8D Productie Rapport: Uw gids voor effectief problemen oplossen

Daarom gebruiken fabrikanten vaak 8D-rapporten om problemen te identificeren en op te lossen voordat ze hun productie en bedrijf beïnvloeden om de kwaliteit van de geproduceerde goederen te garanderen. De methodologie werd in de jaren 1960 ontwikkeld door Toyota Motors Manufacturing (TMM) in Japan om het bedrijf te helpen betere prestaties te leveren.

Voor bedrijven die willen concurreren met andere fabrikanten over de hele wereld, is het essentieel om de hoofdoorzaken van non-conformiteiten of problemen in een productieomgeving te identificeren en op te sporen. Dit helpt hen om een hoog niveau van productefficiëntie en -kwaliteit te bereiken, wat zich vertaalt in lagere kosten en hogere winsten.

In dit artikel behandelen we de ins en outs van 8D-rapportage, hoe je het kunt gebruiken en de voordelen die het je personeel kan bieden.

Download ook onze 8D-sjabloon om het oplossen van problemen eenvoudiger te maken.

De structuur van de 8D-methode

De 8D-probleemoplossingsmethode is een systematische benadering van probleemoplossing die de nadruk legt op teamparticipatie. Deze methode omvat over het algemeen:

• Het probleem identificeren - Je moet eerst identificeren wat er mis is met het proces of de operatie.
• Oorzaken vaststellen - Nadat je een probleem hebt geïdentificeerd, moet je de hoofdoorzaak(en) vaststellen. Dit is misschien niet eenvoudig, maar wel noodzakelijk als je je processen wilt herstellen en wilt voorkomen dat er in de toekomst weer problemen ontstaan.
• Corrigerende maatregelen ontwikkelen - Als je de oorzaken van je problemen hebt geïdentificeerd en alle mogelijke oplossingen hebt geanalyseerd, is het tijd om corrigerende maatregelen te ontwikkelen. Maak een plan voor hoe elke mogelijke oplossing zou werken (bijv. "als we dit onderdeel gebruiken" of "als we deze mensen toevoegen", enz.) Tijdens dit proces heb je ook meetgegevens en controlepunten nodig om ervoor te zorgen dat alles werkt zoals bedoeld.

De 8 disciplines

De acht disciplines (8D) volgen een logische opeenvolging van acht stappen. Het is een van de meest gebruikte methoden in de productie omdat het een gestructureerde aanpak is, maar het kan ook worden toegepast in andere bedrijfstakken.

D1: Stel een team samen
Wanneer je 8D gebruikt, is het belangrijk om een cross-functioneel team te hebben met mensen uit verschillende disciplines om je te helpen meer gebieden te bestrijken. Er moeten twee subgroepen zijn voor de teamleden:

1. Kernleden: mensen die meer gegevensgericht zijn en typische product-, proces- en gegevensexperts.
2. Subject Matter Experts (SME): leden die kunnen bijdragen aan brainstorming, onderzoek en procesobservatie. Haal zonder aarzelen nieuwe KMO's binnen om te helpen bij elke stap van het proces.

Deze teamleden moeten over de nodige kennis beschikken om het probleem te identificeren en oplossingen te implementeren.

D2: Beschrijf het probleem

De probleembeschrijving is een verhaal dat het probleem in detail beschrijft en dat door alle teamleden begrepen moet worden. Het legt uit hoe het probleem is ontstaan, welke impact het heeft gehad op je bedrijf en waarom je het moet oplossen. De probleemomschrijving moet het volgende bevatten:

• De onderliggende oorzaken van je probleem (de hoofdoorzaak). Waarom is dit gebeurd?
• Wat is de impact van dit probleem? Hoeveel geld verlies je hierdoor? Welke andere problemen veroorzaakt het binnen je bedrijf?
• Hoe kan het oplossen van deze onderliggende oorzaken toekomstige problemen oplossen of voorkomen?

Hier zijn enkele technieken en hulpmiddelen om de problemen te identificeren en te formuleren:

• 5 Waarom-formulering
• Affiniteitsdiagram
• Visgraatdiagram
• Is / Is niet methode

D3: Een beheersingsplan ontwikkelen

Zodra je de problemen in je productieproces hebt geïdentificeerd, geïsoleerd en onder controle hebt, is het tijd om een beheersingsplan op te stellen. Je hebt duidelijke beschrijvingen nodig zodat iedereen begrijpt wat hij moet doen om dit probleem op te lossen.

Wees je ervan bewust dat een Interim Containment Action (ICA) een tijdelijk plan is en pas vervangen mag worden door de Permanent Corrective Action (PCA) na het voltooien van 8D.

