Descubrimos algunas ideas y estrategias valiosas al crear nuestro Azumuta Work Instruction Software. En este artículo, le explicaremos nuestro proceso de diez pasos para crear su propio manual de usuario.
Quick FAQs to get you up to speed
Un manual de usuario es una guía paso a paso que ayuda a los usuarios a manejar un producto, una máquina o un proceso de forma correcta y eficiente.
Provoca confusión, retrasos en la formación, errores de producción y un aumento de las solicitudes de soporte.
- Defina su público objetivo – Comprenda el nivel de habilidad y las necesidades del usuario.
- Esboce la información clave – Identifique las instrucciones más importantes.
- Utilice un lenguaje claro y sencillo – Evite la jerga y la complejidad técnica.
- Desglose los pasos de forma lógica – Garantice un flujo de instrucciones fluido.
- Añada elementos visuales – Utilice imágenes, diagramas y vídeos para aportar claridad.
- Dé formato para facilitar la lectura – Use encabezados, viñetas y espacios en blanco.
- Hágalo fácil de buscar – Organice el contenido para que los usuarios encuentren la información rápidamente.
- Pruébelo con usuarios reales – Obtenga comentarios y perfeccione el manual.
- Digitalícelo – Utilice herramientas digitales para facilitar el acceso y las actualizaciones.
- Manténgalo actualizado – Mejore y revise las instrucciones de forma continua.
Sí. Los manuales de usuario claros ayudan a cumplir la normativa del sector, las normas de seguridad (OSHA, ISO 9001) y los requisitos de certificación de productos.
Sin ellos, los trabajadores cometen más errores, la formación lleva más tiempo y la calidad de la producción se resiente, lo que provoca un aumento de los costes y las ineficiencias.
- Escriba pensando en el usuario final: manténgalo simple y práctico.
- Utilice elementos multimedia para mejorar la claridad.
- Digitalice los manuales para obtener actualizaciones en tiempo real y un acceso sencillo.
- Pruébelo con usuarios reales antes de finalizarlo.
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1. Identifique a su público objetivo
En primer lugar, necesita entender quién es su público objetivo. ¿Dónde leen el manual de instrucciones? ¿Qué nivel de formación tienen?
Antes de empezar a trabajar en la guía del usuario, es más fácil crear una persona. De este modo, sabrá qué debe tener en cuenta.
Identificar a su público objetivo puede ayudarle a decidir qué tipo de material incluir en el manual de usuario, qué nivel de detalle debe tener y cómo debe presentarse la información.
2. Defina el problema
Para encontrar el propósito de su manual de instrucciones, empiece por los siguientes elementos:
- Explique el problema que intenta resolver
- Aclare la solución
- Describa los pasos que siguió para llegar a la solución
Desglose un problema difícil en pequeños pasos mientras trabaja en él. Haga que esas etapas sean breves y directas para que el problema pueda resolverse de forma fácil y rápida.
3. Sea específico
Evite las palabras vagas y escriba exactamente de qué está hablando. Cuando habla de «esta cosa», «esta pieza» o «esa parte», nadie entenderá a qué se refiere.
Si no puede identificar el término, búsquelo en internet o pregunte a un compañero. Como completar un paso puede requerir varias palabras clave, nadie le entenderá si dice «esta cosa».
4. Añada estructura
Insertar una plantilla dará estructura a su manual de usuario. Un estilo fijo de imágenes, viñetas y comentarios ofrecerá una visión clara. Esto hará que las instrucciones sean fáciles de entender. Por suerte, no tiene que buscar una plantilla de SOP o de instrucciones de trabajo, porque Azumuta ya ha creado una para usted.
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5. Utilice imágenes y vídeos
Una imagen vale más que mil palabras. Seamos sinceros: un texto continuo no resulta atractivo para nadie. Insertar una foto o un vídeo en el manual de instrucciones no solo lo hace más atractivo, sino que también hace que sea más fácil de entender.
Hoy en día, si quiere hacer una foto o un vídeo de sus instrucciones, no necesita equipos caros. Coja su smartphone y póngase manos a la obra.
6. No escriba en primera persona
Al crear un manual de usuario, lo mejor es escribir en segunda persona. Esto aporta más claridad a las personas que necesitarán su guía del usuario. Por ejemplo, al redactar una instrucción no dice «Pulsé el botón verde». En su lugar, dice: «A continuación, pulse el botón verde». Así que intente crear una guía del usuario clara y atractiva.
7. Use voz activa
Evite utilizar frases en pasiva, porque pueden resultar vagas. En su lugar, indique al lector qué debe hacer. Utilice verbos para transmitir exactamente lo que debe hacerse.
8. Simplifíquelo
Ofrezca una visión general rápida del manual de instrucciones al principio, incluyendo de qué trata, quién se beneficiará de él y qué puede conseguir con él. Un manual de usuario es puramente informativo. Utilice frases cortas y claras, porque si las personas no comprenden de qué está hablando, no usarán su manual.
9. Compruebe la precisión
Asegúrese de que la guía del usuario sea correcta y de que toda la información esté actualizada. No hay margen para errores. Es fundamental que sus instrucciones describan los procedimientos que deben seguirse y expliquen cómo funcionan los dispositivos y las máquinas.
10. Revise de nuevo su manual
Cuando haya terminado de redactar su manual de instrucciones, revíselo todo de nuevo. ¿Ha utilizado la terminología correcta, ha seguido los pasos correctamente y está el manual redactado con claridad para el lector?
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- 2. Defina el problema
- 3. Sea específico
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