven helpen deze uitdaging aan te gaan door een centrale locatie te bieden voor alle informatie met betrekking tot een bepaald proces of een bepaalde procedure. Door alle informatie op één plek te hebben, kunnen bedrijven ervoor zorgen dat iedereen op één lijn zit en dat taken correct worden uitgevoerd.
Werkinstructies digitaliseren
Digitale werkinstructies maken voor uw activiteiten op de werkvloer
De kenmerken van hoogwaardige digitale werkinstructies
Nu we hebben gekeken naar de voordelen van digitale werkinstructies, kunnen we beter kijken naar de kwaliteit van digitale werkinstructies.
Enkele kenmerken van hoogwaardige digitale werkinstructies zijn:
1. Een duidelijk ontwikkelings- en implementatieplan
Voordat ze digitale werkinstructies maken, moeten bedrijven een duidelijk plan ontwikkelen met de doelstellingen van het project. Daarnaast moeten bedrijven een duidelijk beeld hebben van wie de DWI's gaat gebruiken en hoe ze gebruikt gaan worden.
Als bijvoorbeeld vloerteams de DWI's gaan gebruiken om taken uit te voeren, moeten bedrijven overwegen hoe ze de DWI's het beste kunnen integreren in hun huidige workflows.
2. Gedetailleerde en beknopte instructies
Digitale werkinstructies moeten gedetailleerd en beknopt zijn en werknemers alle informatie geven die ze nodig hebben om een taak correct uit te voeren. Daarnaast moeten DWI's gemakkelijk te volgen zijn, met een stapsgewijze aanpak die eenvoudig en rechttoe rechtaan is.
Dit kan niet alleen de kwaliteit van het werk verbeteren, maar ook de efficiëntie, omdat werknemers taken snel en foutloos kunnen uitvoeren.
3. Visuele hulpmiddelen en afbeeldingen
Digitale werkinstructies moeten gebruik maken van visuele hulpmiddelen en afbeeldingen om werknemers te helpen begrijpen welke taken ze moeten uitvoeren. Bovendien kunnen bedrijven er door het gebruik van visuals voor zorgen dat de DWI's toegankelijk zijn voor werknemers met verschillende leerstijlen.
4. Regelmatige updates
Digitale werkinstructies moeten regelmatig worden bijgewerkt om veranderingen in processen en procedures weer te geven. Daarnaast moeten bedrijven overwegen om regelmatig nieuwe functies en functionaliteit toe te voegen aan de DWI's om werknemers betrokken te houden.
Een voorbeeld hiervan is het toevoegen van gamification-elementen aan de digitale werkinstructies, zoals leaderboards en badges, om werknemers aan te moedigen taken snel en nauwkeurig af te ronden.
5. Gebruiksgemak
Digitale werkinstructies moeten makkelijk te gebruiken zijn, met een gebruikersvriendelijke interface die intuïtief en duidelijk is. Daarnaast moeten bedrijven bedenken hoe werknemers de DWI's zullen gebruiken, bijvoorbeeld op een mobiel apparaat of desktopcomputer.
Het is ook belangrijk om ervoor te zorgen dat de digitale werkinstructies gemakkelijk kunnen worden bijgewerkt en bewerkt als dat nodig is, zonder dat daar ingewikkelde codering of technische kennis voor nodig is.
6. Overal toegankelijk
Digitale werkinstructies moeten altijd en overal toegankelijk zijn. Dit is vooral belangrijk voor bedrijven met werknemers die op afstand of in verschillende tijdzones werken.
Daarnaast moeten bedrijven overwegen hoe de DWI's worden opgeslagen, zoals in de cloud of op een lokale server.
7. Veilig en betrouwbaar
Digitale werkinstructies moeten veilig en betrouwbaar zijn, met robuuste beveiligingsfuncties om gevoelige informatie te beschermen. Daarnaast moeten bedrijven nadenken over hoe ze ervoor kunnen zorgen dat de digitale werkinstructies altijd beschikbaar zijn, zelfs als de stroom uitvalt of als er een probleem is met de internetverbinding.
8. Flexibel en schaalbaar
Digitale werkinstructies moeten flexibel en schaalbaar zijn, zodat ze gebruikt kunnen worden door bedrijven van alle groottes. Daarnaast moeten bedrijven overwegen hoe de DWI's kunnen worden aangepast om aan hun specifieke behoeften te voldoen, bijvoorbeeld door aangepaste velden toe te voegen of door ze te integreren met andere softwaretoepassingen.
9. Ondersteuning en training
Digitale werkinstructies moeten worden geleverd met ondersteuning en training om bedrijven te helpen het maximale uit de software te halen. Daarnaast moeten bedrijven nadenken over hoe ze ervoor kunnen zorgen dat werknemers goed worden opgeleid in het gebruik van digitale werkinstructies.
10. Kosteneffectief
Digitale werkinstructies moeten kosteneffectief zijn, met een prijsstructuur die flexibel en betaalbaar is. Daarnaast moeten bedrijven overwegen hoe de DWI's hen op de lange termijn geld kunnen besparen, inclusief het ontwikkelen van een efficiëntere creatiemethode.
