Comment Reynders a réduit de 60 % les réclamations qualité et amélioré de 50 % l'efficacité de ses instructions de travail

Reynders Pharmaceutical Labels (RPL), qui fait partie du groupe Reynders Label Printing, est spécialisée dans la production d'étiquettes pour des clients leaders sur le marché pharmaceutique, tels que Pfizer, Janssen Pharmaceutica, Schering-Plough, Alcon-Couvreur, GlaxoSmithKline et Baxter. Reynders Pharmaceutical Labels est installée depuis 25 ans dans un site de production distinct, où elle fabrique une large gamme d'étiquettes pharmaceutiques standard et sur mesure. Qu'il s'agisse de flacons, de seringues, de tubes, de stylos injecteurs ou de bouteilles, Reynders Pharmaceutical Labels imprime chaque type d'étiquette, qu'elle soit en format booklet ou hanger, avec une précision clinique.

Dans la déclaration de mission de Reynders, on peut lire : « […] Nous prenons des décisions fondées sur les données et avons automatisé de nombreux processus afin d'atteindre un contrôle qualité quasi parfait. […] »

Depuis longtemps, Reynders Pharmaceutical Labels met cette mission en pratique avec passion. Résultat : l'atelier est aujourd'hui fortement numérisé et le suivi en continu en constitue la pierre angulaire. Nous sommes donc très fiers qu'Azumuta s'inscrive dans cette démarche et que nous puissions jouer un rôle important dans leur cycle de production. L'histoire entre Azumuta et Reynders Pharmaceutical Labels a commencé en 2020. À cette époque, RPL disposait déjà d'un cadre robuste pour la gestion des instructions papier, mais continuait à se heurter au caractère rigide et chronophage du maintien d'instructions de travail non numériques. Au-delà de la volonté de changer cela, l'entreprise souhaitait également mieux comprendre la façon dont ces instructions étaient exécutées sur le terrain, afin de créer une boucle de feedback solide. RPL cherchait donc un partenaire capable de l'accompagner dans la poursuite de la numérisation de ses instructions de travail et de lui apporter ce soutien.

Les principaux défis qui ont conduit RPL vers Azumuta peuvent être regroupés en trois grands piliers.

Gestion des instructions de travail chronophage et flexibilité

Avant l'arrivée d'Azumuta, RPL disposait déjà d'un cadre robuste pour élaborer et approuver les nombreuses instructions papier spécifiques. Cependant, en raison du caractère rigide des instructions papier, leur gestion avait tendance à coûter énormément de temps. Examinons les aspects les plus chronophages et la manière dont Azumuta y a apporté une solution.

1. Gestion des instructions de travail

Dans l'industrie pharmaceutique, le client a souvent des exigences très spécifiques. Cela se traduit par la nécessité d'être extrêmement flexible sur le terrain, couplée à une grande exactitude et une grande précision, ce qui est typique d'un environnement high-mix, low-volume. Résultat : il faut des instructions de travail distinctes par client, produit, format, etc. Ces quantités extrêmes de variantes de produits, dues aux personnalisations, conduisent à un nombre gigantesque de combinaisons possibles d'étapes d'instructions de travail dans le cycle de production. Maintenir des instructions papier distinctes pour chacune de ces combinaisons est une tâche sans fin et peut donc générer beaucoup de stress pour les personnes responsables. Résultat : il n'était pas toujours possible de fournir à l'opérateur des instructions entièrement personnalisées mentionnant uniquement les étapes spécifiques nécessaires à la production d'un lot particulier.

Comment Azumuta a-t-il aidé ?

Grâce à Azumuta, RPL est désormais en mesure de gérer une énorme quantité de variations de produits de manière particulièrement efficace en termes de temps, via notre fonctionnalité de variantes facile à utiliser. Non seulement RPL a gagné un temps considérable dans la gestion de ses instructions de travail, mais l'entreprise a également gagné en précision concernant ce que l'opérateur voit sur le terrain. Avec cette fonctionnalité, RPL peut pousser de manière ciblée une instruction de travail entièrement configurée selon le produit spécifique à fabriquer (p. ex. client, format, etc.).

