Guía completa de la auditoría 5S

¿Qué es el sistema 5S?

El sistema 5S es una metodología estructurada arraigada en el contexto manufacturero japonés, cuyo objetivo es optimizar la organización, la eficacia y la seguridad en el lugar de trabajo.

La aplicación de las 5S permite racionalizar los procesos de fabricación, reducir los residuos y aumentar la productividad. Cada una de las cinco "S" representa un paso específico, y juntas forman un enfoque holístico para mantener un espacio de trabajo limpio, organizado y eficiente.

Seiri (Ordenar)

El primer paso del sistema 5S comienza con la organización. Seiri consiste en revisar todos los elementos de un espacio de trabajo y retirar los que no se necesitan con regularidad. El objetivo es despejar el espacio de trabajo y conservar solo los artículos esenciales.

En una planta de fabricación o un taller mecánico, los operarios pueden tener una gran variedad de herramientas y equipos repartidos por su puesto. Durante la fase de "clasificación", identificarían y retirarían las herramientas que no se utilizan con frecuencia, garantizando que solo las herramientas más relevantes estén al alcance de la mano, lo que reduciría el tiempo dedicado a buscarlas.

2. Seiton (Establecer en orden)

Una vez que se han eliminado los objetos no esenciales, este paso garantiza que el resto de los objetos estén organizados de forma que se pueda acceder a ellos y utilizarlos fácilmente. Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar es el principio rector.

En el mismo taller de mecanizado, los operarios organizarían las herramientas conservadas en un orden lógico, quizá por frecuencia de uso o tamaño. Las herramientas podrían colocarse en tableros de clavijas, etiquetarse y sombrearse, para que sea evidente cuál es el lugar de cada herramienta y cuándo falta una.

3. Seiso (Brillo)

Seiso se centra en limpiar e inspeccionar el espacio de trabajo, asegurándose de que todo está en buenas condiciones de funcionamiento. La limpieza periódica también puede actuar como una forma de inspección para detectar a tiempo cualquier anomalía.

Volvamos al ejemplo del taller mecánico. Después de las operaciones diarias, el suelo del taller puede estar cubierto de virutas de metal, grasa o derrames de aceite. La fase de "abrillantado" consistiría en limpiarlos e inspeccionar las máquinas en busca de fugas o fallos de funcionamiento que pudieran haber provocado los derrames, abordando los posibles problemas antes de que se agraven.

2. Seiketsu (Normalizar)

Una vez realizados los tres primeros pasos, esta fase hace hincapié en el establecimiento de normas para mantener el nuevo orden. Se trata de establecer tareas, calendarios y procedimientos regulares para mantener el espacio de trabajo recién organizado.

En la industria manufacturera, un taller puede aplicar una lista de comprobación que los operarios deben completar al principio y al final de sus turnos. Esto podría incluir tareas como la comprobación del inventario de herramientas, la limpieza de partes específicas de su puesto de trabajo o la realización de diagnósticos básicos de la máquina. De este modo se garantizan los beneficios de las tres primeras "S".

5. Shitsuke (Sustain)

El último paso -Shitsuke- consiste en crear una cultura en la que se mantengan las normas establecidas en el paso anterior. Esto implica formación periódica, auditorías y mejoras continuas para garantizar que los principios de las 5S formen parte del ADN de la empresa.

El taller mecánico podría realizar auditorías 5S mensuales en las que los equipos evaluasen en qué medida se adhieren a los principios de las 5S. Podrían celebrarse sesiones de formación periódicas para incorporar a nuevos empleados o refrescar los ya existentes.

Reconocer y recompensar a los equipos o individuos que destaquen en el mantenimiento de las normas 5S también puede reforzar la importancia de mantener las mejoras.

¿Cuáles son las preguntas típicas de una auditoría 5S?

Como puede imaginarse, el sistema 5S puede aportar muchas ventajas al sector de la fabricación. Pero un sistema es tan valioso como su implantación y ejecución, y por eso son tan importantes las auditorías 5S.

Las auditorías 5S garantizan la aplicación coherente y el cumplimiento de los principios de las 5S. Al plantear preguntas específicas para cada "S", las organizaciones pueden identificar los puntos fuertes y los que requieren mejoras. He aquí cinco preguntas para cada uno de los principios de las 5S:

Seiri (Ordenar)

1. ¿Se considera que todos los elementos del espacio de trabajo son necesarios para las operaciones actuales?
2. ¿Puede retirarse, reciclarse o reubicarse algún elemento para optimizar el espacio de trabajo?
3. ¿Existe una distinción clara entre lo necesario y lo innecesario?
4. ¿Se guardan separados los objetos de uso poco frecuente de los de uso habitual?
5. ¿Con qué frecuencia se evalúa el espacio de trabajo en busca de artículos redundantes u obsoletos?