D4: Analyse van de onderliggende oorzaak ( RCA) en ontsnappingspunt

Het kan zijn dat je door verschillende konijnenholen dwaalt voordat je dit punt bereikt. Wees geduldig en methodisch bij het doorlopen van elke stap in je onderzoeksproces. Dit proces moet altijd worden geleid door feiten in plaats van veronderstellingen of gissingen over wat er mis zou kunnen gaan achter gesloten deuren in de fabrieken van je bedrijf in het buitenland!

Bekijk uw resultaten en bespreek vervolgens met uw team de mogelijke oorzaken van het probleem. Elke mogelijke hoofdoorzaak wordt in kaart gebracht met de issueverklaring en eventuele bijbehorende testresultaten als onderdeel van de hoofdoorzaakanalyse. Wees voorzichtig om alle waarschijnlijke oorzaken uit te sluiten; wazig brainstormen en onzorgvuldige analyse kunnen ertoe leiden dat u belangrijke details over het hoofd ziet.

Enkele methoden tijdens deze stap zijn:

• Vergelijkende analyse
• Ontwikkeling van theorieën over onderliggende oorzaken
• Verificatie van theorieën over de onderliggende oorzaak
• Processtroomdiagrammen beoordelen
• Ontsnappingspunten bepalen, het dichtstbijzijnde punt in het proces waar de hoofdoorzaak kan worden gevonden

Probeer je naast het bepalen van de onderliggende oorzaken ook te herinneren wanneer en waarom je het probleem voor het eerst in het proces ontdekte. Dit wordt een ontsnappingspunt genoemd en er kunnen er meer dan één zijn.

D5: Permanente corrigerende maatregelen (PCA) formuleren

Corrigerende maatregelen moeten gebaseerd zijn op de analyse van de hoofdoorzaak. De eerste stap bij het formuleren van corrigerende maatregelen is het bepalen van de hoofdoorzaak van de storing. Om dit te doen, moet u al uw gegevens analyseren en vaststellen welke mogelijke factoren hebben bijgedragen aan het probleem. Als u eenmaal hebt vastgesteld wat de oorzaak van de storing was, kunt u manieren bedenken om soortgelijke storingen in de toekomst te voorkomen.

Als een assemblagelijn bijvoorbeeld stopt door een elektrisch probleem met één machine, heeft het geen zin om slechts één machine te repareren; in plaats daarvan moet je naar alle machines op die lijn kijken en ervoor zorgen dat ze de juiste elektrische aansluitingen hebben, zodat ze goed kunnen functioneren.

Dus als er iets fout gaat, heb je een plan om het te herstellen voordat het later nog grotere problemen veroorzaakt. Er zijn verschillende stappen nodig om een effectief actieplan voor corrigerende maatregelen op te stellen:

• Plan hoe lang het zal duren voordat je veranderingen doorvoert die het probleem kunnen verhelpen;
• Maak een actieplan waarin precies staat wat er moet veranderen;
• Op regelmatige tijdstippen nagaan welke vooruitgang wordt geboekt bij de voltooiing van dit project, zodat niemand wordt vergeten op het traject tot aan de voltooiing (dit omvat controle door beide betrokken partijen)
• Neem indien nodig passende maatregelen, zoals het toevoegen van meer middelen of het opnieuw toewijzen van bestaande middelen, wanneer er vertragingen ontstaan door onvoorziene factoren zoals weersomstandigheden enz.

D7: Controle van corrigerende maatregelen

Monitoring is een belangrijk onderdeel van de 8D-methode. Monitoring is een manier om te controleren of een corrigerende actie werkt, of dat deze moet worden gewijzigd of aangevuld. Het is ook een manier om te controleren of de hoofdoorzaak is aangepakt en of uw bedrijf iets nieuws heeft geleerd van het incident dat toekomstige fouten kan helpen voorkomen.

Je team moet de gedeelde kennis die is opgedaan tijdens het identificeren, oplossen en voorkomen van dit probleem bewaren en documenteren. Het is belangrijk om bestaande documenten of procedures te herzien en bij te werken om toekomstige resultaten te verbeteren.

Activiteiten die je in gedachten moet houden tijdens deze stap zijn:

• Vergelijkbare producten en procedures bekijken om andere problemen te voorkomen.
• Werkinstructies en procedures maken of bijwerken.
• Vastleggen van nieuwe industriestandaarden en procedures.
• De meest recente faalwijze- en effectanalyse (FMEA) bevestigen.
• De herziening van controleplannen bevestigen.

D8: Erken team- en individuele inspanningen

Feedback geven om een goed resultaat te garanderen is cruciaal voor elk team. Erken de inspanningen en het werk dat iedereen heeft gestoken in wat ze op dit moment in het proces hebben gebracht.

