Descubrimos algunas ideas y estrategias valiosas al crear nuestro Azumuta Software de Instrucción Laboral. En este artículo, le guiaremos a través de nuestro proceso de diez pasos para crear su propio manual de usuario.
Preguntas más frecuentes para ponerse al día
Un manual de usuario es una guía paso a paso que ayuda a los usuarios a manejar un producto, una máquina o un proceso de forma correcta y eficaz.
Provoca confusión, retrasos en la formación, errores de producción y un aumento de las solicitudes de asistencia.
- Defina su público - Comprenda el nivel de conocimientos y las necesidades del usuario.
- Resuma la información clave: identifique las instrucciones más importantes.
- Utilice un lenguaje claro y sencillo: evite la jerga y la complejidad técnica.
- Desglosar los pasos de forma lógica - Garantizar un flujo fluido de las instrucciones.
- Añada elementos visuales: utilice imágenes, diagramas y vídeos para mayor claridad.
- Formato legible: utilice títulos, viñetas y espacios en blanco.
- Facilite las búsquedas: organice los contenidos para que los usuarios puedan encontrar la información rápidamente.
- Pruebas con usuarios reales: obtenga opiniones y perfeccione el manual.
- Digitalícese: utilice herramientas digitales para facilitar el acceso y las actualizaciones.
- Manténgalo actualizado: mejore y revise continuamente las instrucciones.
Sí. Unos manuales de usuario claros ayudan a cumplir las normativas del sector, las normas de seguridad (OSHA, ISO 9001) y los requisitos de certificación de productos.
Sin ellos, los trabajadores cometen más errores, la formación lleva más tiempo y la calidad de la producción se resiente, lo que se traduce en un aumento de los costes y la ineficacia.
- Escriba pensando en el usuario final: sea sencillo y práctico.
- Utilice elementos multimedia para aumentar la claridad.
- Digitalice los manuales para actualizarlos en tiempo real y acceder a ellos fácilmente.
- Pruébelo con usuarios reales antes de finalizarlo.
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1. Identifique a su público objetivo
En primer lugar, debe saber quién es su público objetivo. ¿Dónde leen el manual de instrucciones? ¿Qué nivel de formación tienen?
Antes de empezar a trabajar en la guía del usuario, es más fácil crear un personaje. Así sabrás lo que tienes que tener en cuenta.
Determinar el público destinatario puede ayudarle a decidir qué tipo de material incluir en el manual de usuario, con qué grado de detalle y cómo presentar la información.
2. Definir el problema
Para encontrar la finalidad de tu manual de instrucciones, empieza por los siguientes elementos:
- Explique el problema que intenta resolver
- Aclarar la solución
- Describe los pasos que has dado para llegar a la solución
Descomponga un problema difícil en pequeñas etapas cuando esté trabajando en él. Haz que esas etapas sean breves y directas para que el problema pueda solucionarse fácil y rápidamente.
3. Sea específico
Deje de lado las palabras vagas y escriba exactamente de qué está hablando. Si hablas de "esta cosa", "este trozo" o "esa parte", nadie entenderá lo que quieres decir.
Si no puedes identificar el término, búscalo en Internet o pregunta a un colega. Como completar un paso puede requerir varias palabras clave, nadie te entenderá si dices "esta cosa".
4. Añadir estructura
Insertar una plantilla estructurará el manual de usuario. Un estilo fijo de imágenes, viñetas y comentarios dará una visión de conjunto clara. Esto hará que las instrucciones sean fáciles de entender. Afortunadamente, usted no tiene que ir en busca de una plantilla de SOP o instrucciones de trabajo porque Azumuta ya ha creado uno para usted.
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5. Utilizar imágenes y vídeos
Una imagen vale más que mil palabras. Seamos sinceros, un texto continuo no atrae a nadie. Insertar una foto o un vídeo en el manual de instrucciones no sólo lo hace más atractivo, sino también más fácil de entender.
Hoy en día, si quieres hacer una foto o un vídeo de tus instrucciones, no necesitas un equipo caro. ¡Solo tienes que coger tu smartphone y ponerte manos a la obra!
6. No escriba en primera persona
Al crear un manual de usuario, lo mejor es escribir en segunda persona. Esto proporciona más claridad a las personas que necesitarán tu guía de usuario. Por ejemplo, cuando escribes unas instrucciones no dices "He pulsado el botón verde". Sino que dices "A continuación, pulsa el botón verde". Así que intenta crear una guía del usuario clara y atractiva.
7. Utilizar una voz activa
Evite las frases pasivas, porque pueden parecer vagas. Deje que el lector sepa lo que tiene que hacer. Utilice verbos para transmitir exactamente lo que hay que hacer.
8. Hazlo sencillo
Haz una breve descripción general del manual de instrucciones al principio, incluyendo de qué trata, quién se beneficiará de él y qué puedes conseguir con él. Un manual de instrucciones es puramente informativo. Utiliza frases cortas y claras, porque si la gente no comprende de qué estás hablando, no utilizará tu manual.
9. Comprobación de la exactitud
Asegúrate de que la guía del usuario es correcta y de que toda la información está actualizada. No hay lugar para los errores. Es fundamental que sus instrucciones describan los procedimientos a seguir y expliquen cómo funcionan los dispositivos y las máquinas.
10. Vuelva a consultar el manual
Cuando hayas terminado de escribir el manual de instrucciones, vuelve a comprobarlo todo. ¿Has utilizado la terminología adecuada, has seguido los pasos correctamente y el manual está escrito de forma clara para el lector?
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