En résumé, RPL est désormais en mesure de gérer efficacement et de manière performante son immense quantité de variations de produits dans Azumuta, tout en étant plus précise sur le contenu que voit l'opérateur sur le terrain.

En tant que client de l'industrie pharmaceutique, gérer les quantités extrêmes de variantes de produits liées aux personnalisations peut être une tâche décourageante. La tâche sans fin de maintenir des instructions de travail distinctes pour chaque combinaison peut générer beaucoup de stress pour les personnes responsables. La fonctionnalité de variantes facile à utiliser d'Azumuta a été une révolution pour nous, car elle nous a permis de gérer efficacement une énorme quantité de variations de produits tout en augmentant la précision de ce que voit l'opérateur sur le terrain.

Koen Catteeu Operations Manager chez Reynders

2. Modifications des instructions de travail

Dans l'environnement extrêmement flexible dans lequel évolue RPL, il n'est pas surprenant que les instructions de travail puissent changer assez rapidement. En effet, l'ajustement des instructions de travail peut avoir trois origines :

1. RPL peut décider elle-même de modifier ses instructions de travail en raison de changements dans le processus de production, de mesures de sécurité supplémentaires, de nouveaux matériaux, etc.
2. La décision de produire une nouvelle variante d'un produit existant ou d'introduire un produit entièrement nouveau peut entraîner le besoin de nouvelles instructions de travail.
3. Les exigences des clients et d'autres paramètres peuvent évoluer. Dans le secteur pharmaceutique, les changements sont fréquents, ce qui met une forte pression sur le maintien à jour des instructions de travail.

La fréquence des modifications apportées aux instructions de travail représentait un défi majeur pour RPL : assurer le suivi de tous les changements et garantir que chaque instruction soit à jour s'avérait extrêmement chronophage. Par exemple, une petite modification d'une étape d'instruction précise impliquait de modifier toutes les instructions qui utilisaient cette étape. Pour les étapes générales, cela pouvait rapidement aboutir à la nécessité de mettre à jour la documentation des instructions de travail de plus de 50 postes de travail différents. Dans l'environnement dynamique dans lequel opère RPL, résoudre ce défi était un objectif clé pour gagner en agilité en suivant et en mettant à jour facilement les modifications apportées aux instructions.

Comment Azumuta a-t-il contribué à accroître la flexibilité des instructions de travail ?

Chez Azumuta, nous cherchons à structurer les instructions de travail de la manière la plus efficace possible. La fonctionnalité de variantes, entre autres, nous permet d'offrir un niveau de flexibilité exceptionnel pour l'adaptation des instructions de travail. Par exemple, les modifications apportées aux étapes générales utilisées dans plusieurs variations de produits ne doivent désormais être effectuées qu'à un seul endroit, alors qu'auparavant une petite modification pouvait entraîner le besoin d'ajuster plusieurs instructions de travail. Avec Azumuta, les modifications à court terme peuvent désormais être effectuées rapidement et de manière numérique, et être immédiatement mises à la disposition des opérateurs. Cette manière agile de travailler permet à RPL de s'adapter très rapidement aux changements tout en maintenant un niveau de qualité exceptionnel, ce qui se traduit par un avantage concurrentiel.

3. Distribution des instructions de travail

Au-delà de la gestion des instructions de travail, leur distribution sur le terrain représentait également un aspect important qui coûtait beaucoup de temps aux responsables de production. Avant Azumuta, RPL disposait d'un système efficace pour cette distribution, mais les responsables de production estimaient malgré tout qu'il fallait beaucoup de temps pour acheminer la bonne instruction papier au bon endroit et au bon opérateur. De plus, comme mentionné précédemment, ces instructions n'étaient pas toujours spécifiques, car il n'était pas possible de fournir des instructions de travail entièrement personnalisées pour chaque variation de produit.

Comment Azumuta a-t-il aidé ?

Chez Azumuta, nous sommes convaincus que la distribution des instructions de travail sur le terrain doit être entièrement automatisée. Sans aucune étape manuelle, nous pouvons pousser la bonne instruction de travail, entièrement configurée selon la commande spécifique, vers le bon opérateur au poste de travail concerné. Cette baisse de complexité pour l'opérateur se traduit par moins d'erreurs et, in fine, par une hausse de la productivité.