Seiton (Orden de llegada)

1. ¿Están las herramientas y el equipo dispuestos en un orden lógico para facilitar el acceso?
2. ¿Existen lugares claros y designados para todos los objetos?
3. ¿Las herramientas y los materiales están situados cerca de su punto de uso para minimizar los desplazamientos?
4. ¿Se utilizan métodos de almacenamiento (como tableros de sombra) para facilitar la identificación y colocación de las herramientas?
5. ¿Están claramente marcados y etiquetados los caminos, bordes y zonas?

Seiso (Brillo)

1. ¿Está el lugar de trabajo visiblemente limpio, sin signos de suciedad, polvo o derrames?
2. ¿Se puede acceder fácilmente a los productos de limpieza y están situados cerca de las zonas que requieren una limpieza regular?
3. ¿Existe un programa de limpieza rutinaria que se siga sistemáticamente?
4. Tras la limpieza, ¿se inspeccionan las herramientas y máquinas para detectar defectos o desgaste?
5. ¿Toman los empleados la iniciativa de limpiar y mantener sus espacios de trabajo personales?

Seiketsu (Normalizar)

1. ¿Están documentados y expuestos de forma visible los procedimientos normalizados para todas las tareas y procesos?
2. ¿Existen listas de control o ayudas visuales para guiar las actividades de limpieza y organización?
3. ¿Existe coherencia en la organización y el mantenimiento de los distintos espacios o puestos de trabajo?
4. ¿Reciben los empleados formación sobre los principios de las 5S y sus funciones específicas en el mantenimiento de las normas?
5. ¿Se realizan revisiones periódicas para actualizar y perfeccionar los procesos normalizados?

Shitsuke (Sustain)

1. ¿Existe un compromiso permanente por parte de la dirección para apoyar y hacer cumplir los principios de las 5S?
2. ¿Se realizan auditorías 5S con regularidad para evaluar la adherencia e identificar áreas de mejora?
3. ¿Se capacita a los empleados para sugerir y aplicar mejoras en el sistema 5S?
4. ¿Existe un mecanismo de retroalimentación para que los empleados informen de los retos o éxitos del sistema 5S?
5. ¿Cómo se reconoce o recompensa a los equipos o individuos que mantienen o mejoran sistemáticamente las normas 5S?

¿Utilizar una hoja de auditoría 5s o una lista de control digital? Ventajas e inconvenientes

Tradicionalmente, las auditorías 5S se han realizado con listas de comprobación en papel. Se trata de un método eficaz para puntuar los niveles de limpieza y orden, pero puede llevar mucho tiempo y ser ineficaz, sobre todo cuando hay que realizar varias auditorías.

Cada vez se utilizan más las listas de comprobación digitales, ya que ofrecen una serie de ventajas, como la rapidez y precisión en la recopilación de datos, la elaboración de informes en tiempo real que pueden ayudar a identificar áreas de mejora o la posibilidad de ejecutar análisis sobre los datos recopilados. Veamos los pros y los contras de los distintos métodos de listas de comprobación de auditorías 5S:

Ventajas de una lista de control digital:

• Flexibilidad: Se puede acceder desde cualquier dispositivo.
• Colaboración: Herramientas como Azumuta permiten a directivos y operarios colaborar y añadir imágenes, vídeos y otros elementos interactivos directamente desde el taller.
• Respetuoso con el medio ambiente: Reducir el uso de papel y mejorar las medidas de sostenibilidad.
• Automatización: Los resultados se almacenan fácilmente en una base de datos centralizada para su posterior revisión y análisis.
• Precisión: Las listas de comprobación digitales permiten la exactitud de los datos en múltiples auditorías, lo que reduce el riesgo de error humano.
• Datos procesables: Los datos recopilados pueden utilizarse para identificar tendencias o áreas de mejora a lo largo del tiempo.

Contras de una lista de control digital:

• Tiempo de preparación inicial: la transición del papel a la tecnología digital puede requerir formación.
• Coste: Se necesita una inversión inicial para la configuración del hardware y el software.
• Cuestiones de seguridad: Los sistemas digitales deben incluir un sistema de datos seguro que proteja contra el acceso no autorizado.

