Excelencia del operario en Novy: descubra cómo las instrucciones de trabajo digitales reducen las reclamaciones de clientes en un 60 %

Este caso de cliente pone el foco en Novy, el especialista belga de referencia y un verdadero líder en la producción de campanas extractoras. Pero Novy va más allá: también ofrece una amplia gama de placas de inducción premium y extractores de encimera, lo que lo convierte en un actor integral en el mercado de los electrodomésticos de cocina. Impulsado por la expansión internacional, Novy ha conquistado el mundo en las últimas décadas, con filiales en Francia, Alemania, los Países Bajos, el Reino Unido y Suiza, y socios distribuidores en Italia, España, la República Checa, Israel y Escandinavia.

Desde sus inicios, Novy ha prosperado gracias a un compromiso firme con la artesanía y la calidad, unido a una búsqueda constante de innovación. Esta cultura orientada a la innovación ha dado lugar a una planta digitalizada en la que la monitorización continua es clave. En esta revolución digital, Azumuta se ha convertido en uno de los pilares fundamentales de la fábrica de Novy, permitiéndole llevar más lejos los límites de la digitalización y revolucionar las operaciones en planta. El resultado: productos pioneros que no solo garantizan una ventilación inigualable, sino que además funcionan con absoluto silencio.

El notable recorrido de Azumuta en Novy comenzó en mayo de 2021. A medida que la compañía ampliaba operaciones y diversificaba sus líneas de producto, se encontró con retos en sus procesos de trabajo. Métodos manuales obsoletos e inconsistentes para crear instrucciones de trabajo y listas de verificación presionaban el proceso productivo, generando errores, reclamaciones de clientes y costosos retrasos. Novy entendió que modernizar sus operaciones en planta podía aumentar la productividad y reducir los errores. Veamos cómo Novy lo consiguió al introducir Azumuta en la planta de producción.

En conjunto, los retos de Novy giraban en torno a mejorar la documentación y la gestión de procesos, reforzar el control de calidad y la satisfacción del cliente, y optimizar la formación y la transferencia de conocimiento. Adoptar una plataforma digital como Azumuta permite abordar estos retos: agiliza procesos, garantiza instrucciones actualizadas y consistentes, facilita opciones de formación y mejora la gestión de datos para el control de calidad. Analicemos en detalle cómo abordamos los principales retos de Novy.

1. Crear y adaptar instrucciones de trabajo

Tradicionalmente, Novy trabaja con dos tipos de instrucciones en la planta de producción:
1. Instrucciones de trabajo que guían al operario en la producción de un pedido
2. Listas de verificación de calidad que se ejecutaban tras la producción y aseguraban la calidad de los productos

La creación de estas instrucciones y listas de verificación planteaba tradicionalmente retos en términos de eficiencia, ya que el proceso exigía una inversión considerable de tiempo y esfuerzo para mantenerlas al día. En Novy intervienen varios agentes en este proceso, y en particular el departamento de calidad debía dedicar una gran cantidad de tiempo y esfuerzo a mantener las instrucciones y listas actualizadas.

Un factor determinante era que, antes de la introducción de Azumuta, todas las instrucciones se elaboraban en Word o Excel. Aunque estas herramientas tienen sus ventajas, resultaba muy difícil mantener la coherencia entre instrucciones, lo que derivaba en problemas de formato en el texto y las imágenes. Además, su carácter no dinámico a la hora de crear y adaptar instrucciones suponía una carga importante para el departamento de calidad y para la eficiencia de la planta.

Por ello, Novy llevó a cabo de manera proactiva varias auditorías de procesos con el fin de detectar los mayores puntos de dolor en cuanto a documentación y gestión de procesos de las instrucciones de trabajo. La conclusión principal de estas auditorías: las instrucciones y listas de verificación a menudo no estaban actualizadas en la planta. Debido al engorroso proceso no dinámico de introducir cambios en Word/Excel, existía un retraso significativo entre la actualización y aprobación de las instrucciones y su llegada al puesto de trabajo adecuado en el momento oportuno. En ocasiones, la versión actualizada estaba disponible en el puesto, pero no se retiraba la antigua, lo que provocaba confusión y problemas de producción.

La solución en la nube de Azumuta ha aportado un nuevo nivel de actualizaciones dinámicas a nuestra planta. Ya no tenemos que lidiar con retrasos al actualizar y aprobar las instrucciones. La accesibilidad y disponibilidad en tiempo real de las últimas versiones han mejorado nuestra eficiencia y eliminado la confusión en la producción.

Joris Cuvelier Quality Assurance Coordinator

2. Optimizar la gestión de procesos

Antes de la introducción de Azumuta, era muy difícil valorar si el operario estaba trabajando con la documentación correcta. Al ser algo crucial desde el punto de vista de la gestión de procesos, Novy buscaba una forma de garantizar que el operario utiliza la instrucción de trabajo específica del producto que debe ensamblar.

