Excelencia operativa en Novy: Descubra cómo las instrucciones de trabajo digitales permiten reducir en un 60% las reclamaciones de los clientes

Este caso de cliente arroja luz sobre Novy, el principal especialista belga y un auténtico líder en la producción de campanas extractoras. Pero Novy no se detiene ahí. También ofrece una gama de placas de inducción y extractores de encimera de primera calidad, lo que les convierte en una potencia integral en el mercado de los electrodomésticos de cocina. Impulsada por su expansión global, Novy ha tomado el mundo por asalto en las últimas décadas, estableciendo filiales en Francia, Alemania, los Países Bajos, el Reino Unido, Suiza y socios de distribución en Italia, España, la República Checa, Israel y Escandinavia.

Desde sus inicios, Novy ha prosperado gracias a su compromiso constante con la artesanía y la calidad, unido a una firme búsqueda de la innovación. Esta cultura impulsada por la innovación ha llevado al establecimiento de un taller digitalizado en el que la supervisión continua es clave. En esta revolución digital, Azumuta se ha erigido en uno de los pilares fundamentales de la fábrica de Novy, permitiéndole ampliar los límites de la digitalización y revolucionar sus operaciones de taller. Esto se traduce en la capacidad de fabricar productos innovadores que no sólo garantizan una ventilación inigualable, sino que también funcionan en un silencio dichoso.

La extraordinaria trayectoria de Azumuta en Novy comenzó en mayo de 2021. A medida que la empresa ampliaba sus operaciones y diversificaba sus líneas de productos, se enfrentaba a retos en sus procesos de trabajo. Los métodos manuales anticuados e incoherentes para crear instrucciones de trabajo y listas de comprobación ejercían presión sobre su proceso de producción, lo que provocaba errores, quejas de los clientes y costosos retrasos en la producción. Novy reconoció que la modernización de sus operaciones en el taller podría mejorar la productividad y reducir los errores. Exploremos cómo Novy logró esto mediante la introducción de Azumuta en la planta de producción.

En general, los retos de Novy giraban en torno a la mejora de la documentación y la gestión de procesos, la mejora del control de calidad, la satisfacción del cliente y la optimización de la formación y la transferencia de conocimientos. La adopción de una plataforma digital como Azumuta ofrece la posibilidad de abordar estos retos agilizando los procesos, garantizando instrucciones actualizadas y coherentes, facilitando las posibilidades de formación y mejorando la gestión de datos para el control de calidad. Exploremos en detalle cómo abordamos los principales retos de Novy.

Documentación y gestión de procesos

1. Creación y adaptación de instrucciones de trabajo

Tradicionalmente, Novy tiene dos tipos de instrucciones que se utilizan en el taller:
1. Instrucciones de trabajo que guían al operario para producir un pedido de producto.
2. 2. Listas de control de calidad que se ejecutaban después de la producción y garantizaban la calidad de los productos.

Tradicionalmente, la creación de estas instrucciones de trabajo/listas de comprobación planteaba retos en términos de eficiencia, ya que el proceso requería una cantidad significativa de tiempo y esfuerzo para su mantenimiento. En Novy, hay múltiples partes interesadas en este proceso y, en particular, el departamento de calidad tenía que dedicar una enorme cantidad de tiempo y esfuerzo a mantener actualizadas las instrucciones/listas de comprobación.

Uno de los principales factores fue que, antes de la introducción de Azumuta, todas las instrucciones se creaban con Word o Excel. Aunque estas herramientas tienen sus ventajas, resultaba muy difícil obtener coherencia entre las instrucciones, lo que provocaba problemas de formato con el texto y las imágenes. Además, su naturaleza no dinámica en términos de creación y adaptación de instrucciones de trabajo suponía una gran carga para el departamento de calidad y la eficiencia de la planta.

Por este motivo, Novy llevó a cabo de forma proactiva varias auditorías de procesos para descubrir los mayores puntos débiles en términos de documentación y gestión de procesos para las instrucciones de trabajo. El principal resultado de estas auditorías fue que descubrieron que las instrucciones de trabajo y las listas de comprobación no solían estar actualizadas en el taller. Debido al engorroso proceso no dinámico de realizar cambios en Word/Excel, se producía un retraso importante entre la actualización y aprobación de las instrucciones y su entrega al puesto de trabajo adecuado en el taller en el momento oportuno. A veces, la versión actualizada estaba disponible en el puesto de trabajo, pero la versión antigua no se eliminaba, lo que causaba confusión y problemas de producción.

