Terug naar Casestudies

Operator Excellence bij Novy: Ontdek hoe digitale werkinstructies leiden tot 60% minder klachten van klanten

Maak kennis met de opmerkelijke reis van Novy met Azumuta - een transformatieve digitale oplossing die een revolutie teweegbracht in hun productieprocessen. Novy werd geconfronteerd met uitdagingen op het gebied van handmatige gegevensinvoer, inconsistentie en tijdrovende documentatie en zocht naar een geavanceerde aanpak om de kwaliteitscontrole en efficiëntie te verbeteren.

Een persoon met kort haar bedient machines in een fabriek of industriële omgeving. Verschillende gereedschappen, schoonmaakbenodigdheden en dozen staan op het werkstation. Een computerscherm naast de persoon toont technische informatie of afbeeldingen. Op de achtergrond zijn planken en apparatuur te zien.

20%

FTE Tijdwinst

60%

Minder kwaliteitsklachten

1

Maand van implementatie
Een volledig zwart, leeg beeld zonder waarneembare objecten, patronen of tekst. De afbeelding ziet er volledig donker uit zonder onderscheidbare kenmerken.
Bedrijf
Novy NV, onderdeel van de Middleby Groep en specialist in afzuigkappen en kookplaten.
Hoofdkantoor
Novy NV heeft zijn hoofdkantoor in Kuurne, België.
Werknemers
+260 werknemers in Novy
Industrie
Keuken industrie
pictogram paarse vlag

De uitdaging

Deze klantcase werpt een licht op Novy, de belangrijkste Belgische specialist en een echte leider in de productie van dampkappen. Maar daar stopt Novy niet. Ze bieden ook een reeks eersteklas inductiekookplaten en werkbladafzuigers, waardoor ze een uitgebreide krachtpatser zijn op de markt van keukentoestellen. Gedreven door wereldwijde expansie heeft Novy de wereld de afgelopen decennia stormenderhand veroverd met dochterondernemingen in Frankrijk, Duitsland, Nederland, het Verenigd Koninkrijk en Zwitserland en distributiepartners in Italië, Spanje, Tsjechië, Israël en Scandinavië.

Vanaf het allereerste begin is Novy tot bloei gekomen dankzij de voortdurende toewijding aan vakmanschap en kwaliteit, gekoppeld aan een sterk streven naar innovatie. Deze innovatiegedreven cultuur heeft geleid tot de oprichting van een gedigitaliseerde werkvloer waar voortdurende controle centraal staat. In deze digitale revolutie is Azumuta uitgegroeid tot een van de fundamentele pijlers van Novy's fabriek, waardoor ze de grenzen van de digitalisering konden verleggen en een revolutie op de werkvloer teweeg konden brengen. Dit resulteert in de mogelijkheid om baanbrekende producten te produceren die niet alleen een ongeëvenaarde ventilatie garanderen, maar ook in zalige stilte werken.

De opmerkelijke reis van Azumuta at Novy begon in mei 2021. Toen het bedrijf zijn activiteiten uitbreidde en zijn productlijnen diversifieerde, stuitte het op uitdagingen binnen zijn werkprocessen. Verouderde en inconsistente handmatige methoden voor het maken van werkinstructies en checklists zetten hun productieproces onder druk, wat leidde tot fouten, klachten van klanten en kostbare productievertragingen. Novy zag in dat het moderniseren van de werkvloer de productiviteit zou kunnen verhogen en het aantal fouten zou kunnen verminderen. Laten we eens kijken hoe Novy dit heeft bereikt door Azumuta op de werkvloer te introduceren.

In het algemeen draaiden de uitdagingen van Novy rond het verbeteren van documentatie en procesbeheer, het verbeteren van kwaliteitscontrole, klanttevredenheid en het optimaliseren van training en kennisoverdracht. Het gebruik van een digitaal platform zoals Azumuta biedt de mogelijkheid om deze uitdagingen aan te gaan door processen te stroomlijnen, up-to-date en consistente instructies te garanderen, trainingsmogelijkheden te vergemakkelijken en het gegevensbeheer voor kwaliteitscontrole te verbeteren. Laten we eens in detail bekijken hoe we de belangrijkste uitdagingen van Novy hebben aangepakt.