En el proceso productivo de Novy, un pedido de producto suele constar de varias instrucciones de trabajo (por ejemplo, preensamblaje, ensamblaje final, embalaje, etc.). Sin embargo, no existía una manera concluyente de asegurar que el proceso productivo se ejecutaba exactamente en el orden definido por la dirección. Por eso también buscaban una forma de garantizar que el operario siguiera la secuencia correcta de instrucciones de trabajo.

¿Cómo ayudó Azumuta a aumentar la flexibilidad de las instrucciones de trabajo?

Azumuta resolvió este problema introduciendo un sistema de códigos de barras que vincula cada pedido de producto con las instrucciones de trabajo específicas correspondientes. El operario escanea el código de barras del pedido que debe producir y Azumuta muestra al instante en su tablet la secuencia correcta de instrucciones de trabajo. Esto no solo aumenta la precisión del proceso productivo, sino que también facilita al operario seguir la secuencia adecuada. Además, ayuda a la dirección a hacer seguimiento del avance del producto y comprobar si todo va según lo previsto. En conjunto, las soluciones de gestión de procesos de Azumuta ayudaron a Novy a agilizar sus flujos de trabajo y optimizar sus operaciones en planta.

En conclusión, la implantación de Azumuta en Novy ha resuelto los retos asociados a la creación y el mantenimiento de instrucciones de trabajo y listas de verificación. Nuestra plataforma centralizada ofrece actualizaciones dinámicas, mayor eficiencia y menor carga de trabajo para el departamento de calidad, lo que se traduce en más productividad, menos errores y una mayor satisfacción del cliente. Asimismo, el sistema de códigos de barras de Azumuta permite una secuenciación precisa de las instrucciones, mejorando la gestión de procesos, el seguimiento del avance y la optimización de las operaciones en planta de Novy.

El control de calidad va de la mano con la trazabilidad del producto. Antes de introducir Azumuta, uno de los principales retos de Novy era que la trazabilidad del producto era insuficiente. Cuando se producían reclamaciones de clientes, Novy disponía de escasa información sobre el pedido y no podía encontrar pruebas adecuadas, como accesorios faltantes o incorrectos, documentación o la entrega de un producto equivocado. Por eso Novy buscaba un marco que permitiera almacenar digitalmente toda la información esencial del pedido, logrando así una trazabilidad completa y un enfoque eficiente para atender las reclamaciones.

¿Cómo ayudó Azumuta?

Al recorrer las instrucciones de trabajo para ensamblar un pedido, se pide al operario que rellene cierta información mediante comprobaciones. Estas pueden ir desde un simple OK/NOK o el escaneo de códigos de barras de componentes, hasta tomar fotos de la caja que se envía al cliente. En segundo plano, Azumuta almacena toda la información de ese pedido y centraliza los datos. Cuando se produce una reclamación, Novy puede buscar fácilmente el pedido específico y atender la reclamación consultando los datos. Por ejemplo, si un cliente reclama por accesorios faltantes, pueden consultar con facilidad la foto del contenido de la caja y comprobar si la reclamación es válida o no. Esto garantiza una resolución ágil de las reclamaciones y un enfoque globalmente más eficiente. El almacenamiento digital de la información del producto asegura una trazabilidad total, algo crucial para la certificación UL y el acceso al mercado estadounidense. El sistema de Azumuta permite a Novy cumplir estos requisitos y posicionarse de cara al crecimiento futuro. En caso de detectarse tendencias en las reclamaciones, el sistema dinámico de instrucciones de trabajo de Azumuta garantiza que las instrucciones y comprobaciones de calidad puedan adaptarse rápidamente.

En cuanto a las reclamaciones de clientes, Azumuta ofrece un sistema de defensa en dos capas. Como se ha explicado, introducir comprobaciones de calidad durante el ensamblaje asegura un control de calidad en tiempo real y reduce el riesgo de entregar productos defectuosos. La segunda capa es la trazabilidad: la información del pedido se guarda digitalmente, lo que permite a Novy atender con rapidez cualquier posible reclamación y resolverla de forma eficiente. Este sistema de dos capas garantiza que Novy mantenga sus altos estándares de calidad y ofrezca un servicio al cliente excepcional.

Con Azumuta podemos realizar comprobaciones de calidad durante el ensamblaje, asegurando un control de calidad en tiempo real. Para la trazabilidad, la información del pedido se almacena digitalmente, lo que nos permite atender las reclamaciones de clientes con rapidez y resolverlas de forma eficiente. Este sistema de dos capas nos permite mantener nuestros altos estándares de calidad y ofrecer un servicio al cliente excepcional.