2. Optimización de la gestión de procesos

Antes de la introducción de Azumuta, era muy difícil evaluar si el operario trabajaba con los documentos correctos. Como esto es crucial desde el punto de vista de la gestión de procesos, buscaban una forma de asegurarse de que el operario trabaja con una instrucción de trabajo específica para el producto que tenía que montar.

En el proceso de producción de Novy, un pedido de producto suele constar de varias instrucciones de trabajo (por ejemplo, premontaje, montaje final, embalaje, etc.). Sin embargo, no había una forma concluyente de garantizar que el proceso de producción se realizaba exactamente en la secuencia establecida por la dirección. Por lo tanto, también buscaban una forma de asegurarse de que el operario seguía la secuencia correcta de instrucciones de trabajo.

¿Cómo ha contribuido Azumuta a aumentar la flexibilidad de las instrucciones de trabajo?

Azumuta ayudó a resolver este problema introduciendo un sistema de código de barras que vinculaba cada pedido de producto a las instrucciones de trabajo específicas correctas. El operario escanea el código de barras de la orden de producto que tiene que producir y Azumuta muestra al instante la secuencia correcta de instrucciones de trabajo en su tableta. Esto no sólo mejora la precisión del proceso de producción, sino que también facilita que los operarios sigan la secuencia correcta de instrucciones de trabajo. Además, ayuda a la dirección a seguir el progreso del producto y ver si va según lo previsto o no. En general, las soluciones de gestión de procesos de Azumuta ayudaron a Novy a racionalizar sus procesos de trabajo y optimizar sus operaciones de taller.

En conclusión, la implantación de Azumuta en Novy abordó los retos relacionados con la creación y el mantenimiento de instrucciones de trabajo y listas de comprobación. Nuestra plataforma centralizada proporciona actualizaciones dinámicas, mejora la eficiencia y reduce la carga de trabajo del departamento de calidad, lo que se traduce en un aumento de la productividad, una reducción de los errores y una mayor satisfacción del cliente. Además, el sistema de código de barras de Azumuta permitió una secuenciación precisa de las instrucciones de trabajo, mejorando la gestión global del proceso, el seguimiento del progreso y la optimización de las operaciones de taller para Novy.

Reclamaciones de los clientes y trazabilidad de los productos

El control de calidad va de la mano de la trazabilidad de los productos. Antes de la introducción de Azumuta, uno de los principales retos de Novy era el hecho de que la trazabilidad de los productos era inadecuada. Cuando se producían reclamaciones de los clientes, Novy disponía de poca información sobre el pedido del producto y no podía encontrar adecuadamente pruebas retrospectivas, como accesorios que faltaban o eran incorrectos, documentación o que se había entregado un producto equivocado. Por este motivo, Novy buscó un marco que le permitiera almacenar toda la información esencial del pedido del producto de forma digital, lo que se tradujo en una trazabilidad completa y un enfoque eficaz a la hora de abordar las reclamaciones de los clientes.

¿Cómo ayudó Azumuta?

Mientras repasa las instrucciones de trabajo para montar un pedido de productos, se pide al operario que rellene cierta información mediante comprobaciones. Esto puede ir desde un simple OK/NOK o el escaneado de los códigos de barras de los componentes hasta la toma de fotografías de la caja que se envía al cliente. En segundo plano, Azumuta almacena toda la información sobre ese pedido de producto y centraliza esos datos. Cuando hay una queja de un cliente, Novy puede buscar fácilmente el pedido de producto específico y abordar la queja consultando los datos. Por ejemplo, cuando el cliente se queja de que le faltan accesorios, puede buscar fácilmente la foto del contenido de la caja y ver si la queja es válida o no. Esto garantiza una resolución a tiempo de las reclamaciones de los clientes y un enfoque más eficaz en general. El almacenamiento digital de la información del producto garantiza una trazabilidad completa, que es crucial para la certificación UL y la entrada en el mercado estadounidense. El sistema de Azumuta permite a Novy cumplir estos requisitos y posicionarse para el crecimiento futuro. En caso de que se produzcan ciertas tendencias en las reclamaciones de los clientes, el sistema dinámico de instrucciones de trabajo de Azumuta garantiza que las instrucciones proporcionadas y los controles de calidad puedan adaptarse rápidamente.