Sommige digitale softwareapplicaties voor werkinstructies bieden bijvoorbeeld gratis proefversies aan, zodat bedrijven de software kunnen uitproberen voordat ze een abonnement nemen. Andere DWI software applicaties bieden kortingen voor bedrijven die een jaar- of maandabonnement nemen.
Werkinstructies digitaliseren
Digitale werkinstructies maken voor uw activiteiten op de werkvloer
Hoe maak je de perfecte digitale werkinstructies voor je teams?
Een van de beste manieren om de ontwikkeling van digitale werkinstructies te begrijpen is door er een te bouwen. In dit voorbeeld bekijken we de strategie en het ontwerp van een DWI voor een team op de productievloer. Bij elke stap wordt uitgelegd hoe je rekening kunt houden met de behoeften van je team terwijl je een digitaal werkinstructiesysteem maakt of vernieuwt.
1. Definieer de reikwijdte van werkinstructies.
Om te beginnen moet je begrijpen welke taken er op de productievloer worden uitgevoerd. Voor welke processen hebben werknemers instructies nodig? Wat is de volgorde van stappen voor elke taak? Welke gereedschappen en materialen zijn er nodig?
2. Stel een overzicht op hoog niveau op van elke taak.
Zodra je alle taken hebt geïdentificeerd die moeten worden uitgevoerd op de productievloer, moet je een overzicht op hoog niveau opstellen van elke taak. Dit overzicht moet een lijst bevatten van alle stappen die bij de taak komen kijken, evenals eventuele speciale overwegingen waarmee rekening moet worden gehouden.
3. Maak een gedetailleerde stap-voor-stap handleiding voor elke taak.
Nadat je een overzicht op hoog niveau hebt gemaakt van elke taak, moet je een meer gedetailleerde stap-voor-stap handleiding maken voor elke taak. Deze gids moet het volgende bevatten
- Een beschrijving van elke stap
- De benodigde gereedschappen en materialen voor elke stap
- Eventuele veiligheidsproblemen waarmee rekening moet worden gehouden
- Informatie over waar je hulp kunt krijgen als dat nodig is
4. Verwerk visuals en illustraties in de werkinstructies.
Om de werkinstructies zo duidelijk en begrijpelijk mogelijk te maken, moet je er waar mogelijk visuals en illustraties in verwerken. Dit kunnen foto's, diagrammen of zelfs video's zijn.
Overweeg in dit voorbeeld om een video te maken die de stappen van het assembleren van een product doorloopt. Dit kan vooral handig zijn als de taak complex is of als er veel kleine details zijn waarmee rekening moet worden gehouden. Voor een digitaal werkinstructiesysteem kunnen video's worden gehost op een speciaal YouTube-kanaal of op de website van het bedrijf.
5. Maak een test- en kwaliteitsborgingsplan.
Voordat je de digitale werkinstructies uitrolt naar het productievloerteam, moet je een test- en kwaliteitsborgingsplan opstellen. Dit plan moet het volgende omvatten:
- Een beschrijving van hoe de werkinstructies worden getest
- Wie is verantwoordelijk voor het testen van de werkinstructies
- Welke criteria worden gebruikt om te bepalen of de werkinstructies effectief zijn?
- Hoe vaak de werkinstructies worden herzien en bijgewerkt
Door deze stappen te volgen, kunt u digitale werkinstructies maken die duidelijk en gemakkelijk te begrijpen zijn en die zijn afgestemd op de behoeften van uw productiemedewerkers. Maar het proces eindigt hier niet - zorg ervoor dat je de werkinstructies regelmatig bekijkt en bijwerkt om ervoor te zorgen dat ze accuraat en up-to-date blijven.
Hoe worden digitale werkinstructies geïmplementeerd op de werkvloer?
Nu we hebben besproken hoe je digitale werkinstructies maakt, laten we eens kijken hoe ze worden geïmplementeerd op de werkvloer.
De eerste stap is ervoor zorgen dat alle werknemers toegang hebben tot het digitale werkinstructiesysteem. Dit systeem is toegankelijk via een computer, tablet of smartphone. Voor werknemers die niet regelmatig toegang hebben tot een computer, kunnen de werkinstructies worden uitgeprint en op een centrale locatie beschikbaar worden gesteld.
Zodra werknemers toegang hebben tot het digitale werkinstructiesysteem, moeten ze worden getraind in het gebruik ervan. Deze training moet betrekking hebben op:
- Hoe door het systeem navigeren
- Hoe de werkinstructies voor specifieke taken te vinden
- Informatie zoeken in de werkinstructies
- Hoe fouten of inconsistenties in de werkinstructies te signaleren
Nadat werknemers zijn getraind in het gebruik van het digitale werkinstructiesysteem, kunnen ze het beginnen te gebruiken voor hun dagelijkse taken. Het systeem moet als naslagwerk worden gebruikt als werknemers niet zeker weten hoe ze een taak moeten uitvoeren of als ze verduidelijking nodig hebben over een van de stappen.