Documentatie en procesbeheer

1. Werkinstructies maken en aanpassen

Traditioneel kent Novy twee soorten instructies die op de werkvloer worden gebruikt:
1. Werkinstructies die de operator begeleiden bij het produceren van een productorder
2. Kwaliteitscontrolelijsten die na de productie werden uitgevoerd en de kwaliteit van de producten waarborgden.

Het maken van deze werkinstructies/checklists was van oudsher een uitdaging op het gebied van efficiëntie, omdat het onderhouden van het proces veel tijd en moeite kostte. Bij Novy zijn er meerdere belanghebbenden bij dit proces en met name de kwaliteitsafdeling moest enorm veel tijd en moeite steken in het up-to-date houden van de instructies/checklists.

Een belangrijke factor hierbij was dat vóór de introductie van Azumuta alle instructies werden gemaakt met Word of Excel. Hoewel deze tools hun voordelen hebben, was het erg moeilijk om consistentie in de instructies te krijgen, wat leidde tot opmaakproblemen met tekst en afbeeldingen. Bovendien betekende het niet-dynamische karakter van het maken en aanpassen van werkinstructies een grote belasting voor de kwaliteitsafdeling en de efficiëntie van de werkvloer.

Daarom voerde Novy proactief verschillende procesaudits uit om de grootste pijnpunten op het gebied van documentatie en procesbeheer voor werkinstructies te ontdekken. De belangrijkste uitkomst van deze audits was dat ze ontdekten dat werkinstructies/checklists vaak niet up-to-date waren op de werkvloer. Door het omslachtige niet-dynamische proces om wijzigingen in Word/Excel aan te brengen, was er een grote vertraging tussen het bijwerken en goedkeuren van de instructies en het op het juiste moment naar de juiste werkplek op de werkvloer brengen ervan. Soms was de bijgewerkte versie wel beschikbaar op het werkstation, maar werd de oude versie niet verwijderd, wat verwarring en productieproblemen veroorzaakte.

Een lachende man met kort haar, draagt een zwarte trui met de tekst

De cloud-gebaseerde oplossing van Azumuta heeft een nieuw niveau van dynamische updates naar onze werkvloer gebracht. We worstelen niet langer met vertragingen bij het bijwerken en goedkeuren van instructies. De toegankelijkheid en real-time beschikbaarheid van de laatste versies hebben onze efficiëntie verbeterd en verwarring in de productie geëlimineerd.

Joris Cuvelier
Coördinator kwaliteitsborging
Een persoon zit aan een bureau en werkt op een computer met twee monitoren en een laptop. Op één monitor wordt beeldbewerkingssoftware weergegeven met een close-up van kleine objecten. De werkplek bevat verschillende kantoorbenodigdheden en papieren.

2. Procesbeheer optimaliseren

Voor de introductie van Azumuta was het erg moeilijk om te beoordelen of de operator met de juiste documenten werkte. Omdat dit cruciaal is vanuit het oogpunt van procesbeheer, zochten ze naar een manier om ervoor te zorgen dat de operator werkt met een specifieke werkinstructie voor het product dat hij moet assembleren.

In het productieproces van Novy bestaat één productorder vaak uit meerdere werkinstructies (bv. voormontage, eindmontage, verpakking, enz.). Er was echter geen sluitende manier om ervoor te zorgen dat het productieproces in precies de juiste volgorde werd uitgevoerd die door het management was bepaald. Daarom zochten ze ook een manier om ervoor te zorgen dat de operator de juiste volgorde van werkinstructies volgde.

Hoe heeft Azumuta geholpen om de flexibiliteit van werkinstructies te vergroten?

Azumuta hielp dit probleem op te lossen door een barcodesysteem te introduceren dat elke productorder koppelt aan de juiste specifieke werkinstructies. De operator scant de barcode van het productorder dat hij moet produceren en Azumuta toont onmiddellijk de juiste volgorde van werkinstructies op zijn tablet. Dit verbetert niet alleen de nauwkeurigheid van het productieproces, maar maakt het ook makkelijker voor de operators om de juiste volgorde van werkinstructies te volgen. Daarnaast helpt het het management om de voortgang van het product te volgen en te zien of het volgens plan verloopt of niet. In het algemeen hebben de procesmanagementoplossingen van Azumuta Novy geholpen om de werkprocessen te stroomlijnen en de activiteiten op de werkvloer te optimaliseren.

