Hoe Reynders klachten over kwaliteit met 60% verminderde en de efficiëntie van werkinstructies met 50% verhoogde

Reynders Pharmaceutical Labels (RPL), onderdeel van de Reynders Label Printing Group, is gespecialiseerd in de productie van etiketten voor klanten die marktleider zijn in de farmaceutische sector, zoals Pfizer, Janssen Pharmaceutica, Schering-Plough, Alcon-Couvreur, GlaxoSmithKline en Baxter. Reynders Pharmaceutical Labels is al 25 jaar actief in een aparte productievestiging om er een breed gamma aan standaard en op maat gemaakte farmaceutische etiketten te produceren. Of het nu gaat om vials, spuiten, tubes, injectiepennen of flessen, Reynders Pharmaceutical Labels drukt elk type etiket – van booklet labels tot hanger labels – met klinische precisie.

In de missie van Reynders lezen we: " […] We nemen beslissingen op basis van data en hebben heel wat processen geautomatiseerd om een nagenoeg perfecte kwaliteitscontrole te bereiken. […]"

Al geruime tijd is Reynders Pharmaceutical Labels gepassioneerd bezig om die missie waar te maken, met als resultaat dat de werkvloer vandaag sterk gedigitaliseerd draait, waarbij continue opvolging de hoeksteen vormt. We zijn er dan ook bijzonder trots op dat Azumuta binnen dit verhaal past en dat we een belangrijk onderdeel mogen zijn van hun productiecyclus. De samenwerking tussen Azumuta en Reynders Pharmaceutical Labels ging van start in 2020. RPL beschikte op dat moment al over een robuust kader voor het beheer van papieren instructies, maar worstelde nog steeds met het inflexibele en tijdrovende karakter van het onderhoud van niet-digitale werkinstructies. Naast de wens om dit te veranderen, wilden ze ook meer inzicht krijgen in hoe die werkinstructies op de werkvloer werden uitgevoerd, om zo een goed onderbouwde feedbackloop te creëren. RPL was dus op zoek naar een partner die hen zou begeleiden bij de verdere digitalisering van hun werkinstructies en die hen daarbij ondersteuning zou bieden.

De belangrijkste uitdagingen die RPL bij Azumuta brachten, kunnen we bundelen in drie grote pijlers.

Tijdrovend beheer van werkinstructies & flexibiliteit

Vóór de introductie van Azumuta beschikte RPL al over een solide kader om de vele specifieke papieren instructies op te stellen en goed te keuren. Door de inflexibele aard van papieren instructies kostte het beheer ervan echter bijzonder veel tijd. Hieronder bekijken we de meest tijdrovende aspecten en hoe Azumuta daarvoor een oplossing bood.

1. Beheer van werkinstructies

In de farmaceutische industrie heeft de klant vaak zeer specifieke eisen. Dit vertaalt zich in de noodzaak om op de werkvloer zeer flexibel te zijn, gecombineerd met hoge accuraatheid en precisie, typisch voor een high-mix, low-volume omgeving. Gevolg: er zijn aparte werkinstructies nodig per klant, product, formaat, enz. Dit extreem grote aantal productvarianten door klantspecifieke aanpassingen leidt tot een enorm aantal mogelijke combinaties van werkinstructiestappen in de productiecyclus. Voor elk van die combinaties afzonderlijke werkinstructies op papier bijhouden is een eindeloze opdracht en kan dan ook heel wat stress veroorzaken bij de verantwoordelijken. Het gevolg was dat het niet altijd mogelijk was om volledig op maat gemaakte werkinstructies aan de operator te bezorgen, waarin enkel de specifieke stappen voor een bepaalde batch vermeld stonden.

Hoe heeft Azumuta geholpen?

Dankzij Azumuta kan RPL nu op een zeer tijdsefficiënte manier een enorme hoeveelheid productvariaties beheren, en dit via onze gebruiksvriendelijke variantenfunctionaliteit. RPL heeft niet alleen aanzienlijk veel tijd gewonnen in het beheer van hun werkinstructies, maar ook de precisie verhoogd van wat de operator op de werkvloer te zien krijgt. Met deze functionaliteit kan RPL de werkinstructie, volledig geconfigureerd op het specifieke product dat geproduceerd moet worden (bv. klant, formaat, enz.), gericht doorsturen.

Kortom, RPL kan nu zijn enorme hoeveelheid productvariaties efficiënt en doeltreffend beheren in Azumuta en tegelijk preciezer bepalen welke inhoud de operator op de werkvloer te zien krijgt.