Joris Cuvelier Quality Assurance Coordinator

Para Novy, el control de calidad es un aspecto fundamental del proceso productivo. Antes de introducir Azumuta, Novy inspeccionaba la calidad de los productos tras la producción, pidiendo a los operarios que rellenaran manualmente una lista de verificación de calidad. Esta forma de control de calidad conllevaba varios inconvenientes. Veamos cómo los resuelve Azumuta.

1. Entrada manual de datos

La entrada manual de datos es propensa al error humano: erratas, interpretaciones equivocadas de las instrucciones u omisiones accidentales de detalles importantes. Esto puede dar lugar a datos incorrectos o poco fiables y hacer que pasen desapercibidos problemas potenciales de calidad. Además, las listas de verificación a menudo contenían información ausente (nombre del controlador de calidad, números de serie ilegibles, etc.).

Aparte de la complejidad de la entrada de datos, Novy también se enfrentaba a su inconsistencia. Al rellenar las listas manualmente distintos operarios, había falta de uniformidad en la forma de registrar la información. Esta inconsistencia dificultaba la comparación y el análisis de datos entre productos o series de producción.

Antes de introducir Azumuta, todas las listas manuales las recogía y escaneaba un responsable de calidad, lo que suponía alrededor de 1,5 horas por semana. Era un proceso muy lento e ineficiente que provocaba retrasos ante incidencias y demoras en el análisis de tendencias.

¿Cómo ayudó Azumuta?

Al dejar atrás la entrada manual de datos, el riesgo de errores humanos se redujo drásticamente, dando lugar a datos correctos y fiables. Además, el control de calidad está siempre completo, ya que los operarios no pueden finalizar su control sin haber rellenado ciertas comprobaciones obligatorias. Ir a lo digital con Azumuta asegura una entrada de datos estandarizada y, con ello, una visión coherente de la calidad. El operario puede incluso adjuntar fotos o vídeos a la lista para aportar información adicional si es necesario.

El departamento de calidad de Novy ahorra 1,5 horas por semana en la recogida y escaneo de listas manuales desde que Azumuta guarda automáticamente todos los datos introducidos en una base de datos centralizada. Estos datos pueden utilizarse para análisis posteriores, lo que permite hacer seguimiento de la calidad con rapidez y facilidad y trabajar en posibles iniciativas de mejora del proceso.

2. Retroalimentación en tiempo real al operario

Novy reconoce la importancia crucial del control de calidad en su proceso productivo. Anteriormente, antes de implantar Azumuta, la lista de verificación de calidad se realizaba manualmente y solo una vez finalizada la producción. Este enfoque reactivo implicaba que los problemas no se detectaran hasta después de haberse producido, ya que el departamento de calidad revisaba y analizaba las listas en un momento posterior, antes de liberar los pedidos al cliente.

Para afrontar este reto, Novy quería disponer de un sistema que permitiera un control de calidad continuo y una retroalimentación en tiempo real mientras los operarios seguían los pasos de las instrucciones. El objetivo era detectar y resolver los errores cuanto antes, asegurando que se abordaran con prontitud. En última instancia, se trataba de minimizar la probabilidad de productos defectuosos al captar y corregir los errores mediante una retroalimentación inmediata en tiempo real.

¿Cómo ayudó Azumuta?

Azumuta desempeñó un papel clave ayudando a Novy a implementar este marco para el control de calidad en tiempo real. Al iniciar un pedido, los operarios simplemente escanean el número de serie del producto, lo que hace que Azumuta cree el pedido correspondiente y recupere al instante toda la información relevante. De este modo, Novy puede ofrecer a los operarios instrucciones precisas y adaptadas al pedido concreto, incluyendo todos los parámetros pertinentes.

A lo largo del proceso productivo, los operarios utilizan la aplicación de tablet de Azumuta, que los guía paso a paso. Conforme avanzan, se les pide que aporten información sobre métricas de calidad específicas del producto que están fabricando. Por ejemplo, en una determinada fase, los operarios pueden tener que insertar un motor en el producto. El operario escanea el motor y Azumuta lo registra y lo compara inmediatamente con los parámetros de calidad almacenados en el pedido. Esta monitorización y retroalimentación continuas permiten a Novy detectar y corregir con rapidez cualquier error cometido por los operarios, reduciendo así la probabilidad de entregar lotes de productos defectuosos.

3. Retroalimentación del operario a los supervisores

Otro reto clave para Novy era la enorme dificultad de captar la retroalimentación del operario, sobre todo cuando se trabajaba con instrucciones en papel. En esencia, querían introducir un ciclo de retroalimentación entre operarios y responsables de producción para garantizar que todos estuvieran alineados y pudieran contribuir a una planta más eficiente. Por ello, recurrieron a Azumuta para contar con un sistema de tickets que les permitiera señalar determinadas incidencias o ideas de mejora y resolverlas con un enfoque estandarizado.