En conclusion, l'introduction d'Azumuta a considérablement amélioré le processus de gestion des instructions de travail chez RPL à plusieurs égards. Premièrement, la fonctionnalité de variantes a permis une gestion efficace d'une énorme quantité de variations de produits, tout en étant plus précise quant au contenu que voit l'opérateur sur le terrain. Deuxièmement, la manière agile de travailler a accru la flexibilité face aux changements, ce qui constitue un avantage concurrentiel. Enfin, la distribution des instructions de travail est désormais entièrement automatisée, ce qui réduit la complexité pour l'opérateur, diminue les erreurs et augmente la productivité.

La capacité à nous adapter rapidement aux modifications des instructions de travail nous a donné un avantage concurrentiel, tandis que la distribution entièrement automatisée des instructions de travail a réduit la complexité et les erreurs sur le terrain. Azumuta a révolutionné notre processus de gestion des instructions de travail et a rendu nos opérations plus agiles.

Koen Catteeu Operations Manager chez Reynders

Dans le secteur pharmaceutique, le contrôle qualité est un aspect extrêmement important du processus de production. Avant l'introduction d'Azumuta, RPL disposait déjà de points de contrôle adéquats durant le processus de production, permettant de garantir que la qualité du lot répondait aux normes. Toutefois, le défi des contrôles qualité sur papier était que les opérateurs enregistraient leurs observations sur des checklists papier, et ces formulaires étaient ensuite examinés et analysés par le département contrôle qualité avant la libération finale de la commande. Cette méthode est réactive, ce qui signifie que les problèmes ne peuvent être identifiés qu'après leur apparition. L'objectif de RPL était donc d'introduire un cadre qui faciliterait un contrôle qualité continu et un retour permanent pendant que l'opérateur suit les étapes d'instruction. Le but final était de veiller à ce que les erreurs soient détectées et corrigées le plus tôt possible grâce à un feedback en temps réel, réduisant ainsi la probabilité qu'un lot contienne des produits défectueux.

Comment Azumuta a-t-il aidé ?

Tout d'abord, en première ligne face aux problèmes de qualité, Azumuta est exceptionnellement performant dans la visualisation des instructions de travail. Cela réduit déjà la probabilité d'erreurs, mais chez RPL, ils voulaient une garantie supplémentaire en matière de contrôle qualité. Pour cela, nous avons décidé d'intégrer le système ERP de RPL avec Azumuta afin que les commandes clients enregistrées dans l'ERP puissent être synchronisées avec Azumuta en temps réel, avec le bon contexte. Dans l'ERP, de nombreux paramètres qualité sont rattachés à une commande de produit (p. ex. type de vernis, largeur de l'étiquette, position de l'étiquette, etc.). Grâce à l'intégration, ces paramètres qualité sont envoyés à Azumuta, où nous pouvons les utiliser pour assurer un contrôle qualité automatisé et continu.

Comment utilisons-nous ces paramètres qualité en pratique ? Avec le logiciel d'Azumuta, il est possible de collecter des données qualité critiques durant le processus de production grâce à notre système Electronic Batch Record. Ce système garantit que certaines valeurs/paramètres du lot peuvent être capturés au cours du processus de production, soit en laissant l'opérateur remplir certains contrôles, soit, à certaines étapes, en lisant automatiquement des valeurs provenant d'outils matériels (p. ex. inclinomètre, balance, …). Dans la première option, lorsque l'opérateur suit les étapes de production du lot, les étapes d'instruction sont configurées de sorte qu'il doive fournir des données sur certaines métriques qualité du lot. Cela peut aller d'un simple OK/NOK à la saisie de certaines caractéristiques du lot (p. ex. position à laquelle l'étiquette est imprimée, type de vernis utilisé, etc.).

Notre plateforme capture ces données et les compare en temps réel aux paramètres qualité reçus du système ERP. Ainsi, des retours ou d'autres actions peuvent être déclenchés en temps réel pendant que l'opérateur suit les étapes d'instruction. C'est très puissant, car RPL peut désormais assurer un suivi et un feedback continus sur les données saisies par l'opérateur. Les erreurs peuvent ainsi être détectées et corrigées immédiatement, ce qui réduit la probabilité de livrer des lots de produits comportant des défauts.