En cuanto a las reclamaciones de los clientes, Azumuta ofrece un sistema de defensa de dos capas. Como ya se ha explicado, la introducción de controles de calidad durante el montaje garantiza que haya un control de calidad en tiempo real y reduce el riesgo de entregar productos defectuosos. La segunda capa es la trazabilidad, en la que la información del pedido del producto se almacena digitalmente, lo que permite a Novy abordar rápidamente cualquier posible reclamación de los clientes y resolverla con eficacia. Este sistema de dos capas garantiza que Novy pueda mantener sus estándares de alta calidad y ofrecer un servicio al cliente excepcional.

Control de calidad

Para Novy, el control de calidad es un aspecto muy importante del proceso de producción. Antes de la introducción de Azumuta, Novy inspeccionaba la calidad de sus productos después de la producción dejando que los operarios rellenaran manualmente una lista de control de calidad. Esta forma de control de calidad conllevaba varios inconvenientes. Descubramos cómo aborda Azumuta estas desventajas.

1. Introducción manual de datos

La introducción manual de datos es propensa a errores humanos, como errores tipográficos, mala interpretación de las instrucciones u omisión accidental de detalles importantes. Esto puede dar lugar a que se registren datos incorrectos o poco fiables, con lo que los posibles problemas de calidad pasan desapercibidos. Además, a menudo faltaba información en las listas de control (nombre del controlador de calidad, números de serie ilegibles, etc.).

Aparte de la dificultad para introducir los datos, Novy también tuvo problemas con la incoherencia de los datos. Dado que las listas de comprobación eran cumplimentadas manualmente por distintos operarios, había una falta de coherencia en la forma de registrar la información. Esta incoherencia podía dificultar la comparación y el análisis de datos entre distintos productos o series de producción.

Antes de la introducción de Azumuta, todas las listas de comprobación manuales eran recogidas por un representante de calidad y escaneadas, lo que llevaba aproximadamente una hora y media cada semana. Este proceso consumía mucho tiempo y era ineficaz. Esto provocaba retrasos en caso de problemas y una demora en el análisis de tendencias.

¿Cómo ayudó Azumuta?

Al prescindir de la introducción manual de datos, se redujo considerablemente el riesgo de errores humanos, lo que se traduce en datos correctos y fiables. Además, el control de calidad es ahora siempre completo, ya que los operarios no pueden terminar su control de calidad sin cumplimentar determinadas comprobaciones obligatorias. La digitalización con Azumuta garantiza la normalización de la introducción de datos, lo que se traduce en una visión coherente de la calidad. El operario puede incluso adjuntar imágenes o vídeos a la lista de comprobación para proporcionar información adicional en caso necesario.

El departamento de calidad de Novy ha ahorrado 1,5 horas semanales en la recogida y escaneado de listas de comprobación manuales, ya que Azumuta almacena automáticamente todos los datos introducidos en una base de datos centralizada. Esto puede utilizarse para análisis posteriores, lo que facilita y agiliza el seguimiento de la calidad y el trabajo en posibles iniciativas de mejora de procesos.

2. Información en tiempo real al operador

Novy reconoce la importancia crucial del control de calidad en su proceso de producción. Anteriormente, antes de la implantación de Azumuta, la lista de control de calidad se realizaba manualmente y sólo después de que hubiera tenido lugar la producción. Este enfoque reactivo significaba que cualquier problema podía no haberse identificado hasta después de que se hubiera producido, ya que el departamento de control de calidad revisaba y analizaba las listas de comprobación en una fase posterior antes de entregar los pedidos de productos al cliente.

Para hacer frente a este reto, Novy trató de establecer un sistema que permitiera el control continuo de la calidad y la retroalimentación en tiempo real, mientras los operarios seguían los pasos de las instrucciones. El objetivo era detectar y resolver los errores en una fase temprana, garantizando que se abordaran con prontitud. En última instancia, se trataba de minimizar la probabilidad de productos defectuosos captando y rectificando los errores mediante información inmediata en tiempo real.

¿Cómo ayudó Azumuta?

Azumuta desempeñó un papel fundamental ayudando a Novy a implantar este marco de control de calidad en tiempo real. Al iniciar un pedido de producto, los operarios simplemente escanean el número de serie del producto, lo que hace que Azumuta cree el pedido de producto correspondiente y recupere instantáneamente toda la información relevante. De este modo, Novy puede proporcionar a los operarios instrucciones precisas adaptadas al pedido de producto específico, que abarcan todos los parámetros pertinentes.