Als klant in de farmaceutische industrie kan het beheren van de extreme aantallen productvarianten door klantspecifieke aanpassingen een lastige opdracht zijn. Het eindeloze werk om voor elke combinatie aparte werkinstructies bij te houden kan veel stress veroorzaken bij de verantwoordelijken. De gebruiksvriendelijke variantenfunctionaliteit van Azumuta is voor ons een gamechanger, omdat ze ons in staat stelt om een enorme hoeveelheid productvariaties efficiënt te beheren en tegelijk de precisie te verhogen van wat de operator op de werkvloer te zien krijgt.

Koen Catteeu Operations Manager bij Reynders

2. Wijzigingen in werkinstructies

In de bijzonder flexibele omgeving waarin RPL actief is, is het geen verrassing dat werkinstructies snel kunnen veranderen. De aanleiding voor zo'n aanpassing kan op drie manieren ontstaan:

1. RPL zelf kan beslissen om werkinstructies aan te passen door wijzigingen in het productieproces, bijkomende veiligheidsmaatregelen, nieuwe materialen, enz.
2. De beslissing om een nieuwe variant van een bestaand product te produceren of een volledig nieuw product te introduceren, kan leiden tot de behoefte aan nieuwe werkinstructies.
3. Klanteisen en andere parameters kunnen wijzigen. In de farmaceutische sector gebeuren veranderingen vaak, wat een hoge druk legt op het up-to-date houden van de werkinstructies.

De frequentie van aanpassingen in de werkinstructies was een grote uitdaging voor RPL: alle wijzigingen opvolgen en ervoor zorgen dat elke afzonderlijke instructie actueel bleef, was enorm tijdrovend. Een kleine wijziging in een bepaalde instructiestap betekende bijvoorbeeld dat alle instructies die deze stap gebruikten, aangepast moesten worden. Voor algemene stappen kon dit er al snel toe leiden dat de documentatie van werkinstructies voor meer dan 50 verschillende werkposten bijgewerkt moest worden. In de dynamische omgeving waarin RPL actief is, was het aanpakken van deze uitdaging een essentieel doel om de wendbaarheid te vergroten door wijzigingen aan instructies vlot te kunnen opvolgen en doorvoeren.

Hoe heeft Azumuta de flexibiliteit van werkinstructies vergroot?

Bij Azumuta streven we ernaar om werkinstructies zo efficiënt mogelijk te structureren. De variantenfunctionaliteit biedt onder meer een uitzonderlijke flexibiliteit om werkinstructies aan te passen. Zo moeten wijzigingen in algemene stappen die in verschillende productvariaties worden gebruikt, nu nog maar op één plek worden doorgevoerd, terwijl een kleine wijziging vroeger meerdere werkinstructies tegelijk aanpasbaar moest maken. Met Azumuta kunnen kortetermijnwijzigingen nu snel en digitaal worden doorgevoerd en zijn ze onmiddellijk beschikbaar voor de operatoren. Deze agile werkwijze stelt RPL in staat om zich zeer snel aan te passen aan veranderingen, terwijl tegelijk een uitzonderlijk kwaliteitsniveau wordt behouden, wat resulteert in een concurrentievoordeel.

3. Verspreiding van werkinstructies

Naast het beheer van de werkinstructies vormde ook de verspreiding van deze instructies naar de werkvloer een belangrijk aspect dat veel tijd kostte voor de productieleiders. Vóór Azumuta had RPL een efficiënt systeem voor die verspreiding, maar de productieleiders hadden toch het gevoel dat het veel tijd kostte om de juiste papieren instructie op de juiste plaats en bij de juiste operator te krijgen. Bovendien waren die instructies, zoals eerder vermeld, niet altijd specifiek, omdat het niet mogelijk was om voor elke productvariatie volledig op maat gemaakte werkinstructies aan te bieden.

Hoe heeft Azumuta geholpen?

Bij Azumuta zijn we ervan overtuigd dat de verspreiding van werkinstructies naar de werkvloer volledig geautomatiseerd moet verlopen. Zonder handmatige tussenstappen kunnen we de juiste werkinstructie, volledig afgestemd op de specifieke order, naar de juiste operator op het juiste werkstation sturen. Deze verlaagde complexiteit voor de operator resulteert in minder fouten en uiteindelijk in een hogere productiviteit.