Le certificat qualité n'était pas perçu comme un réel défi au moment où RPL envisageait la solution logicielle d'Azumuta. Cependant, l'une des améliorations notables mises en place fut le passage d'un certificat de conformité (certificat qualité) sur papier à une version numérique. Au départ, cette transition ne faisait pas partie du périmètre du projet, mais il est rapidement apparu qu'un certificat numérique représenterait une amélioration significative pour les clients de RPL. Ce certificat de conformité doit être envoyé au client pour attester de la qualité du lot.

Le passage à un certificat de conformité numérique a constitué une évolution naturelle de la numérisation du contrôle qualité au sein du logiciel. Les opérateurs effectuant leurs contrôles qualité via le logiciel, les données étaient capturées de manière numérique. Il est alors apparu évident que ces données pouvaient être exportées dans un rapport sur mesure et envoyées directement au client au moment de la libération finale.

Avant l'arrivée d'Azumuta, l'opérateur remplissait manuellement ce certificat sur papier pendant et après le processus de production afin de consigner une liste de métriques qualité du lot. Parmi les principaux inconvénients d'un système papier figurent :

• Risque accru d'erreurs : les certificats de conformité manuscrits sont plus sujets aux erreurs que les enregistrements numériques. Les risques d'erreurs lors de la saisie manuelle des données ou de calculs sont plus élevés, ce qui peut conduire à l'enregistrement d'informations incorrectes.
• Chronophage : remplir des certificats de conformité sur papier est un processus chronophage qui peut détourner les opérateurs d'autres tâches importantes. De plus, la tenue manuelle des registres demande du temps et des efforts pour organiser, examiner et retrouver les documents lorsque c'est nécessaire.
• Accessibilité limitée : les certificats de conformité manuscrits ne sont pas toujours facilement accessibles à toutes les parties prenantes qui doivent examiner ou analyser les données. Les documents physiques sont limités dans leur distribution et doivent parfois être partagés sous forme de copies papier ou scannées, ce qui entraîne des retards et réduit l'accessibilité.

Le certificat de conformité numérique présente plusieurs avantages par rapport à l'approche papier. Premièrement, il supprime la nécessité d'une saisie manuelle des données, réduisant ainsi la probabilité d'erreurs et faisant gagner du temps. Deuxièmement, il est plus pratique pour les clients de recevoir un certificat numérique, qu'ils peuvent facilement stocker et consulter électroniquement. Troisièmement, le certificat numérique peut être envoyé immédiatement, ce qui réduit les délais et améliore l'efficacité du processus de contrôle qualité.

Comment Azumuta a-t-il aidé ?

Comme expliqué précédemment, notre système Electronic Batch Record rassemble toutes les données capturées liées à la production du lot. En gardant cela à l'esprit, Azumuta a développé, avec RPL, une fonction d'export qui permet de traduire automatiquement les données numériques de contrôle qualité en un rapport PDF ou Word exporté. Cette fonctionnalité permet à leurs clients de recevoir le certificat de conformité sous la forme d'un rapport détaillé et précis qui met en évidence les résultats des contrôles qualité dans un format facile à lire. En exportant le rapport directement depuis le système, les clients peuvent le recevoir dès que la libération finale a lieu en production, ce qui réduit les délais et améliore l'efficacité globale du processus de contrôle qualité.

De plus, en fournissant la fonction d'export, nous avons supprimé la nécessité d'un reporting manuel et le risque d'écarts dans les données. Cela garantit que les clients de RPL reçoivent un rapport fiable et cohérent à chaque fois. Outre l'export des rapports de conformité numériques vers les clients, le logiciel Azumuta offre également une fonctionnalité de stockage automatique sur un serveur conforme aux BPF (si nécessaire).

Avec l'introduction de la solution logicielle d'Azumuta, RPL a pu numériser son processus de contrôle qualité, permettant aux opérateurs d'effectuer des contrôles qualité via le logiciel et de capturer les données numériquement. Ces données pouvaient ensuite être exportées dans un rapport sur mesure et envoyées directement au client au moment de la libération finale, supprimant la nécessité d'une saisie manuelle des données et réduisant la probabilité d'erreurs.

