Het belang van werkinstructies (en hoe ze te schrijven)

Het schrijven van werkinstructies is een van de beste manieren om ervoor te zorgen dat je teamleden de informatie hebben die ze nodig hebben om taken effectief uit te voeren. Maar te veel bedrijven vertrouwen op verouderde papieren documenten die moeilijk bij te werken en nauwkeurig te houden zijn. Bekijk onze gids voor het schrijven van werkinstructies.
Twee industriële arbeiders met helmen, veiligheidsvesten en veiligheidsbrillen staan bij elkaar in een fabriek. De ene arbeider wijst terwijl de andere een laptop vasthoudt. Beiden lijken iets te bespreken dat te maken heeft met de machines om hen heen.
Gepubliceerd op:
20 oktober 2022
Bijgewerkt op:
14 februari 2024

Werkinstructies zijn essentieel voor vloerwerkers in elke bedrijfstak. Ze zorgen ervoor dat taken correct en consistent worden uitgevoerd, waardoor de kans op fouten afneemt en de veiligheid toeneemt. Daarnaast kunnen goed geschreven werkinstructies helpen om het proces te versnellen door duidelijke stap-voor-stap instructies te geven.

Toch maken en gebruiken veel te veel bedrijven werkinstructies die hun werknemers verwarren, frustreren en verzanden in onnodige details. Dit leidt uiteindelijk tot fouten, een lagere productiviteit en meer frustratie.

Hoe kun je nu werkinstructies van hoge kwaliteit maken die de efficiëntie en nauwkeurigheid op de werkvloer daadwerkelijk verbeteren? En wat zijn de beperkingen van traditionele werkinstructies?

In deze gids voor het schrijven en implementeren van werkinstructies beantwoorden we die vragen en nog veel meer. We geven ook tips voor het opstellen van werkinstructies die gemakkelijk op te volgen zijn en afgestemd zijn op de specifieke behoeften van uw bedrijf.

Wat zijn werkinstructies?

Hoewel werkinstructies vaak worden gebruikt in industrieën zoals productie, kunnen ze in elk type bedrijf worden gebruikt. Eenvoudig gezegd zijn werkinstructies gedetailleerde, stapsgewijze schriftelijke of mondelinge aanwijzingen die uitleggen hoe een taak moet worden uitgevoerd.

Werkinstructies gaan vaak vergezeld van visuele hulpmiddelen zoals diagrammen, foto's of video-opnamen. Deze kunnen zeer nuttig zijn bij het verduidelijken van belangrijke stappen in het proces.

Werkinstructies kunnen verschillende vormen aannemen, van formele documenten tot meer informele proceskaarten. De vorm die je kiest hangt uiteindelijk af van het type taak dat wordt uitgevoerd, het publiek en de voorkeuren van het bedrijf. Moderne werkinstructies worden geïmplementeerd via digitale kanalen zoals intranetten, tools voor taakbeheer en collaboratieve werkruimten.

Ongeacht de indeling moeten alle werkinstructies duidelijk, beknopt en gemakkelijk te begrijpen zijn. Ze moeten ook specifiek genoeg zijn om alle belangrijke stappen in het proces te behandelen en onnodige details te vermijden.

Een document met de titel

Het belang van werkinstructies

In de huidige concurrerende markt is het van het grootste belang om zowel kwantiteit als kwaliteit te garanderen. Dit geldt vooral in de productie-industrie, waar één enkele fout vaak kan leiden tot gebrekkige producten en ontevreden klanten.

Maar werkinstructies zijn essentieel in elk type bedrijf, omdat ze ervoor zorgen dat taken correct, consistent en efficiënt worden uitgevoerd. Door duidelijke en beknopte stapsgewijze instructies te geven, kunnen werkinstructies werknemers helpen hun taken sneller en met minder fouten uit te voeren.

Daarnaast kunnen werkinstructies helpen om de communicatie tussen teamleden te verbeteren, omdat ze een gemeenschappelijk referentiepunt vormen waar iedereen naar kan verwijzen. Dit is vooral belangrijk in bedrijven met verspreide teams of werknemers op afstand.