Concluderend kan worden gesteld dat de implementatie van Azumuta bij Novy de uitdagingen met betrekking tot het creëren en onderhouden van werkinstructies en checklists heeft aangepakt. Ons gecentraliseerde platform biedt dynamische updates, verbeterde efficiëntie en verminderde werkdruk van de kwaliteitsafdeling, wat resulteert in een hogere productiviteit, minder fouten en een grotere klanttevredenheid. Bovendien maakte het barcodesysteem van Azumuta een nauwkeurige opeenvolging van werkinstructies mogelijk, waardoor het algemene procesbeheer werd verbeterd, de voortgang werd bijgehouden en de activiteiten op de werkvloer voor Novy werden geoptimaliseerd.

Een fabrieksvloer met verschillende machines en producten die worden geassembleerd. Op de voorgrond is een tablet gemonteerd op een oranje structuur die technische informatie weergeeft. Op de achtergrond zijn arbeiders te zien die zich concentreren op hun taken.

Klachten van klanten en traceerbaarheid van producten

Kwaliteitscontrole gaat hand in hand met producttraceerbaarheid. Vóór de introductie van Azumuta was een van de grootste uitdagingen van Novy het feit dat er onvoldoende producttraceerbaarheid was. Wanneer er klachten van klanten kwamen, had Novy weinig informatie over de productbestelling en kon het niet adequaat bewijsmateriaal terugvinden, zoals ontbrekende of onjuiste accessoires, documentatie of het verkeerde product dat werd geleverd. Daarom ging Novy op zoek naar een raamwerk dat hen in staat zou stellen alle essentiële informatie van de productbestelling digitaal op te slaan, wat zou leiden tot volledige traceerbaarheid en een efficiënte aanpak van klachten van klanten.

Hoe heeft Azumuta geholpen?

Tijdens het doorlopen van de werkinstructies om een productorder samen te stellen, wordt de operator gevraagd om bepaalde informatie in te vullen door middel van controles. Dit kan gaan van een eenvoudige OK/NOK of het scannen van barcodes van componenten tot het nemen van foto's van de doos die naar de klant wordt gestuurd. Op de achtergrond slaat Azumuta alle informatie over die productbestelling op en centraliseert die gegevens. Wanneer er een klacht is van een klant, kan Novy eenvoudig zoeken naar de specifieke productorder en de klacht aanpakken door de gegevens te bekijken. Als de klant bijvoorbeeld klaagt over ontbrekende accessoires, kunnen ze eenvoudig de foto van de inhoud van de doos opzoeken en zien of de klacht gegrond is of niet. Dit zorgt voor een tijdige oplossing van klachten van klanten en een efficiëntere aanpak in het algemeen. De digitale opslag van productinformatie zorgt voor volledige traceerbaarheid, wat cruciaal is voor UL-certificering en het betreden van de Amerikaanse markt. Met het systeem van Azumuta kan Novy aan deze vereisten voldoen en zich positioneren voor toekomstige groei. Als er bepaalde trends zijn in klachten van klanten, zorgt het dynamische werkinstructiesysteem van Azumuta ervoor dat de verstrekte instructies en kwaliteitscontroles snel kunnen worden aangepast.

Op het gebied van klachten van klanten biedt Azumuta een tweelaags verdedigingssysteem. Zoals eerder uitgelegd, zorgt de introductie van kwaliteitscontroles tijdens de assemblage ervoor dat er real-time kwaliteitscontrole is en vermindert het risico op het leveren van producten met gebreken. De tweede laag is traceerbaarheid, waarbij de productorderinformatie digitaal wordt opgeslagen, zodat Novy eventuele klachten van klanten snel kan aanpakken en efficiënt kan oplossen. Dit tweelaagssysteem zorgt ervoor dat Novy zijn hoge kwaliteitsnormen kan handhaven en een uitzonderlijke klantenservice kan bieden.

Met Azumuta kunnen we kwaliteitscontroles uitvoeren tijdens de assemblage, zodat er real-time kwaliteitscontrole is. Voor de traceerbaarheid wordt de productorderinformatie digitaal opgeslagen, zodat we snel kunnen reageren op klachten van klanten en deze efficiënt kunnen oplossen. Dankzij dit tweelagensysteem kunnen we onze hoge kwaliteitsnormen handhaven en een uitzonderlijke klantenservice bieden.