Samengevat heeft de introductie van Azumuta het beheer van werkinstructies bij RPL op verschillende vlakken aanzienlijk verbeterd. Ten eerste heeft de variantenfunctionaliteit het efficiënte beheer van een enorm aantal productvariaties mogelijk gemaakt, terwijl tegelijk de inhoud die de operator op de werkvloer ziet, preciezer kon worden afgesteld. Ten tweede heeft de agile werkwijze de flexibiliteit bij wijzigingen vergroot, wat een concurrentievoordeel oplevert. Ten slotte is de verspreiding van werkinstructies volledig geautomatiseerd, wat resulteert in minder complexiteit voor de operator, minder fouten en een hogere productiviteit.

Doordat we ons snel kunnen aanpassen aan wijzigingen in werkinstructies, hebben we een concurrentievoordeel, terwijl de volledig geautomatiseerde verspreiding van werkinstructies de complexiteit heeft verlaagd en het aantal fouten op de werkvloer heeft verminderd. Azumuta heeft ons beheer van werkinstructies ingrijpend veranderd en onze activiteiten wendbaarder gemaakt.

Koen Catteeu Operations Manager bij Reynders

In de farmaceutische sector is kwaliteitscontrole een uiterst belangrijk aspect van het productieproces. Vóór de introductie van Azumuta beschikte RPL al over voldoende controlepunten tijdens het productieproces om ervoor te zorgen dat de kwaliteit van de batch aan de normen voldeed. De uitdaging bij papieren kwaliteitscontroles was echter dat operatoren hun bevindingen noteerden op papieren checklists, die later door de kwaliteitsafdeling werden nagekeken en geanalyseerd vóór de finale vrijgave van de order. Deze aanpak is reactief: problemen worden mogelijk pas ontdekt nadat ze zich hebben voorgedaan. Het doel van RPL was daarom een kader in te voeren dat continue kwaliteitscontrole en feedback mogelijk maakt terwijl de operator de instructiestappen doorloopt. Het einddoel was fouten vroegtijdig te detecteren en te corrigeren dankzij realtime feedback, waardoor de kans op een batch met defecte producten afnam.

Hoe heeft Azumuta geholpen?

Als eerste verdedigingslinie tegen kwaliteitsproblemen is Azumuta uitzonderlijk sterk in het visualiseren van werkinstructies. Dit verlaagt op zich al de kans op fouten, maar bij RPL wilden ze extra zekerheid op het vlak van kwaliteitscontrole. Daarom hebben we beslist om het ERP-systeem van RPL te integreren met Azumuta, zodat klantorders in het ERP-systeem in realtime met de juiste context konden worden gesynchroniseerd met Azumuta. In het ERP-systeem zijn heel wat kwaliteitsparameters gekoppeld aan een productorder (bv. type vernis, breedte van het etiket, etikettenpositie, enz.). Via de integratie worden deze kwaliteitsparameters naar Azumuta gestuurd, waar we ze uiteindelijk kunnen inzetten voor een geautomatiseerde en continue kwaliteitscontrole.

Hoe gebruiken we deze kwaliteitsparameters in de praktijk? Met de software van Azumuta is het mogelijk om tijdens het productieproces kritieke kwaliteitsdata te verzamelen dankzij ons Electronic Batch Record-systeem. Dit systeem zorgt ervoor dat bepaalde waarden/parameters van de batch tijdens het productieproces kunnen worden vastgelegd, ofwel doordat de operator bepaalde controles invult, ofwel doordat bij bepaalde stappen automatisch waarden van hardwaretools (bv. inclinometer, weegschaal, …) worden uitgelezen. Bij die eerste optie worden de instructiestappen zo geconfigureerd dat de operator, terwijl hij door de stappen van de batch loopt, input moet geven op bepaalde kwaliteitsparameters. Dat kan gaan van een eenvoudige OK/NOK tot de invoer van specifieke kenmerken van de batch (bv. positie waarop het etiket is gedrukt, gebruikt type vernis, enz.).

Ons platform legt die input vast en vergelijkt deze data in realtime met de kwaliteitsparameters die vanuit het ERP-systeem werden ontvangen. Zo kan er in realtime feedback worden gegeven of kunnen andere acties worden ondernomen terwijl de operator de instructiestappen doorloopt. Dat is bijzonder krachtig, want RPL kan nu continu toezicht houden en feedback geven op de input van de operator. Op die manier worden fouten onmiddellijk opgemerkt en gecorrigeerd, waardoor de kans afneemt dat batches met defecte producten worden uitgeleverd.