A lo largo del proceso de producción, los operarios utilizan la aplicación de Azumuta para tabletas, que les guía en cada paso. A medida que avanzan, se les pide que proporcionen información sobre parámetros de calidad específicos del producto que se está fabricando. Por ejemplo, en una fase concreta, los operarios pueden tener que insertar un motor en el producto. El operario escanea el motor y Azumuta lo captura y lo compara inmediatamente con los parámetros de calidad almacenados en el pedido del producto. Esta supervisión y retroalimentación continuas permiten a Novy identificar y rectificar rápidamente cualquier error cometido por los operarios, reduciendo así la probabilidad de entregar lotes de productos defectuosos.

3. Información del operador a los supervisores

Otro reto clave para Novy era el hecho de que les resultaba muy difícil captar las opiniones de los operarios, sobre todo cuando utilizaban instrucciones de trabajo en papel. En esencia, querían introducir un bucle de retroalimentación entre los operarios y los responsables de producción para asegurarse de que todo el mundo está en la misma página y puede contribuir a que el taller sea más eficiente. Por eso recurrieron a Azumuta para disponer de un sistema de tickets que les permitiera señalar determinados problemas o ideas de mejora y resolverlos adecuadamente de forma estandarizada.

¿Cómo ayudó Azumuta?

Cuando un operario detecta una desviación mientras fabrica un producto en el taller, puede informar de ella creando un ticket. Todo el contexto (pedido del producto, instrucción de trabajo, paso, ...) se almacena automáticamente en el ticket y el operario puede añadir texto o fotos al ticket para capturar toda la información relevante en el mismo.

A nivel administrativo, Novy recibe todos los tickets en tableros personalizados (8D, PDCA, Kanban, etc.). Semanalmente, el responsable interno de calidad se reúne con el jefe del equipo de montaje para revisar cada ticket creado y evaluar si es relevante o no. Este enfoque les permite tomar las medidas oportunas sobre los problemas del taller. Por ejemplo, esta información puede utilizarse para identificar posibles mejoras en su proceso de producción o resolver problemas recurrentes. En general, la implantación del módulo de mejora continua de Azumuta ha dado lugar a una mejora significativa de la eficiencia, la precisión y la productividad del departamento de calidad.

En mayo de 2021, nos embarcamos en un proyecto piloto en Panorama, empezando con 10 tabletas, 20 cuentas de operador y 3 administradores. Novy pudo empezar con una asistencia mínima, ya que solo necesitó unas 10 horas de asistencia para la configuración, según las estimaciones de Joris Cuvelier. Sobre todo, la disponibilidad de guías completas les permitió hacerlo con eficacia. Según Joris, una de las principales razones de la rápida y eficaz implantación fue la facilidad de uso de Azumuta, incluso para personas sin conocimientos informáticos. Esto significaba que las personas más cercanas a la planta de producción, como los ingenieros de calidad, podían tomar la iniciativa, lo que se traducía en un progreso eficaz.

Durante la fase piloto, decidimos conjuntamente centrarnos en el modelo de placa de cocina "Panorama" de Novy, ya que era el modelo en el que experimentaban la mayoría de las quejas de los clientes. El componente de retroalimentación en tiempo real fue esencial para evitar la inserción incorrecta de las placas de cocción en los aparatos. Gracias a la introducción de Azumuta, las quejas de los clientes relacionadas con la Panorama desaparecieron, lo que sirvió de luz verde para ampliar su implantación a múltiples líneas de producción.

Una de las mayores preocupaciones de Novy antes de introducir Azumuta era cómo reaccionarían los operarios al proceso de digitalización. El personal estaba acostumbrado a utilizar papel para todas las operaciones, por lo que no estaba claro cómo se adaptarían. Sin embargo, una vez iniciado el proyecto piloto en mayo, todos adoptaron rápidamente un enfoque más digital. Los operadores apreciaron la orientación mejorada con pasos específicos y el circuito de información mejorado. Fue un comienzo alentador. Por desgracia, Novy se enfrentó a un contratiempo inesperado durante el verano, cuando se produjo un robo que provocó la pérdida de todas las tabletas. Como medida temporal, tuvieron que volver a trabajar con papel. Sin embargo, los operarios mostraron una gran resistencia a volver a los flujos de trabajo en papel. Experimentaron de primera mano la eficacia de las operaciones digitales y ya no querían pasar por el engorro de buscar las instrucciones o listas de comprobación adecuadas y anotarlo todo manualmente. Esto confirmó la convicción de Novy de que habían tomado la decisión correcta al digitalizarse, especialmente con Azumuta.