Joris Cuvelier
Coördinator kwaliteitsborging
Een persoon inspecteert een doos met het label

Kwaliteitscontrole

Voor Novy is kwaliteitscontrole een zeer belangrijk aspect van het productieproces. Vóór de introductie van Azumuta controleerde Novy de kwaliteit van hun producten na de productie door operators handmatig een kwaliteitscontrolelijst te laten invullen. Deze manier van kwaliteitscontrole bracht verschillende nadelen met zich mee. Laten we eens ontdekken hoe Azumuta deze nadelen aanpakt.

1. Handmatige gegevensinvoer

Handmatige gegevensinvoer is gevoelig voor menselijke fouten, zoals typefouten, verkeerde interpretatie van instructies of het per ongeluk weglaten van belangrijke details. Dit kan ertoe leiden dat onjuiste of onbetrouwbare gegevens worden geregistreerd, waardoor potentiële kwaliteitsproblemen onopgemerkt blijven. Bovendien bevatten de controlelijsten vaak ontbrekende informatie (naam van de kwaliteitscontroleur, onleesbare serienummers, enz.)

Novy had niet alleen moeite met het invoeren van gegevens, maar worstelde ook met de inconsistentie van de gegevens. Omdat de checklists handmatig werden ingevuld door verschillende operators, was er een gebrek aan consistentie in de manier waarop de informatie werd vastgelegd. Deze inconsistentie kon leiden tot problemen bij het vergelijken en analyseren van gegevens over verschillende producten of productieruns.

Vóór de introductie van Azumuta werden alle handmatige checklists verzameld door een kwaliteitsvertegenwoordiger en gescand, wat elke week ongeveer 1,5 uur in beslag nam. Dit proces was zeer tijdrovend en inefficiënt. Dit leidt tot vertragingen in geval van problemen en een vertraging in de trendanalyse.

Hoe heeft Azumuta geholpen?

Door af te stappen van handmatige gegevensinvoer is het risico op menselijke fouten sterk verminderd, wat resulteert in correcte en betrouwbare gegevens. Bovendien is de kwaliteitscontrole nu altijd volledig omdat operators hun kwaliteitscontrole niet kunnen afronden zonder bepaalde verplichte controles in te vullen. Digitaal gaan met Azumuta zorgt voor gestandaardiseerde gegevensinvoer, wat resulteert in een consistent beeld van de kwaliteit. De operator kan zelfs foto's of video's toevoegen aan de checklist om indien nodig extra informatie te geven.

De kwaliteitsafdeling van Novy heeft 1,5 uur per week bespaard op het verzamelen en scannen van handmatige checklists sinds Azumuta alle ingevoerde gegevens automatisch opslaat in een gecentraliseerde database. Dit kan worden gebruikt voor verdere analyse, waardoor het snel en gemakkelijk is om de kwaliteit te volgen en te werken aan potentiële initiatieven voor procesverbetering.

2. Real-time feedback naar de operator

Novy erkent het cruciale belang van kwaliteitscontrole in zijn productieproces. Voorheen, voor de implementatie van Azumuta, werd de kwaliteitscontrole handmatig uitgevoerd en pas nadat de productie had plaatsgevonden. Deze reactieve aanpak betekende dat eventuele problemen mogelijk pas werden geïdentificeerd nadat ze waren opgetreden, aangezien de afdeling kwaliteitscontrole de checklists in een later stadium bekeek en analyseerde voordat de productorders aan de klant werden vrijgegeven.

Om deze uitdaging aan te gaan, zocht Novy naar een systeem dat continue kwaliteitscontrole en feedback in realtime mogelijk zou maken, terwijl de operators de instructiestappen volgden. Het doel was om fouten in een vroeg stadium te detecteren en op te lossen, zodat ze direct konden worden aangepakt. Uiteindelijk was het de bedoeling om de kans op defecte producten te minimaliseren door fouten op te sporen en te corrigeren via onmiddellijke feedback in realtime.

Hoe heeft Azumuta geholpen?