Het kwaliteitscertificaat werd op het moment dat RPL de softwareoplossing van Azumuta overwoog, niet meteen als een grote uitdaging beschouwd. Toch was een van de merkbare verbeteringen de overstap van een papieren conformiteitscertificaat (kwaliteitscertificaat) naar een digitaal certificaat. Aanvankelijk maakte deze overgang geen deel uit van de scope van het project, maar al snel werd duidelijk dat een digitaal certificaat een aanzienlijke meerwaarde zou betekenen voor de klanten van RPL. Dit conformiteitscertificaat moet naar de klant worden gestuurd om de kwaliteit van de batch aan te tonen.

De overstap naar een digitaal conformiteitscertificaat vloeide logisch voort uit de digitalisering van de kwaliteitscontrole binnen de software. Omdat operatoren hun kwaliteitscontroles via de software uitvoerden, werd de data digitaal vastgelegd. Het lag vervolgens voor de hand dat deze data kon worden geëxporteerd naar een op maat gemaakt rapport en rechtstreeks naar de klant kon worden verstuurd op het moment van de finale vrijgave.

Vóór de introductie van Azumuta vulde de operator dit certificaat tijdens en na het productieproces handmatig op papier in om een lijst met kwaliteitsparameters van de batch vast te leggen. Enkele van de belangrijkste nadelen van een papieren systeem zijn:

• Verhoogd risico op fouten: handgeschreven conformiteitscertificaten zijn foutgevoeliger dan digitale gegevens. De kans op fouten bij handmatige data-invoer of -berekening is groter, wat kan leiden tot onjuist geregistreerde informatie.
• Tijdrovend: het invullen van papieren conformiteitscertificaten is een tijdrovend proces dat operatoren weghoudt van andere belangrijke taken. Bovendien kost een handmatige administratie tijd en moeite om documenten te ordenen, te controleren en terug te vinden wanneer ze nodig zijn.
• Beperkte toegankelijkheid: handgeschreven conformiteitscertificaten zijn mogelijk niet vlot toegankelijk voor alle betrokkenen die de data moeten inkijken of analyseren. Fysieke documenten zijn beperkt in hun verspreiding en moeten soms in papieren of gescande vorm worden gedeeld, wat vertraging veroorzaakt en de toegankelijkheid verlaagt.

Het digitale conformiteitscertificaat biedt verschillende voordelen ten opzichte van de papieren aanpak. Ten eerste is handmatige data-invoer niet langer nodig, wat de kans op fouten verkleint en tijd bespaart. Ten tweede is het voor klanten handiger om een digitaal certificaat te ontvangen, dat ze gemakkelijk elektronisch kunnen bewaren en raadplegen. Ten derde kan het digitale certificaat onmiddellijk worden verzonden, wat de doorlooptijden verlaagt en de efficiëntie van het kwaliteitscontroleproces verbetert.

Hoe heeft Azumuta geholpen?

Zoals eerder uitgelegd, verzamelt ons Electronic Batch Record-systeem alle vastgelegde data in verband met de productie van de batch. Met dat gegeven in het achterhoofd hebben we samen met RPL een exportfunctie ontwikkeld waarmee de digitale kwaliteitscontroledata automatisch kan worden omgezet in een geëxporteerd PDF- of Word-rapport. Dankzij deze functie ontvangen klanten hun conformiteitscertificaat als een gedetailleerd en accuraat rapport dat de resultaten van de kwaliteitscontroles op een goed leesbare manier weergeeft. Doordat het rapport rechtstreeks vanuit het systeem wordt geëxporteerd, kunnen klanten het rapport ontvangen zodra de finale vrijgave in de productie plaatsvindt, wat de doorlooptijden verlaagt en de algemene efficiëntie van het kwaliteitscontroleproces verbetert.

Daarnaast hebben we met de exportfunctie de behoefte aan handmatige rapportering en het risico op dataverschillen weggenomen. Zo zijn de klanten van RPL er zeker van dat ze telkens opnieuw een betrouwbaar en consistent rapport ontvangen. Naast het exporteren van de digitale conformiteitsrapporten naar de klanten biedt de Azumuta-software ook een automatische opslagfunctie op een GMP-conforme server (indien nodig).

Met de introductie van de softwareoplossing van Azumuta kon RPL zijn kwaliteitscontroleproces digitaliseren: operatoren kunnen nu kwaliteitscontroles uitvoeren via de software en de data digitaal vastleggen. Die data kon vervolgens worden geëxporteerd naar een rapport op maat en op het moment van de finale vrijgave rechtstreeks naar de klant worden gestuurd, waardoor handmatige data-invoer overbodig werd en de kans op fouten afnam.