¿Cómo ayudó Azumuta?

Cuando un operario detecta una desviación mientras fabrica un producto en la planta, puede reportarla creando un ticket. Todo el contexto (pedido, instrucción de trabajo, paso, …) queda registrado automáticamente en el ticket y el operario puede añadir texto o fotos para recoger toda la información relevante.

A nivel administrativo, Novy recibe todos los tickets en tableros personalizados (8D, PDCA, KANBAN, etc.). Cada semana, el responsable interno de calidad se reúne con el jefe del equipo de ensamblaje para revisar cada ticket creado y evaluar su relevancia. Este enfoque permite emprender las acciones adecuadas sobre las incidencias de planta. Por ejemplo, esta información puede utilizarse para identificar posibles mejoras en el proceso productivo o resolver problemas recurrentes. En conjunto, la implantación del módulo de mejora continua de Azumuta ha supuesto una mejora significativa de la eficiencia, precisión y productividad del departamento de calidad.

Para concluir el reto,

La implantación de Azumuta ha abordado los inconvenientes del control de calidad manual en Novy. Al eliminar la entrada manual de datos, Azumuta garantiza datos correctos y fiables, al tiempo que fomenta un registro estandarizado y coherente de la información. Además, Azumuta permite retroalimentación en tiempo real a los operarios, lo que facilita la detección y resolución temprana de errores, reduciendo la probabilidad de entregar productos defectuosos. Por último, el sistema de tickets de Azumuta facilita una comunicación y colaboración eficaces entre operarios y responsables de producción, mejorando la eficiencia y productividad del departamento de calidad de Novy.

En mayo de 2021 pusimos en marcha un proyecto piloto en Panorama, con 10 tablets, 20 cuentas de operario y 3 administradores. Novy pudo arrancar con un soporte mínimo: solo necesitó unas 10 horas de apoyo en la configuración, según la estimación de Joris Cuvelier. La disponibilidad de guías completas les permitió avanzar de forma eficiente. Según Joris, una de las principales razones de una implantación rápida y eficaz fue el carácter sencillo y accesible de Azumuta, incluso para personas sin formación en TI. Esto significó que perfiles más cercanos a la planta, como los ingenieros de calidad, pudieran liderar el proyecto, lo que se tradujo en un avance ágil.

Durante la fase piloto decidimos conjuntamente centrarnos en el modelo de placa de cocción “Panorama” de Novy, al ser el que acumulaba la mayor parte de las reclamaciones de clientes. El componente de retroalimentación en tiempo real fue clave para evitar una colocación incorrecta de las placas de cocción dentro de los aparatos. Gracias a la introducción de Azumuta, las reclamaciones asociadas a Panorama desaparecieron, lo que sirvió de luz verde para extender su implantación a varias líneas de producción.

Una de las principales preocupaciones de Novy antes de introducir Azumuta era cómo reaccionarían los operarios al proceso de digitalización. La plantilla estaba acostumbrada a usar papel en todas sus operaciones, así que no estaba claro cómo se adaptarían. Sin embargo, en cuanto arrancó el piloto en mayo, todos adoptaron rápidamente el enfoque más digital. Los operarios agradecieron la mejor orientación con pasos concretos y el ciclo de retroalimentación reforzado. Fue un comienzo alentador. Por desgracia, Novy sufrió un contratiempo inesperado durante el verano: un robo que implicó la pérdida de todas las tablets. Como medida temporal, tuvieron que volver a trabajar con papel. No obstante, los operarios mostraron una fuerte resistencia a regresar a los flujos en papel. Habían experimentado de primera mano la eficiencia del trabajo digital y ya no querían tener que buscar las instrucciones o listas correctas ni anotarlo todo a mano. Esto confirmó a Novy que había tomado la decisión correcta al apostar por lo digital, y en particular por Azumuta.

Para concluir el reto,

En conclusión, Novy implementó Azumuta en todos los entornos (complejos) donde la transferencia de conocimiento y el seguimiento resultaban cruciales para el buen funcionamiento del negocio. El proyecto piloto con Azumuta en el Panorama de Novy fue un éxito y dio lugar a mejoras significativas en eficiencia y satisfacción del cliente. La facilidad de uso de Azumuta permitió que personas sin formación en TI lideraran la implantación, acelerando el progreso. La acogida positiva por parte de los operarios, que adoptaron el enfoque digital y se resistieron a volver a los flujos en papel, confirmó el valor de Azumuta. El siguiente paso para Novy es seguir integrando Azumuta con el sistema ERP, con el objetivo de lograr una sincronización más sólida y una eficiencia operativa mayor.