Checklist 5S-audit

5s Auditing: Waarom en wanneer?

Het invoeren van een gestructureerde 5S-audit in je organisatie is het antwoord om jezelf snel te verbeteren in je organisatie. 5s is een basisvoorwaarde voor uw continue verbetercultuur.

Met een 5s audit onderzoek je waar je staat en maak je direct een verbetering in je bedrijf. Maak je werkplek of productie zo duidelijk en gestandaardiseerd mogelijk en elimineer verspilling!

Wat is 5s Auditing?

De 5e stap van de 5S-auditmethode gaat over de discipline om het 5S-systeem dagelijks te gebruiken en te onderhouden. In de meest succesvolle bedrijven zien we dat 5S een vaste gewoonte is geworden en deel uitmaakt van de bedrijfscultuur.

Een cruciaal element in de borging is het frequent uitvoeren van audits waarbij de staat van de werkplek wordt beoordeeld. En dat is een mooie, niet te onderschatten taak voor afdelingsmedewerkers, management en iedereen met een frisse blik.

De 5s lean methode komt uit Japan. Het is een methode om efficiënter te werken. Het systeem streeft naar orde en netheid op de werkplek. Dat streven is georganiseerd in 5 principes, die allemaal beginnen met de letter S:

Seiri - Sort = Weg met overbodigheid

Sorteren of opruimen betekent hier onderscheid maken tussen wat nodig is en wat overbodig is. Het overbodige moet verdwijnen. Hieronder vallen kapotte of beschadigde voorwerpen, voorwerpen die lange tijd niet zijn gebruikt of onveilig zijn. Het risico op vallen, struikelen, botsen, schade en letsel wordt aanzienlijk verminderd en de doorgangen worden breder. Een praktisch systeem om objecten te scheiden is om naar alle aanwezige objecten te kijken en je af te vragen waarom dit object hier is. Als dat onduidelijk is, krijgt een object een rode kaart met de vraag wat je met het object moet doen. Een criterium hiervoor kan de gebruiksfrequentie zijn: bewaar alleen die dingen die op de werkplek nodig zijn voor de productie van de komende week. Bij het sorteren wordt rekening gehouden met de verschillende gebruiksfrequenties. De 5S-begeleider stelt de vragen en doet voorstellen, maar de medewerker/gebruiker beslist uiteindelijk zelf.

Seton - Op orde = Alles op zijn plaats, een plaats voor alles

Op orde brengen betekent de gereedschappen een vaste plaats geven, de werkplek zo organiseren dat iedereen alles snel en gemakkelijk kan vinden: voor alles een geschikte plaats en alles op zijn geschikte plaats. Hierbij wordt rekening gehouden met ergonomie en hygiëne. Alles binnen handbereik, bijvoorbeeld.

Seiso - Glans = Inspecteren

Glans betekent het schoonmaken van muren, vloeren en alle objecten (machines, gebruiksvoorwerpen, opslagsystemen, ...), maar ook het voorkomen van besmetting door het elimineren van oorzaken van storingen en incidenten, zoals het uitschakelen van bronnen van vervuiling . Het is ook de definitie van reinigingsmethoden, normen en verantwoordelijkheden, het opstellen van regels en normen. Schoonmaken verhoogt en veiligheid en vermindert de kans op afkeur. Schoonmaken is ook een hulpmiddel om de machine in optimale conditie te houden. Denk bijvoorbeeld aan het inspecteren tijdens het reinigen. De gevonden afwijkingen kunnen worden gerapporteerd aan de betreffende persoon en tijdens preventief onderhoud worden vervangen of gerepareerd.

Seiketsu - Standaardiseren - Vastleggen en herkennen

Standaardisatie geeft duurzaamheid aan de eerste drie stappen. De eerste drie S'en worden een gewoonte door methodes te introduceren die deze eerste stappen vastleggen. Enkele methoden zijn: het gebruik van visuele hulpmiddelen (afbakening met lijnen, kleuren, ...), iedereen weet wie, wat, waarom, hoe van de werkplek, de betrokkenen kunnen snel onderscheid maken tussen normaal en abnormaal, ... Onvoorziene omstandigheden brengen risico's met zich mee. Deze verrassingen worden tot een minimum beperkt door gestandaardiseerde procedures.

Shitsuke - Onderhouden/ Zelfdiscipline = Voor altijd een afvalvrije werkplek

Duurzaamheid betekent de andere vier pijlers veiligstellen, zorgen voor behoud en continuïteit en altijd gestandaardiseerde procedures volgen. Hulpmiddelen zijn checklists of audits op orde en netheid. De auditresultaten kunnen worden gepubliceerd via tabellen of cijfers en er kunnen persoonlijke of themadoelstellingen worden afgesproken zodat een regelmatige evaluatie van deze scores mogelijk is.

Wat doet een 5s Audit voor mijn bedrijf?

De toepassing van 5s audits is een stapsgewijs proces. Om de voortgang en het niveau te bewaken, gebruik je 5s audits en 5s assessment. Een goede audit vertelt hoe ver je bent op elk van de 5 S'en en helpt je naar het volgende niveau. Door deze audits regelmatig uit te voeren, kun je verbeteringen identificeren en het beste uit je productie of organisatie halen. In dit digitale tijdperk is het dus echt belangrijk voor bedrijven om dit regelmatig te doen.

5s audits zijn daarom geen noodzakelijk kwaad, het zijn tussentijdse mijlpalen die deel uitmaken van een groter plan. Als dit idee geworteld is in je organisatie, kan iedereen de audits zien als een motiverend moment met veel ruimte om gezamenlijke successen te laten zien en te vieren.

Hoe vaak moet de audit worden uitgevoerd?

5S audits worden regelmatig uitgevoerd om te beoordelen of de productie op het juiste niveau wordt uitgevoerd en om te bepalen of de verbeteringen die zijn aangebracht hun vruchten afwerpen. Een 5s lean audit kan eens in de 3 maanden worden uitgevoerd, maar ook eens per week, als je snel feedback wilt over een nieuwe manier van werken.