Koen Catteeu Operations Manager bij Reynders

Met bovenstaande uitdagingen in gedachten ging RPL op zoek naar een partner om hen te helpen hun doelen te bereiken. Na verschillende opties te hebben geëvalueerd en een demonstratie te hebben bijgewoond, werd Azumuta door Koen Catteeu, Mieke Sebrechts en hun team gekozen voor dit traject. In dit deel schetsen we kort hoe de implementatie van Azumuta bij RPL is verlopen.

Eerst besliste het team van RPL om hun papieren instructies om te zetten naar het Azumuta-formaat, wat het grootste stuk werk was. Vervolgens testten ze het systeem voor één klant om de look en feel van Azumuta te leren kennen. Na positieve feedback besloten ze na twee weken de uitrol te doen voor alle andere klanten en producten. Ondertussen werd ook de connectie tussen het ERP-systeem van RPL en Azumuta tot stand gebracht. Zo konden klantorders in het ERP-systeem in realtime met de juiste context (kwaliteitsparameters, varianten, enz.) naar Azumuta worden gesynchroniseerd. Zoals eerder uitgelegd, was dit nodig om een digitale kwaliteitscontrole mogelijk te maken.

Dankzij een goede samenwerking kon RPL binnen 3 à 4 maanden het gebruik van Azumuta op de volledige werkvloer implementeren. Volgens Koen Catteeu is een van de belangrijkste redenen voor deze snelle en doeltreffende implementatie dat Azumuta heel gebruiksvriendelijk is, ook voor mensen zonder specifieke IT-achtergrond. Daardoor konden mensen die dicht bij de werkvloer staan (bv. productie-ingenieurs) dit project leiden, wat maakte dat er agile kon worden gewerkt. Uiteraard moesten tijdens de implementatie op meerdere momenten snelle aanpassingen worden doorgevoerd. Daarop werd echter efficiënt gereageerd dankzij ondersteuning en samenwerking tussen alle betrokken partijen.

Volgens Koen Catteeu was het erg aangenaam om te zien hoe vlot de overstap van papier naar digitaal verliep op het vlak van operatoracceptatie. In het begin kon de operator altijd terugvallen op papieren kopieën van de werkinstructies die in Azumuta werden weergegeven, maar na een paar weken werden die papieren kopieën nog nauwelijks gebruikt. Aangezien de essentie van Azumuta bij operatorondersteuning ligt, was dit een mooie bevestiging van hoe begrijpelijk en gebruiksvriendelijk onze softwareoplossing voor de operator is.

De overstap van papier naar digitaal met Azumuta verliep vlekkeloos. Onze operatoren namen het nieuwe systeem snel in gebruik en konden taken accuraat en efficiënt uitvoeren dankzij de duidelijke visuele hulpmiddelen en het proactieve kwaliteitsmanagement. We waren onder de indruk van hoe gebruiksvriendelijk en toegankelijk de softwareoplossing is, zelfs voor mensen zonder IT-achtergrond. Het implementatieproces was snel en doeltreffend, en eventuele aanpassingen werden snel opgevolgd dankzij de samenwerking en ondersteuning vanuit het Azumuta-team.

Koen Catteeu Operations Manager bij Reynders

Van bij het begin waren de operatoren tevreden met de geïmplementeerde oplossing. Ze begrepen dat digitale werkinstructies en proactief kwaliteitsmanagement grote voordelen bieden in een productieomgeving waarin precisie cruciaal is om producten van hoge kwaliteit te garanderen. Met digitale werkinstructies hebben operatoren vlot toegang tot duidelijke visuele hulpmiddelen die context bieden bij elke stap, waardoor ze taken accuraat en efficiënt kunnen uitvoeren. Bovendien kan het proactieve kwaliteitsmanagementsysteem detecteren wanneer een operator een fout kwaliteitsgerelateerd antwoord geeft en onmiddellijk feedback en vervolgacties aanreiken om ervoor te zorgen dat de juiste kwaliteitseis wordt behaald. Zo worden fouten en defecten voorkomen, en kunnen operatoren bovendien leren van hun fouten en hun prestaties continu verbeteren. Het resultaat: operatoren zijn meer tevreden over hun werk en voelen zich zeker in hun kunnen om taken correct uit te voeren.