Tot slot kunnen goed geschreven werkinstructies een waardevol trainingsmiddel zijn voor nieuwe werknemers. Door duidelijke en beknopte instructies te geven, kunnen werkinstructies ervoor zorgen dat nieuwe werknemers hun taken snel en gemakkelijk kunnen leren.

Wat maakt een goede werkinstructie?

Zoals we hierboven al zeiden, ben je in je dagelijks leven waarschijnlijk wel eens werkinstructies tegengekomen. Maar wat maakt werkinstructies goed? En hoe weet je of een werkinstructie effectief is?

Er zijn een paar belangrijke kenmerken die alle werkinstructies delen:

Duidelijkheid: Goede werkinstructies zijn duidelijk en beknopt en vermijden onnodig jargon. Ze moeten gemakkelijk te lezen en te begrijpen zijn en alle informatie geven die nodig is om de taak uit te voeren.

Precisie: Goede werkinstructies zijn specifiek en ondubbelzinnig en laten geen ruimte voor interpretatie. Ze moeten alle stappen bevatten die nodig zijn om de taak in de juiste volgorde uit te voeren.

Beknoptheid: Goede werkinstructies zijn kort en komen snel ter zake. Ze mogen alleen de absoluut noodzakelijke informatie bevatten en mogen geen opvulmateriaal bevatten.

Visueel en toegankelijk: Goede werkinstructies zijn gemakkelijk toegankelijk en gaan vaak vergezeld van visuele hulpmiddelen zoals diagrammen, foto's of video-opnamen. Ze moeten op een centrale plaats worden bewaard waar alle teamleden ze gemakkelijk kunnen vinden.

Conform: Goede werkinstructies voldoen aan eventuele industriespecifieke voorschriften of normen. Dit is vooral belangrijk in bedrijven die onderhevig zijn aan strenge kwaliteitscontroles.

Vier arbeiders in een fabriek met blauwe uniformen en gele veiligheidsvesten voeren een discussie. Op de achtergrond staan machines en industriële robots, wat duidt op een actieve productieomgeving.

Werkinstructies schrijven

Als je werkinstructies in je bedrijf wilt implementeren, zijn er een paar stappen die je kunt nemen om ervoor te zorgen dat je werkinstructies effectief zijn.

Laten we de stappen doorlopen voor het maken en implementeren van werkinstructies van hoge kwaliteit, ongeacht uw branche of proces:

Stap 1: Bepaal het doel van je werkinstructie

De eerste stap bij het maken van werkinstructies is het definiëren van het doel van de instructies. Hier kan het nuttig zijn om met de belanghebbenden bij de instructies om de tafel te gaan zitten - meestal procesexperts, managers en teamleiders.

Enkele vragen die je in dit stadium kunt overwegen zijn:

  • Op welke taak heeft de werkinstructie betrekking?
  • Wie gaat de werkinstructie gebruiken?
  • Wat zijn de specifieke doelen van de werkinstructie?
  • Hoe kunnen we ervoor zorgen dat alle teamleden de instructies begrijpen en correct gebruiken?

Als je doelen en verwachtingen duidelijk zijn gedefinieerd, kun je naar de volgende stap gaan.

Stap 2: Stel je werkinstructie op

De volgende stap is het opstellen van je werkinstructie. Hier begin je met het opschrijven van de stappen van de taak om het raamwerk van je werkinstructie op te bouwen.

Ga bij het uitschrijven van de werkinstructies terug naar je oorspronkelijke doelstellingen en zorg ervoor dat elke stap aan een van die doelstellingen voldoet. Houd ook je publiek in gedachten en gebruik duidelijke en beknopte taal.

Als je merkt dat je werkinstructie te lang of te ingewikkeld begint te worden, overweeg dan om het op te splitsen in kleinere stappen of voeg visuele hulpmiddelen toe om de instructies gemakkelijker te volgen te maken.

In dit stadium kan het ook nuttig zijn om iemand die niet bekend is met de taak de instructies te laten nakijken om er zeker van te zijn dat ze duidelijk en gemakkelijk te begrijpen zijn.