Koen Catteeu Operations Manager chez Reynders

Avec les défis mentionnés ci-dessus en tête, RPL a recherché un partenaire pour l'aider à atteindre ses objectifs. Après avoir évalué différentes options et assisté à une démonstration, Azumuta a été choisi par Koen Catteeu, Mieke Sebrechts et leur équipe pour ce projet. Dans cette section, nous décrivons brièvement le déroulement de l'implémentation d'Azumuta chez RPL.

Dans un premier temps, l'équipe de RPL a décidé de traduire ses instructions papier au format Azumuta, ce qui a représenté la plus grosse partie du travail. Elle a ensuite testé le système pour un client afin de se familiariser avec le look and feel d'Azumuta. Après des retours positifs, elle a décidé, au bout de deux semaines, de déployer la solution pour tous les autres clients et produits. Entre-temps, la connexion entre l'ERP de RPL et Azumuta a également été établie. De cette façon, les commandes clients enregistrées dans l'ERP pouvaient être synchronisées avec Azumuta en temps réel et avec le bon contexte (paramètres qualité, variantes, etc.). Comme expliqué précédemment, c'était nécessaire pour permettre un contrôle qualité numérique.

Grâce à une bonne collaboration, RPL a pu déployer l'utilisation d'Azumuta sur l'ensemble du terrain en 3 à 4 mois. Selon Koen Catteeu, l'une des principales raisons de cette mise en œuvre rapide et efficace est qu'Azumuta est très convivial, même pour des personnes qui n'ont pas nécessairement un bagage informatique. Cela a permis à des personnes proches du terrain (p. ex. des ingénieurs de production) de piloter ce projet, avec la possibilité de travailler de manière agile. Bien sûr, il y a eu plusieurs moments où des ajustements rapides ont dû être effectués pendant la mise en œuvre. Ils ont toutefois été gérés efficacement grâce au support et à la collaboration entre toutes les parties concernées.

Selon Koen Catteeu, il a été très agréable de voir avec quelle facilité le passage du papier au numérique s'est déroulé du point de vue de l'adoption par les opérateurs. Au début, l'opérateur pouvait toujours se rabattre sur des copies papier des instructions de travail affichées dans Azumuta, mais au bout de quelques semaines, ces copies papier n'étaient pratiquement plus utilisées. L'essence même d'Azumuta étant d'accompagner l'opérateur, ce fut une belle preuve de la clarté et de la facilité d'utilisation de notre solution logicielle pour lui.

Passer du papier au numérique avec Azumuta a été un jeu d'enfant. Nos opérateurs ont rapidement adopté le nouveau système et ont pu effectuer leurs tâches avec précision et efficacité grâce aux supports visuels clairs et à la gestion proactive du contrôle qualité. Nous avons été impressionnés par la convivialité et la facilité d'utilisation de la solution logicielle, même pour les personnes sans bagage informatique. Le processus de mise en œuvre a été rapide et efficace, et tous les ajustements nécessaires ont été pris en charge rapidement grâce à la collaboration et au soutien de l'équipe Azumuta.

Koen Catteeu Operations Manager chez Reynders

Dès le début, les opérateurs ont été satisfaits de la solution mise en place. Ils ont compris que les instructions de travail numériques et la gestion proactive du contrôle qualité offrent de grands avantages dans un environnement manufacturier où la précision est cruciale pour garantir des produits de haute qualité. Avec les instructions de travail numériques, les opérateurs peuvent facilement accéder à des supports visuels clairs qui donnent du contexte à chaque étape, ce qui leur permet d'exécuter leurs tâches avec précision et efficacité. De plus, le système de gestion proactive du contrôle qualité peut détecter lorsqu'un opérateur fournit une réponse incorrecte liée à la qualité et fournir immédiatement un retour et des actions de suivi afin de s'assurer que l'exigence qualité soit respectée. Cela permet non seulement de prévenir les erreurs et les défauts, mais aussi aux opérateurs d'apprendre de leurs erreurs et d'améliorer continuellement leurs performances. Résultat : les opérateurs sont plus satisfaits de leur travail et confiants dans leur capacité à accomplir leurs tâches correctement.