Azumuta speelde een cruciale rol in de ondersteuning van Novy bij de implementatie van dit kader voor real-time kwaliteitscontrole. Wanneer een operator een productorder start, scant hij gewoon het serienummer van het product, waarna Azumuta de overeenkomstige productorder aanmaakt en onmiddellijk alle relevante informatie ophaalt. Bijgevolg kan Novy de operatoren precieze instructies geven op maat van de specifieke productorder, met alle relevante parameters.

Tijdens het hele productieproces gebruiken de operators de tabletapplicatie van Azumuta, die hen door elke stap gidst. Naarmate de operators vorderen, wordt hen gevraagd om input te geven over specifieke kwaliteitskenmerken van het product dat wordt geproduceerd. In een bepaald stadium moeten operators bijvoorbeeld een motor in het product plaatsen. De operator scant de motor, Azumuta registreert dit en vergelijkt het onmiddellijk met de kwaliteitsparameters die zijn opgeslagen in de productorder. Dankzij deze voortdurende controle en feedback kan Novy eventuele fouten van operators snel opsporen en corrigeren, waardoor de kans op levering van partijen producten met gebreken afneemt.

3. Feedback van de operator aan supervisors

Een andere belangrijke uitdaging voor Novy was het feit dat het erg moeilijk was om feedback van de operator vast te leggen, vooral bij het gebruik van papieren werkinstructies. In wezen wilden ze een feedbacklus introduceren tussen de operators en de productieleiders om ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde golflengte zit en kan bijdragen aan het efficiënter maken van de werkvloer. Daarom keken ze naar Azumuta voor een ticketing systeem waarmee ze bepaalde problemen of verbeterideeën kunnen signaleren en adequaat kunnen oplossen in een gestandaardiseerde aanpak.

Hoe heeft Azumuta geholpen?

Wanneer een operator een afwijking detecteert tijdens het maken van een product op de werkvloer, kan hij dit melden door een ticket aan te maken. Alle context (productorder, werkinstructie, stap, ...) wordt automatisch opgeslagen op het ticket en de operator kan tekst of foto's toevoegen aan het ticket om alle relevante informatie vast te leggen in het ticket.

Op administratieniveau ontvangt Novy alle tickets in aangepaste boards (8D, PDCA, KANBAN, enz.). Wekelijks overlegt de interne kwaliteitsmanager met de teamleider van de assemblageploeg om elk aangemaakt ticket te bekijken en te beoordelen of het relevant is of niet. Deze aanpak stelt hen in staat om de juiste acties te ondernemen voor problemen op de werkvloer. Deze informatie kan bijvoorbeeld worden gebruikt om potentiële verbeteringen in hun productieproces te identificeren of om terugkerende problemen op te lossen. Over het algemeen heeft de implementatie van Azumuta's module voor continue verbetering geresulteerd in een aanzienlijke verbetering van de efficiëntie, nauwkeurigheid en productiviteit van de kwaliteitsafdeling.

Om de uitdaging af te sluiten,

De implementatie van Azumuta heeft de nadelen van handmatige kwaliteitscontrole voor Novy aangepakt. Door handmatige gegevensinvoer te elimineren, zorgt Azumuta voor correcte en betrouwbare gegevens en bevordert het gestandaardiseerde en consistente bijhouden van informatie. Bovendien geeft Azumuta realtime feedback aan operators, waardoor fouten vroegtijdig kunnen worden opgespoord en opgelost en de kans op het leveren van producten met gebreken wordt verkleind. Bovendien vergemakkelijkt het ticketingsysteem van Azumuta effectieve communicatie en samenwerking tussen operatoren en productieleiders, wat leidt tot een verbeterde efficiëntie en productiviteit in de kwaliteitsafdeling van Novy.

Paars toverstafpictogram omringd door 3 sterren

Implementatie

In mei 2021 zijn we begonnen met een proefproject bij Panorama, met 10 tablets, 20 operatoraccounts en 3 beheerders. Novy kon aan de slag met minimale ondersteuning en had naar schatting van Joris Cuvelier slechts zo'n 10 uur ondersteuning nodig bij de installatie. Vooral de beschikbaarheid van uitgebreide handleidingen stelde hen in staat om efficiënt te werken. Volgens Joris was een van de belangrijkste redenen voor de snelle en effectieve implementatie het gebruiksvriendelijke karakter van Azumuta, zelfs voor mensen zonder IT-achtergrond. Dit betekende dat personen die dichter bij de productievloer stonden, zoals kwaliteitsingenieurs, het voortouw konden nemen, wat resulteerde in efficiënte vooruitgang.