Als werknemers suggesties hebben voor het verbeteren van de DWI's, moeten ze worden aangemoedigd om hun ideeën voor te leggen aan het team dat verantwoordelijk is voor het onderhoud van het systeem. Door de werkinstructies voortdurend te herzien en bij te werken, kun je ervoor zorgen dat ze nauwkeurig en nuttig blijven voor de werknemers op de werkvloer.
Digitale werkinstructies kunnen een ongelooflijk waardevol hulpmiddel zijn voor productievloerteams als ze op de juiste manier worden gemaakt en geïmplementeerd. Door de stappen in deze gids te volgen, kun je DWI's maken die duidelijk en gemakkelijk te begrijpen zijn en die zijn afgestemd op de behoeften van je team. Maar het proces eindigt hier niet - zorg ervoor dat je de werkinstructies regelmatig bekijkt en bijwerkt om ervoor te zorgen dat ze accuraat en up-to-date blijven.
Voordelen van het gebruik van productvarianten
De introductie van productvarianten in digitale werkinstructies biedt tal van voordelen die de efficiëntie en nauwkeurigheid van complexe productieprocessen sterk kunnen verbeteren. Door verschillende productvarianten in de software te definiëren, kunnen bedrijven het creatieproces van werkinstructies stroomlijnen en tegemoetkomen aan de toenemende vraag naar producten op maat.
Een belangrijk voordeel van het gebruik van productvarianten in werkinstructies is het gemak van het koppelen en onderhouden van specifieke stappen voor elke variant. Bij traditionele papieren instructies kan het beheren van meerdere productvarianten omslachtig en foutgevoelig zijn. Met digitale werkinstructies kunnen updates en wijzigingen echter centraal worden doorgevoerd, zodat operators altijd toegang hebben tot de meest recente en nauwkeurige informatie voor elke productvariant.
Bovendien neemt het aantal assemblage- of productiestappen toe naarmate producten meer aangepast en complexer worden. Door de werkinstructies af te stemmen op elke productvariant hoeven operators niet langer door irrelevante stappen te bladeren, waardoor de kans op fouten afneemt en de algehele productiviteit toeneemt. Deze gerichte aanpak zorgt ervoor dat de operator alleen de stappen ziet die relevant zijn voor de specifieke productorder waaraan hij werkt, wat leidt tot snellere en efficiëntere assemblageprocessen.
Bovendien kan het gebruik van digitale werkinstructies met productvarianten leiden tot aanzienlijke tijd- en kostenbesparingen. Met gestroomlijnde toegang tot de juiste informatie besteden operators minder tijd aan het zoeken naar instructies en meer tijd aan het uitvoeren van hun taak. Deze verhoogde efficiëntie kan resulteren in minder stilstand, minder productiefouten en een betere algehele kwaliteit.
Voorbeelden van succesvolle werkinstructies
Hoe zien robuuste werkinstructies eruit? Hier zijn een paar voorbeelden om over na te denken:
Addax Motors: Met digitale werkinstructies van Excel-documenten naar interactieve processen
Voordat ze Azumuta gebruikten, vertrouwde Addax Motors in hun productieprocessen op instructies op papier en Excel-spreadsheets, waardoor de processen arbeidsintensief en tijdrovend waren. Toen ze hun productielijn verplaatsten, schakelden ze over op digitale werkinstructies met Azumuta.
Het platform heeft de bestellingen gecentraliseerd en het onboardingproces gestroomlijnd. Het heeft ook de bewaking van het productieproces vereenvoudigd en gebruiksvriendelijke interfaces geboden voor beheerders en operators. Bovendien heeft de focus op lean manufacturing principes, digitalisering en automatisering Addax Motors geholpen om van een handmatig naar een interactief proces over te stappen.
Provan: Efficiëntere operator met digitale werkinstructies voor productie
Provan, een metaalbewerkingsbedrijf, is overgestapt van papieren en PDF werkinstructies naar volledig digitale werkinstructies met behulp van Azumuta. De interactieve digitale werkinstructies helpen operators om producten correct en efficiënt te assembleren.
Azumuta biedt ook functies zoals het plannen van audits, het rapporteren van productieproblemen en het bijhouden van de tijd die operators besteden aan taken. Door de integratie met hun ERP-systeem heeft Provan een naadloze interactie gecreëerd tussen software en productieprocessen, met als resultaat een papierloze fabrieksvloer en verbeterde efficiëntie.
Implementeer vandaag nog sterke digitale werkinstructies
Als je je digitale werkinstructies naar een hoger niveau wilt tillen, overweeg dan te investeren in een speciale softwareoplossing. Deze oplossingen bieden functies zoals taakplanning, het bijhouden van prestaties en real-time analyses die je kunnen helpen om je productieproces verder te optimaliseren.
Welke route je ook besluit te nemen, onthoud dat DWI's slechts zo goed zijn als het team dat ze gebruikt. Investeer in training en feedbackmechanismen om ervoor te zorgen dat je team de werkinstructies correct en effectief gebruikt. Met de juiste digitale werkinstructies kunt u uw productieproces naar een hoger niveau tillen.