Hier is een voorbeeld van wat je in een werkinstructie kunt opnemen:

  • Taaknaam en beschrijving: Geef de werkinstructie een naam die gemakkelijk te onthouden en te identificeren is. Geef vervolgens een korte beschrijving van wat de taak inhoudt.
  • Toepassingsgebied: Definieer de reikwijdte van de werkinstructie door aan te geven wat er wel en niet onder valt. Voeg alle relevante achtergrondinformatie toe die teamleden helpt de context van de taak te begrijpen.
  • Rollen en verantwoordelijkheden: Wijs duidelijk rollen en verantwoordelijkheden toe aan teamleden die betrokken zijn bij de taak. Dit zorgt ervoor dat iedereen weet wat zijn rol is bij het voltooien van de taak.
  • Voorwaarden: Vermeld alle vereisten waaraan moet worden voldaan voordat je met de taak kunt beginnen. Dit kan bijvoorbeeld het aanschaffen van bepaalde materialen of het voltooien van een andere taak zijn.
  • Stapsgewijze instructies: Schets de stappen die nodig zijn om de taak uit te voeren, inclusief belangrijke details of acties die moeten worden ondernomen.
  • Succescriteria: Definieer hoe succes eruit ziet voor de taak. Hierdoor weten teamleden wanneer de taak voltooid is.
  • Compliance en veiligheidskwesties: Als er nalevings- of veiligheidsproblemen zijn met betrekking tot de taak, zorg er dan voor dat deze worden opgenomen in de werkinstructie.
  • Contactgegevens: Geef contactinformatie voor alle relevante partijen waarmee teamleden contact moeten opnemen tijdens de taak.

Stap 3: Maak een visueel hulpmiddel

Visuele hulpmiddelen zijn een geweldige manier om geschreven instructies aan te vullen en ze gemakkelijker te volgen te maken. Als je een visueel hulpmiddel toevoegt aan je werkinstructie, kun je het begrip vertienvoudigen.

Er zijn verschillende soorten visuele hulpmiddelen die je kunt gebruiken, zoals grafieken, diagrammen, foto's en video's. Bedenk bij het kiezen van een visueel hulpmiddel wat het beste werkt voor je team en de taak.

Als de taak bijvoorbeeld het assembleren van een product inhoudt, kan een diagram of foto van het eindproduct nuttig zijn. Of, als de taak vereist dat teamleden een specifiek proces volgen, kan een stroomschema een betere optie zijn.

Als je eenmaal het soort visueel hulpmiddel hebt gekozen dat je wilt gebruiken, maak het dan en voeg het bij je werkinstructie.

Stap 4: Test je werkinstructie

Nadat je een werkinstructie hebt gemaakt, is het cruciaal om deze te testen om er zeker van te zijn dat deze effectief is.

Een manier om dit te doen is om iemand die niet bekend is met de taak te laten proberen deze uit te voeren met alleen de werkinstructie. Vraag nadat ze klaar zijn feedback over de duidelijkheid van de instructies en of er iets onduidelijk of verwarrend was.

Een andere optie is om een pilot van de werkinstructie uit te voeren met een kleine groep teamleden. Zo kun je eventuele problemen met de instructies identificeren voordat je ze uitrolt naar het hele team.

Als je de nodige wijzigingen hebt aangebracht, is je werkinstructie klaar voor gebruik!

Stap 5: Implementeren en aanpassen

Nadat je je werkinstructie hebt gemaakt en getest, is het tijd om deze met je team te implementeren.

Als je de werkinstructie begint te gebruiken, let er dan op hoe het gaat. Zijn de teamleden in staat om de taak uit te voeren zoals bedoeld? Zijn er gebieden waar de instructies verbeterd kunnen worden?

Als je merkt dat de werkinstructie niet zo goed werkt als je had gehoopt, wees dan niet bang om wijzigingen aan te brengen. Onthoud dat het doel is om een duidelijk en gemakkelijk te volgen document te maken, zodat teamleden taken effectief kunnen uitvoeren.

