Nous avons découvert des idées et des stratégies précieuses lors de la création de notre logiciel d'instruction au travail Azumuta. logiciel d'instruction au travail Azumuta. Dans cet article, nous vous guiderons à travers notre processus en dix étapes pour créer votre propre manuel de l'utilisateur.
FAQ rapide pour vous mettre au courant
Un manuel d'utilisation est un guide étape par étape qui aide les utilisateurs à utiliser un produit, une machine ou un processus de manière correcte et efficace.
Cela entraîne de la confusion, des retards de formation, des erreurs de production et une augmentation des demandes d'assistance.
- Définissez votre public - Comprenez le niveau de compétence et les besoins de l'utilisateur.
- Décrire les informations clés - Identifier les instructions les plus importantes.
- Utiliser un langage clair et simple - Éviter le jargon et la complexité technique.
- Décomposer les étapes de manière logique - Veiller à ce que les instructions se succèdent sans heurt.
- Ajouter des éléments visuels - Utilisez des images, des diagrammes et des vidéos pour plus de clarté.
- Format pour la lisibilité - Utilisez des titres, des puces et des espaces blancs.
- Rendre le contenu consultable - Organiser le contenu de manière à ce que les utilisateurs puissent trouver rapidement l'information.
- Test auprès d'utilisateurs réels - Obtenez un retour d'information et affinez le manuel.
- Passez au numérique - Utilisez des outils numériques pour faciliter l'accès et les mises à jour.
- Tenez-le à jour - Améliorez et révisez continuellement les instructions.
Oui. Des manuels d'utilisation clairs permettent de respecter les réglementations industrielles, les normes de sécurité (OSHA, ISO 9001) et les exigences en matière de certification des produits.
Sans eux, les travailleurs commettent davantage d'erreurs, la formation prend plus de temps et la qualité de la production s'en ressent, ce qui entraîne une augmentation des coûts et de l'inefficacité.
- Rédiger en pensant à l'utilisateur final - rester simple et pratique.
- Utiliser des éléments multimédias pour améliorer la clarté.
- Numériser les manuels pour une mise à jour en temps réel et un accès facile.
- Testez-le avec des utilisateurs réels avant de le finaliser.
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1. Identifier votre public cible
Tout d'abord, vous devez comprendre qui est votre public cible. Où lisent-ils le mode d'emploi ? Quel est leur niveau d'éducation ?
Avant de commencer à travailler sur le guide de l'utilisateur, il est plus facile de créer un personnage. Vous saurez ainsi ce que vous devez prendre en compte.
L'identification de votre public cible peut vous aider à décider du type de matériel à inclure dans le manuel de l'utilisateur, de son degré de détail et de la manière dont les informations doivent être présentées.
2. Définir le problème
Pour trouver l'objet de votre manuel d'instructions, commencez par les éléments suivants :
- Expliquez le problème que vous essayez de résoudre
- Clarifier la solution
- Décrivez les étapes que vous avez suivies pour parvenir à la solution.
Lorsque vous travaillez sur un problème difficile, décomposez-le en petites étapes. Faites en sorte que ces étapes soient brèves et précises afin que le problème puisse être résolu facilement et rapidement.
3. Être précis
Laissez de côté les mots vagues et écrivez exactement ce dont vous parlez. Si vous parlez de "cette chose", "ce morceau" ou "cette partie", personne ne comprendra ce que vous voulez dire.
Si vous ne parvenez pas à identifier le terme, recherchez-le sur Internet ou demandez à un collègue. Étant donné que la réalisation d'une étape peut nécessiter plusieurs mots-clés, personne ne vous comprendra si vous dites "cette chose".
4. Ajouter une structure
L'insertion d'un modèle permet de structurer votre manuel d'utilisation. Un style fixe d'images, de puces et de commentaires donnera une vue d'ensemble claire. Les instructions seront ainsi faciles à comprendre. Heureusement, vous n'avez pas besoin de chercher un modèle de POS ou d'instructions de travail car Azumuta en a déjà créé un pour vous.
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5. Utiliser des images et des vidéos
Une image vaut mille mots. Soyons honnêtes, un texte continu n'est attrayant pour personne. L'insertion d'une photo ou d'une vidéo dans le manuel d'instructions le rend non seulement plus attrayant, mais aussi plus facile à comprendre.
Aujourd'hui, si vous souhaitez prendre une photo ou une vidéo de vos instructions, vous n'avez pas besoin d'un équipement coûteux. Il vous suffit de prendre votre smartphone et de vous mettre au travail !
6. Ne pas écrire à la première personne
Lors de la création d'un manuel d'utilisation, il est préférable d'écrire à la deuxième personne. Cela permet de clarifier les choses pour les personnes qui auront besoin de votre manuel d'utilisation. Par exemple, lorsque vous rédigez une instruction, vous ne dites pas "J'ai appuyé sur le bouton vert". Mais vous dites : "Ensuite, vous appuyez sur le bouton vert". Essayez donc de créer un guide de l'utilisateur clair et attrayant.
7. Utiliser une voix active
Évitez d'utiliser des phrases passives, car elles peuvent sembler vagues. Faites plutôt savoir au lecteur ce qu'il doit faire. Utilisez des verbes pour indiquer exactement ce qui doit être fait.
8. Faire simple
Au début, donnez un aperçu rapide du manuel d'instructions, en précisant de quoi il s'agit, qui en bénéficiera et ce qu'il vous permettra d'accomplir. Un manuel d'utilisation est purement informatif. Utilisez des phrases courtes et claires, car si les gens ne comprennent pas de quoi vous parlez, ils n'utiliseront pas votre manuel.
9. Vérification de l'exactitude
Assurez-vous que le guide de l'utilisateur est correct et que toutes les informations sont à jour. Il n'y a pas de place pour les erreurs. Il est essentiel que vos instructions décrivent les procédures à suivre et expliquent le fonctionnement des appareils et des machines.
10. Vérifiez deux fois votre manuel
Lorsque vous avez terminé la rédaction de votre manuel d'instructions, revérifiez tout. Avez-vous utilisé la bonne terminologie, avez-vous suivi les étapes correctement et le manuel est-il écrit clairement pour le lecteur ?
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