De taken in deze fase bestaan uit:

• Archiveer 8D voor later gebruik.
• Houd bij wat je leert om je probleemoplossingstechnieken te verbeteren.
• Vergelijkingen van voor en na
• Viering en erkenning van de groep

Hoe schrijf je een 8D-rapport voor je bedrijf als je een productdefect of een probleem hebt om op te lossen?

Een 8D-rapport is een hulpmiddel om een probleem te beheren. Het bestaat uit acht kolommen en vier rijen:

• In de eerste rij, de titelrij, staat de naam van elke kolom.
• De tweede rij bevat koppen voor elke kolom:
  1. Het probleem definiëren
  2. Oorzaken vaststellen
  3. Oplossingen ontwikkelen
  4. Oplossingen verifiëren
  5. Risico's beheersen
  6. Documenteer je verbeteringen en geleerde lessen (optioneel)
  7. Afsluiting (optioneel).
• De derde rij bevat beschrijvingen van wat er in elke stap moet gebeuren
  • 1a tot en met 7a omvatten actiestappen met betrekking tot 1 tot en met 7 hierboven;
  • 6b bevat een optioneel onderdeel dat kan worden gebruikt als het nodig wordt om de lessen die zijn geleerd uit dit proces op een later tijdstip te documenteren (bijvoorbeeld nadat u oplossing 3b hebt geïmplementeerd).

Technologie als hulpmiddel bij 8D-rapportage voor fabrikanten

Er zijn een aantal softwareoplossingen beschikbaar om bedrijven te helpen 8D-programma's te implementeren en hun inspanningen voor Supplier Quality Management (SQM) te beheren.

Waarom zou je je 8D-processen digitaliseren?

Het automatiseren van het 8D-rapportageproces zorgt ervoor dat alle problemen op een consistente manier worden vastgelegd en gerapporteerd, zodat niemand tussen de mazen van het net valt.

Het vergemakkelijkt de samenwerking tussen teams en afdelingen. Alle betrokkenen hebben toegang tot informatie over de status van elk probleem tijdens de levenscyclus, zodat ze snel kunnen reageren als zich een probleem voordoet of suggesties kunnen doen voor de beste oplossing. Dit bespaart tijd en zorgt ervoor dat iedereen die betrokken is bij een bepaald probleem zich meer verbonden voelt met elkaar dan anders het geval zou zijn als ze niet over dit soort technologie zouden beschikken.

8D Oplossingen

8D-rapportage is een krachtig hulpmiddel voor het bewaken van de voortgang en het identificeren van problemen in de productie. Dit kan u helpen uw processen te verbeteren, kosten te verlagen en winst te verhogen. Met behulp van technologie kunt u uw 8D-rapporten eenvoudig bijhouden. Hier zijn enkele oplossingen om fabrikanten bij dit proces te helpen:

1. ERP-systemenMet een programma als SAP of Oracle ERP kun je 8D-rapportage in je systeem integreren. Zo staat alle informatie op één plek en wordt deze automatisch bijgewerkt.
2. SaaS-oplossingMet een no-code softwaretool zoals Azumuta kunt u 8D-rapportering in uw systeem integreren. Zo staat alle informatie op één plek en wordt deze automatisch bijgewerkt. Leg op elk moment eenvoudig gegevens vast met je telefoon of tablet, terwijl je offline bent vanuit het veld! Met realtime gegevens kunnen bedrijven de communicatie tussen teamleden verbeteren, het probleemoplossend vermogen van individuen in het team (inclusief managers) verbeteren en nieuwe oplossingen voor bestaande problemen ontwikkelen op basis van eerdere ervaringen met soortgelijke problemen op andere locaties of bij andere bedrijven.
3. Microsoft-kantoor
   Als je op dit moment niet wilt investeren in nieuwe software, maar toch een gemakkelijke manier wilt om je projectproblemen en -voortgang te beheren, overweeg dan het gebruik van een online database zoals Excel voor het beheren van risico's, defecten, kwaliteitsborgingsmethoden, enz. Zo heb je overal toegang tot de informatie met een laptop of mobiel apparaat. Deze manier is echter nogal omslachtig en belangrijke informatie kan verloren gaan.

Digitaliseer je 8D-processen

Zoals je ziet, zijn er veel voordelen verbonden aan het gebruik van software voor 8D rapportage. In het begin lijkt het misschien veel werk, maar als je het eenmaal onder de knie hebt, is het gemakkelijk om je 8D-gegevens bij te houden en te beheren. Het belangrijkste is om nu te beginnen! Zorg ervoor dat je bedrijf vandaag nog begint met een 8D rapportagesoftware, zodat je team zo snel mogelijk kan beginnen met het documenteren van problemen!