Ventajas de una lista de control en papel:

• Sencillez: Fácil de usar sin grandes conocimientos técnicos.
• Sin dependencia: No depende de la electricidad ni de la conexión a Internet.
• Menor coste: Requiere una configuración mínima y sin costes adicionales de hardware o software.

Contras de una lista de control en papel:

• Lleva mucho tiempo: La introducción manual de datos supone un paso y un tiempo adicionales, sobre todo a la hora de actualizar o recuperar información.
• Riesgo para la seguridad: un usuario no autorizado puede acceder fácilmente a las listas de control en papel, lo que puede dar lugar a un uso indebido de los datos.
• Ineficacia: Sin integración en un sistema más amplio, las listas de comprobación en papel no pueden proporcionar actualizaciones en tiempo real sobre el progreso o las tareas completadas.
• Capacidad de análisis limitada: Difícil hacer un seguimiento preciso de los progresos a lo largo del tiempo sin registros digitales.

Lista de comprobación de la auditoría 5S

Para asegurarse de que su auditoría cubre todos los aspectos necesarios, es esencial disponer de una lista de comprobación exhaustiva de la auditoría 5S. Azumuta ofrece una exhaustiva lista de comprobación de auditorías 5S que le guiará a lo largo del proceso y le ayudará a garantizar que el lugar de trabajo está correctamente organizado y cumple las normas de seguridad y eficiencia.

En general, una lista de comprobación de auditoría 5S debe incluir:

• Disposición del lugar de trabajo y normas de seguridad
• Evaluación del estado físico de las instalaciones
• Funcionamiento correcto de herramientas, maquinaria y equipos
• Sistemas adecuados de gestión de la cadena de suministro
• organización de los materiales según los principios de las 5S
• Eficacia de los sistemas de control visual, como etiquetas y señales.

Los resultados de la auditoría deben documentarse y deben abordarse todas las áreas identificadas como susceptibles de mejora. Una de las mejores formas de hacerlo es con un cuadro de mando de auditoría 5S.

Los resultados: ¿Cómo es el cuadro de mando de una auditoría 5S?

El cuadro de mando de la auditoría 5S es una herramienta estructurada diseñada para medir y documentar el cumplimiento de los principios 5S en una organización. Proporciona una representación clara y visual del estado actual de cumplimiento y ofrece información sobre los puntos fuertes y las posibles mejoras.

Características de un cuadro de mando de auditoría 5S:

• Secciones para cada principio: El cuadro de mando debe dividirse en secciones para cada una de las cinco "S": Clasificar, Poner en orden, Brillar, Normalizar y Mantener.
• Criterios o preguntas: Dentro de cada sección, un conjunto de preguntas o criterios debe basarse en las tareas o normas específicas asociadas a ese principio.
• Sistema de puntuación: Cada pregunta o criterio suele tener un sistema de puntuación, a menudo de 1 a 5 (1 es no conforme y 5 es totalmente conforme).
• Zona de notas/comentarios: Debe haber espacio para notas o comentarios para cada criterio, a fin de proporcionar contexto o sugerencias de mejora.
• Sección de resumen o puntuación total: En la parte inferior o final del cuadro de mando, debe haber una sección que sume las puntuaciones de cada sección, ofreciendo una evaluación general del cumplimiento de las 5S.
• Fecha y nombre del auditor: Para hacer un seguimiento de los progresos a lo largo del tiempo, el cuadro de mando debe tener un lugar para registrar la fecha de la auditoría y el nombre del auditor.

Lo más importante

El sistema de las 5S, con su énfasis en la organización y la estandarización, es una herramienta inestimable para las empresas que pretenden maximizar la eficiencia. Las auditorías 5S periódicas garantizan el mantenimiento y perfeccionamiento de estos principios.

Las herramientas digitales como Azumuta hacen que el proceso de auditoría sea más eficiente y mejoran la colaboración, facilitando a los equipos la identificación y resolución de problemas. Como líder en soluciones digitales para plantas de fabricación, Azumuta lleva su auditoría 5S al siguiente nivel.

Obtenga más información sobre cómo Azumuta puede ayudarle a implantar, realizar un seguimiento y mantener un sistema de auditoría 5S para todos los aspectos de su empresa, y descubra cuánto más eficiente y exitoso puede ser su equipo.