Tijdens de pilotfase besloten we samen om ons te richten op het "Panorama" kookveldmodel van Novy, omdat dit het model was waarbij ze de meeste klachten van klanten ondervonden. De realtime feedbackcomponent was essentieel om te voorkomen dat de kookplaten verkeerd in de apparaten werden geplaatst. Dankzij de introductie van Azumuta verdwenen de klachten van klanten met betrekking tot de Panorama, wat als groen licht diende om de implementatie uit te breiden naar meerdere productielijnen.

Een van Novy's grootste zorgen vóór de introductie van Azumuta was hoe de operators zouden reageren op het digitaliseringsproces. Het personeel was gewend om papier te gebruiken voor alle handelingen, dus het was onzeker hoe ze zich zouden aanpassen. Toen de pilot in mei van start ging, omarmde iedereen echter al snel de meer digitale aanpak. De operators waardeerden de verbeterde begeleiding met specifieke stappen en de verbeterde feedbacklus. Het was een bemoedigende start. Helaas kreeg Novy in de zomer te maken met een onverwachte tegenslag toen er een diefstal plaatsvond waardoor alle tablets verloren gingen. Als tijdelijke maatregel moesten ze terugvallen op het werken met papier. De operators toonden echter een sterke weerstand tegen de terugkeer naar papieren workflows. Ze ondervonden aan den lijve de efficiëntie van digitale handelingen en wilden niet langer zoeken naar de juiste instructies of checklists en alles handmatig opschrijven. Dit bevestigde Novy's overtuiging dat ze de juiste keuze hadden gemaakt door digitaal te gaan werken, vooral met Azumuta.

Om de uitdaging af te sluiten,

Concluderend kan worden gesteld dat Novy Azumuta heeft geïmplementeerd in alle (complexe) omgevingen waar kennisoverdracht en -opvolging cruciaal waren voor een soepele bedrijfsvoering. Het proefproject met Azumuta bij Novy's Panorama was een succes en leidde tot aanzienlijke verbeteringen in efficiëntie en klanttevredenheid. Dankzij het gebruiksvriendelijke karakter van Azumuta konden mensen zonder IT-achtergrond het voortouw nemen bij de implementatie, waardoor snel vooruitgang werd geboekt. De positieve ontvangst van de operators, die de digitale aanpak omarmden en weigerden terug te keren naar papieren workflows, bevestigde de waarde van Azumuta. De volgende stap voor Novy is om Azumuta verder te integreren met het ERP-systeem, met als doel een sterkere synchronisatie en verbeterde operationele efficiëntie.

paars raketpictogram

Resultaten

Na meer dan twee jaar zijn we verheugd om getuige te zijn van de integratie van Azumuta in de werkvloer van Novy. Gedurende deze periode zijn verschillende opmerkelijke verbeteringen naar voren gekomen als direct resultaat van deze implementatie, waaronder de volgende belangrijke efficiëntieverbeteringen:

60%
Minder klachten van klanten dankzij Azumuta's real-time kwaliteitscontrole framework
40%
In geval van klachten worden deze 40% sneller opgelost dankzij digitale opslag van producttraceerbaarheid
50%
Minder tijd kwijt aan het maken en beheren van werkinstructies/checklists
20%
Geen tijd meer nodig om kwaliteitsinformatie om te zetten in digitaal formaat (verzamelen en scannen), wat leidt tot 20% FTE tijdwinst
40%
Verbeterde opleidingsefficiëntie: Novy heeft de tijd die besteed wordt aan het opleidingsmanagement voor nieuwe medewerkers met 40% teruggebracht door het gebruik van het Azumuta Learning Management System.

Doe mee aan de digitale werkvloerrevolutie!

Aan de linkerkant wordt een profiel van een assemblagemedewerker weergegeven met categorieën als Voormontage, Assemblage en Testen. Aangrenzende grafieken geven een gedetailleerd overzicht van taken zoals reinigen, assembleren, verpakken, voormontage en testen, elk met numerieke waarden.
© Azumuta 2024