Slide met titel

Veelvoorkomende valkuilen van traditionele (papieren) werkinstructies

Jarenlang werden werkinstructies ontworpen en gemaakt met behulp van papieren documenten. Hoewel deze methode goed genoeg werkte, had ze ook een aantal nadelen, zoals:

  • Moeilijkheid om updates uit te voeren: Als er wijzigingen moesten worden aangebracht in de werkinstructies, was het vaak een uitdaging om de papieren documenten bij te werken en ervoor te zorgen dat iedereen over de meest recente versie beschikte.
  • Onnauwkeurige informatie: Na verloop van tijd kunnen papieren werkinstructies verouderd en niet meer nauwkeurig zijn. Dit kan ertoe leiden dat teamleden onjuiste procedures volgen, wat fouten en herstelwerk kan veroorzaken.
  • Gebrek aan zichtbaarheid: Met papieren werkinstructies kan het voor managers moeilijk zijn om bij te houden wie welke taken uitvoert en hoe goed ze dat doen. Dit gebrek aan zichtbaarheid kan het een uitdaging maken om verbeterpunten te identificeren.
  • Gemakkelijk misplaatst en verloren: Naarmate uw producten en processen groeien, neemt ook uw behoefte aan unieke werkinstructies toe. Hoe meer papieren werkinstructies u hebt, hoe moeilijker het voor operators wordt om de juiste begeleiding te vinden en te raadplegen.
  • Beperkt in reikwijdte: Papieren werkinstructies kunnen beperkend zijn als je een breed scala aan productvarianten met eindeloze combinaties hebt. Wanneer je werkt in een configure-to-order/aanpassingsomgeving, kan het bijna onmogelijk zijn om nauwkeurige papieren werkinstructies te maken voor elke specifieke order.

Het goede nieuws is dat er een betere manier is om werkinstructies te maken en te beheren. Door digitale werkinstructies te gebruiken, kunt u de uitdagingen van traditionele papieren documenten overwinnen.

Wat zijn digitale werkinstructies?

Wanneer papieren werkinstructies niet de nauwkeurigheid, duidelijkheid en zichtbaarheid bieden die je nodig hebt, is het tijd om een digitale oplossing te overwegen.

Digitale werkinstructies zijn eenvoudigweg werkinstructies die elektronisch worden gemaakt en beheerd. Dit kan met behulp van verschillende softwareopties, waaronder speciale werkinstructiesoftware of een documentbeheersysteem.

Voordelen van digitale werkinstructies

Er zijn veel voordelen van het gebruik van digitale werkinstructies, zoals:

  • Verbeterde nauwkeurigheid: Met digitale werkinstructies is het eenvoudig om ervoor te zorgen dat iedereen altijd de meest actuele versie van het document gebruikt. Dit kan helpen om fouten en dubbel werk te verminderen.
  • Meer zichtbaarheid: Wanneer werkinstructies elektronisch worden beheerd, is het eenvoudig om bij te houden wie welke taken uitvoert en hoe goed ze dat doen. Deze verhoogde zichtbaarheid kan worden gebruikt om gebieden te identificeren die voor verbetering vatbaar zijn.
  • Verbeterde samenwerking: Digitale werkinstructies maken het gemakkelijk voor teamleden om feedback te geven en verbeteringen voor te stellen. Deze verbeterde samenwerking kan ervoor zorgen dat de werkinstructies zo effectief mogelijk zijn.

Betere werkinstructies maken voor je teams

Investeren in het schrijven en implementeren van kwalitatief goede werkinstructies kan een uitdaging zijn, maar het is zeker de moeite waard. Door duidelijke en beknopte werkinstructies te maken, kun je ervoor zorgen dat je teamleden de informatie hebben die ze nodig hebben om taken effectief uit te voeren.

Of je nu je fysieke werkinstructies aan het upgraden bent naar een digitaal formaat of helemaal opnieuw begint, de bovenstaande tips kunnen je helpen om werkinstructies te schrijven die duidelijk, beknopt en gemakkelijk te volgen zijn.

Loop niet het risico dat je teamleden taken uitvoeren met verouderde of onnauwkeurige informatie - investeer vandaag nog in kwaliteitswerkinstructies.

Je eerste werkinstructie maken

Probeer Azumuta vandaag nog en ontdek hoe eenvoudig het is om werkinstructies voor uw productieproces te maken en te delen.

Vraag een demo aan

Doe mee aan de digitale werkvloerrevolutie!

Aan de linkerkant wordt een profiel van een assemblagemedewerker weergegeven met categorieën als Voormontage, Assemblage en Testen. Aangrenzende grafieken geven een gedetailleerd overzicht van taken zoals reinigen, assembleren, verpakken, voormontage en testen, elk met numerieke waarden.
© Azumuta 2024